Sociala medier. Riktlinjer för användande av Sociala medier i Falköpings kommun. Informationsavdelningen Falköpings kommun

Transkript

1 Riktlinjer för användande av Sociala medier i Falköpings kommun Informationsavdelningen Falköpings kommun Antagna av kommunfullmäktige

2 Innehållsförteckning Sociala medier 3 Ett strategiskt val 3 Exempel på sociala medier 3 Sociala medier och Falköping idag 4 Syfte 5 Morgondagens informationsspridning 5 Vem äger agendan? 5 Styrkor och svagheter 5 Medborgardialog 6 Webbplatsen och sociala medier 6 Varumärket Falköping 6 Omvärldsbevakning 6 Kriskommunikation 7 Slutsats 7 Vägledning 8 Roller och ansvar 8 Kommunen som användare 8 Hantera synpunkter och kommentarer 9 Privatperson som användare 9 Förtroendevalda som användare 10 Öppna och avsluta ett konto 10 Gallringsbeslut 10 Mer information 10 Juridik 11 Tryckfrihetsförordningen 11 Offentlighets och sekretesslagen 12 Förvaltningslagen och serviceskyldigheten 12 Yttrandefrihetsgrundlagen 12 Personuppgiftslagen 13 Lagen om elektroniska anslagstavlor 13 Bevarande och gallring samt avpublicering 13 Bilagor 15 SKL:s checklista för sociala medier 15 Datainspektionen: Myndigheter, ansvaret för personuppgifter i sociala medier 16 2

3 Sociala medier I takt med digitaliseringens ökade möjligheter till dialog, har interaktiva kanaler blivit allt vanligare. Samlingsnamnet för dessa benämns sociala medier. Även en webbplats med sina alltmer interaktiva funktioner kan omfattas av begreppet, även om det oftast inte är det som avses i dagligt tal. Gemensamt för de sociala medierna är att konversation och dialog står i fokus. Besökarna medverkar, kommenterar och bidrar själva. Man kommunicerar, bygger relationer och utbyter kunskap. Deltagaren förväntar sig återkoppling, vilket i sin tur kräver anpassade rutiner, kompetens och medvetenhet. Själva poängen med sociala medier är alltså delaktighet, engagemang och åsiktsutbyte. Sociala medier brukar definieras som aktiviteter som kombinerar modern teknik med social interaktion. Sociala medier är inte bara att sprida information, utan också att aktivt delta, skapa och lyssna. I bästa fall kan de moderna medierna verka vitaliserande på demokrati, öka inflytandet och förståelsen människor emellan eller mellan medborgare och kommun. De som går först i denna utveckling, ungdomarna, representerar våra framtida kommuninvånare och framtida medarbetare. De använder sociala medier för att kommunicera och bygga sociala nätverk. Facebook, YouTube, Twitter och liknande medier spelar även en allt större roll som opinionsbildare. Ett strategiskt val En kommuns användande av de sociala medierna är därför ett strategiskt val för att möta konkurrensen från andra kommuner och att öka sin attraktivitet bland yngre medborgare. Sociala medier används för att kommunicera med sina målgrupper, där målgruppen finns. Exempel på sociala medier Wikipedia Wiki, är ett ord från hawaiianskan och betyder snabb. Det är en webbplats där sidorna kan redigeras av besökarna själva. Den kanske mest kända är encyklopedin Wikipedia. Bloggar En blogg är en webbplats som innehåller inlägg eller dagboksanteckningar ordnade efter datum så att de senaste inläggen hamnar högst upp. Mikrobloggar Twitter är ett exempel på en mikroblogg. Antalet tecken per inlägg är begränsat (140 tecken). Twitter består av ett ständigt flöde av information där det också går att publicera till exempel länkar, och bilder. Styrkan med Twitter är dess möjlighet till direktkontakt och kommunikation samt att det snabbt syns på Google. 3

