LEX HANDBOK HANDLÄGGNING WEBB

Transkript

1 LEX HANDBOK HANDLÄGGNING WEBB

2 Innehållsförteckning LEX HANDBOK HANDLÄGGNING WEBB INLEDNING ALLMÄNT OM LEX RELATION ÄRENDE, DOKUMENT OCH DOKUMENTFILER HANDLÄGGARENS ARBETSGÅNG/ARBETSUPPGIFTER UTSEENDE PÅ IKONER INLOGGNING I LEX UPPBYGGNAD AV LEX PÅ WEBBEN IKONER VID LISTOR FLIKEN HANDLÄGGNING EGET ARBETE BILDEN ÖVERSIKT Att handlägga Egen inkorg ej kvitterat Senast öppnade Bevakningar Aktiviteter MENYN EGET ARBETE Menyn Översikt Menyn Inkommet Menyn Skapat Balans Processer Bevakningar Aktiviteter FLIKEN HANDLÄGGNING SÖKNINGAR OCH ÖVRIGA MENYER MENYN SÖKNINGAR ENKEL AVANCERAD Sökning på Grunduppgifter: Sökning på Typ av information Sökning på Bevakning Sökning på Organisation Hämta sökresultat Spara sökresultat MENYN TIDIGARE SPARADE MENYN PERSON/KONTAKT MENYN UTFORSKA MENYN JOURNALANTECKNINGAR MENYN SKAPA DOKUMENT MENYN LOGGA UT MINA UPPGIFTER Ändra lösenord Frånvarohantering HANDLÄGGARKONSOL HANDLÄGGARKONSOL FÖR ÄRENDE BESKRIVNING AV FLIKARNA UNDER ÄRENDE Dokument...26

3 4.2.2 Sammanträde Beslut Anteckningar Bevakning Deltagare Handläggare Händelser Kopplingar Mappar Åtkomst med sekretess och partsinsyn HANDLÄGGARKONSOL FÖR DOKUMENT BESKRIVNING AV FLIKARNA FÖR DOKUMENT Avs/Mott (Avsändare/Mottagare) Sammanträde Beslut Handläggare Händelser Bevakning Version Bilagor Mappar Åtkomst ALTERNATIV PÅ DOKUMENTKORTET Checka ut och in dokument Expediera dokument HANDLÄGGARKONSOLEN FÖR OBJEKT BESKRIVNING AV FLIKARNA FÖR OBJEKT HANDLÄGGARKONSOL OCH FUNKTIONER NYTT DOKUMENT NY ANTECKNING NY DELTAGARE ALTERNATIVT AVSÄNDARE/MOTTAGARE NY BEVAKNING NY HANDLÄGGARE NYTT BESLUT NY KOPPLING HANDLÄGGARKONSOLEN OCH VYER ÖVERSIKT HANDLÄGG HÄNDELSER PROCESS PUBLICERA MAPPAR SVAR VÄNTAS UTSKRIFT FLIKEN ÖVERSIKT DIARIER MENYN BALANS MENYN PROCESSER MENYN AKTIVITETER MENYN BEVAKNINGAR MENYN SVAR VÄNTAS MENYN EJ KVITTERAT MENYN ANMÄLT TILL SAMMANTRÄDE MENYER UNDER RAPPORT MENYN TIDSSTATISTIK...64

4 7.10 MENYN TIDSSTATISTIK HANDLÄGGARE MENYN LOGGA UT FLIKEN REGISTRERING SKAPA NYTT ÄRENDE SKAPA NYTT DOKUMENT SKAPA NYTT OBJEKT MENYN EJ KVITTERAT MENYN LOGGA UT HANTERING AV FULLTEXTDOKUMENT SKAPA WORD-DOKUMENT MED HJÄLP AV MALLAR FRÅN LEX KOPPLA FULLTEXTDOKUMENT TILL ETT DOKUMENTKORT I LEX REDIGERA FULLTEXTDOKUMENT SKAPA TJÄNSTESKRIVELSE SKAPA DOKUMENT I OFFICE-PROGRAM OCH SPARA I LEX INTEGRATION MED OUTLOOK ELLER GROUPWISE SPARA E-POST FRÅN OUTLOOK UTAN INTEGRATION MED LEX LEX-INSTÄLLNINGAR... 78

5 1 Inledning 1.1 Allmänt om Lex Lex erbjuder stöd för hela ärendekedjan och detta är en förutsättning för att skapa en effektiv verksamhet, enhetlig kompetens i organisationen på ärendehanteringen och möjlighet att samverka mellan olika enheter inom myndigheten. Lex hanterar alla de typer av information som förekommer hos myndigheten; ärenden, dokument, sammanträden och objekt. Registrator och nämndsekreterare arbetar i Windows-versionen av Lex och handläggaren i webbversionen även om handläggaren också kan arbeta i Windows-versionen. Denna manual beskriver handläggarens hantering i webben och beskriver varje funktion i ordning. Lex erbjuder en mycket funktionell och lätthanterlig sammanträdesmodul som knyter samman ärenden och dokument, som skall avgöras på sammanträde samt skapar kallelser, föredragningslistor, protokoll och beslut. Stöd kan ges under hela processen och åtkomst kan ges till olika grupper vid olika tidpunkter. Lex erbjuder även hantering av olika objekt, som ex. kan vara fastigheter, skyddsrum och brandfarliga varor och dessa tilldelas olika metadata. Organisationen bestämmer vad som ska vara objekt. Sättet att anpassa Lex för olika specifika behov är därmed stora. Att arbeta med ärenden är naturligtvis en central uppgift för en verksamhet. Ett ärende i Lex kan tillföras egna dokument som är under arbete, s.k. arbetsmaterial och registrerade handlingar. Ärendet kan planeras och minnesanteckningar kan göras. All relevant data om parter, status i ärendet, händelser, bevakningar, att göra uppgifter m.m. finns överskådligt att tillgå för ett ärende. I Lex kan mallar enkelt skapas för en effektiv dokumenthantering. Detta innebär att myndigheten kan få enhetligt dokumentutseende och att dokument snabbt, enkelt och säkert kan skapas av handläggaren. Uppgifter (metadata) följer automatiskt med till mallen, exempelvis uppgifter om mottagare, dokumentuppgifter, uppgifter om handläggaren och datum Sida 1

6 1.2 Relation ärende, dokument och dokumentfiler Det övergripande är ärende och till ärendet kopplas alla inkommande och upprättade dokument. Till denna dokumentinformation kan dokumentfiler kopplas och dessa kan ex. vara i form av Worddokument, Excel-filer eller inskannade dokument. Dessa filer kallas fulltextdokument. 1.3 Handläggarens arbetsgång/arbetsuppgifter Handläggaren får ett ärende eller dokument flödat till sig för att fortsätta hanteringen. De poster som någon annan flödat till dig kommer du åt på översiktsbilden under Egen inkorg ej kvitterat och under menyn Inkommet. De poster du själv skapat kommer du åt från menyn Skapat. Från någon av dessa bilder klickar du på ärendet och därifrån kommer du åt uppgifter om ärendet och alla dokument som är kopplade till ärendet, se beskrivning Handläggarkonsol på sida 25. Generellt gäller att var du än är, kan du klicka på länken för beteckningen på ärendet eller på Öppna, för att komma till ärendebilden. För att komma till dokumentbilden kan du klicka på länken för dokumentbeskrivning eller på Öppna. Du kan skapa nya dokument med hjälp av mallar eller något befintligt annat fulltextdokument. Dessa dokument är då arbetsdokument och du kan redigera fulltextdokumenten hur många gånger du vill. Andra kan inte läsa dokumenten, förutom de handläggare du bestämmer också ska vara handläggare på dokumentet. Du kan då få hjälp av dem att redigera dokumentet eller att de bara får läsa dokumentet. När dokumentet sen är klart och skickas iväg, ska det registreras/diarieföras i systemet och dokumentet blir då officiellt och läsbart för alla inom organisationen. Ett tips är att stänga de fönster som inte används för att lättare hålla reda på var du är. Om du klickar på en länk och inget händer, kan det bero på att detta fönster är öppet sen tidigare Sida 2

7 1.4 Utseende på ikoner Lex informationstyper visas med olika ikoner. Generellt gäller att något pågående har en röd ruta nere till vänster och något avslutat har en grön ruta nere till höger. Ikonen för pågående ärende ser ut så här: Ikonen för avslutat ärende ser ut så här: Ikonen för pågående sammanträde ser ut så här: Ikonen för avslutat sammanträde ser ut så här: Ikonen för objekt som inte är avslutade ser ut så här: Ikonen för objekt som är avslutade ser ut så här: Ikonen för arbetsmaterial, där inget fulltextdokument finns kopplat, ser ut så här: Ikonen för registrerat dokument (diariefört), där inget fulltextdokument finns kopplat, ser ut så här: Ikonen för arbetsmaterial, där fulltextdokument finns kopplat, ser ut så här: Ikonen för registrerat dokument (diariefört), där fulltextdokument finns kopplat, ser ut så här: 1.5 Inloggning i Lex Du startar din webbläsare och väljer programmet Lex. Du får då en inloggningsbild. Ange ditt användarnamn och lösenord och klicka på valet Logga in. Ditt användarnamn kommer att finnas kvar vid nästa inloggning Sida 3

