PUBLIC 360 MANUAL. Registrera ärenden och dokument i Public 360 med SLU KS 2013:1-1

Transkript

1 1(17) SLU ID ua Jurist- och dokumentationsenheten/ IT-avdelningen PUBLIC 360 MANUAL. Registrera ärenden och dokument i Public 360 med SLU KS 2013:1-1 Denna manual beskriver hur du registrerar ärenden och dokument i Public 360 med SLU KS 2013:1-1. Notera att man alltid ska registrera både ärende och dokument om dokumentet tillhör ett ärende. SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr

2 Innehåll I. Skapa ärende... 3 a) Skapa ärende från Ny i listmenyn... 3 b) Skapa ärende utifrån klassificeringsstruktur (process)... 4 II. Skapa dokument... 6 a) Skapa dokument då du har ett ärende öppet... 6 a) Skapa dokument från klassificeringsstruktur (process)... 8 III. Hantering av kontakter a) Ansvarig (Handläggare) på ärende och dokument b) Utgående dokument c) Inkommande dokument d) Mer om oregistrerad kontakt e) Mer om registrerad kontakt IV. Ändra i ärende och dokument a) Ändra i ärende b) Ändra i dokument c) Korshänvisa mellan ärenden (Ärendereferenser) d) Sätt bevakning på ett ärende e) Anteckna beslut eller andra sakuppgifter f) Avsluta ärende V. Sökning a) Sökning från Sök i listmenyn b) Sökning från klassificeringsstruktur (process) (17)

3 I. Skapa ärende a) Skapa ärende från Ny i listmenyn Nytt ärende Välj Ny och sedan Ärende i huvudmenyn. Generellt Fyll som minimum i de obligatoriska fälten med. De finns under fliken Generellt. Fälten beskrivs nedan. Diarieenhet Ange diarieenhet, t.ex. ua, ekon, sol etc. Diariekod Beskrivning Skyddskod Ange diariekod. Välj diariekod genom att skriva % i fältet för diariekod och klicka på symbolen till höger om fältet. Då dyker hela kodlistan upp och du kan välja diariekod. Eller Ange en siffra t.ex. 1 eller 3 och klicka på symbolen till höger. Då visas alla koder under 1 alternativt 3. Du kan göra på samma sätt med varje siffra. Välj önskad kod. Fyll i ärendets rubrik i fältet Beskrivning. Skriv kort, koncist och tydligt. Tänk på att andra lätt ska kunna hitta till ärendet och förstå rubriken. Alla obefogade förkortningar ska undvikas. OBS! Lägg aldrig personnummer i ärendemeningen. Om ditt ärende är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. I annat fall låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling Offentlig. 3(17)

4 Ansvarig Status Ytterligare information Slutför registreringen Nästa steg Skriv in namnet på ansvarig enhet eller person. Ansvarig är den som handlägger ärendet. Status ska vara Behandlas när ärendet skapas. Du har varit under fliken Generellt. Andra flikar på listmenyn är Parter, Vårt team, Fastighet, Nyckelord och Kommentar. Vid behov kan information fyllas i under dessa, annars hoppa över detta steg. Klicka på Slutför så skapas ditt ärende. Notera sedan ärendenumret Notera ärendenumret. Dnr skrivs generellt som: SLU ID med hela beteckningen, t.ex. SLU.ua eller SLU.sol etc. OBS! När du skapat ett ärende SKA den första handlingen i ärendet registreras som ett dokument. Gå vidare till punkt II. Se punkt II b) Skapa ärende utifrån klassificeringsstruktur (process) Process Klicka på menyknappen Process. Klassificeringsstruktur Klassificeringsstrukturen visas, navigera till önskad process. Skapa ärende Välj Skapa ärende, Ärende, under den valda processen 4(17)