4 Youtube Youtube är en så kallad delningssajt där alla som har ett konto kan dela med sig av musik och videoklipp. Användarna själva genererar materialet och det är fritt att titta på eller ladda ner av besökarna. Flickr, Slideshare är några andra exempel. Sociala nätverkstjänster eller Communities Facebook är i dagsläget den mest använda av de sociala nätverkstjänsterna. Här samlas människor i alla åldrar och från alla yrkesgrupper från hela världen. Användarna kan presentera sig med ålder, intressen eller åsikter. Ofta finns det också diskussionsforum eller chatt och man kan se vilka andra personer som är inloggade och besöker sidan. LinkedIn är ett annat exempel på en webbtjänst där man kan sköta sitt privata och professionella nätverk. Tjänsten är huvudsakligen inriktad på att återknyta kontakten med gamla vänner och kollegor. Falköping och sociala medier idag Facebook Falköpings kommun har två officiella konton. En grupp Falköping och en sida Falköpings kommun. Skillnaden mellan sida och grupp är att man kan bli medlem i en grupp men inte på en sida, den kan man bara gilla. Sidan Falköping är mer statisk men effektiv då nyheter på falkoping.se speglas på denna sida. Facebook-sidan ger en bra överblick över det vi publicerar. Alla länkar och bilder som publiceras där samlas så att den som är intresserad kan gå tillbaka och läsa äldre material. Det finns även möjlighet att marknadsföra speciella evenemang på sidan. Twitter Med vår webbplats som plattform är det effektivt och enkelt att sprida information vidare genom att dela den på Twitter. Youtube Falköpings kommun har ett konto på Youtube. De klipp vi lägger där kan sedan länkas till via webbplatsen, Facebook och Twitter. På det sättet är det fler som ser de produktioner som görs inom Falköpings kommun. Ett gemensamt konto med kommunens samlade video presentationer skulle ytterligare stärka Falköpings image. 4

5 Syfte Det finns fler anledningar för en kommun att använda de sociala medierna i sin kommunikation. Några är att öka större spridningen av vårt budskap kommunicera i takt med tiden och med delvis nya målgrupper vi får fler kanaler och kontaktytor med medborgarna vi kan minska trycket på andra kanaler Ytterligare argument är att finnas där målgrupperna finns använda nya kanaler för att vitalisera demokratin använda dessa för omvärldsbevakning stärka varumärket marknadsföra Falköping som en attraktiv kommun använda vid rekrytering Morgondagens informationsspridning Medie- och kommunikationsutbildningen har hittills fokuserat på en traditionell syn på informationsspridning som präglats av problematiken för sändaren att nå mottagaren trots mediabruset som finns däremellan. Vem äger agendan? Med de sociala medierna uppstår en ny situation som ställer helt nya krav på informationsspridning. Den nya tekniken skapar förutsättningar för att rollen som mottagare och rollen som avsändare alltmer flyter ihop. Rollerna förändras alltså och möjligheten att styra informationsprocessen minskar till fördel för delaktighet on-line och i realtid. Informationsspridning är inte längre enkelriktad eller i några få utvaldas händer. De sociala mediernas intåg innebär alltså ett förändrat förhållningssätt och ställer höga krav på engagemang och tid för detta engagemang Styrkor och svagheter Några av de sociala mediernas styrkor är att de är lättillgängliga och är ofta överlägset snabba är verktyg för dialog, förståelse och delaktighet kan användas till att marknadsföra konkurrensutsatta verksamheter och projekt 5