8 1.6 Uppbyggnad av Lex på webben När du loggat in dig visas följande bild: Överst finns tre flikar Handläggning, Översikt diarier och Registrering. Utgångspunkt för handläggning i Lex är fliken Handläggning, där du hanterar egna poster och söker fram poster. Under fliken Översikt diarier kommer du åt alla diarier och kan skriva ut rapporter. Under fliken Registrering kan du registrera nya poster. Till vänster visas olika menyval beroende på vilken av flikarna som är vald. Genom att klicka på något menyval visas information till höger och olika uppgifter kan utföras. Menyvalet Översikt är det val som visas när du loggar in. Till höger i bilden under Översikt visas 5 olika rutor med listor av olika poster. En del av dessa listor är samma listor som du kommer åt från menyerna till vänster med den begränsningen att ett färre antal visas under översikten. Genom att klicka på alternativet Fulltext kan du läsa själva dokumentet på skärmen. Genom att klicka på alternativet Öppna till höger på raderna kommer du till s k Handläggarkonsolen. Ett eget fönster öppnas och där du kan handlägga ärenden och dokument, se beskrivning Handläggarkonsol på sida 25. Generellt gäller att du kan själv bestämma ordningen i listorna genom att klicka på rubriken ovanför det du vill sortera på. Varannan gång sker sorteringen i stigande och varannan gång i fallande ordning Sida 4

9 1.7 Ikoner vid listor Du kan ändra sorteringsordning genom att klicka på rubriken på aktuell kolumn. Du kan även ändra sorteringsordningen med ikonen Sortera till höger på listan. Följande bild visas: Genom att välja i dropplistorna kan du bestämma vilka fält som sortering ska ske på. För varje fält kan du också bestämma om det ska vara fallande eller stigande ordning. Klicka därefter på Sortera, så visas posterna i vald ordning. Genom att klicka på Genom att klicka på uppdateras bilden. visas förklarande text. Genom att klicka på ikonen Göm visas inga poster i den listan på bilden. Genom att klicka på ikonen Visa visas posterna i bilden på nytt. Om det är många poster i listan visas nedanför listan. Du kan bläddra dig till en viss sida genom att klicka på en siffra. Du kan även klicka på en pil framåt, då visas nästa grupp av poster, med klick på två pilar hamnar du längre fram i listan och med klick på pil och ett streck hamnar du på sista sidan. På motsvarande sätt kan du gå bakåt bland grupper av poster genom att klicka på motsvarande pilar till vänster. Du kan filtrera d v s begränsa resultatet genom ikonen filtrera. Följande bild visas: I första dropplistan väljer du om du ska inkludera eller exkludera ett värde. I nästa dropplista väljer du vilken kolumn det gäller, i sista dropplistan väljer du värde. Alternativet Lägg till ny regel använder du om flera rader urval ska göras. Ta bort alla innebär att alla urval tas bort. Filtrera innebär att sökningen efter poster med urvalet startar. Stäng avbryter urvalet och du kommer tillbaka till grundbilden. Ta bort regel tar bort just den urvalsraden. I vissa listor visas dessa ikoner och genom att klicka på aktuell knapp kan urval göras på röda eller gröna poster, ex kan man se bara pågående ärenden. OBS! Det är bara vid valet röda och gröna som sekretessposter visas Sida 5

10 2 Fliken Handläggning Eget arbete 2.1 Bilden Översikt När du loggat in visas Översikt på fliken Handläggning. Översikt är också det översta menyvalet till vänster. På Översikt visas aktuella ärenden, dokument, objekt och sammanträden som berör dig och ditt arbete. Under Översikt visas fem listor: Att handlägga I listan visas de ärenden som blivit flödade till dig med datum eller som är flödat till dig i aktuellt processteg Egen inkorg ej kvitterat Här visas de poster, som du fått flödade till dig och som du ännu inte kvitterat att de är klara. Längst till vänster på raden finns en ruta, som du bockar för när du har kvitterat ärendet. Ärendet försvinner därmed från listan. I kolumnen Nuvarande processteg visas det pågående processteget för ärendet Sida 6

11 2.1.3 Senast öppnade Här visas de av dig senast handlagda posterna. Du väljer på dokument, ärenden, sammanträden och objekt genom att klicka på respektive rubrik Bevakningar I listan visas bevakningar, som är registrerade. Dessa kan filtreras på olika sätt med hjälp av dropplistan påminnelse; Inom 1, 5, 30 dagar eller Slutdag passerad. Längst till vänster på raden finns en ruta, som du bockar för när bevakningen är klar. Posten försvinner därmed från listan. Kolumnen Slutdag visar bevakningens datum. Listan motsvarar menyvalet Bevakningar Aktiviteter Här visas de aktiviteter som du ska utföra. Aktiviteterna är kopplade till den process, som det aktuella ärendet tillhör. Aktiviteterna kan filtreras på olika sätt med hjälp av dropplistan påminnelse; inom 1, 5, 30 dagar eller Slutdag passerad. Längst till vänster på raden finns en ruta, som du bockar för när aktiviteten är klar. Posten försvinner därmed från listan. Kolumnen Slutdag visar aktivitetens datum. Listan motsvarar menyvalet Aktiviteter Sida 7

12 2.2 Menyn Eget arbete Under menyrubriken Eget arbete finns det ett antal menyval, som visar de ärenden, dokument, objekt och sammanträden, som är aktuella för ditt arbete. Det som finns under fyra av menyvalen motsvarar det som finns i de fyra översta listorna på sidan Översikt. Dessutom finns det två menyval som visar statistik och processer Menyn Översikt Detta menyval finns beskrivet under Bilden Översikt på sida Menyn Inkommet Här visas alla ärenden, dokument, objekt och sammanträden, som någon annan har fått flödat till dig. Ärenden och dokument, som visas med fet text är sådana ärenden som du ännu inte har öppnat. Listans kolumner är: Beteckning Processteg/Datum Beskrivning Handlagd Beteckning på aktuell post. Ikonen innebär att det har hänt något sen sist du var inne och tittade på posten. Klicka på ikonen och den visar händelserna. Om ärendet är kopplat till en process så visas här namnet på den pågående processfasen, annars så visas skapatdatum för den aktuella posten. För ärenden ärendemening, för dokument dokumentbeskrivning och för objekt och sammanträden beskrivning. Datum när du senast öppnade posten Sida 8

13 2.2.3 Menyn Skapat Här visas alla poster som du har skapat och där du är handläggare. Om du är satt till att ha Automatisk flödning, så sätts du som handläggare automatiskt annars måste du själv ange det. Listans kolumner är: Beteckning Processteg/Datum Beskrivning Handlagd Beteckning på aktuell post. Ikonen innebär att det har hänt något sen sist du var inne och tittade på posten. Klicka på ikonen och den visar händelserna. Om ärendet är kopplat till en process så visas här namnet på den pågående processfasen, annars så visas skapatdatum för den aktuella posten. För ärenden ärendemening, för dokument dokumentbeskrivning och för objekt och sammanträden beskrivning. Datum när du senast öppnade posten Sida 9

14 2.2.4 Balans På denna sida visas statistik över ärenden, som du är handläggare på. Du kan begränsa urvalet med hjälp av datumintervall. Den senaste månaden är ifylld som standardvärde med dagens datum som t o m-datum. Du klickar på Sök för att skapa listan. Eventuellt ändrar du datumintervallet innan du klickar på knappen. Listans kolumner är: Trendindikator Ärendetyp IB Skapade Avslutade UB Visar om antalet ärenden för respektive ärendetyp ökar, är oförändrad eller minskar. Jämförelsen görs mellan kolumnerna IB och UB. Ärendetyp Ingående balans, antalet ärenden vid periodens början. Antalet ärenden som skapats under perioden. Antalet ärenden som på avslutats under perioden. Utgående balans, antalet ärenden vid periodens slut Processer Under menyvalet Processer visas statistik över antalet ärenden för de olika processer som finns och som du är handläggare på. Det finns tre olika sidor under menyvalet. På den första sidan visas i en lista med antal ärenden, dokument, objekt och sammanträden per flödessätt. Du kan välja att filtrera listan på alla flödessätt eller ett flödessätt åt gången. När du väljer ett alternativ så laddas listan automatiskt om Sida 10

15 Listans kolumner är: Informationstyp Antal Antal över alarmtid Typ av information. För ärenden är det ärendetyp. Antalet ärenden, dokument, objekt eller sammanträden för den aktuella informationstypen. Antalet ärenden, dokument, objekt eller sammanträden för den aktuella informationstypen, som har passerat alarmtiden. Längst till höger på varje rad finns alternativet Detalj. Om du klickar på det alternativet, så visas nästa sida med den valda radens olika faser med antalet poster angivet under varje fas. Texten och symbolerna för respektive processfas är klickbara. Om du klickar på texten eller symbolen för en processfas, så visas en lista över de ärenden, dokument, objekt eller sammanträden som är kopplade till den aktuella processfasen. När du klickar på Öppna på en rad så öppnas handläggarkonsolen för den raden. Listans kolumner är: Beteckning Beteckning på aktuell post. Beskrivning För ärenden ärendemening, för dokument dokumentbeskrivning och för objekt och sammanträden beskrivning. Typ Benämningen på den aktuella processen, namnet på processchemat Sida 11

