Lathund W3D Diarieföring på Karolinska Institutet Liten lathund

Transkript

1 Diarieföring på Karolinska Institutet Liten lathund Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Enheten för arkiv och registratur Version: 1.1 Juni

2 Innehåll Diarieföring på Karolinska Institutet liten lathund... 3 Öppna ett ärende... 3 Diarieföra en handling i ett ärende... 7 Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden... 7 Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden genom att hämta dem från mappstruktur Diarieföra och koppla handlingar utan att koppla dessa elektroniskt till ärenden Koppla ärenden till varandra Avsluta ett ärende Söka fram ärenden

3 Diarieföring på Karolinska Institutet liten lathund Detta är en enkel lathund som vänder sig till alla som har gått Universitetsförvaltningens registratorsutbildning. Lathunden tar upp de vanligaste grundläggande funktionerna som behövs för att komma igång med diarieföringen. Dokumentet är ett komplement till den mer omfattande Diariehandboken. Öppna ett ärende Logga in i W3D3. Du kommer då till denna vy: 3

4 I navigationslisten till vänster klickar du på menyknappen Registrera, och sedan på Initiera ärende, se nedan. Du kommer då till nedanstående vy. Här väljer du vilken serie du vill skapa ärendet i. Serien väljer du i rullisten högt uppe till höger i menylisten. Vet du inte till vilken serie ditt ärende ska registreras kan du titta i KI:s dokumenthanteringsplan som finns på internwebben. Du kan också söka i diariet för att se hur andra diariefört liknande ärenden. Givetvis är du även välkommen att kontakta UF:s registratorer så hjälper vi dig. När du valt serie klickar du sedan på symbolen för det tomma vita arket uppe till vänster i menylisten. 4

5 När du klickat på det vita arket får du upp ett tomt ärendekort. Ärendekortet ska fyllas på med samtliga uppgifter som krävs för att ett ärende ska bli komplett. Nedanstående bild visar ett exempel på ett ifyllt ärendekort i ett diariefört ärende. De fält som är märkta med en asterisk (*) är obligatoriska i systemet. Nedan följer en beskrivning av vilka fält som ska fyllas i. Ärendemening Här fyller du i en kort beskrivning av ärendet. Tänk på att använda ord som kan användas som sökord. Motpart Här anges eventuell motpart. Är det ett internt ärende lämnar du fönstret tomt. 5

6 Handläggare Klicka på den understrukna texten (Handläggare). Du får då upp detta fönster: Sök fram den handläggare du vill koppla ärendet till i sökrutan. När du hittat handläggaren i listan väljer du hen genom att bocka i rutan till vänster om namnet (se exemplet i fönstret ovan). Sedan klickar du på symbolen med den gröna pilen i menylisten för att koppla handläggaren till ärendet. Flera handläggare kan kopplas till ett och samma ärende. Tips! Om du ofta registrerar ärenden på en viss handläggare kan du klicka på stjärnan längst till vänster om handläggarens namn. Då lägger sig handläggarens namn högst upp i listan och du slipper att söka fram namnet varje gång du diarieför ett nytt ärende. Avdelning Används främst av registratorerna vid UF, men vi rekommenderar även registratorer vid institution att fylla i detta fält. Använd rullisten och välj den institutionsgemensamma funktion/avdelning som passar bäst. Institution Välj institution med hjälp av rullisten. Ärendestatus När du öppnar ett ärende är det alltid under Beredning. Klassificering Välj den strukturenhet (klassificering) som passar för ditt ärende. 6

7 Startdatum Fyll i det datum när ärendet öppnades. Är ärendet initierat av att det kommit in en handling till institutionen (t.ex. en ansökan eller en remiss) är det datumet när handlingen kom in som ska fyllas i. I annat fall är det datumet som handläggaren till ärendet ber om att få ett diarienummer. OBS! Det är viktigt att bocka i rutan JK-balans snett uppe till höger på ärendekortet för de ärenden som är inkomna till institutionen. D.v.s. de ärenden som är initierade utifrån av t.ex. studenter, olika organisationer eller privatpersoner. Det är dessa ärenden som ska redovisas till Justitiekanslern via den s.k. JK-listan. Är rutan inte ifylld kommer ärendet inte med på listan. När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara-symbolen högst uppe till vänster i ärendekortet. Du har då öppnat ett ärende och fått ett diarienummer. Diarieföra en handling i ett ärende När en handling ska diarieföras i ett ärende kan man gå tillväga på olika sätt. 1. Diarieföra pappershandlingen utan att lägga in den i W3D3. Då finns handlingen bara på papper i aktomslaget. 2. Skanna handlingen: Du skannar handlingen och skickar handlingen direkt till W3D3 e- postlåda och kan sedan ladda ned handlingen till rätt ärende 3. E-posta direkt till W3D3 från din egen e-postbrevlåda. Du skickar e-post från din egen e- postbrevlåda till W3D3:s e-postbrevlåda och kan sedan ladda ned handingen till rätt ärende 4. Ladda upp en fil direkt från datorn till rätt ärende. Även de handlingar som finns elektroniskt i W3D3 ska dock skrivas ut, enkelsidigt, och sparas på papper i aktomslaget. Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden De olika serierna har olika e-postadresser: Serie 1 har: styr.w3d3@ki.se Serie 2 har: stod.w3d3@ki.se Serie 3 har: utb.w3d3@ki.se Serie 4 har: forska.w3d3@ki.se Serie 5 har: kom.sam.w3d3@ki.se Om du t.ex. vill diarieföra en handling i ett ärende i serie 2 skickar du handlingen i ett mail till e- postadressen för serie 2. 7