6 kan användas till omvärldsbevakning ett verktyg vid rekrytering ger ökad service som leder till färre telefonsamtal skapar goodwill verktyg för nätverka och erfarenhetsutbyte Man måste dock ta i beaktande att: dialog ställer krav på bevakning och resurser i form av tid, kunskap och engagemang. kränkningar, trakasserier och hot kan spridas snabbt och få konsekvenser. verksamhetens trovärdighet kan skadas av det som skrivs, då användarna själva är med och skapar innehållet. En besökare kan ha svårt att avgöra vad som kommer från kommunen och vad som kommer från användarna själva. Det kan vara svårt att överblicka nyttan och effekterna. Vikten av att dra gränser mellan privat och professionellt. Medborgardialog Vi kan använda sociala medier för att utveckla dialogen med medborgarna och förbättra kvaliteten i vår verksamhet. Genom bloggar och diskussionsforum kan vi få hjälp av medborgarna att hitta idéer som kan förbättra våra tjänster. Webbplatsen och sociala medier Sociala medier ersätter inte kommunens officiella webbplats; falkoping.se. På webbplatsen ställs höga kvalitetskrav och det pågår en ständig utveckling för att öka tillgängligheten, vilket inte alltid är fallet bland de sociala medierna. På kommunens webbplats ska det finnas en samlad förteckning över kommunens engagemang på de sociala medierna. Varumärket Falköping Byggandet av varumärket Falköping har länge varit en central, strategisk fråga för Falköpings kommun. Genom andras åsikter om vår kommun via det sociala medielandskapet, påverkas vårt varumärke och våra ambitioner kan hjälpas eller stjälpas. Även om vi väljer att inte vara aktiva i de sociala medierna byggs ändå vårt varumärke där. Skillnaden är bara att vi då frånsäger oss möjligheten att bidra till detta byggande. Omvärldsbevakning De sociala medierna kan tjäna som ett effektivt verktyg för att skapa en uppfattning om hur andra ser på vår kommun i sin helhet eller i enskilda frågor. En så interaktiv och föränderlig kanal som sociala medier, kräver att både chefer och ansvariga medarbetare håller sig uppdaterade. 6

7 Kriskommunikation I en krissituation då information sprider sig snabbt och ofta blandas med ryktesspridning, har de sociala medierna en viktig roll. Dels som komplement för att samla information om hur situationen ser ut vid en kris och dels för att förmedla åtgärder och lägesbeskrivning. De sociala medierna ger också information om vilken bild som ges av krisen och kommunens krisarbete. Slutsats Vi har snart en första generation vuxna människor som inte minns en värld utan internet. (Sofia Mirjamsdotter, journalist). Ovanstående citat ger en tankeställare om hur Falköpings kommun bör förhålla sig till de sociala medierna. Vi bör helt enkelt finnas där en stor del, och i framtiden, en allt större del av, målgruppen finns. I nästa kapital, Vägledning, finns konkreta riktlinjer om roller och ansvar som styr Falköpings kommuns förhållningssätt och agerande. 7

8 Vägledning Roller och ansvar Eftersom sociala medier består av interaktiva kanaler där dialogen är en hörnsten, krävs resurser i form av personal och tid. Precis som medborgaren förväntar sig att vi ska svara i telefonen, på mail och ge service via vår webbplats, så ser vi nu början på ytterligare en arena. Därför är det viktigt att bedöma närvaron i det sociala medielandskapet utifrån de resurser vi har att tillgå. Kommunen som användare När kommunen väljer att kommunicera i sociala medier ska det alltid anges tydligt att det är på kommunens uppdrag. Varje förvaltning beslutar själva om vilka sociala medier de ska vara aktiva i och vem eller vilka som ska representera förvaltningen. Den person som kommunicerar för kommunens räkning har fått uppdraget av sin närmaste chef som i sin tur förankrat beslutet i förvaltningsledningen. Den grafiska profilen ska följas på samtliga konton så att det tydligt framgår att det är på kommunens uppdrag. Användningen av sociala medier öppnar upp för inkommande allmänna handlingar. Därför måste meddelanden och inlägg bevakas och frågor som rör myndighetens verksamhet besvaras eller beredas. När en förvaltning väljer att finnas representerad ska detta meddelas till informations avdelningen, tillsammans med kontaktuppgifter till ansvarig person samt ersättare. Informationsavdelningen upprättar en förteckning över vilka medier vi är aktiva i och vilka personer som är utsedda att skriva för kommunens räkning. På vår webbplats falkoping.se ska det finnas en samlingssida om sociala medier och länkar till dessa webbplatser. Hantera synpunkter och kommentarer Den som utsetts som ansvarig, (samt ersättare) för ett konto ansvarar för att hantera kommentarer, frågor och synpunkter som lämnas på ett publikt forum som utgör en officiell kanal av Falköpings kommun. Dessa behöver inte diarieföras enligt biblioteksregeln i Tryckfrihetsförordningen. Meddelanden som skickas till en person som närvarar på den sociala webben som ett led i tjänsteutövningen utgör däremot i regel inkomna handlingar. Mottagaren svarar för att informationen hanteras på behörigt sätt. Ansvaret innebär att; Besvara inkommande synpunkter som riktas till kommunen Vidarebefordra synpunkter eller frågor till handläggare som är bäst lämpade att svara. Ta bort kommentarer och inlägg som strider mot gällande lagstiftning. Det gäl- 8