16 2.2.6 Bevakningar Menyvalet Bevakningar visar bevakningar, som du är handläggare på. Bevakningar kan kopplas till ärenden, dokument, objekt eller sammanträden. Listan över bevakningarna kan filtreras på olika sätt med hjälp av dropplistan Påminnelse: Inom 1, 5, 30 dagar eller Slutdag passerad. När du bockar för rutan Klar längst till vänster, kommer den aktuella bevakningen att klarmarkeras, samtidigt försvinner raden från listan. Du kan öppna handläggarkonsolen för den post, som bevakningen tillhör genom att klicka på Öppna till höger på raden. Listans kolumner är: Beteckning Beteckning på aktuell post. Rubrik Bevakningens typ, väljs när bevakningen skapas. Slutdag Bevakningens datum, datumet sätts när bevakningen skapas Sida 12

17 2.2.7 Aktiviteter Under menyvalet Aktiviteter visas de aktiviteter som du ska utföra. Aktiviteterna är kopplade till den process, som det aktuella ärendet tillhör. Aktiviteterna kan filtreras på olika sätt med hjälp av dropplistan Påminnelse: Inom 1, 5, 30 dagar eller Slutdag passerad. När du bockar för rutan Klar längst till vänster, kommer den aktuella aktiviteten att klarmarkeras, samtidigt försvinner raden från listan. Du kan öppna handläggarkonsolen för den post, som aktiviteten tillhör genom att klicka på Öppna till höger på raden. Listans kolumner är: Beteckning Beteckning på aktuell post. Rubrik Aktivitetens namn. Slutdag Aktivitetens datum, skapas av processchemat Sida 13

18 3 Fliken Handläggning Sökningar och övriga menyer 3.1 Menyn Sökningar I Lex kan du söka information på ett flertal sätt. Under fliken Handläggning finns två menyval Enkel och Avancerad. 3.2 Enkel I sökningen kan du välja att söka på en eller flera typer av poster. Under Information markerar du de typer av poster du vill söka på. I fältet Diarium väljer du aktuellt diarium. I fältet Fritext kan du ange text du vill söka på. Fritextfältet motsvarar fältet beskrivning för dokument, ärendemening för ärenden, beteckning för objekt och beteckningen (nämnd och datum) för sammanträde och beteckning/diarienummer för ärende och dokument. När det gäller dokument sker sökning även i texten i fulltextdokumentet. I listan Datum kan du välja på olika datumintervall. Med knappen Hjälp får du hjälp om sökkriterier Sida 14

19 3.3 Avancerad Under Avancerad kan du söka på fler begrepp. Den översta nivån är Grunduppgifter. Dessa anges först och gäller även för de underordnade sökningarna. Det går att söka på enbart grunduppgifter. Du anger något i Grunduppgifter och ev. något i Typ av information, Bevakning och Organisation och klickar därefter på Sök. Resultatet visas på skärmen. Du kan spara din sökning för att använda samma sökkriterier vid ett senare tillfälle Sökning på Grunduppgifter: Välj aktuellt diarium i dropplistan Diarium. Välj en eller flera typer av information genom att markera en eller flera rutor under Information. Välj datumintervall och typ av datum för sökningen under Datum. Du kan även ange någon sökuppgift på posten i fältet Fritext på motsvarande sätt som under Enkel sökning. Du kan också filtrera om du bara vill ha gröna, röda eller alla poster Sida 15

20 Resultatet visas under Resultat. Uppe till höger kan du klicka på Spara för att spara sökningen. Du kan nu namnge sökningen för att använda den vid ett senare tillfälle. Du kan klicka på Uppdatera för att köra om den aktuella sökningen Sida 16

21 3.3.2 Sökning på Typ av information Genom att klicka på Typ av information kan du välja på t ex ärendetyp eller dokumenttyp beroende på vilka poster du valt under grunduppgifter. Om du markerar en ärendetyp så visas de specifika uppgifterna för den valda ärendetypen Sökning på Bevakning Genom att klicka på Bevakning kan du välja vilka bevakningar du vill söka på. Välj datumintervall för sökningen under Bevakningsdatum. Om du vill söka på speciell typ av bevakning väljer du detta under Bevakningstyp. Om du vill söka på bevakningar som är klarmarkerade så bockar du för Klara Sida 17

22 3.3.4 Sökning på Organisation Genom att klicka på Organisation kan du välja att söka fram poster för en specifik användare. Sökningen visar alla poster i Lex för den aktuella användaren för de angivna grunduppgifterna. Du kan även välja en enhet och på så sätt söka fram poster för hela enheten Hämta sökresultat När du har angett dina sökkriterier, så kan du antingen klicka på Sök uppe till höger eller Resultat i mittenkolumnen för att resultatet ska visas på skärmen Spara sökresultat Med valet Spara uppe till höger eller Spara sökning i mittenkolumnen kan du spara sökkriterierna på den gjorda sökningen. Du får upp en bild för att ange ett namn på sökningen. Klicka på Spara för att spara sökningen. Det är sökkriterierna som sparas vilket innebär att du kan få ett annat resultat, när du använder den sparade sökningen nästa gång Sida 18

23 3.4 Menyn Tidigare sparade Under menyn Tidigare sparade kan du hämta tidigare sparade sökningar. Klicka på Sök till höger om aktuell sökning för att starta sökningen och resultatet visas nedanför Sida 19

24 3.5 Menyn Person/Kontakt I menyn Person/Kontakt kan du söka efter fysiska och juridiska personer, som finns i adressatregistret. Här har du möjlighet att uppdatera och komplettera uppgifterna. Ange sökkriterier och klicka på Sök och resultatet med namn och adress visas på skärmen. Klicka på aktuell adressat genom att klicka på namnet eller valet Ändra. Bilden med adressatens uppgifter visas. Ändra uppgifterna och klicka på Spara. Nästa gång man söker i adressatregistret så finns dessa uppgifter där, däremot ändras inte uppgifterna på befintliga ärenden och dokument. OBS! Om koppling till KIR (kommuninvånarregistret) så kan uppdatering av fysiska personer inte ske Sida 20

25 3.6 Menyn Utforska Du kan komma åt poster via mappstruktur. Klicka på +-tecknet för att öppna mappen och bestämma vad du vill komma åt. I detta fall kan du klicka på en ärendetyp och då få en lista på alla ärenden inom ärendetypen Sida 21

26 3.7 Menyn Journalanteckningar Med menyn Journalanteckningar kan du skriva en anteckning på ett öppet ärende, som du har rätt att skriva på d v s som du har fått flödat till dig. Du väljer ett ärende i dropplistan Ärende, skriver anteckningen i fältet Anteckning och väljer Anteckningstyp. Om du bara vill spara anteckningen, klickar du på Spara. Om du vill registrera/diarieföra anteckningen, klickar du på Registrera och anteckningen kan då inte ändras. För att skapa en ny anteckning på ärendet, väljer du Ny anteckning. 3.8 Menyn Skapa dokument Här kan du skapa nya dokument, se beskrivning Skapa nytt dokument på sida Menyn Logga ut Genom att klicka på alternativet Logga ut loggar du ut ur systemet och inloggningsbilden visas Sida 22

27 3.10 Mina uppgifter Om du vill ändra dina användaruppgifter i Lex webb-klient, klickar du på menyn Mina uppgifter till vänster i huvudfönstret. Bilden Mina uppgifter visas nu. Här fyller du i eller ändrar dina personuppgifter. Du sparar ändringar genom att klicka på knappen Spara i övre högra hörnet. När du klickar på spara visas dialogfönstret och du sparar ändringarna genom att klicka på OK Ändra lösenord Om du vill byta lösenord, klickar du på knappen Nytt lösenord längst ner på sidan. Tre lösenordsfält visas nu. I det översta fältet Gammalt lösenord anger du ditt nuvarande lösenord. Du anger det nya lösenordet i fälten Nytt lösenord och Bekräfta nytt lösenord. Lösenordet måste vara minst åtta tecken långt och det måste innehålla både bokstäver och siffror. Klicka sen på knappen Spara i övre högra hörnet och sen på OK Sida 23

28 Frånvarohantering Om Lex är uppsatt för frånvarohantering, så kan man ange när man kommer tillbaka till arbetet genom att ange det datumet i fältet Datum för återkomst. När man sen väljer handläggare till t ex ärendet så visas detta datum till höger om handläggarens namn. Glöm ej att ta bort datumet när du är tillbaka på arbetet Sida 24