8 När du skickat ditt mail återfinner du det i den inbox i W3D3 som du skickat den till. Du hittar inboxen genom att klicka på menyknappen Registrera i navigationslisten till vänster i W3D3, och sedan på Inkomna handlingar. Obs! Rätt ärendeserie måste vara markerad i rullisten till höger. Annars kommer du inte till rätt inbox. 8

9 När du klickat på Inkomna handlingar i rätt serie kommer du till den här vyn: De handlingar som du, och andra, har skickat in till inboxen ligger i en lista. Klicka på den handling du skickat in. Då öppnas ett handlingskort. 9

10 Ett handlingskort liknar ett ärendekort men i ett handlingskort är det information om handlingen som ska registreras. E-postmeddelandet och handlingen finns längst ner i handlingskortet. Klickar du på filen öppnas den. På handlingskortet ska följande fält fyllas i: Åtgärd/Handl. Här talar du om vad det är för sorts handling som avses. Det kan vara en ansökan, ett avtal, ett beslut mm. Även här är det bra att tänka på att handlingen ska vara sökbar över tid. Riktning Här fyller du i riktning beroende på om handlingen kommit in till eller har skickats ut (expedierats) från KI. Är det en intern handling som upprättats men som inte har lämnat KI, väljer du Intern. Datum Ange datum för när handlingen kom in resp. upprättats. 10

11 Handlingstyp Här väljer du i rullisten vilken typ av handling som ska diarieföras. Finns det ingen som passar väljer du Skrivelse. Namn Till sist fyller du i vem/vilken organisation som skickat in handlingen, eller var/till vem som handlingen har skickats. Om handlingen är intern anger man den institution/avdelning som handlingen upprättats hos. Koppla handlingen till befintligt ärende Nu återstår bara att koppla handlingen till det befintliga ärendet. I handlingskortets menylist (högst upp på kortet) finns en symbol som ser ut som en blå pil fönster som ser ut som nedan:. Klicka på den. Du får då upp ett I fältet Ärendenummer skriver du det diarienummer handlingen ska kopplas till. Klicka sedan på Spara-symbolen. Du har nu diariefört en handling i ett ärende. Glöm inte att handlingen även ska skrivas ut på papper. Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden genom att hämta dem från mappstruktur Det går även att diarieföra en handling som finns sparad i på skrivbordet eller under G. Du gör då som följer: Utgå från ärendekortet för det ärende som du vill diarieföra handlingen till. I menylisten högst upp på ärendekortet finns en symbol som ser ut som ett tomt pappersark: Detta är symbolen för att lägga till en ny handling till ärendet. Klicka på den. Du får då upp ett nytt handlingskort. 11

12 På handlingskortet finns en symbol i menylisten som ser ut så här: Bifoga handling. Klicka på den. Denna symbol betyder Du får då upp denna ruta: Klicka på Bläddra. Välj den fil (handling) i din mappstruktur som du vill ladda upp. Klicka på Ladda upp-knappen. Fyll sedan i handlingskortet som vanligt och spara. Du har nu diariefört en handling i ett ärende. Glöm inte att handlingen ska finnas på papper i aktomslaget också. Diarieföra och koppla handlingar utan att koppla dessa elektroniskt till ärenden Har du en pappershandling som ska diarieföras men som inte behöver skannas in i diariet följer du denna instruktion: Utgå från ärendekortet för det ärende som du ska diarieföra handlingen till. I menylisten högst upp på ärendekortet finns en symbol som ser ut som ett tomt pappersark: Detta är symbolen för att lägga till en ny handling till ärendet. Klicka på den. Du får då upp ett nytt handlingskort. Fyll i handlingskortet som vanligt. Tryck på Spara. Du har nu diariefört en handling i ett ärende. Handlingen läggs i aktomslaget. 12

13 Koppla ärenden till varandra Ärenden kan kopplas till varandra i diariet. På så vis går det att se att de hör ihop. I ärendekortets menylist finns en symbol som ser ut som en blå pil. Klicka på pilen och följande fönster öppnas: 13

14 Klicka på det vita arket uppe i det vänstra hörnet. Skriv in diarienummer på det ärende du vill koppla ärendet till i rutan Ärendenummer. Ange seriebeteckning och diarienummer som i exempel nedan. Spara. På ärendekortet kommer då informationen om att det finns en länk till ett annat ärende, se bilden nedan 14

15 Avsluta ett ärende När du ska avsluta ett ärende måste några fält på ärendekortet fyllas i. Ärendestatus ska ändras till Avslutat. Avsl.datum ska fyllas i. Ad Acta-rutan ska bockas i. Alla dessa uppgifter ska registreras för att ärendet ska avslutas på ett korrekt sätt, se nedan. Tryck på Spara-knappen. Spara-knappen ändrar då utseende, och en del fält blir gråa (inaktiva). 15

16 Söka fram ärenden För att söka fram befintliga ärenden klickar du på Sök-knappen i navigationslisten. Klicka sedan på symbolen med ett förstoringsglas som betyder att man söker via ärendekortet. Du kan klicka på symbolen i navigationsfältet, eller uppe i det vänstra hörnet i menylisten. 16

17 Ett nytt fönster öppnas där man kan ange sökbegrepp och få fram en träfflista. Se nedan där vi har gjort en sökning på ordet Tillgodoräknande i ärendemeningen. Det går att söka i samtliga fält som finns representerade på ärendekortet. Du kan även söka i flera fält samtidigt för att förfina sökresultatet. Tänk på att du med fördel kan begränsa sökningen till en specifik serie genom att välja serie i rullisten uppe till höger. Tänk också på sökbegrepp ligger kvar i sökfönstret när du byter serie. Om du vill starta en helt ny sökning är det bra att använda sig av den här symbolen sökbegrepp rensas ur sökfönstret. som betyder att alla 17