9 ler till exempel: förtal eller personangrepp hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier olovliga våldsskildringar eller pornografi uppmaningar till brott upphovsrättsligt skyddat material Privatperson som användare I tjänsten I tjänsten får sociala medier som huvudregel endast användas för kommunikation eller informationsinsamling. I övrigt gäller samma princip som vid privat användning av telefon eller e-post. Sociala medier får aldrig användas för privata ändamål om det påverkar arbetets utförande negativt. Yttrandefriheten får inte utövas vid vilken tidpunkt som helst som den enskilde arbetstagaren väljer. En arbetsgivare kan ställa krav på att en anställd fullgör sina uppgifter tillfredsställande även om detta innebär en faktisk begränsning av den anställdes möjlighet att just då använda sig av yttrandefriheten. Arbetsgivaren har följaktligen rätt att, under arbetstid, förbjuda aktiviteter som inverkar negativt på verksamheten, till exempel anordnande av protestmöten, planering av proteståtgärder, framställande av skrivelser, osv. Det är inte heller tillåtet att brukare av kommunens service utsätts för påtryckningar från de anställda. Däremot är det inte godtagbart om arbetsgivaren generellt förbjuder sina anställda att under arbetstid samtala med journalister. På fritiden Anställda har rätt att i sin egen blogg, eller annan social media, uttrycka sina privata åsikter och även kritik mot arbetsgivaren. Dock får inte hot, förtal, kränkning mot enskild anställd eller brukare uttryckas. Om detta förekommer kan kommunen vidta arbetsrättsliga åtgärder. Exempel på arbetsrättsliga åtgärder är skriftlig varning, uppsägning eller avsked. Yttrandefriheten stimulerar till debatt och kan bidra till att missförhållanden uppmärksammas. Men det är en rättighet som också har begränsningar. Man får inte kränka, förtala eller hota en annan människa. Vissa tystnadsplikter finns också för att skydda de enskildas integritet. Anställda i kommun, regioner, landsting och kommunala bolag får använda sig av sin yttrandefrihet beträffande uppgifter som inte omfattas av sekretess. Varje arbetstagare inom den offentliga förvaltningen har rätt att uttrycka missnöje över beslut som rör verksamheten inom den egna organisationen utan att behöva 9