29 4 Handläggarkonsol Handläggarkonsolen är den centrala bilden i Lex för handläggning. När ett ärende, dokument, objekt eller sammanträde är skapat i Lex, så hanteras de olika informationstyperna i en dialog, som kallas handläggarkonsol. Handläggarkonsolen kan öppnas från ett flertal olika ställen i Lex t ex från sökfunktionerna, översiktsbilden, menyvalen på handläggningsfliken eller registreringsdialogerna. Generellt gäller att information finns under resp. flik. För att lägga upp ny information väljer du nytt under resp. meny uppe till vänster. Många av flikarna som finns under ärende finns även under dokument. De flikar som är lika beskrivs under ärende och för motsvarande flikar under dokument hänvisas till hantering av ärende. 4.1 Handläggarkonsol för ärende Den övre delen av sidan är själva ärendekortet. I den nedre delen finns ett antal flikar där man kan se en mängd information, som är kopplad till ärendet. Till vänster på sidan finns ett antal menyval under rubrikerna Funktioner och Vyer. Funktioner beskrivs i avsnittet Funktioner på sidan 48, de flesta funktionerna är gemensamma för ärende och dokument. Vyer beskrivs i avsnittet Vyer på sidan Sida 25

30 4.2 Beskrivning av flikarna under ärende Dokument Här visas en lista med dokument, som är kopplade till ärendet. Nya dokument skapas under menyvalet Nytt dokument. Du kan öppna dokumentets handläggarkonsol genom att klicka på dokumentets beskrivning eller klicka på Öppna längst till höger på raden. Om det är ett fulltextdokument, så kan du öppna dokumentet och läsa det genom att klicka på Fulltext. Om det är ett arbetsdokument och du har rättighet att ta bort dokumentet, kan du göra det genom att klicka på Ta bort. Genom att klicka på en rubrik kan du sortera dokumenten i rubrikens ordning, varannan gång i stigande eller fallande ordning. Listans kolumner är: Beskrivning Beskrivning på dokumentet. Typ För registrerade dokument anges här om dokumentet är inkommet eller upprättat. Om dokumentet är arbetsmaterial så visas det här. Dokumenttyp Dokumentets dokumenttyp. Bilag nr Varje registrerat dokument får ett bilagenummer i den nummerordning de är registrerade. Datum Datum då dokumentet registrerades. Notering Ev. notering om dokumentet Sida 26

31 4.2.2 Sammanträde Det normala är att man anmäler ett tjänsteutlåtande till ett sammanträde, d v s att man anmäler ett dokument. Texten i tjänsteskrivelsen kommer att utgöra underlag till protokollet och ev. till kallelsen. Se därför till att texten i tjänsteskrivelsen är klar när dokumentet anmäls till sammanträdet. Man kan dock anmäla ett ärende för att på så sätt meddela att detta ärende ska upp på mötet och att man senare även anmäler tjänsteutlåtandet. Anledningen att man ska anmäla tjänsteutlåtandet är att beslutstexten i det dokumentet förs över som underlag till föredragningslistan och protokollet. Andra dokument som också ska med på sammanträdet ska också anmälas. Du kan också se vilka sammanträden ärendet är anmält till. Längst ner visas för ärendet de sammanträdespunkter och ev. beslutspunkter, som nämndsekreteraren har fastställt Sida 27

32 För att anmäla till sammanträde klickar du på Anmäl till sammanträde och bilden för anmälan visas: Välj sammanträdesdatum och klicka på Anmäl. Du återkommer till den tidigare bilden och där står det vilket sammanträde ärendet är anmält till. För att ta bort anmälan klickar du på Avanmäl. Längst ner visas för ärendet de sammanträdespunkter och ev. beslutspunkter, som nämndsekreteraren har fastställt Sida 28

33 4.2.3 Beslut Här visas de beslut som är kopplade till ärendet. De beslut som fattas på sammanträden sätts av nämndsekreterare. Nya beslut skapas under menyvalet Nytt beslut. De beslut som du som handläggare anger är ex. delegationsbeslut. Listans kolumner är: Beslut Beslutets beslutsnummer. Typ Beslutets typ, t ex avslag, godkänd. Instans Beslutsinstans, vanliga exempel är nämnd, arbetsutskott och delegation. Beslutsdatum Datum då beslutet togs Datum/Signatur Datum då beslutet registreras samt användarnamn på vem som registrerat beslutet. Du kan ändra beslutsinformationen med Ändra och ta bort den med Ta bort innan beslutet har fastställts. Efteråt kan du bara se på beslutet via Visa Sida 29

34 4.2.4 Anteckningar Här visas de anteckningar, som är kopplade till ärendet. Nya anteckningar skapas under menyvalet Ny anteckning. Anteckningar kan vara sparade (röda) eller registrerade (gröna). Anteckningar som är röda är arbetsmaterial och kan antingen registreras eller tas bort. Gröna anteckningar är offentliga uppgifter och går inte att ta bort. Listans kolumner är: Datum och tid Datum då anteckningen gjordes. Typ av anteckning Anteckningens typ t ex tjänsteanteckning och telefonsamtal. Anteckning Anteckningens innehåll. Datum/Signatur Datum då anteckningen gjordes samt användarnamn på vem som gjort anteckningen. Så länge anteckningen inte är registrerad kan den tas bort med Ta bort. Med Registrera blir anteckningen registrerad och offentlig Sida 30

35 4.2.5 Bevakning Här visas de bevakningar, som är kopplade till ärendet. Nya bevakningar skapas under menyvalet Ny bevakning. Bevakningar kan vara klarmarkerade (gröna) eller ej klarmarkerade (röda). Listans kolumner är: Datum Typ av bevakning Text Klar Datum för bevakningen. Bevakningens typ. Bevakningens text visas här. Datum samt användarnamn då bevakningen klarmarkerades. När bevakningen är klar väljer du Klart längst till höger och bevakningen blir då satt som klar. Du kan även göra en klarmarkerad bevakning röd igen genom att klicka på Ej klart. Du kan ändra bevakningen med Ändra och ta bort bevakningen med Ta bort. Du kan titta på en bevakning via Visa. De bevakningar som inte är klara visas i översiktsbilden för alla handläggare på ärendet eller dokumentet Sida 31

36 4.2.6 Deltagare Alla som är avsändare och mottagare på dokumenten på ärendet finns som deltagare på ärendet. De personer, som är kopplade till ett ärende, visas på fliken Deltagare. Ny deltagare läggs upp med hjälp av menyvalet Ny deltagare eller vid registrering av ett nytt ärende. Listans kolumner är: Namn Efternamn och förnamn på personen eller namn på organisationen. Person/ Org Person- eller organisationsnummer. nummer Roll Den roll personen har på det aktuella ärendet. Du kan ändra deltagarinformationen med Ändra och ta bort den med Ta bort Sida 32

37 4.2.7 Handläggare Under fliken Handläggare visas de medarbetare, som har fått ärendet flödat till sig, antingen manuellt eller automatiskt via en process. Manuell flödning sker genom menyvalet Ny handläggare. Listans kolumner är: Befattning Namn Telefon E-postadress Handläggarens befattning i Lex. Handläggarens namn. Handläggarens telefon. Handläggarens e-postadress. Du kan ta bort en handläggare från flödningen genom att klicka på Ta bort längst till höger på raden Sida 33

38 4.2.8 Händelser Förändringar på ärendet loggas. Dessa förändringar visas på fliken Händelser. Listans kolumner är: Aktivitet/Händelse Datum/Signatur Den händelse som orsakat loggposten. Datum då händelsen gjordes samt vem som gjorde förändringen Sida 34

39 4.2.9 Kopplingar Under fliken Kopplingar visas kopplingar till andra ärende och objekt, som har ärendet har. Du kan skapa en ny koppling genom menyvalet Ny koppling. Genom att klicka på Öppna så visas objektets handläggarkonsol i ett eget fönster. Genom att klicka på Karta kan du komma åt kartan där objektet är beläget, om den kopplingen finns i systemet. Listans kolumner är: Beskrivning Beteckning Typ Datum/Signatur Beskrivning av objektet. Beteckning på objektet. Vilken typ av objekt det är. Datum då objektet kopplades in och av vem Sida 35

40 Mappar Här kan du lägga in ett ärende i valfri mapp för att senare få åtkomst till ärendet via menyvalet Utforska i grundbilden. Klicka på Sortera in i mapp och bilden för att välja mapp visas. Välj aktuell mapp och klicka på Sortera in. Det du sorterar in under Externt kommer även att bli åtkomligt från externwebben Sida 36

41 Åtkomst med sekretess och partsinsyn Det finns en generell uppsättning för åtkomst på ärende och dokument. Denna åtkomst kan ändras. Under fliken Åtkomst visas åtkomst för olika grupper av användare. Om du vill ta bort en handläggare, klickar du på Ta bort Genom att klicka på Ändra för aktuell grupp kommer du till bilden för att ändra åtkomst. Välj Tillåt eller Neka för aktuell behörighet och klicka på Spara Sida 37

