Lex2 handbok Sekreterare Version 1.1

Transkript

1 Lex2 handbok Sekreterare Version 1.1

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING SAMMANTRÄDE I LEX SAMMANTRÄDESPROCESSEN SAMMANTRÄDESKORT TILLGÄNGLIGA ENHETER FÖR SAMMANTRÄDEN UPPDELNING AV HANDBOKEN SKAPA SAMMANTRÄDE LATHUND - SKAPA FLERA SAMMANTRÄDEN LATHUND - SKAPA ETT SAMMANTRÄDE ÄNDRA UPPGIFTER PÅ ETT SAMMANTRÄDE LATHUND - ÄNDRA UPPGIFTER PÅ ETT SAMMANTRÄDE FÖRE SAMMANTRÄDET INLEDNING LATHUND LÄGG TILL EN SAMMANTRÄDESPUNKT LATHUND LÄGG TILL FLERA SAMMANTRÄDESPUNKTER LATHUND KOPPLA HANDLINGAR TILL SAMMANTRÄDESPUNKT LATHUND ÄNDRA ORDNING PÅ SAMMANTRÄDESPUNKTER LATHUND ÄNDRA ORDNING PÅ SAMMANTRÄDESPUNKTER (PER PUNKT) LATHUND TA BORT SAMMANTRÄDESPUNKT LATHUND SKAPA KALLELSE LATHUND REGISTRERA HANDLINGAR I UTSKICKET LATHUND PUBLICERA SAMMANTRÄDE UNDER SAMMANTRÄDET LATHUND LÄGG TILL DELTAGARE LATHUND TA BORT DELTAGARE LATHUND REDIGERA BESLUTSTEXT EFTER SAMMANTRÄDET LATHUND SKAPA PARAGRAFNUMMER LATHUND SKAPA PROTOKOLLSHANDLING LATHUND JUSTERA PROTOKOLL OCH UPPDATERA PROTOKOLLSHANDLING LATHUND ANGE ATT PROTOKOLLET ÄR JUSTERAT LATHUND TA BESLUT PÅ SAMMANTRÄDET LATHUND SKAPA PROTOKOLLSUTDRAG LATHUND REGISTRERA PROTOKOLL OCH PROTOKOLLSUTDRAG LATHUND AVSLUTA SAMMANTRÄDET LATHUND AVSLUTA SAMMANTRÄDE MED ARBETSMATERIAL REVISIONSHISTORIK Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 2(74)

3 1. Inledning Handboken baserad på version av Lex. 1.1 Sammanträde i Lex Lex är ett stöd för myndigheten när det gäller hanteringen av sammanträden. När mötesplanen är fastställd kan nämndsekreteraren lägga i det kommande årets sammanträden i Lex. När en handläggare har skrivit ett förslag till beslut i en tjänsteskrivelse så anmäler handläggaren handlingen till sammanträde. En central funktion i Lex är att när en tjänsteskrivelse kopplas till en sammanträdespunkt så kopieras text från tjänsteskrivelsen till sammanträdespunktens fält för den blivande protokollstexten. Den text, som kopieras är vanligtvis förslag till beslut och en sammanfattning av ärendet. 1.2 Sammanträdesprocessen Arbetet med sammanträden i Lex kan delas in i nedanstående delar: Skapa alla ordinarie sammanträden för det kommande året Iordningställa ett sammanträde inför ett möte Skapa kallelse samt utskick av handlingar Skriv protokollstext Skapa paragrafnummer Skapa protokoll Justering Ev uppdatering av protokoll Skapa och expediera protokollsutdrag Publicera sammanträde Avsluta sammanträde Sammanträde är ett av Lex centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga informationstyperna är Ärende, Handling och Objekt. Handlingar som skapas på ett sammanträde är kallelser, protokoll och protokollsutdrag. Kallelser och protokoll är direkt kopplade till sammanträdet. Protokollsutdrag skapas på sammanträdet, men de kan kopplas till antingen enbart den sammanträdespunkt det tillhör, enbart till ärendet eller både och. Detta bestäms i en global inställning i systemadministrationsdelen i Lex. Andra handlingar såsom tjänsteskrivelser med bilagor skapas oftast på ett ärende och kopplas sedan till en sammanträdespunkt. Ett sammanträde tillhör alltid en enhet i organisationen. En enhet i organisationen kan vara kopplad till flera diarier. De uppgifter som användaren anger är: enhet, sammanträdesdatum, tid och plats för sammanträdet, samt uppgifter om eventuell sekretess. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 3(74)