10 riskera ingripanden från den egna arbetsgivarens sida. Det friar dock inte den anställde från sina skyldigheter vad gäller att arbeta lojalt och följa arbetsgivarens beslut och direktiv. Förtroendevalda som användare När det är en förtroendevald som bloggar, twittrar eller deltar i diskussionsforum kan det finnas en risk för sammanblandning av i vilken roll yttranden görs. Den förtroendevalde ska på ett tydligt sätt ange i vilken roll yttrandet görs som förtroendevald i en nämnd, som representant för ett politiskt parti eller som privatperson. Om en förtroendevald eller anställd bryter mot sekretessreglerna kan han eller hon dömas för brott mot tystnadsplikt med stöd av 20 kap. 3 Brottsbalken. Vissa yttranden kan vara straffbelagda som brott mot allmän ordning. Till exempel kan den som på visst sätt hotar eller uttrycker missaktning för folkgrupp eller annan grupp av personer med anspelning på bland annat ras, hudfärg eller sexuell läggning dömas för hets mot folkgrupp (16 kap. 8 Brottsbalken). Öppna och avsluta ett konto i kommunens regi Informationsavdelningen ska ha en förteckning över i vilken omfattning Falköpings kommun medverkar i de sociala medierna och ska därför informeras när ett nytt konto öppnas. När ett konto registreras ska alltid användarnamn och lösenord finnas tillgängliga även för ersättaren, så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. När ett konto ska avslutas måste det förankras hos närmaste chef och informationsavdelningen på kommunledningskontoret underrättas. Innan ett konto stängs bör vederbörande förvaltning informera om detta och tacka för engagemanget från de kommuninvånare eller andra som har deltagit i kommunikationen. Gallringsbeslut Att gallra inlägg och kommentarer på ett socialt medium innebär att dessa raderas. Gallring av ska göras med hänvisning till kommunstyrelsens gallringsbeslut. Kommunstyrelsen tar ett beslut som innebär att ansvariga (och ersättare) har rätt att gallra synpunkter eller kommentarer som strider mot riktlinjerna ovan. Mer information I de riktlinjer som Falköpings kommun antog 2010 om Ärenderegistrering, e-post och internet finns mer information om hantering av allmänna handlingar via internet. 10

11 Juridik Sveriges kommuner och landsting, SKL, har gjort en granskning av juridiken och kommit fram till att det är fritt fram för kommuner att använda sig av sociala medier men att vi måste förhålla oss till flera olika lagar. Förenklat gäller samma regler för myndighetens verksamhet i sociala medier som när vi agerar i övrigt. Lagar som kan aktualiseras är: Tryckfrihetsförordningen, handlingsoffentligheten Förvaltningslagen Upphovsrättslagen Yttrandefrihetsgrundlagen Personuppgiftslagen Lagen om elektroniska anslagstavlor Offentlighets- och sekretesslagen Tryckfrihetsförordningen Varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar, enligt 2 kap. 1 TF. Detta gäller även i de sociala medierna. Med handling menas framställning i skrift eller bild (traditionella handlingar) eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Det betyder att inlägg och artiklar i de sociala medierna där Falköpings kommun har en plats, (till exempel en Facebook-sida) är allmänna och offentliga handlingar. En upptagning anses som inkommen till myndigheten när annan (utomstående) har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas eller uppfattas på annat sätt till exempel kommentarer på Facebook. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Men handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Myndigheten bör ha en förteckning över vilka externa webbplatser myndigheten är aktiv på. Myndigheten får fatta ett generellt gallringsbeslut om att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse får gallras då de inte längre är aktuella. Varje myndighet måste ha en beskrivning över sina allmänna handlingar (dokumenthanteringsplan). Det betyder att vi måste ha en förteckning över vilka externa webbplatser som myndigheten är aktiv på. 11