42 Sekretess Du kan sätta sekretess på ärendet genom att öppna dropplistan Sekretess och välja en sekretessparagraf och spara ärendet. Du kommer åt att ändra sekretessen på ärendet eller dokumentet under fliken Åtkomst och dropplistan Sekretess och valet Spara bredvid. Partsinsyn Om du ska ta fram ett lösenord för partsinsyn på externwebben för berörd person, bockar du för Partsinsyn och anger ett lösenord och ev. ett datum så länge lösenordet ska gälla. Du väljer sen Spara och nu gäller detta lösenord på externwebben Sida 38

43 4.3 Handläggarkonsol för dokument Detta är dokumentets handläggarkonsol. Du kommer till denna bild genom att klicka på länken dokumentbeskrivning från en annan bild eller att klicka på Öppna. Den övre delen är själva dokumentkortet. I den nedre delen finns ett antal flikar där man kan se en mängd information, som är kopplad till dokumentet. På vänster sida finns ett antal menyval under rubrikerna Funktioner och Vyer. Funktioner beskrivs i avsnittet Funktioner på sidan 48 och de är i princip samma för ärende och dokument. Vyer beskrivs i avsnittet Vyer på sidan Sida 39

44 4.4 Beskrivning av flikarna för dokument Avs/Mott (Avsändare/Mottagare) De personer, som är avsändare eller mottagare på ett dokument, visas under fliken Avs/Mott. I Lex kan dessa personer vara både juridiska och fysiska. Ny avsändare och mottagare läggs upp med hjälp av menyvalet Ny avs/mottagare eller vid registrering av ett nytt dokument. Listans kolumner är: Namn Person/Org nummer Roll Typ Trpt. sätt Trp. signatur Svar väntas Efternamn och förnamn på personen eller namn på organisationen. OBS! Om dokumentet har expedierats och en kommentar skrivits, så visas denna kommentar om du för musen över namnet på mottagaren. Person- eller organisationsnummer. Den roll personen har på det aktuella dokumentet. Typ av deltagare, om det är en mottagare eller avsändare. Sättet dokumentet har expedierats, med t ex e-post eller brev. Den användare som expedierat dokumentet. Om svar förväntas. Du kan ta bort en person med Ta bort. För att ändra uppgift på adressaten klickar du på Ändra eller klickar på länken vid namnet Sida 40

45 4.4.2 Sammanträde Här kan du anmäla dokumentet, som då ofta är en tjänsteskrivelse, till ett sammanträde. När du har anmält tjänsteskrivelsen, så kommer viss text från dokumentet att bli underlag till protokollet. För övrig hantering se Sammanträde för ärende under avsnitt på sida Beslut Här visas de beslut som är kopplade till dokumentet. Nya beslut skapas under menyvalet Nytt beslut. För övrig hantering se Beslut för ärende under avsnitt på sida Handläggare Under fliken Handläggare visas de medarbetare, som har fått dokumentet flödat till sig, antingen manuellt eller automatiskt via en process. Manuell flödning sker genom menyvalet Ny handläggare. För övrig hantering se Handläggare för ärende under avsnitt på sida Händelser Förändringar på dokumentet loggas. Dessa förändringar visas på fliken Händelser. För övrig beskrivning se Händelser för ärende under avsnitt på sida Bevakning Här visas de bevakningar, som är kopplade till dokumentet. Nya bevakningar skapas under menyvalet Ny bevakning. Bevakningar kan vara klarmarkerade (gröna) eller ej klarmarkerade (röda). För övrig hantering se Bevakning för ärende under avsnitt på sida Version Alla versioner av ett dokument listas här. När du har redigerat ett fulltextdokument och sparat det som en ny version, så kommer du åt varje version under fliken Version. När någon annan än den som skapat fulltextdokumentet från början redigerat dokumentet, sparas det som en ny version. OBS! Om du har fått dokumentet flödat till dig, så sparas dokumentet automatiskt som en ny version första gången du redigerar det. Du kan aldrig skriva över någon annans version. Du kan ta bort en version med Ta bort. Du kan redigera en version genom att klicka på Fulltext. OBS! Även om du öppnar en tidigare version och sparar ändringar, så sparas ändringen alltid i den senaste versionen. När arbetsdokumentet registreras/diarieförs, så sparas bara den senaste versionen och de tidigare tas bort automatiskt Sida 41

46 4.4.8 Bilagor Här kommer du åt att se de bilagor som kopplats till dokumentkortet. Bilagor är andra dokument inom samma ärende som av någon anledning har kopplats ihop. Det kan vara inkomna handlingar, som kommit in samtidigt och som kopplats ihop, t ex flera bilagor till en inkommen e-post. För att komma åt bilagornas dokumentkort klickar du på Öppna Mappar Här kan du lägga in ett dokument i valfri mapp för att senare få åtkomst till dokumentet via menyvalet Utforska i grundbilden. För övrig beskrivning se Mappar för ärende under avsnitt på sida Åtkomst Under fliken Åtkomst visas åtkomsten för olika grupper av användare. Det är bara på arbetsdokument som du kan ändra åtkomsten. På registrerade dokument kan du bara se vilken åtkomst som är satt. För övrig beskrivning se Åtkomst för ärende under avsnitt på sida Sida 42

47 4.5 Alternativ på dokumentkortet Högst upp till höger på dokumentkortet finns olika alternativ beroende på om det är arbetsdokument och vilka rättigheter du har. Om dokumentet är ett arbetsdokument utan kopplat fulltextdokument. Om dokumentet är ett arbetsdokument med kopplat fulltextdokument. Om dokumentet är ett registrerat dokument utan kopplat fulltextdokument. Om dokumentet är ett registrerat dokument med kopplat fulltextdokument. Skapa fulltext Öppna fulltext Checka ut Expediera Importera fulltext Ta bort Spara Registrera Återställ Om dokumentet inte har ett fulltextdokument kopplat till sig och det är ett arbetsdokument visas valet Skapa fulltext. Här kan du skapa ett dokument med hjälp av mall. Om dokumentet har ett fulltextdokument kopplat till sig visas valet Öppna fulltext. När du klickar på knappen visas fulltextdokumentet. Om du vill låsa dokumentet så att ingen annan kan redigera det, så kan du checka ut det. Kom sen ihåg att låsa upp det genom att checka in det, för utförligare beskrivning se Checka ut och in dokument på nästa sida. Expediera innebär att du anger till vem eller vilka dokumentet skickats/ expedierats och på vilket sätt, se utförligare beskrivning Expediera dokument på sida 46. Om dokumentet är registrerat och det inte finns en fil kopplad, så kan du koppla en fil med Importera fulltext. Om du klickar på Ta bort, så tas dokumentkortet bort och även ev. fulltextdokument, om det är arbetsmaterial och du har de rättigheterna. Om du klickar på Spara, så sparas ändringarna på dokumentkortet. Om dokumentet är arbetsmaterial, så kan du klicka på Registrera för att registrera/diarieföra dokumentet. OBS! Om du har flera versioner av dokument, så sparas bara den sista versionen. Om du klickar på Återställ, så sparas inte ev. ändringar och dokumentkortet läses in på nytt Sida 43

48 4.5.1 Checka ut och in dokument Checka ut dokument Checka ut dokument innebär att du låser ett dokument för redigering för alla andra Lex-användare. Tanken är att du tar ut dokumentet från Lex databas, förändrar det och lägger tillbaka det genom att checka in det när du är klar. Du klickar på knappen Checka ut. Bild för utcheckning visas, där du anger vilken dag du beräknar vara klar med redigeringen och kan checka in det igen. Du kan även ange en kommentar. Alternativet Checka ut och hämta dokument innebär att du får upp en ny bild. Du väljer knappen Spara för att spara dokumentet någonstans i filsystemet. Dokumentet blir också utcheckat. Med alternativet Checka ut så sker ingen kopiering av dokumentet utan dokumentet blir bara utcheckat/låst för redigering för andra användare. I dokumentbilden visas nu en portfölj som symbol att dokumentet är utcheckat Sida 44

49 Checka in dokument Du gör dina ändringar utanför Lex. När du sen är klar klickar du på knappen Checka in för att låsa upp dokumentet och du får upp följande bild: Om du vill hämta det dokument du har redigerat utanför Lex och lägga in det i Lex, så hämtar du det dokumentet via knappen Bläddra. Sen väljer du alternativet Checka in och spara dokument och det innebär att fulltextdokumentet nu har ersatts med det nya dokumentet. Om du istället klickar på Checka in, så hämtas inga nya filer utan dokumentet låses bara upp Sida 45

50 4.5.2 Expediera dokument Med valet Expediera kommer du till bilden för att ange vilka som dokumentet ska expedieras till och på vilket sätt. Listans kolumner är: Mottagare Sätt Skicka datum Kommentar Svar I listan finns de som är mottagare på dokumentet. Det sätt som expediering har skett på. Datum som expediering har skett. Eventuell kommentar. Markeras om svar väntas. Du kan hålla bevakning på de dokument du väntar svar på, se beskrivning Svar väntas på sida 62. Du hittar dessa under ärendet i menyn Svar väntas och som bevakning på ärendet. Information om expediering visas under fliken Avs/Mott Sida 46