4 1.3 Sammanträdeskort Sammanträden i Lex beskrivs i sammanträdeskort, som består av ett huvud där centrala uppgifter om sammanträdet visas, samt ett antal boxar som visar olika uppgifter på sammanträdet. Uppgifter som visas i boxar kan vara: sammanträdespunkter handlingar personer anteckningar bevakningar beslut egendefinierade boxar löpande notering Sammanträdeskort, huvud Fält i huvudet på sammanträdeskortet: Fält (Beskrivning) Beteckning Status Typ Stoppdatum Plats Datum och tid Sekretess Justerat Beskrivning Sammanträdets beskrivning i fet stil. Beskrivningen består av den aktuella enhetens namn i klartext samt datum för sammanträdet. Sammanträdets beteckning. Beteckningen består av den aktuella enhetens kortnamn samt datum för sammanträdet. Aktuell status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat. Status kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet. Sammanträdets typ, vanliga exempel är ordinarie och extra. Stoppdatum för visning av sammanträdet i dialogen Anmäl till sammanträde. Efter stoppdatum visas inte sammanträdet i flervalslistan. Plats för sammanträdet Datum och starttid för sammanträdet Nej = sammanträdet är inte sekretessbelagt Ja = sammanträdet är sekretessbelagt Nej = sammanträdet är inte justerat Ja = sammanträdet är justerat Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 4(74)

5 Skapat (datum) (Skapat) Av Ändrat (datum) (Ändrat) Av Avslutat (datum) (Avslutat) Av Planerad gallring Datum när sammanträdet skapades Användare som skapade sammanträdet Datum när sammanträdet senast ändrades Användare som senast ändrade sammanträdet Datum när sammanträdet avslutades Användare som avslutade sammanträdet Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet Knappar i sammanträdeskortets huvud: Knapp Ändra Utskriftsikon Fler val Beskrivning Visning och ändring av sammanträdets huvuduppgifter. Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan hanteras. Utskrift sker av uppgifter om sammanträdet. Utskrift kan ske på papper eller till fil. En meny visas med alternativen: Koppla Publicering Registervård Kör rapport Sammanträden kan sekretessbeläggas. Sammanträdespunkter kan sekretessbeläggas. Sammanträden är sökbara. Sammanträden kan publiceras. Ett avslutat sammanträde kan göras pågående i registervården. Avslutade sammanträden kan gallras eller avställas. 1.4 Tillgängliga enheter för sammanträden I Lex går det att skapa sammanträden i enheter som ligger både under förvaltning och nämnd. Att arbeta med sammanträden i en förvaltningsenhet anses dock vara ett undantag. I Lex finns en global inställning för att styra detta: Skapa sammanträde i förvaltningsenhet (sätts initialt till Nej) Med denna inställning satt till Nej så visas bara tillgängliga enheter i Nämnden för den användare som skapar sammanträden. Det är de enheter, som den aktuella användaren är kopplad till, som visas i listan. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 5(74)

6 1.5 Uppdelning av handboken Handbok för sekreterare Beskriver i första hand nödvändiga funktioner för rollen sekreterare Skapa flera sammanträden Skapa sammanträde Sammanträdeskort med ingående boxar Beskrivs i handbok Gemensamt (exkluderat i denna handbok) En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller generellt Att tänka på vad gäller allmänna handlingar Inloggning i Lex Startsidan Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet Utskrift Personliga inställningar i systemet Det går att komma till samma box, flik eller dialog genom olika menyval och knappar, alla alternativ är inte beskrivna. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 6(74)

7 2. Skapa sammanträde 2.1 Lathund - Skapa flera sammanträden Efter det att mötesplanen för det kommande året har beslutats kan sekreteraren använda det här programmet för att skapa sammanträdena i Lex. Det går att skapa upp till 12 sammanträden åt gången. Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdena. Det som krävs är: Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen Programmet är utformat som en guide, som utförs i två steg, på första fliken anger användaren uppgifter och på den andra bilden visas ett förslag på de sammanträden som kommer skapas om användaren klickar på knappen Spara. Innan sammanträdena sparas kan användaren ändra uppgifter för de föreslagna sammanträdena. När sammanträden skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till deltagarboxen på respektive sammanträdet. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet. 1. Välj Skapa flera sammanträden i menyn Sammanträde. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 7(74)

8 2. Fliken Skapa flera sammanträden öppnas. Fält på fliken: Fält År Enhet Typ Plats Tid Beredning Tid Beredningsplats Dagar (obligatoriskt) Beskrivning Det årtal som sammanträdena ska skapas för. När programmet körs i månaderna november eller december ska fältet för nästa år vara förvalt, i övriga fall är det innevarande år som är förvalt. Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas. Ordinarie är oftast förvalt. Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. Ange starttid för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är 18:00. Ange starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Metod för hur sammanträdesdatum skapas: Välj veckodag för sammanträdena och vilken ordning i månaden dagen ska ha samt i vilka månader sammanträdena ska hållas. De förifyllda månaderna är 10 st, alla månader förutom juli och augusti. Ändra eventuellt de markerade månaderna. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 8(74)

9 Knappar på fliken: Knapp Fler fält Nästa Avbryt Beskrivning Deltagarna i aktuell sammanträdesenhet i organisationen visas och kan hanteras. Fliken Skapa sammanträden för enhetsnamn öppnas med ett förslag på vilka sammanträden som kommer att skapas baserat på angivna uppgifter. Knappen är grå om det saknas uppgifter under Dagar på fliken. Fliken stängs, ingenting sparas. 3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan. Observera att uppgifterna under Dagar är obligatoriska att ange. 4. Klicka på knappen Nästa. Fliken byter namn till Skapa sammanträden för Kommunstyrelsen. På fliken visas de sammanträden som kommer att skapas i enlighet med de på föregående flik angivna uppgifterna. Uppgifterna på fliken ska ses som ett förslag på de sammanträden som kommer att skapas. Ändra eventuellt uppgifter för något eller några sammanträden. Det går att ta bort en eller flera rader genom att klicka på krysset längst till höger på raden. Knappen Föregående går tillbaka till föregående bild. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 9(74)