12 De inlägg som görs i olika sociala medier inom ramen för myndighetens verksamhet, är allmänna handlingar. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras utan kan hållas ordnade så att de är lätt sökbara. Webbplatsen, bloggen etc bör ögonblickförvaras med jämna mellanrum, till exempel varje halvår. Det betyder att man gör skrämdumpar på ett urval av de viktigaste sidorna och skriver en sammanfattning av innehållet i stort. Offentlighets- och sekretesslagen Inlägg som innehåller sekretessbelagd information får inte förekomma i de sociala medierna. Om personer som kommunicerar med Falköpings kommun i de sociala medierna tar upp frågor som är av känslig eller till och med sekretessbelagd karaktär ska konversationen avbrytas, de sekretessbelagda uppgifterna raderas i det sociala mediet och se till att den följer mer traditionell ärendehantering. Då överförs inlägget till myndighetens diarium för vidare handläggning. De sociala medierna är inte lämpliga forum för kommunikation inom verksamhetsområden där det förekommer mycket sekretessbelagd information, till exempel inom individ- och familjeomsorgen. Förvaltningslagen och serviceskyldigheten För alla myndigheter gäller en allmän serviceskyldighet gentemot allmänheten, 4 förvaltningslagen. Om en kommun väljer att vara aktiv via sociala medier ska den allmänna serviceskyldigheten uppfyllas även här. Den innebär att myndigheterna ska: Lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde, Hjälpa till i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet, Besvara frågor från enskilda så snart som möjligt och Hjälpa till rätta om någon av misstag har vänt sig till fel myndighet. Yttrandefrihetsgrundlagen Anställda hos myndigheter har rätt till samma yttrandefrihet som andra medborgare. Det betyder att en anställd i Falköping kommun har rätt att fritt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Rättigheten begränsas dock av sekretess och tystnadsplikt. Arbetsgivaren är förbjuden att efterforska vem som har yttrat sig i en speciell fråga och får inte avskräcka en anställd från att yttra genom kritik eller bestraffningar. Samtidigt har den anställde lojalitetsplikt att utföra sitt arbete enligt arbets- 12

13 givarens instruktioner. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen innebär ett juridiskt ansvar med ett antal skyldigheter kopplat till skadeståndsansvar. I kommunal verksamhet är det den nämnd som ansvarar för en verksamhet som också är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i verksamheten. Detta rör också personuppgifter som behandlas på en extern webbplats, som i olika sociala medier. Om en tjänsteman eller en förtroendevald på arbetstid men för helt privata syften är aktiv i de sociala medierna är det privatpersonen själv som blir personuppgiftsansvarig. Lagen om elektroniska anslagstavlor Lagen om elektroniska anslagstavlor omfattar elektronisk förmedling av meddelanden. Den som ansvarar för en elektronisk anslagstavla är skyldig att: Hålla uppsikt över insända meddelanden. Hur ofta beror på hur stor trafik det är på anslagstavlan och vilken slags forum det är fråga om, men minst en gång i veckan. Ta bort vissa typer av brottsligt material som hamnat där och som innebär något av följande. a) uppvigling b) hets mot folkgrupp c) barnpornografibrott d) olaga våldsskildring e) upphovsrättsintrång. Bevarande och gallring samt avpublicering För sociala medier som används av Falköpings kommun eller som används av någon i egenskap av förtroendevald eller anställd i kommunen gäller speciella regler, både vad gäller hur till exempel inlägg/kommentarer ska gallras och hur de ska bevaras. I korthet gäller att inlägg och frågor som uppkommer på sociala medier och som kräver handläggning ska tas om hand, antingen genom att man öppnar ett separat ärende eller som ett tillägg i ett pågående ärende. Elektronisk utskrift ska för detta ändamål göras av det sociala mediet och tillföras annat verksamhetssystem. För framtiden bör vi dock även bevara sociala medier som ett fenomen i samhället idag. Detta betyder att man med jämna mellanrum bör göra ett elektroniskt uttag av det sociala mediet i sin helhet under en bestämd tidsperiod. Hur ofta uttag ska göras måste bedömas från fall till fall. En sida som är mycket aktiv bör dokumenteras med en skärmdump var sjätte månad, uttaget bör omfatta åtminstone några veckor. Om det är en särskild fråga som debatteras bör uttag göras oftare. Ansvarig för detta uttag bör vara den person som utses av myndigheten att bevaka och kontrollera mediet. Gallring av inlägg och kommentarer får, efter bedömning, göras med hänvisning 13