51 4.6 Handläggarkonsolen för objekt Handläggarkonsolen för objekt kan se ut så här: Den övre delen av sidan är själva objektkortet. Till vänster på sidan finns ett antal menyval under rubrikerna Funktioner och Vyer. Funktioner beskrivs i avsnittet Funktioner på sidan 48 och de är i princip desamma som för ärende och dokument. Vyer beskrivs i avsnittet Vyer på sidan Beskrivning av flikarna för objekt Eftersom flikarna under ärende och objekt i stort sett är desamma, så beskrivs dessa bara en gång under ärende, se beskrivning under Beskrivning av flikarna under ärende på sida Sida 47

52 5 Handläggarkonsol och Funktioner När du har handläggarkonsolen framme och beroende på vilken flik som är vald finns olika menyval under menyrubriken Funktioner. Där kan du skapa nya poster kopplade till ärenden, dokument och objekt som du arbetar med. Vilka menyval som finns skiljer sig något åt beroende på om det gäller ärende, dokument eller objekt. Varje menyval är i princip detsamma oavsett vilken post det gäller, därför beskrivs dessa gemensamt här Sida 48

53 5.1 Nytt dokument Här skapar du nya dokument. Om du är under fliken Ärende eller Objekt, så kopplas dokumentet till denna post. Tillhör Diarie Kategori Reg. datum Dokumenttyp Dokumentbeskrivning Här visas beteckning på det ärende eller objekt som dokumentet eventuellt tillhör. Ärendets diarium. Om dokumentet är inkommet eller upprättat. Det datum som dokumentet inkom eller skickades ut. Angivet datum har bara betydelse om dokumentet registreras nu. Typ av dokument. Beroende på vilken typ som är vald kommer du åt olika mallar. För att välja mall ska du välja de alternativ som börjar på --, ex. i detta fall ---Serveringstillstånd, annars kommer man inte åt mallarna. Förklarande text om dokumentet. Med hjälp av ikonen kan du utföra stavningskontroll Sida 49

54 Avsändare/Mottagare Sekretess Dokumentdatum Format Här visas de deltagare som finns på ärendet eller objektet som dokumentet tillhör. Markera den eller de deltagare, som ska knytas till det aktuella dokumentet, genom att bocka för adressaterna. Lägg till Här anger du andra adressater än de som finns tidigare under Avs/Mottagare, se beskrivning Ny deltagare alternativt avsändare/mottagare på sida 52. Sätt en bock om dokumentet har sekretess. Detta datum visas vid användande av mall. Om ett befintligt fulltextdokument ska kopplas till det aktuella dokumentet, så klickar du på Bläddra för att hämta filen från filsystemet. Om det bara finns metadata till dokumentet och inget fulltextdokument, så står det Registeruppgift såsom i exemplet. Registrera uppgifterna och klicka på något av alternativen: Spara och skapa Dokumentkortet sparas och Word startas med en mall beroende på vald fulltext dokumenttyp, se utförligare beskrivning under Skapa dokument med hjälp av mallar på sida 72. Spara Registrera Dokumentet sparas som arbetsmaterial med en röd fyrkant på ikonen. Dokumentet registreras och blir offentlig handling med en grön fyrkant på ikonen. Det är då inte längre möjligt att ändra i dokumentkortet eller i fulltextdokumentet Sida 50

55 5.2 Ny anteckning Här skapar du nya anteckningar. Du kan bara skapa anteckningar på ärende och objekt. Anteckningskommentar Anteckningstyp Den aktuella anteckningens text. Typ av anteckning. Registrera uppgifterna och klicka på något av alternativen: Spara Anteckningen blir arbetsmaterial med en röd fyrkant på ikonen. Avbryt Inget sparas och du återkommer till bilden innan Sida 51

56 5.3 Ny deltagare alternativt avsändare/mottagare På ärendet finns deltagare och på dokumenten kallas det avsändare/mottagare. Alla som är adressater på dokumenten läggs automatiskt upp som deltagare på ärendet. Man kan sen själv lägga till flera adressater och ta bort adressater. Adressater är både fysiska och juridiska personer. Här kan du lägga upp nya personer, men du ska alltid söka efter befintlig person i Lex adressatregister först. Om du inte gör det kommer samma person att finnas upplagd flera gånger i adressatregistret. Så här ser bilden ut när du valt Ny deltagare: Här söker du efter befintliga adressater genom att ange sökvillkor. Börja med att ange om du ska söka på fysisk eller juridisk person. Ange värden i de fält du vill söka på. Ju mer du anger desto mer specificerar du din sökning. Du kan söka med * som s k jokertecken. Det innebär att just där * står kan det finnas vilka tecken som helst och hur många tecken som helst. Om du anger jan* i efternamn, så söker Lex på alla efternamn som börjar på jan. Tänk på att om det finns koppling till KIR (Kommuninvånarregistret), så finns personens alla namn upplagda. Det är mycket troligt att du måste använda * både i för- och efternamnet. Om du inte fyller i något fält, så visas alla fysiska eller juridiska personer som finns upplagda i Lex. Klicka på Sök för att starta sökningen Sida 52

57 Bilden Sök person visas: Sökresultatet visas i listan nertill. Om du vill ändra adressatens uppgifter i adressatregistret, klicka på Ändra. För att välja aktuell adressat klicka på Välj och du återkommer till bilden innan. Ändra ev. någon av uppgifterna i den bilden. Om du ändrar någon av namn- eller adressuppgifterna, så skapas en ny adressat i adressatregistret. Om du ändrar e-post eller telefonnummer, så ändras uppgifterna på den adressaten utan att det skapas en ny adressat. Klicka på något av alternativen: Spara Spara och ny Avbryt Sök Spara uppgifterna som syns på bilden. Spara uppgifterna som syns på bilden och du blir kvar i bilden för att söka fram en adressat till. Avbryt för att återkomma till föregående bild. Sökning mot Lex adressatregister med angivna sökkriterier. På ärendet finns deltagare och på dokumenten kallas det avsändare/mottagare. Alla som är adressater på dokumenten läggs automatiskt upp som deltagare på ärendet. Man kan sen själv lägga till flera deltagare och ta bort deltagare på ärendet Sida 53

58 5.4 Ny bevakning Här skapas bevakningar. Bevakningarna kan sökas fram i avancerad sökning i handläggningsfliken. Bevakningar visas också på översiktsbilden. Registrera uppgifterna: Tillhör Bevakningsdatum Bevakningskommentar Bevakningstyp Här visas beteckningen på det ärende, dokument eller objekt som bevakningen tillhör. Det datum som bevakningen gäller. Kommentar om den aktuella bevakningen. Typ av bevakning. Klicka på aktuellt val för att spara bevakningen eller avbryta. Spara Bevakningen sparas. Avbryt Inget sparas Sida 54

59 5.5 Ny handläggare Att lägga in handläggare kallas i Lex för att flöda något till handläggaren. Flödning skapas genom funktionen Ny handläggare. När du klickar på detta menyval så visas denna bild: Tillhör Urval Valda Hur När Kommentar Datum Ärendebeteckning. Välj bland diariet, enheten eller hela organisationen. Klicka på +-tecknet för att öppna mappen. Förflytta dig neråt i organisationen. Välj en eller flera personer genom att markera namnet, som då läggs bland Valda. Här visas de personer du valt. Om du klickar på någon person bland valda tas denna person bort från listan. Här visas de flödessätt som finns i Lex. Välj det flödessätt som är aktuellt. De olika sätten har olika betydelse beroende på hur Lex är uppsatt. Normalt är det så att sätten innebär både läs- och skrivrättigheter, fast För kännedom innebär att bara läsrättigheter. Om man har skrivrättighet på ärendet innebär det att man får ändra uppgifter och att man får skapa dokument på ärendet. Om man har skrivrättighet på dokument, innebär det att man har rätt att ändra uppgifter på arbetsdokumentet och att redigera själva filen. Läsrättigheter innebär att man bara kan läsa informationen och även om det är sekretess. Om ärendet tillhör en process så visas den aktuella processens faser här. Välj i vilken processfas handläggaren ska få ärendet. Du kan skriva en kommentar till den handläggare som ärendet flödats till. Du kan registrera ett datum, som är första giltiga datum för flödningen, handläggaren ser inte flödningen före detta datum. Registrera uppgifterna och klicka på något av valen uppe till höger: Spara Spara det gjorda urvalet, d v s valda personer får flödningen. Spara och ny Spara det gjorda urvalet, d v s valda personer får flödningen, samt att du kan välja en ny flödning med nya personer. Stäng Bilden stängs och bara det som redan har sparats blir sparat Sida 55