10 5. Klicka på knappen Spara Fliken byter namn till Skapa flera sammanträden. På fliken visas de sammanträden som skapats i systemet. Sammanträdesbeteckningen är en länk till respektive sammanträdeskort. 6. Klicka på knappen Stäng Fliken stängs, lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 10(74)

11 2.2 Lathund - Skapa ett sammanträde Detta program används för att skapa ett sammanträde för en sammanträdesenhet, t ex ett extra sammanträde för en nämnd eller för ett utskott. Det normala är att det är sekreteraren på enheten som skapar sammanträdet. Det som krävs är: Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium Att användaren är kopplad till aktuell enhet i organisationen När ett sammanträde skapas så kopieras de användare, som är kopplade till den aktuella enheten till sammanträdets deltagarbox. Av den anledningen är det praktiskt om enhetens användare är uppdaterade så att deltagarboxens innehåll blir rättvisande. När sammanträdet är skapat går det att ändra innehållet i deltagarboxen på sammanträdet. Användaren anger uppgifter för det aktuella sammanträdet och sparar detta. 1. Välj Skapa sammanträde i menyn Sammanträde. 2. Fliken Skapa sammanträde öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 11(74)

12 Fält på fliken: Fält Enhet Typ Datum och tid Plats Beredning Datum och tid Beredningsplats Stoppdatum Beskrivning Om användaren är kopplad till flera enheter för sammanträden, måste rätt enhet väljas. I flervalslistan är det de enheter som den aktuella användaren är kopplad till, som visas. Ordinarie är oftast förvalt. Ange datum och starttid för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. I förväg ifyllt förslag är dagens datum kl 18:00. Ange plats för sammanträdena. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelsen. Ange datum och starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde. Knappar på fliken: Knapp Fler fält Spara Avbryt Beskrivning Fält för sekretess och deltagare visas och kan ändras innan sammanträdet skapas. Sammanträdet skapas, fliken Sammanträde skapat öppnas och visar uppgifter om det skapade sammanträdet. Fliken stängs, ingenting skapas. 3. Ange önskade värden på fliken enligt ovan. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 12(74)

13 4. Klicka på knappen Spara. Sammanträdet skapas, fliken stängs och Sammanträdeskortet för det nya sammanträdet öppnas. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 13(74)

14 3. Ändra uppgifter på ett sammanträde Detta program används för att göra ändringar på ett befintligt sammanträde. Det normala är att det är sekreteraren på enheten som ändrar på sammanträdet. Det som krävs är: Att användaren har skrivrätt på aktuellt diarium 3.1 Lathund - Ändra uppgifter på ett sammanträde 1. Öppna sammanträdeskortet för det sammanträde, som ska ändras Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 14(74)

15 2. Klicka på knappen Ändra i huvudet på sammanträdeskortet Dialogen Ändra sammanträde öppnas Fält i den vänstra delen av dialogen: Fält Enhet (visas) Beskrivning Typ Datum Starttid Sluttid Plats Beredningsdatum Beredningstid Beredningsplats Stoppdatum Beskrivning Namn i klartext på den enhet som sammanträdet tillhör. Sammanträdets beskrivning består av enhet i klartext och sammanträdesdatum för sammanträdet. Sammanträdets typ. Vanliga exempel är ordinarie och extra. Datum för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll. Sammanträdets starttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll. Sammanträdets sluttid. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll. Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll. Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Fältet fylls i med ett datum som är ett visst antal dagar före det angivna sammanträdesdatumet. Antalet dagar styrs av en inställning i Lex systeminställningar. Det är sammanträden vars stoppdatum inte har passerats, som visas i dialogen Anmäl till sammanträde. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 15(74)

16 Status Planerad gallring Status för sammanträdet. Vanligast är pågående och avslutat. Status kan även vara makulerat, vilande eller avskrivet. Datum för när sammanträdet tidigast kan gallras från systemet. Knappar i dialogen: Knapp Fler fält/färre fält Spara Avbryt Beskrivning Öppnar respektive stänger fler fält i den högra delen av dialogen. Gjorda ändringar sparas. Dialogen stängs. Dialogen stängs, ingenting skapas. 3. Klicka på knappen Fler fält och markera rutan Sekretess Fält för sekretess och justering öppnas i den högra delen av dialogen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 16(74)

