Regler för användning av Karolinska Institutets samarbetsplattform

Transkript

1 Regler för användning av Karolinska Institutets samarbetsplattform Universitetsförvaltningen, Dnr 1-143/2013

2 Beslut Dnr: 1-143/ Universitetsdirektören Regler för användning av Karolinska Institutets samarbetsplattform I syfte att underlätta kommunikation och samarbete har Karolinska Institutet implementerat en s.k. samarbetsplattform. Regler för användning av samarbetsplattformen fastställes härmed och framgår av bilaga. Beslut i detta ärende har fattats av undertecknad universitetsdirektör efter föredragning av projektledare Ulf Morgell. Närvarande därutöver var bitr. universitetsdirektör Marie Tell. Bengt Norrving Ulf Morgell Bilaga: Regler för användning av Karolinska Institutets samarbetsplattform Postadress Handläggare Telefon E-post Karolinska Institutet Stockholm Ulf Morgell , vx ulf.morgell@ki.se Webb ki.se Org.nummer

3 Regler för användning av Karolinska Institutets samarbetsplattform Dnr 1-143/2013 INNEHÅLL 1 Inledning Samarbetsplattformen och offentligheten Offentlighetsprincipen Diarieföring, arkivering och gallring Privat användning Konton och behörigheter Externa användare Lösenord Avslut av konton Skapa samarbetsytor Säkerhet och sårbarhet Känsliga uppgifter Regelbrott och påföljder Ytterligare information... 3 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen

4 Karolinska Institutet - för användning av samarbetsplattform 1 (3) Regler fastställda av universitetsdirektören. 1 Inledning Dessa regler avser Karolinska Institutets (KI:s) samarbetsplattform (Collaboration Platform) och därtill hörande tjänster och ska tillämpas av samtliga anställda, forskarstuderande samt anknutna som använder samarbetsplattformen. Samarbetsplattformen ska främja kommunikation och filhantering både internt och externt. Detta i syfte att stödja KI:s uppdrag att genom forskning och utbildning medverka till att förbättra människors hälsa. 2 Samarbetsplattformen och offentligheten De regler som gäller för KI:s handlingar, såsom offentlighets- och sekretessregler samt regler om diarieföring, arkivering och gallring, gäller även handlingar i samarbetsplattformen. 2.1 Offentlighetsprincipen KI är en myndighet där offentlighetsprincipen gäller, vilket betyder att allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar. Vem som helst kan begära att få se en viss allmän handling och denna begäran ska behandlas skyndsamt. Under förutsättning att sekretess inte råder ska handlingen lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Det innebär att andra uppgifter kan behöva läggas åt sidan för att den anställde ska kunna ta hand om inkommen begäran. En fråga om utlämnande ska ställas till myndigheten och prövas i första hand av den som handlägger ärendet. Vid tveksamhet bör handläggaren rådfråga närmaste chef eller registrator och/eller jurist vid Universitetsförvaltningen. En närmare beskrivning av allmänna handlingars offentlighet och förfarandet vid utlämnande av handlingar finns i arkivbildningsplanen (som finns tillgänglig på KI:s internwebb). 2.2 Diarieföring, arkivering och gallring Som anställd har du ett personligt ansvar för att hantera och skilja ut handlingar i samarbetsplattformen som ska diarieföras och arkiveras. Filer som laddas upp i samarbetsplattformen räknas varken som diarieförda eller arkiverade. Handlingar som ska diarieföras skickas i original till registrator/dokumentsamordnare vid den institution/uf/kib man tillhör. Vilka ärendetyper som ska diarieföras framgår av aktuell diarieplan/klassificeringsstruktur. Information om vilka handlingar som får gallras samt vid vilken tidpunkt detta får ske finns i arkivbildningsplanen. Diarieplanen/klassificeringsstrukturen och arkivbildningsplanen finns tillgängliga på KI:s internwebb. Diarieföring och arkivering ska ske löpande i enlighet med de bestämmelser som finns i ovan angivna styrdokument.

5 Karolinska Institutet - för användning av samarbetsplattform 2 (3) 3 Privat användning Bruket av KI:s samarbetsplattform och därtill hörande tjänster ska ha en anknytning till Karolinska Institutets verksamhet. Privat bruk är inte tillåtet. 4 Konton och behörigheter Alla personer som har ett KI-ID har tillgång till samarbetsplattformen. 4.1 Externa användare Externa användare, det vill säga personer som inte har ett KI-ID, kan endast bjudas in till samarbetsplattformen av någon som har ett KI-ID. Externa användare kan inte i sin tur bjuda in andra externa användare. 4.2 Lösenord Det är inte tillåtet att lämna ut sitt lösenord eller att använda andras konton. 4.3 Avslut av konton Tillgång till tjänsten för anställd, forskarstudent samt anknuten medarbetare är att betrakta som myndighetens ansvar. När personens relation till KI upphör kommer även tillgången till samarbetsplattformen upphöra i enlighet med KIMKAT:s affärsregler, Dnr:4294/ Vid dödsfall eller när en person rapporteras saknad är det KI som myndighet och respektive medarbetares prefekt, administrativa chef eller motsvarande som har ansvar för att data som är av vikt för KI:s verksamhet tas om hand. Externa användares konton rensas efter viss tids inaktivitet. 4.4 Skapa samarbetsytor Endast personer som har ett KI-ID har rätt att skapa nya samarbetsytor. På institutionsövergripande ytor har enbart institutionernas så kallade super users behörighet att skapa nya ytor. 5 Säkerhet och sårbarhet För att säkerställa funktionaliteten och minska sårbarheten vid hantering av filer sker ett aktivt och kontinuerligt arbete för att förhindra missbruk av olika slag. 5.1 Känsliga uppgifter Känsliga uppgifter och handlingar som bedöms kunna beläggas med sekretess bör inte hanteras i KI:s samarbetsplattform. Det kan röra affärskontakter med enskilda, uppdragsforskning, personalärenden och liknande. I de fall man bedömer det önskvärt att trots allt använda samarbetsplattformen så måste det ske på ett sätt som borgar för att informationen inte kommer i orätta

6 Karolinska Institutet - för användning av samarbetsplattform 3 (3) händer. När det gäller känsliga personuppgifter måste dessa vara krypterade på ett sätt som garanterar att obehöriga inte kan ta del av uppgifterna. 6 Regelbrott och påföljder Underlåtenhet att följa regelverket för användande av samarbetsplattformen kan leda till indragna rättigheter och arbetsrättsliga eller andra relevanta åtgärder. 7 Ytterligare information Information om praktisk användning av tjänsten och information kring hantering av dessa finns på samarbetsplattformens supportsidor. Regler som gäller arkivbildning finns tillgängliga på internwebbens sidor om Registratur och Arkiv. Vilka ärenden som ska diarieföras framgår av diarieplanen/ klassificeringsstrukturen som finns tillgänglig på internwebbens sidor om Registratur och Arkiv.