14 till arkivmyndig-hetens gallringsbeslut rörande handlingar av ringa betydelse och av rutinmässig karaktär Kommentarer synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv och/eller policydokument, ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Innan radering måste innehållet av meddelandet samt information om dess avsändare sparas. Såväl avpublicerat som raderat innehåll, måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar. Kommentarer får inte innehålla: Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier Olovliga våldsskildringar eller pornografi Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet Olovligt bruk och publicering av upphovsrättsligt skyddat material Svordomar eller obscena ord Kommersiella budskap eller reklam 14

15 Bilaga 1 Sveriges kommuner och landstings förslag till checklista för sociala medier 1. Det bör finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. 2. Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning, på ungefär samma sätt som man utser publicister på hemsidor. 3. Kommunen bör ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser, t ex Facebook och Twitter som kommunen är aktiv på. 4. Om politiker i kommunen vill länka från kommunens webbplats till exempelvis sin privata blogg eller sitt partis webbplats går det bra. Beslutet om detta ligger hos den som ansvarar för kommunens webbplats. Men det bör klart och tydligt framgå att åsikterna som framförs på till exempel bloggen inte är kommunens egna utan den enskilde politikerns. 5. Kommunen måste fatta gallringsbeslut om att till exempel svar på ett twitterinlägg, Facebook-inlägg eller andra inkomna kommentarer på de sidor man är aktiv på inom sociala medier får gallras (tas bort) fortlöpande. Samma sak gäller för den information som kommunen själv skapat i ett socialt medium. 6. För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på. 7. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier. 8. Brottsligt material ska kommunen ta bort, som till exempel hot eller hets mot folkgrupp m.m. 9. Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om kommunens verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. ( Läs mer i SKL:s bok Lojalitet och yttrandefrihet) 10. Det kan i kommunen finnas regler för hur anställda får använda sociala medier på arbetstid. Här är det upp till varje arbetsgivare att bestämma vilka regler som ska gälla. 15

16 Bilaga 2 Datainspektionen: Myndigheter, företag och andra organisationers ansvar för Personuppgifter i sociala medier Allt fler kommuner, myndigheter och företag använder sig av Facebook, Twitter, bloggar och andra typer av sociala medier som kommunikationskanaler. Användningen av dessa medier kan innebära att personuppgifter behandlas, vilket i sin tur innebär att organisationerna måste se till att följa reglerna i personuppgiftslagen och, i vissa fall, särskild registerlagstiftning. Här får du veta mer om vad detta kan innebära för din organisation. Informationen riktas till myndigheter, kommuner och andra organisationer och rör endast behandling av personuppgifter. Observera att en organisations ansvar för personuppgifter som publiceras via ett visst socialt media är beroende av utformningen av den sociala medietjänst som används och att de sociala medierna är under ständig förändring och utveckling. Dessa regler gäller enligt personuppgiftslagen I personuppgiftslagen gäller olika regler beroende på om de personuppgifter som behandlas är strukturerade eller inte. I normalfallet när organisationer skapar en Facebook-sida, en blogg eller använder sig av Twitter är personuppgifterna som organisationen behandlar och har tillgång till inte strukturerade i personuppgiftslagens mening. När personuppgifterna är ostrukturerade är publiceringen tillåten så länge uppgifterna inte är kränkande (5 a personuppgiftslagen) och organisationen uppfyller vissa krav på säkerhet (31 32 personuppgiftslagen). Personuppgiftslagen gäller dock inte: när det finns avvikande bestämmelser i andra lagar eller förordningar då personuppgifter behandlas för privata ändamål (organisationer kan dock aldrig behandla personuppgifter för privata ändamål) om det strider mot bestämmelserna om tryck- och yttrandefrihet om publiceringen av personuppgifter kan bedömas ske för ett uteslutande journalistiskt ändamål, det vill säga om syftet är att informera, utöva kritik och väcka debatt om samhällsfrågor av betydelse för allmänheten. I så fall gäller endast bestämmelserna om säkerhet. Vem har ansvar för vad? Ansvaret för behandling av personuppgifter via sociala medier kan delas in i ansvaret för organisationens egna inlägg och publiceringar och ansvaret för inlägg 16