17 Fält i den högra delen av dialogen: Fält Sekretess Sekretessgrund Sekretessdatum Sekretessmyndighet Beskrivning sekretess Sekretessignatur (visas) Plats Sammanträdet justerat Datum Tid Plats Justerare Beskrivning När rutan är markerad kommer sammanträdet att vara sekretessbelagt, följande fem fält visas när rutan är markerad. Flervalslista med lagrum i Offentlighets- och sekretesslagen. Datum när sammanträdet sekretessbelades. Den myndighet som ansvarar för sekretessen. Hämtas från organisationen i Lex. Det som skrivs i fältet visas för ej behöriga användare i stället för sammanträdets beskrivningsfält. Visningen avser Lex internt och även Lex publicering. Datum, tid och användarnamn för sekretessbeläggningen av sammanträdet. Plats för sammanträdet. Uppgiften brukar användas som bokmärke i kallelse och protokoll. Kryssruta för att ange att justering skett. När rutan är markerad initieras en e- postnotifiering till handläggarna på de ärenden, som beslut fattats i på mötet. Datum för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Starttid för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Ange plats för eventuell beredning. Uppgiften kan användas som bokmärke i kallelse till beredning. Namn på justerare 4. Ändra önskade uppgifter och klicka på knappen Spara. Uppgifterna sparas, dialogen stängs. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 17(74)

18 4. Före sammanträdet 4.1 Inledning En central del av iordningställandet av ett sammanträde i Lex är koppling av handlingar till sammanträdespunkter. Det är handläggaren som på ett ärende väljer att anmäla en eller flera handlingar till sammanträde. På sammanträdet kopplar sedan nämndsekreteraren de olika ärendena till sammanträdespunkter. 4.2 Lathund Lägg till en sammanträdespunkt 1. Öppna det aktuella sammanträdet Sammanträdeskortet öppnas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 18(74)

19 2. Klicka på knappen Lägg till i boxen Sammanträdespunkter Dialogen Skapa sammanträdespunkt öppnas. Fält i dialogen: Fält Punktnummer Rubrik Beskrivning Lex föreslår nästa lediga nummer som förslag. Det går att skriva ett lägre värde om punkten inte ska läggas till sist. Sammanträdespunktens rubrik. Om tjänsteskrivelse ska kopplas till punkten ska rubriken lämnas tom eftersom handlingsbeskrivningen på tjänsteskrivelsen kopieras till detta fält. Om rubriktext läggs in så sker ingen kopiering till rubrikfältet. Knappar i dialogen: Knapp Redigera beslutstext Spara Avbryt Beskrivning Öppnar MS Word för redigering av sammanträdespunktens beslutstext. Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och eventuell rubrik. Dialogen stängs, ingenting sparas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 19(74)

20 3. Klicka på knappen Spara Punkten är tillagd sist på sammanträdet. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 20(74)

21 4.3 Lathund Lägg till flera sammanträdespunkter 1. Öppna det aktuella sammanträdet Sammanträdeskortet öppnas 2. Skriv in siffran 3 i fältet Antal i boxen sammanträdespunkter Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 21(74)

22 3. Klicka på knappen Lägg till Nu har 3 sammanträdespunkter lagts till sist på sammanträdet. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 22(74)

23 4.4 Lathund Koppla handlingar till sammanträdespunkt 1. Öppna det aktuella sammanträdet Sammanträdeskortet öppnas 2. Klicka på knappen Fler val i huvudet på sammanträdeskortet En meny visas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 23(74)

24 3. Klicka på alternativet Koppla i menyn Fliken Koppla sammanträdesbeteckning öppnas I den högra delen av fliken visas fliken Anmält till sammanträde. På fliken visas alla handlingar, som är anmälda till sammanträdet inom det diarieområde som sammanträdet tillhör. Fliken koppla med visning av underfliken Anmält till sammanträde: Kolumn Punkter i sammanträdet Antal Koppla Kommentar Beteckning Beskrivning Önskat sammanträde Typ Anmält av Anmälan Beskrivning Sammanträdets punkter. Det antal sammanträdespunkter som kommer att läggas till sammanträdet om användaren klickar på knappen Lägg till. Kryssruta för markering av de handlingar som ska kopplas till aktuell sammanträdespunkt. Kommentar som handläggaren skrivit när handlingen anmäldes till sammanträde. Beteckning på det ärende (vanligast) som handlingen tillhör. Handlingens beskrivning. Det sammanträde som handläggaren önskat att ärendet ska behandlas på. Handlingens typ. Användarnamn på den som anmält sammanträdespunkten Datum för anmälan Knappar på fliken: Knapp Lägg till Beskrivning Punkten sparas och läggs till sammanträdet med angivet nummer och eventuell Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 24(74)

25 rubrik. Visar alla nivåer av sammanträdespunkterna. Punktnummer och rubrik, ärende och handlingar kopplade till sammanträdespunkten. Visar endast punktnummer och rubrik för sammnatädespunkterna. Koppla Kopplar en eller flera handlingar till den markerade sammanträdespunkten. Knappen blir aktiv när en sammanträdespunkt är markerad samtidigt som minst en handling är markerad i listan. Kontextmeny i listan på fliken Anmält till sammanträde: Menyval Öppna handlingskort Öppna fulltext Avanmäl från sammanträde Beskrivning Handlingskortet för handlingen öppnas på en ny flik. Handlingens fulltextinnehåll visas. Handlingen avanmäls från sammanträde och tas bort från listan. 4. Markera en sammanträdespunkt som saknar rubrik Punkten blir markerad 5. Markera handlingarna för det ärende som ska kopplas till punkten genom att klicka i kryssrutorna i kolumnen Koppla Knappen Koppla blir aktiv. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 25(74)