5 Generellt Fyll som minimum i de obligatoriska fälten med. De finns under fliken Generellt. Fälten beskrivs nedan. Diarieenhet Ange diarieenhet. Diariekod Beskrivning Skyddskod Ansvarig Status Ytterligare information Ange diariekod. Välj diariekod genom att skriva % i fältet för diariekod och klicka på symbolen till höger om fältet. Då dyker hela kodlistan upp och du kan välja diariekod. Eller Ange en siffra tex. 1 eller 3 och klicka på symbolen till höger. Då visas alla koder under 1 alternativt 3. Du kan göra på samma sätt med varje siffra. Välj önskad kod. Fyll i ärendets rubrik i fältet Beskrivning. Skriv kort, koncist och tydligt. Tänk på att andra lätt ska kunna hitta till ärendet och förstå rubriken. Alla obefogade förkortningar ska undvikas. OBS! Lägg aldrig personnummer i ärendemeningen. Om ditt ärende är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. I annat fall låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling Offentlig. Skriv in namnet på ansvarig enhet eller person. Ansvarig är den som handlägger ärendet. Status ska vara Behandlas när ärendet skapas. Du har varit under fliken Generellt. Andra flikar på listmenyn är Parter, Vårt team, Fastighet, Nyckelord och Kommentar. Vid behov kan information fyllas i under dessa, annars hoppa över detta steg. 5(17)

6 Slutför registreringen Nästa steg Klicka på Slutför så skapas ditt ärende. Notera sedan ärendenumret Notera ärendenumret. Dnr skrivs generellt som: SLU ID med hela beteckningen, t.ex. SLU.ua eller SLU.sol etc. OBS! När du skapat ett ärende SKA den första handlingen i ärendet registreras som ett dokument. Gå vidare till punkt II. Se punkt II II. Skapa dokument När man skapar dokument kan man göra det på flera sätt. Denna manual visar två: 1a Du har ett ärende öppet och skapar ett dokument direkt i ärendet. 1b Du skapar ett dokument från klassificeringsstruktur (process). a) Skapa dokument då du har ett ärende öppet Dokument Klicka på fliken Dokument i ditt registrerade ärende, välj Nytt dokument, Ärendedokument. Processdata Ärendedokument Generellt Först visas en meny där processdata ska anges. Fyll i de obligatoriska fälten: klassificeringskod, handlingstyp och typ. Handlingstyp är t.ex. skrivelse, kontrakt, rapport, beslut etc. Uppgiften typ anger om det är dokument in, dokument ut eller t.e.x internt, dvs. handlingens riktning. Du kommer nu till menyn för ärendedokument. Fyll som minimum i de obligatoriska fälten med. De finns under fliken Generellt. Fälten beskrivs nedan. 6(17)

7 Ärende Allra först har du det ärende du stod i från början. Ärendenummer och ärendemening har skrivits in automatiskt. Dokumentdatum Fyll i det datum som står på handlingen. Beskrivning Fyll i dokumentrubrik. Rubriken är densamma för första dokumentet som i ärendet. Du kan klicka på till höger så fylls rubriken automatiskt. Avsändare/mottagare Välj avsändare för Dokument in eller mottagare för Dokument ut. Se under Kontakt, punkt III vem som är avsändare och mottagare, och hur du registrerar nya avsändare eller mottagare. Skyddskod Är dokumentet offentligt, låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling Offentlig. Om ditt dokument är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. Då visas nytt fält Paragraf. Välj lämplig paragraf. Ansvarig enhet Välj din egen diarieenhet. Ansvarig person Ange den person som ska handlägga ärendet med detta dokument. Om den person som ska handlägga ärendet inte finns upplagd som handläggare i Public 360 beställer du uppgiften hos it-stod@slu.se Status Ange status Diarieförd. Ytterligare information Du har varit under fliken Generellt. Andra flikar på listmenyn är Kontakter, Filer, Nyckelord och Kommentar. Vid behov kan information fyllas i under dessa, annars 7(17)