60 5.6 Nytt beslut Beslut som fattas på sammanträde registreras av nämndsekreterare i nämndmodulen. I denna bild registreras ex. delegationsbeslut. Tillhör Serie År Nr Beslutsdatum Beslutets innehåll Beslutsnivå Tidsbegränsat Beskrivning Klar senast Här visas beteckningen på det ärende, dokument eller objekt som beslutet tillhör. Beslutsserie. Beslutsår. Löpnummer inom beslutsserie och beslutsår. Det datum som beslutet togs. Det beslut som fattats. I vilken instans beslutet togs. Vanliga nivåer är nämnd, arbetsutskott och delegation. Om beslutet är tidsbegränsat anges tom-datum här. Kommentar om det aktuella beslutet. Datum då beslutet senast ska vara klart. Registrera uppgifterna och klicka på något av valen uppe till höger: Spara Registrera Ångra Beslutet sparas. Beslutet registreras och datum och signatur sätts. Inget sparas Sida 56

61 5.7 Ny koppling Här kan du koppla ett ärende till ett objekt eller ett annat ärende. För att söka på objekt markerar du Objekt, väljer Objekttyp, anger ev. något i Beteckning och antal dagar sedan objektet skapades i Lex. För att söka på ärende markerar du Ärende, väljer ev. Ärendetyp, anger ev. något i Beteckning och antal dagar sedan ärendet skapades i Lex. Du klickar på knappen Sök och resultatet visas. För att koppla objektet eller ärendet klicka på Koppla. Ny bild visas: Skriv ev. en kommentar. Klicka på Spara för att spara kopplingen eller Avbryt för att avbryta Sida 57

62 6 Handläggarkonsolen och Vyer 6.1 Översikt Menyvalet Översikt visar en översiktsbild på den aktuella posten. Om ärendet har processer visas var i processen ärendet är. För att handlägga posten klickar du på Handlägg. 6.2 Handlägg Menyvalet Handlägg laddar om handläggarkonsolen för den aktuella posten och posten med dess underflikar visas. 6.3 Händelser I Lex loggas händelser på de olika posterna. Se till att du har aktuell post framme och klicka på menyvalet Händelser. Ange datum i dropplistan, möjliga alternativ är de senaste 7, 30, 90 eller 365 dagarna. Du kan även välja valfritt datumintervall genom att välja datum via kalenderikonerna eller skriva datum i fr o m- och t o m-fälten. Du kan filtrera händelserna per händelsetyp under rubriken Filter. Klicka på Visa för att få fram listan med händelser. Listans kolumner är: Händelse Typ av händelse. Beskrivning Beskrivning av händelsen. Signatur Datum då händelsen skapades samt vem som skapade händelsen Sida 58

63 6.4 Process På vyn Process visas det processchema som den aktuella ärendetypen är kopplad till. Processen har två nivåer. Den första nivån är processfas eller processteg. En rund pil markerar det processteg som pågår. Ett processteg som inte är påbörjat markeras med ett blått kors. Ett processteg som avslutats markeras med en grön bock. På den andra nivån finns aktiviteter, dokumentlänkar, parametrar, flöden och pekare. Du kan skapa ett dokument genom att klicka på länken. Om den aktuella dokumenttypen är kopplad till en dokumentmall så skapas ett dokument med mallen som underlag. De utgående dokumenten är oftast kopplade till en dokumentmall. Ingående dokument importeras i Lex databas. Utförda aktiviteter, parametrar och skapade dokument markeras med en grön bock. Pekare har en blå nedåtriktad pil. På pekaren finns en text som visar till vilket processteg processen fortsätter när steget är klart. Om du markerar ett processteg i processträdet så visas detaljer om steget i den högra delen av bilden. Här visas dels information om själva steget och även vilka dokumentlänkar och aktiviteter som ingår i steget samt den pekare som för processen vidare. Knapparna högst uppe till höger är: Framåt Flyttar fram processen till det steg som är angett i pekaren. Ta bort Tar bort processteget. Spara Sparar förändringar som görs på processteget. Ångra Eventuella ändringar sparas inte. 6.5 Publicera I vyn Publicera väljer du ut de dokument, som ska publiceras på Internet. På sidans vänstra del visas den mappstruktur som finns för visning av dokument på Internet. Mappstrukturen läggs upp och underhålls i Lex administrationsdel Sida 59

64 På sidans högra del visas de dokument, som tillhör det aktuella ärendet. Markera det eller de dokument du vill publicera. Tryck sedan på pilen vid den mapp du vill att dokumentet/dokumenten ska publiceras i Sida 60

65 6.6 Mappar På vyn Mappar kan du dels skapa en struktur av mappar för det aktuella ärendet, objektet eller sammanträdet och dels Sortera in dokument, som ännu inte knutits till någon mapp i den aktuella posten. OBS! Här sker insorteringen till mappar på ärendet, objektet eller sammanträdet. Det är inte samma som de generella mapparna som finns under fliken Mappar under resp. post. Ställ dig på den nivå i strukturen under vilken du vill lägga till en ny mapp. Klicka på Ny mapp. Du skapar en ny mapp genom att ange Beteckning och Beskrivning och klicka på Spara. Om du vill ta bort en mapp, markerar du mappen och klickar du på Ta bort. Den markerade mappen tas bort, observera att eventuella undermappar också tas bort. När du klickar på Sortera in, så visas de dokument som inte är knutna till någon mapp i den högra delen av sidan. Markera de dokument du vill sortera in. Klicka på pilen vid den mapp där du vill lägga in dokumentet Sida 61

66 6.7 Svar väntas I Lex expedieringsfunktion av dokument kan du ange om svar ska erhållas med ett senast datum för svar. De förväntade svaren på aktuellt ärende visas i denna vy Sida 62

67 6.8 Utskrift I detta menyval kan du ta fram en utskriftsinformation om ärenden, dokument, objekt eller sammanträden. Du kan välja på en mängd informationsgrupper genom att markera de rutor du önskar. När du gjort dina val, klickar du på knappen Skapa utskrift så skapas utskriften. Du kan först förhandsgranska resultatet. Klicka på Skriv ut för att skriva ut resultatet på skrivare Sida 63

68 7 Fliken Översikt diarier Under fliken Översikt diarier kan du få fram statistik inom olika diarier, inte bara de ärenden du själv har haft kontakt med. 7.1 Menyn Balans På denna lista visas statistik över antalet ärenden som finns i viss nämnd och ärendetyp. Hanteringen för övrigt är samma som under fliken Handläggning och menyn Balans, se beskrivning på sida Menyn Processer På denna lista visas processer inom viss nämnd. Hanteringen för övrigt är samma som under fliken Handläggning och menyn Processer, se beskrivning på sida Menyn Aktiviteter På denna lista visas aktiviteter inom viss nämnd. Hanteringen för övrigt är samma som under fliken Handläggning och menyn Aktiviteter, se beskrivning på sida Menyn Bevakningar På denna lista visas bevakningar som inte är klara inom viss nämnd. Hanteringen för övrigt är samma som under fliken Handläggning och menyn Bevakningar, se beskrivning på sida Menyn Svar väntas På denna lista visas inom viss nämnd bevakningar på utgående dokument, där man förväntar sig ett svar. Efter att du valt nämnd visas dessa dokument. Du kan antingen klicka på Öppna för att komma till dokumentet eller klicka på Besvarat för att markera att du fått ett svar. Svar väntas skapas i samband med expedieringen av ett dokument. 7.6 Menyn Ej kvitterat På denna lista visas poster inom viss nämnd som flödats, men som inte blivit kvitterat av användare. Välj aktuell nämnd och hur lång tid som har passerat utan att posten kvitterats. Klicka på Sök och resultatet visas på skärmen. 7.7 Menyn Anmält till sammanträde Här visas vilka ärenden eller dokument som anmälts till olika sammanträden efter ett visst datum. Välj aktuellt sammanträde och datum och klicka sedan på Sök. En lista med ärenden och dokument visas. Du kommer åt information om ärendet eller dokumentet via Öppna och kan läsa fulltextdokumentet via Fulltext. 7.8 Menyer under Rapport Under menyrubriken Rapport finns följande rapporter: Aktlista, Ärendelista, Dokumentlista, Ärendebalans och Ärendehistorik. Urvalen till dessa rapporter är lika. Du väljer Diarium och datumintervall och klickar på Sök. Resultatet visas i en lista. 7.9 Menyn Tidsstatistik Under menyrubriken Statistik och menyn Tidsstatistik kan du ta ut statistik över viss tid Sida 64

69 Överst gör du ditt urval och klickar på Sök och resultatet visas nertill Menyn Tidsstatistik handläggare Med denna meny kan man på motsvarande sätt få statistik per handläggare Menyn Logga ut För att logga ut ur systemet väljer du menyn Logga ut. Du blir även utloggad när du stänger Internet Explorer Sida 65

70 8 Fliken Registrering 8.1 Skapa nytt ärende För att registrera nytt ärende välj fliken Registrering. I högra delen kan det visas ett antal ärendetyper och det är de ärendetyperna du har använt tidigare. Välj någon och du får fram bilden för att registrera nytt ärende. Du kan annars göra menyvalet Nytt ärende och du får fram bilden för att registrera nytt ärende Sida 66