26 6. Klicka på knappen Koppla Dialogen Koppla öppnas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 26(74)

27 Fält i dialogen: Fält Ärenden och handlingar att koppla Ny punktrubrik Ny beslutstext Beskrivning Listan visar de handlingar som var markerade när användaren klickade på Koppla i föregående steg. Fältet visar beskrivningen för den markerade handlingen eller handlingens ärendes ärendemening (det finns en inställning för detta). Beskrivningen kommer att kopieras till sammanträdespunkten om det inte finns någon rubrik sedan tidigare. Punktrubriken kan vid behov ändras genom att välja Ändra i kontextmenyn för punkten. Fältet visar beslutstexten i den markerade handlingen. Förutsättningen för att testen ska visas är att det är en tjänsteskrivelse som är markerad i listan. Texten kommer att kopieras till sammanträdespunktens beslutstext. Om en ny tjänsteskrivelse kopplas och dess rad är markerad i övre listan så skrivs beslutstexten över. Om ingen handling är markerad i listan så sker enbart koppling. Knappar i dialogen: Knapp Flytta upp/flytta ner Koppla Avbryt Beskrivning Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten. Handlingarna kopplas till den aktuella sammanträdespunkten. Dialogen stängs. Dialogen stängs, ingenting sparas. 7. Klicka på knappen Koppla Dialogen Koppla stängs. Den aktuella sammanträdespunkten har fått rubrik och visar ärendet och de kopplade handlingarna. Handlingarna har tagits bort från listan Anmält till sammanträde. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 27(74)

28 8. Stäng fliken Koppla genom att klicka på krysset på fliken Fliken stängs och sammanträdeskortet visas. De kopplade handlingarna visas dels på respektive sammanträdespunkt och dels i boxen Handlingar på sammanträdet. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 28(74)

29 4.5 Lathund Ändra ordning på sammanträdespunkter 1. Klicka på knappen Ändra ordning i boxen Sammanträdespunkter. Dialogen Ändra ordning visas. 2. Markera önskad punkt och flytta den med knapparna Flytta upp eller Flytta ner Listan med punkter uppdateras. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 29(74)

30 3. Klicka på Ok. Dialogen stängs och boxen Sammanträdespunkter uppdateras Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 30(74)

31 4.6 Lathund Ändra ordning på sammanträdespunkter (per punkt) 1. Högerklicka på önskad sammanträdespunkt Kontextmenyn visas. 2. Klicka på menyvalet Ändra Dialogen Ändra sammanträdespunkt öppnas. 3. Skriv 2 i fältet punktnummer Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 31(74)

32 4. Klicka på knappen Spara Sammanträdespunktens nummer är ändrat till 2, övriga punkter har blivit omnumrerade. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 32(74)

33 4.7 Lathund Ta bort sammanträdespunkt (För att kunna ta bort en sammanträdespunkt måste sammanträdet vara pågående och det får inte finnas något taget beslut på sammanträdepunkten) 1. Högerklicka på önskad sammanträdespunkt Kontextmenyn visas. 2. Klicka på menyvalet Ta bort Dialogen Ta bort öppnas. 3. Klicka på knappen Ok Dialogen stängs. Sammanträdespunkten är borttagen. Lathunden avslutas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 33(74)

34 4.8 Lathund Skapa kallelse När sammanträdespunkterna är klara och ligger i rätt ordning kan kallelsen skapas. 1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet. 2. Fliken Skapa handling öppnas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 34(74)

35 Fält på fliken: Fält Beteckning (visas) Diarium Kategori Handlingstyp Beskrivning Handlingsdatum Användare Vald användare (visas) Skapad Beskrivning Beteckningen på det aktuella sammanträdet. Aktuellt diarium. Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad. Flervalslista med handlingstyper. Beskrivning för handlingen. Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet används ofta som bokmärke i handlingsmallar. Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i fältet. Används i undantagsfall på sammanträden. Namn på vald användare om flödning gjorts. Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa flik. Knappar på fliken: Knapp ABC Importera Fler fält Spara Avbryt Skapa fulltext Beskrivning Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning. Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut. Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet. De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits. Fliken stängs, ingenting sparas. Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 35(74)

36 3. Välj Kallelse i flervalslistan Handlingstyp 4. Skriv Kallelse i fältet Beskrivning 5. Klicka på knappen Skapa fulltext MS Word startar och handlingsmallen för kallelse öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 36(74)

37 6. Skriv eventuellt in kompletterande text i kallelsen 7. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word Lex-menyn visas med Lex-ikoner 8. Klicka på ikonen Spara till Lex Kallelsen sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 37(74)

38 9. Avsluta MS Word MS Word stängs. Kallelsen är tillagd i boxen Handlingar på sammanträdet. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 38(74)

39 4.9 Lathund Registrera handlingar i utskicket I samband med utskick av handlingar och för att kunna publicera sammanträdet med handlingarna måste sammanträdeshandlingarna registreras. 1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet. 2. Högerklicka Kontextmenyn visas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 39(74)

