Sociala medier+juridik=sant. Lena Olofsson E-delegationen

Transkript

1 Sociala medier+juridik=sant Lena Olofsson E-delegationen

2 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt.

3 Vilka ingår? 16 myndigheter och SKL samverkar Delegationen beslutar Arbetsgruppen bereder Projektgrupper Expertgrupper Sekretariat

4 Vårt uppdrag Ta fram strategi Koordinera utvecklingsprojekt Följa upp effekter Främja öppen data Ta fram riktlinjer för sociala medier Delrapporter 2 ggr/år Slutrapport senast den 31 december 2014

5 Vad säger regeringen om sociala medier? Öppenhet och transparens Medborgares insyn i förvaltningens verksamhet ska öka. Medborgare och företag ska bli delaktiga i policyprocesser. Det ska bli enklare att få tillgång till och använda sig av offentlig information. Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (Prop. 2009/10:175)

6 Direktiv Delegationen ska ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier. Särskilt beakta rättsliga aspekter. Samråda med Datainspektionen och Riksarkivet. Expertgrupp för juridiska frågor. inte sociala medier som kommunikationskanal inte hur anställda använder sociala medier privat

7 44 % använder sociala medier. 5 % har en policy.

8 Anledningar till att använda sociala medier omvärldsbevakning, göra myndigheten/kommunen mer tillgänglig, nå fler privatpersoner och företag, förbättra sina relationer med privatpersoner och företag, öka myndighetens trovärdighet hos privatpersoner och företagen, ge snabbare feedback på förslag m.m, nå grupper som är svåra att få kontakt med via andra kanaler, nå specifika grupper, kompensera för andra, icke täckande kanaler och minska kostnaderna för kommunikation.

9 Det är i princip samma rättsregler som gäller för sociala medier som för e-post.

10 Till att börja med Gör klart hur sociala medier kan bidra till verksamheten och stärka uppdraget. Ställ krav på funktioner och teknik. Bedöm de rättsliga kraven och överväg vilka insatser som behövs i form av tid och resurser.

11 Tydlig avsändare Ta fram interna regler och rutiner för hur organisationen använder sociala medier. Anställda bör inte använda sina privata konton i tjänsten. Ta fram interna regler för hur anställda använder arbetsgivarens utrustning i privat syfte.

12 Allmänna handlingar Att använda sociala medier kan resultera i allmänna handlingar som organisationen ansvarar för: alla inlägg som myndigheten själv gör, alla inlägg som utomstående gör, vissa inlägg som utomstående gör på ett sociala medium som inte är organisationens eget men som uppkommer t.ex. i dialog med myndigheten.

13 Ordning Allmänna handlingar och mediet ska hållas ordnade, t.ex. via ögonblicksbild eller e-arkiv. Håll reda på vilka handlingar som är allmänna, ha en beskrivning över dem och ge allmänheten möjlighet att själv söka bland handlingarna. Sekretesskyddade uppgifter ska inte finnas i inlägg som utgör allmänna handlingar. Fatta ett gallringsbeslut så att uppgifter som inte får eller inte bör finnas med i det sociala mediet kan gallras.

14 Myndigheten bör fortlöpande dokumentera det sociala mediet. Det kan ske genom att överföra inläggen till ett e-arkiv. Om flödet av inlägg inte är för stort kan alternativ vara att med en viss periodicitet bevara en ögonblicksbild av mediet. Riksarkivet har meddelat föreskrifter om tillåtna format för bevarande. Allmänna handlingar får bara gallras med stöd av författning. När det gäller sociala medier där de allmänna handlingarnas innehåll endast kan anses ha tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet kan myndigheten utnyttja en av Riksarkivets författningar om gallring och ta fram ett eget tillämpningsbeslut. I tillämpningsbeslutet kan även anges att handlingar kan vara av tillfällig betydelse genom att de har förts över till annan databärare. Det ger utrymme att ta ett socialt medium. Ett alternativ kan vara att sätta en mycket kort gallringsfrist för nämnda uppgifter.

15 Sekretess Hantering av ärenden som rör enskilda personers ekonomiska eller personliga förhållanden ska styras bort från det sociala mediet. Organisationen bör upplysa om det i det sociala mediet. Beredskap måste finnas för att identifiera och ta hand om meddelanden som ska hanteras i annan ordning, t.ex. ärenden som rör enskildas förhållanden.

16 Resurser Avsätt resurser för uppsikt över det sociala mediet. Det måste finnas kunskap om vilka uppgifter som kan och får tas bort från det sociala mediet samt hur det praktiskt ska gå till. Fatta ett gallringsbeslut så att uppgifter som inte får eller inte bör finnas med i det sociala mediet kan gallras.

17 Skyldighet att informera I det sociala mediet bör organisationen åtminstone informera om sin identitet (organisationens namn) i viken utsträckning inkomna meddelanden blir tillgängliga för andra användare, att inkomna meddelanden blir allmänna handlingar och vad som gäller beträffande bevarande och gallring, vad syftet är med det sociala mediet och hur organisationen tänker att den själv och andra ska använda det vilka uppgifter som inte får publiceras vad organisationen gör om användarna inte följer rekommendationerna (blockering, tas bort, stänga av användaren) cookies.

18