8 hoppa över detta steg. Slutför registreringen Klicka på slutför. b) Skapa dokument från klassificeringsstruktur (process) Process Klicka på menyknappen Process. Klassificeringsstruktur Klassificeringsstrukturen visas, navigera till önskad process. Nytt dokument Välj Nytt dokument under den valda processen och sedan Ärendedokument. Processdata Ärendedokument Generellt Ärende Först visas en meny där processdata ska anges. Fyll i de obligatoriska fälten: klassificeringskod, handlingstyp och typ. Handlingstyp är t.ex. skrivelse, kontrakt, rapport, beslut etc. Uppgiften typ anger om det är dokument in, dokument ut eller t.e.x internt, dvs. handlingens riktning. Du kommer nu till menyn för ärendedokument. Fyll som minimum i de obligatoriska fälten med. De finns under fliken Generellt. Fälten beskrivs nedan. Sök fram ett tidigare skapat ärende. 8(17)

9 Dokumentdatum Fyll i det datum som står på handlingen. Beskrivning Fyll i dokumentrubrik. Rubriken är densamma för första dokumentet som i ärendet. Du kan klicka på automatiskt. så fylls rubriken Avsändare/mottagare Skyddskod Ansvarig enhet Välj avsändare för Dokument in eller mottagare för Dokument ut. Se under Kontakt, punkt III vem som är avsändare och mottagare, och hur du registrerar nya avsändare eller mottagare. Är dokumentet offentligt, låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling Offentlig. Om ditt dokument är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. Då visas nytt fält Paragraf. Välj lämplig paragraf. Välj din egen diarieenhet. Ansvarig person Status Ange den person som ska handlägga ärendet med detta dokument. Om den person som ska handlägga ärendet inte finns upplagt som handläggare i Public 360 beställer du uppgiften hos it-stod@slu.se Ange status Diarieförd. Ytterligare information Slutför registreringen Du har varit under fliken Generellt. Andra flikar på listmenyn är Kontakter, Filer, Nyckelord och Kommentar. Vid behov kan information fyllas i under dessa, annars hoppa över detta steg. Klicka på slutför. 9(17)

10 III. Hantering av kontakter a) Ansvarig (Handläggare) på ärende och dokument Om den person som ska handlägga ärendet eller dokumentet inte finns upplagd som handläggare i Public 360 ska du först ange personen som handläggare i kommentar och sedan beställa att användaren läggs upp med e-post till: itstod@slu.se. Anmälan av ny användare ska innehålla: Efternamn, förnamn Namn på det diarium personen ska vara handläggare i. Personens AD-användarnamn, det kan du få från din ITsamordnare. b) Utgående dokument På ett dokument som skickas från SLU/din institution är: Avsändare oftast samma som ansvarig person (dvs. ärendets handläggare). Det är ibland institutionen eller fakulteten som lämnar svar på en remiss. Skriv då enhetens namn som avsändare. Mottagare är den organisation eller privatperson utanför SLU/din institution som handlingen/dokumentet skickas till. På utgående dokument måste man välja EN mottagare och det är obligatoriskt. Om mottagare redan finns i registret, väljer du från listan. Om kontakten inte finns väljer du att skapa Ny kontakt, Mottagare av Typ oregistrerad kontakt från kontaktmenyn, och registrerar mottagarens namn: 10(17)

11 c) Inkommande dokument På ett dokument som inkommit till SLU/din institution är: Avsändare den person eller organisation utanför SLU/din institution som skickat handlingen/dokumentet till dig. På inkommande dokument måste man välja EN avsändare och det är obligatoriskt. Mottagare oftast samma som ansvarig person (dvs. ärendets handläggare). I undantagsfall är det en annan person, exempelvis om en dekan är mottagare till dokumentet men den handläggs av dekanens koordinator. Om avsändare redan finns i registret, väljer du från listan. Om kontakten inte finns väljer du att skapa Ny kontakt, Avsändare av Typ oregistrerad kontakt från kontaktmenyn, och registrerar avsändarens namn: d) Mer om oregistrerad kontakt Oregistrerade kontakter skapas i samband med registrering av ärende eller dokument. Du kan skapa en Oregistrerad kontakt om kontakten inte ska registreras i kontaktregistret, utan bara kopplas till aktuellt ärende. Notera att oregistrerade kontakter inte kan sökas fram i efterhand och inte heller kan återanvändas på andra ställen i systemet. e) Mer om registrerad kontakt OBS! Registrerade kontakter som företag eller kontaktperson skapas enbart av Huvudregistrator och it-stöd. 11(17)