40 3. Välj menyalternativet Registrera handlingar Dialogen Registrera handling visas. Fält i dialogen: Fält Beteckning (visas) Beskrivning (visas) Registreringsdatum Beskrivning Beteckning för de valda handlingarna. Beskrivning för de valda handlingarna. Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen. Knappar i dialogen: Knapp Kryss Spara Avbryt Beskrivning Tar bort raden från dialogen. Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten. Dialogen stängs, handlingarna registreras inte. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 40(74)

41 4. Klicka på knappen Spara Dialogen stängs. Handlingarna registreras. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 41(74)

42 4.10 Lathund Publicera sammanträde När handlingarna på sammanträdet är registrerade kan sammanträdet publiceras. 1. Klicka på knappen Fler val på sammanträdeskortet En meny visas. 2. Välj menyvalet Publicering Dialogen Publicering öppnas. Fält i dialogen: Fält Publicering av (sammanträde) Publicering av fulltext Beskrivning Kryssruta för publicering av sammanträdesuppgifter. Kryssruta för publicering av sammanträdeshandlingarnas fulltextinnehåll. Knappar i dialogen: Knapp Spara Avbryt Beskrivning De markerade raderna blir publicerade. Dialogen stängs. Dialogen stängs, ingenting publiceras. 3. Klicka på knappen Spara Dialogen Publicering stängs. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 42(74)

43 5. Under sammanträdet 5.1 Lathund Lägg till deltagare 1. Deltagarna på sammanträdet visas i boxen Personer 2. Klicka på knappen Lägg till deltagare Dialogen Lägg till deltagare öppnas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 43(74)

44 3. Skriv ett namn i fältet Sök deltagare De personer som finns i Lex deltagartabell med ett namn som matchar det namn, som skrevs in visas i ett sökresultat. 4. Välj den önskade personen i listan Personens uppgifter läggs in i fälten på dialogen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 44(74)

45 5. Välj deltagarroll i flervalslistan Deltagarroll 6. Klicka på knappen Spara deltagare Dialogen stängs. Den nya deltagaren visas i Personerboxen. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 45(74)

46 5.2 Lathund Ta bort deltagare 1. Högerklicka på önskad deltagare i boxen Personer Kontextmenyn visas. 2. Klicka på alternativet Ta bort deltagare Dialogen Ta bort deltagare öppnas. 3. Klicka på knappen Ok Dialogen stängs. Deltagaren är borttagen från boxen Personer Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 46(74)

47 5.3 Lathund Redigera beslutstext Protokollstexten för sammanträdet skrivs på varje sammanträdespunkt. Beslutstext kallas det för i Lex. Beslutstexten för sammanträdespunkterna sammanfogas senare i protokollshandlingen. 1. Högerklicka på en sammanträdespunkt Kontextmenyn visas. 2. Välj menyalternativet Redigera beslutstext MS Word startar och beslutstexten visas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 47(74)

48 3. Skriv in den blivande protokollstexten för punkten 4. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word Lex-menyn visas med Lex-ikoner 5. Klicka på ikonen Spara till Lex Beslutstexten sparas, en kvittens visas i Lex-menyn. 6. Avsluta MS Word MS Word stängs. Beslutstexten har sparats på sammanträdespunkten. Beslutstexten visas när muspekaren hålls över sammanträdespunkten. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 48(74)

49 6. Efter sammanträdet 6.1 Lathund Skapa paragrafnummer Efter sammanträdet skapas paragrafnummer på de sammanträdespunkter, som ska vara med i protokollet. Det är bara sammanträdespunkter, som har paragrafnummer, som tas med i protokollet. Paragrafnummer går till så att beslut skapas på de aktuella sammanträdespunkterna. Paragrafnumret är ett beslutnummer i Lex, som även visas på boxen Beslut. 1. Klicka på knappen Flera beslut i boxen Sammanträdespunkter 2. Dialogen Beslut öppnas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 49(74)

50 Fält på fliken: Fält Tillhör Beslutsserie Beslutsdatum Laga kraft Tidsbegränsat Beslutsnivå Beslut Punkt Beslutets innehåll Beskrivning Beteckningen på det aktuella sammanträdet. Nummerserie för paragrafnummer. De nummerserier som visas i listan är kopplade till det aktuella diariet. Varje nummerserie startar om från 1 varje år. Datum. Föreslaget datum är sammanträdesdatum. Datum för när beslutet vinner laga kraft. Datumet styrs av en global inställning i Lex där ett visst antal dagfar T.o.m. datum för tidsbegränsade beslut. Nämnd, utskott eller delegation är vanliga alternativ. Kryssruta. Alla rader, som är markerade kommer att få ett paragrafnummer. Alla punkter är markerade som förslag. Avmarkera de punkter som inte ska få paragrafnummer. Punktnummer och punktrubrik för sammanträdespunkterna. Flervalslista för att beskriva beslutet. Knappar på fliken: Knapp Spara Avbryt Beskrivning Beslut kommer att skapas enligt registrerade uppgifter. Dialogen stängs. Fliken stängs, ingenting skapas. 3. Ange önskade värden i dialogen 4. Klicka på knappen Spara Sammanträdespunkterna visas med paragrafnummer i stället för punktnummer. Besluten visas i boxen beslut. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 50(74)