17 som publiceras av besökare. Några exempel: Facebook och bloggar: Organisationen är ansvarig för personuppgifter som publiceras på organisationens Facebook-sida och/eller blogg. Ansvaret omfattar både personuppgifter som organisationen själv publicerar och personuppgifter som publiceras av andra i till exempel en kommentar på sidan. Även den besökare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar för vad den själv skrivit. Twitter: Organisationen ansvarar endast för personuppgifter som organisationen själv publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det beror på att organisationen inte kan påverka publiceringen av andras twitterinlägg. För andra sociala medier måste organisationen göra en egen bedömning av vilket ansvar den har för andras publiceringar. Kan organisationen påverka det som besökaren publicerar och därmed bestämma över ändamålen och medlen för den behandling av personuppgifter som andra utför (som för Facebook och bloggar)? Eller kan den det inte (som på Twitter)? Svaret påverkar organisationens ansvar. Organisationens ansvar Organisationen har ett ansvar för att personuppgifter på dess Facebook-sida, blogg, Twitter-konto och liknande inte behandlas på ett sådant sätt att de kränker enskildas personliga integritet. Ett företag, kommun, myndighet eller annan organisation som använder sociala medier: får inte publicera kränkande personuppgifter ska hålla uppsikt över besökares kommentarer för att upptäcka kränkande personuppgifter ska ta bort kränkande personuppgifter kan bli skadeståndsskyldig för kränkande personuppgifter. Organisationen är dessutom skyldig att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder. Det kan bland annat innebära att: De som arbetar med sociala medier för organisationens räkning bör informeras om ändamålen med den behandling av personuppgifter som kan förekomma och att användning som är oförenlig med dessa ändamål är förbjuden. Det är därför bra om organisationen utformar en intern policy som beskriver hur organisationen ska använda de sociala medierna och hur personuppgifter på dessa ska hanteras. Kraven på lämpliga säkerhetsåtgärder blir större ju större risken är för att känsliga uppgifter kan förekomma. Exempelvis kan det vara nödvändigt att ha en noggrannare uppsikt över besökares kommentarer om det har förekommit många kränkande kommentarer på sidan. 17

18 Det här bör organisationen tänka på För att minska risken för kränkningar av enskildas personliga integritet och för att minska risken för att bli skadeståndsskyldig, bör organisationen vidta åtgärder i förebyggande syfte. Organisationen bör informera om syftet med Facebook-sidan, bloggen eller liknande samt för vilka ändamål kommentarsfunktionen är tänkt att användas, vilka typer av kommentarer som inte får förekomma och vad som kan hända om enskilda inte följer anvisningarna. Organisationen bör uppmana besökare att rapportera kränkande innehåll och ha rutiner för att hantera klagomål. Om det är lämpligt kan organisationen även hänvisa till exempelvis Facebooks eller bloggverktygets egen klagomålsfunktion. Tänk också på att: Utforma sidan så att det tydligt framgår att det är organisationen som står bakom den. Det kan finnas andra bestämmelser, utöver personuppgiftslagen, som har betydelse för vad som är tillåtet och inte, som exempelvis bestämmelser i registerförfattningar, bestämmelser om allmänna handlingar, sekretess och arkivering samt lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor. Informationen på den här sidan utgår ifrån förutsättningen att organisationen inte behandlar eller kommer att behandla personuppgifterna i ett register, ärendehanteringssystem eller annan databas, på ett strukturerat sätt. I så fall gäller personuppgiftslagen i sin helhet. Bakgrund Informationen på den här sidan grundas på slutsatser som Datainspektionen kommit fram till efter att ha granskat hur en statlig myndighet, en kommun och ett företag använder Facebook, bloggar och Twitter. 18

19 Välkommen till världen, Facebook! En ung egyptisk man, tacksam för det sociala nätverkets roll i revolutionen, hyllade på det finaste sättet han kunde: Han döpte sin dotter till Facebook. (Aftonbladet 24 februari 2011) 19