12 IV. Ändra i ärende och dokument a) Ändra i ärende Öppna det ärende du vill ändra i Dubbelklicka på det aktuella ärendet. Redigera egenskaper Klicka på den svarta pilen bredvid ärendemeningen. Förvalsmeny visas bredvid ärendemeningen. Välj Redigera egenskaper Redigera i ärendekortet Samma ärendekort visas och du kan ändra de uppgifter som ska ändras. Se avsnitt I Skapa ärende. b) Ändra i dokument Öppna det dokument du vill ändra i Dubbelklicka på det aktuella dokumentet. Redigera dokumentet Förvalsmenyn visas och du väljer Redigera egenskaper. Samma dokumentkort visas och du kan ändra de uppgifter som ska ändras. Se avsnitt II Skapa dokument. 12(17)

13 c) Korshänvisa mellan ärenden (ärendereferenser) Öppna det ärende du vill hänvisa från Dubbelklicka på det aktuella ärendet. Ärendereferens Välj fliken Mera på listan under ärendemeningen och välj sedan Ärendereferenser. Ny ärendereferens Klicka på Ny på menyn och fyll i fältet Ärende med det ärendenummer du vill hänvisa/referera till och en eventuell kommentar. Klicka sedan på OK. 13(17)

14 d) Sätt bevakning på ett ärende Öppna det ärende du vill sätta bevakning på Dubbelklicka på det aktuella ärendet. Ny bevakning Klicka på den svarta pilen bredvid ärendemeningen. Förvalsmeny visas bredvid ärendemeningen. Välj Ny bevakning. Lägg till bevakning Fyll i de obligatoriska fälten Beskrivning, Bevakningsdatum, Ansvarig och Status. Annat sätt att sätta bevakning: Ange bevakning under Aktiviteter Välj Aktiviteter från menylisten under ärendemeningen och sedan Ny aktivitet. Klicka på den svarta pilen bredvid. Välj Bevakning. 14(17)

15 e) Anteckna beslut eller andra sakuppgifter Beslutshänvisning eller annan uppgift under Anteckning Öppna ett ärende och klicka på fliken Anteckningar på listen under ärendemeningen. Välj Ny anteckning. Anteckningskortet Fyll i de obligatoriska uppgifterna i Anteckningstext och Anteckningstyp. Om du vill kan du också fylla i de andra fälten om dessa är relevanta. Klicka OK. f) Avsluta ärende Ärende du vill avsluta Dubbelklicka på det aktuella ärendet. Arkivfunktioner och ärendestatus Klicka på den svarta pilen bredvid ärendemeningen. Förvalsmeny visas bredvid ärendemeningen. Välj Arkivfunktioner och sedan Sätt ärendestatus. Arkivstatus avslutad Välj från listan under ärendestatus A- Avslutad. Klicka på OK. 15(17)

16 V. Sökning a) Sökning från Sök i listmenyn Sök ärende - snabb sökning Välj Sök och Snabbsök från listmenyn, fyll i ärendenummer eller relevanta sökord och klicka på Sök. Sök ärende- avancerad sökning Välj Sök och Avancerad sök från listmenyn, fyll i de sökfält du vill söka på och klicka på Sök. b) Sökning från klassificeringsstruktur (process) Välj process från listmeny Klicka på knappen Process och välj önskad process. Välj önskad funktion Välj Visa ärenden eller Visa dokument. 16(17)

17 Ärenden eller dokument visas Ärende- eller dokumentlista visas. Filtrera Du kan filtrera på Öppna, Avslutade eller visa Alla. 17(17)