51 Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 51(74)

52 6.2 Lathund Skapa protokollshandling När paragrafnumren är skapade kan protokollet skapas. 1. Klicka på knappen Lägg till i boxen Handlingar på sammanträdeskortet. 2. Fliken Skapa handling öppnas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 52(74)

53 Fält på fliken: Fält Beteckning (visas) Diarium Kategori Handlingstyp Beskrivning Handlingsdatum Användare Vald användare (visas) Skapad Beskrivning Beteckningen på det aktuella sammanträdet. Aktuellt diarium. Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad. Flervalslista med handlingstyper. Beskrivning för handlingen. Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet används ofta som bokmärke i handlingsmallar. Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i fältet. Används i undantagsfall på sammanträden. Namn på vald användare om flödning gjorts. Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik. Knappar på fliken: Knapp ABC Importera Fler fält Spara Avbryt Skapa fulltext Beskrivning Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning. Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut. Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet. De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits. Fliken stängs, ingenting sparas. Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 53(74)

54 3. Välj Protokoll i flervalslistan Handlingstyp 4. Skriv Protokoll i fältet Beskrivning 5. Klicka på knappen Skapa fulltext MS Word startar och handlingsmallen för protokoll öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdet. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 54(74)

55 6. Skriv in kompletterande text i protokollet 7. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word Lex-menyn visas med Lex-ikoner 8. Klicka på ikonen Spara till Lex Protokollet sparas, en kvittens visas i Lex-menyn. 9. Avsluta MS Word MS Word stängs. Protokollet är tillagt i boxen Handlingar på sammanträdet. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 55(74)

56 6.3 Lathund Justera protokoll och uppdatera protokollshandling Lathunden beskriver hur en beslutstext ändras vid justering och hur protokollshandlingen uppdateras med den ändrade texten. 1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunkt Kontextmenyn visas 2. Klicka på alternativet Redigera beslutstext MS Word öppnas med beslutstexten Ändra texten 3. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word Lex-menyn visas med Lex-ikoner Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 56(74)

57 4. Klicka på ikonen Spara till Lex Beslutstexten sparas, en kvittens visas till höger i Lex-menyn. 5. Avsluta MS Word MS Word stängs 6. Klicka på protokollets handlingsikon i boxen Handlingar på sammanträdeskortet Protokollet öppnas i MS Word. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 57(74)

58 7. Rulla ner protokollet till protokollsbokmärket. Ställ markören på någon av sammanträdespunkterna i protokollet. 8. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word Lex-menyn visas med Lex-ikoner 9. Klicka på ikonen Uppdatera bokmärke Texten i protokollet har uppdaterats från beslutstexterna. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 58(74)

59 10. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word Lex-menyn visas med Lex-ikoner 11. Klicka på ikonen Spara till Lex Protokollet sparas, en kvittens visas till i Lex-menyn. 12. Avsluta MS Word MS Word stängs. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 59(74)

60 6.4 Lathund Ange att protokollet är justerat När justering av protokollet skett kan detta anges i dialogen Ändra, som öppnas från sammanträdeskortet. Observera att detta fält måste vara markerat för att e-postnotifiering till handläggarna ska skickas om att beslut fattats i handläggarnas ärenden. 1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortet Dialogen Ändra sammanträde öppnas. 2. Klicka på knappen Fler fält Fler fält öppnas i den högra delen av dialogen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 60(74)

61 3. Markera rutan Sammanträdet justerat Rutan markeras. Fler fält öppnas i den högra delen av dialogen. 4. Klicka på knappen Spara Dialogen stängs. Uppgift om att sammanträdet är justerat visas i huvudet på sammanträdeskortet. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 61(74)

62 6.5 Lathund Ta beslut på sammanträdet Besluten, eller paragrafnumren, som skapats är först preliminära. För att låsa besluten ska de tas. Detta sker i boxen Beslut. 5. Markera alla beslut i boxen Beslut på sammanträdeskortet 6. Högerklicka på ett av besluten Kontextmenyn visas med ett alternativ Ta beslut. Klicka på Ta beslut i kontextmenyn eller på knappen Ta beslut i boxen. 7. Dialogen Ta beslut öppnas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 62(74)

63 8. Klicka på knappen Ta beslut 9. Dialogen stängs. Besluten har en grön fyrkant på ikonen, vilket innebär att de är tagna. Eventuell ändring av tagna beslut sker i registervården av sammanträdet. 10. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 63(74)

64 6.6 Lathund Skapa protokollsutdrag När protokollet är justerat kan protokollsutdrag skapas. 1. Högerklicka på aktuell sammanträdespunkt i boxen Sammanträdespunkter Kontextmenyn visas. 2. Klicka på alternativet Skapa handling Fliken Skapa handling öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 64(74)

65 Fält på fliken: Fält Beteckning (visas) Diarium Kategori Handlingstyp Beskrivning Handlingsdatum Användare Vald användare (visas) Skapad Beskrivning Beteckningen på det aktuella sammanträdet. Aktuellt diarium. Arbetsmaterial är föreslaget och ska inte ändras i detta fall. De övriga alternativen i listan är Inkommen och Upprättad. När handlingen senare registreras kommer kategorin sättas till Upprättad. Flervalslista med handlingstyper. Beskrivning för handlingen. Datum då handlingen skapades, dagens datum är föreslaget. Fältet används ofta som bokmärke i handlingsmallar. Sökfält. Om handlingen ska flödas till en användare sökes denne fram i fältet. Används i undantagsfall på sammanträden. Namn på vald användare om flödning gjorts. Datum då handlingen skapades. Fältet visas med innehåll på nästa lik. Knappar på fliken: Knapp ABC Importera Fler fält Spara Avbryt Skapa fulltext Beskrivning Stavningskontroll av texten som skrivs i fältet Beskrivning. Knapp för att importera en dokumentfil från filsystemet. Knappen används undantagsvis på sammanträden. Ett exempel på användning är import av rapport över delegationsbeslut. Fler fält öppnas i den högra delen av fliken, bl a för sekretess och PuL och för att lägga till avsändare och mottagare till handlingskortet. De registrerade uppgifterna sparas till systemet. Observera att knappen inte ska användas om en handlingsmall ska användas! Då ska knappen Skapa fulltext användas. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits. Fliken stängs, ingenting sparas. Öppnar MS Word med till handlingstypen kopplad handlingsmall. Fliken stängs, i stället öppnas fliken Skapad handling. Knappen blir aktiv när en beskrivning har skrivits. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 65(74)

66 3. Välj Protokollsutdrag i flervalslistan Handlingstyp 4. Skriv Utdrag i fältet Beskrivning 5. Klicka på knappen Skapa fulltext MS Word startar och handlingsmallen för protokollsutdrag öppnas med uppgifter ifyllda för sammanträdespunkten. 6. Klicka på menyn Lex i menyraden i MS Word Lex-menyn visas med Lex-ikoner Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 66(74)

67 7. Klicka på ikonen Spara till Lex Protokollsutdraget sparas, en kvittens visas i Lex-menyn. 8. Avsluta MS Word MS Word stängs. Protokollsutdraget är tillagt i boxen Handlingar och på sammanträdespunkten i boxen Sammanträdespunkter på sammanträdet. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 67(74)

68 6.7 Lathund Registrera protokoll och protokollsutdrag Innan sammanträdet kan avslutas ska protokoll och protokollsutdrag registreras. 1. Markera de handlingar som ska registreras i boxen Handlingar på sammanträdet 2. Högerklicka Kontextmenyn visas Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 68(74)

69 3. Välj menyalternativet Registrera handlingar Dialogen Registrera handling visas. Fält i dialogen: Fält Beteckning (visas) Beskrivning (visas) Registreringsdatum Beskrivning Beteckning för de valda handlingarna. Beskrivning för de valda handlingarna. Datumfält. Dagens datum är ifyllt som förslag. Datumet kommer att sparas som registreringsdatum för handlingarna i dialogen. Knappar i dialogen: Knapp Kryss Spara Avbryt Beskrivning Tar bort raden från dialogen. Flyttar den markerade handlingen upp eller ner ett steg i listan. Används för att placera handlingarna i önskad ordning på sammanträdespunkten. Dialogen stängs, handlingarna registreras inte. 4. Klicka på knappen Spara Dialogen stängs. Handlingarna registreras. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 69(74)

70 6.8 Lathund Avsluta sammanträdet När protokollsutdrag skapats och alla beslut är tagna och alla handlingar är registrerade kan sammanträdet avslutas. 1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortet Dialogen Ändra sammanträde öppnas. 2. Välj Avslutad i flervalslistan Status Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 70(74)

71 3. Klicka på knappen Spara Dialogen stängs. Uppgift om att sammanträdet är avslutat visas i fältet Status i huvudet på sammanträdeskortet. Ikonen på sammanträdeskortet liksom sammanträdespunkterna har en grön fyrkant i det nedre högra hörnet. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 71(74)

72 6.9 Lathund Avsluta sammanträde med arbetsmaterial Denna lathund beskriver fallet då det finns arbetsmaterial eller ej tagna beslut på sammanträdet. 1. Klicka på knappen Ändra på sammanträdeskortet Dialogen Ändra sammanträde öppnas. 2. Välj Avslutad i flervalslistan Status Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 72(74)

73 3. Klicka på knappen Spara Dialogen Avsluta med ej registrerade poster visas: Knappar i dialogen: Knapp Ok Avbryt Beskrivning Sammanträdet kommer att avslutas med oregistrerade arbetsmaterial och ej tagna beslut. Fliken stängs, sammanträdet avslutas inte. Kör lathunden Registrera handlingar, lathunden Ta beslut på sammanträdet och sedan lathunden Avsluta sammanträde. 4. Välj Avbryt i Dialogen. Lathunden avslutas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 73(74)

74 7. Revisionshistorik Datum Version Beskrivning Författare Första versionen Korrigering namnändringar, borttagna bekräftelse steg. (Handboken baserad på version av Lex2) Susanne Engström Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 74(74)