71 Registrera uppgifterna: Diarie Ärendetyp Skapad datum Ärendemening Initiativ Sekretess Deltagare Välj aktuellt diarium. Välj aktuell ärendetyp i listan. Datum för registreringen, fylls i automatiskt. Beskrivning av ärendet. Här kan du välja på vilket sätt ärendet initierades. Om ärendet är sekretessbelagt eller ej. Om ärendet är sekretessbelagt blir alla dokument på ärendet också sekretessbelagda. Alla adressater på dokumenten läggs kontinuerligt in som deltagare på ärendet. Du kan även lägga in deltagare manuellt via Lägg till. När uppgifterna är ifyllda, klickar du på Spara. Du får en fråga från Lex om du vill skapa ärendet. Om du klickar på Avbryt så sparas inte ärendet. Om du klickar på OK så sparas ärendet. Lex visar en kvittens över diarie, ärendebeteckning och datum för det skapade ärendet. Du kan nu välja på att öppna ärendet genom att klicka på Öppna, se avsnitt Handläggarkonsol för ärende på sida Sida 67

72 8.2 Skapa nytt dokument Under fliken Registrering finns menyvalet Nytt dokument kan du registrera dokument som diarieförs. Det kommer inte automatiskt att kopplas till ett ärende, utan du måste själv välja ärende att koppla det till. Om du inte gör det kommer det att registreras som ett fristående dokument. Registrera uppgifterna: Diarie Objekt Ärende Kategori Välj aktuellt diarium. Välj ev. ett objekt som ska kopplas till dokumentet. Välj ärende. I listan visas de ärenden som är flödade till dig. Om du inte väljer något ärende, registreras dokumentet som ett fristående dokument. Öppna syns när du har valt ett ärende och du kommer åt ärendet genom att klicka på länken. Typ av dokument, om det är inkommet eller upprättat Sida 68

73 Reg. datum Dokumenttyp Dokumentbeskrivning Avsändare/Mottagare Sekretess Dokumentdatum Format När dokumentet inkom eller skickades iväg. Fylls i automatiskt med dagens datum. Välj typ av dokument från listan. Förklarande beskrivning om dokumentet. Det går att knyta en eller flera personer till dokumentet. De som är deltagare på ärendet visas. Du kan enkelt koppla de till aktuellt dokument genom att bocka för dem. För att lägga till nya klickar du på Lägg till Om dokumentet ska sekretessbeläggas eller inte. Datum som står på dokumentet. Möjlighet att importera fil till databasen genom att klicka på knappen Bläddra. Förflytta dig till aktuell katalog och markera filen och klicka på knappen Öppna. Om du klickar på knappen Registrera får du en kontrollfråga om du vill registrera dokumentet. Om du svarar OK registreras dokumentet som diariefört och du kan inte ändra uppgifterna. Lex visar en kvittens att dokumentet skapats. Du kan nu välja på Öppna och då öppnas handläggarkonsolen för dokumentet, se avsnitt Handläggarkonsol för dokument på sida 39. Om du väljer Nytt så töms bilden så att du kan skapa ett nytt dokument Sida 69

74 8.3 Skapa nytt objekt Under fliken Registrering finns menyvalet Nytt objekt, där du kan registrera objekt som exempelvis kan vara en fastighet. Ange uppgifter om objektet. Klicka på knappen Spara för att spara objektet Sida 70

75 8.4 Menyn Ej kvitterat Under fliken Registrering och menyvalet Ej kvitterat kan man få fram en lista på dem som inte har kvitterat de ärenden de har fått flödat till sig. Du väljer aktuellt diarium och antal dagar bakåt i tiden och klickar på Sök. En lista med handläggare visas. För att återställa bilden och göra en ny sökning, klickar du på Återställ. 8.5 Menyn Logga ut För att logga ut ur systemet väljer du under fliken Registrering menyvalet Logga ut. Du blir även utloggad när du stänger Internet Explorer Sida 71

76 9 Hantering av fulltextdokument När dokumentet är ett arbetsdokument kan du skapa ditt Word-dokument med hjälp av en dokumentmall direkt när du skapar dokumentkortet eller vid ett senare tillfälle. Du kan även hämta ett dokument från filsystemet och koppla till dokumentkortet. Oavsett vilket sätt du använt så kan du, så länge dokumentet är arbetsmaterial, redigera det hur många gånger du vill. Du kan dessutom ta hjälp av andra att redigera dokumentet. Fulltextdokument kan bl a Word-, Excel- och PowerPoint-dokument. Du kan även börja med att skapa dokument i Word och därefter spara dem i Lex, se beskrivning Skapa dokument i Word och spara i Lex på sida Skapa Word-dokument med hjälp av mallar från Lex Fördelen med att använda färdiga mallar är att information från ärendet t ex ärendebeteckning, dokumentet och användaruppgifter kan läggas in automatiskt i mallen. Du redigerar själv dokumentet och spar det sedan. När du skapar ett dokumentkort väljer du en dokumenttyp och mall, sen kan du klicka på Spara och skapa fulltext, då sparas dokumentkortet och du skapar ett fulltextdokument med hjälp av vald mall i Word. Om du inte skapar fulltextdokumentet med detsamma, kan du senare från dokumentkortet välja en dokumenttyp och mall och sen klicka på Skapa fulltext och du skapar då också ett fulltextdokument med hjälp av vald mall. Du får sedan upp en bild, där du skall välja Öppna för att öppna dokumentet. Nu öppnas Word med den valda mallen. Information från Lex läggs på valda delar i mallen. Skriv din text i dokumentet. OBS! För tjänsteskrivelse gäller att viss text kommer att föras över som underlag till protokoll, se beskrivning Skapa tjänsteskrivelse på sida 74. När du är klar med dokumentet klickar du på ikonen Spara till Lex. Stäng Word-dokumentet och du återkommer till Lex. Fulltextdokumentet är nu kopplat till dokumentkortet. 9.2 Koppla fulltextdokument till ett dokumentkort i Lex När du har dokumentkortet framme, så kan du koppla en befintlig fil från filsystemet genom att klicka på Bläddra Sida 72

77 Du kommer till filsystemet. Förflytta dig till aktuell katalog och dubbelklicka på aktuellt dokument eller markera aktuellt dokument och klicka på knappen Öppna. I Lex klickar du sen på Spara uppe till höger. Fulltextdokumentet är nu sparat och du kan komma åt detta under fliken Versioner eller något av valen med Fulltext uppe till höger. 9.3 Redigera fulltextdokument Det går bara att redigera fulltextdokument, som är arbetsmaterial. När dokumentet har status registrerat dokument, så är fulltextdokumentet bara läsbart. Den som har möjlighet att redigera ett dokument är den som har lagt upp dokumentet och de som är handläggare med skrivrättighet ex. har fått det flödat För handläggning på ärendet eller dokumentet. För att redigera ska du från ärendet ha dokumentfliken framme och klicka på Fulltext eller ha dokumentkortet framme och klicka på Öppna fulltext. Dokumentet visas i Word och du kan redigera dokumentet. Om du vill skriva över dokumentet klickar du på ikonen Spara till Lex. Om du vill spara dokumentet i en ny version klickar du på ikonen Spara ny version till Lex. OBS! Du kan aldrig skriva över någon annans version, utan det blir alltid en ny version första gången du redigerar det dokumentet. Stäng Word och du kommer tillbaka till Lex Sida 73

78 9.4 Skapa tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse är det dokument du anmäler till sammanträde. Viss text i fulltextdokumentet kommer att bli underlag till protokoll och protokollsutdrag. Som dokumentbeskrivning kan du gärna skriva ärendemeningen för att underlätta för nämndsekreteraren vid hantering av sammanträdet. När du skapar dokumentkortet ska du välja en dokumenttyp, som är kopplad till mallen för tjänsteskrivelse, troligen heter den tjänsteskrivelse. Fyll i uppgifterna och klicka på Spara och skapa fulltext. Word startas och dokumentet visas med vissa uppgifter ifyllda. Texten mellan bokmärkena vid Sammanfattning och Beslut blir sedan underlag till protokollet. Det är inte säkert att just denna text finns i er organisation. Det viktiga är texten mellan bokmärkena och denna text hämtas sedan in av nämndsekreteraren till Lex och läggs under en sammanträdespunkt. Denna text kan sedan nämndsekreteraren ändra innan protokollet skrivs. Skriv dokumentet och spara det med ikonen Spara till Lex Lex.. Stäng Word och du återkommer till Sida 74

79 10 Skapa dokument i Office-program och spara i Lex Le Office-integration omfattar Word, Excel och PowerPoint. Du kan börja med att skriva ditt dokument i något av dessa Office-program och därefter spara det i Lex. När du är i Office-programmet så skapar och skriver du ditt dokument på vanligt sätt. På ikonraden finns 3 ikoner för Lex. För att spara dokumentet i Lex, så klickar du på Spara till Lex, Nytt dokument. Bilden i Lex för att skapa nytt dokumentkort startas upp automatiskt och du kan ange uppgifter om dokumentet. Fyll i önskade uppgifter och klicka därefter på Registrera för att registrera det och Spara för att spara det som arbetsdokument. OBS! Du kan sen inte redigera och spara dokumentet på nytt från Word, utan det måste du göra från Lex. Fliken Mappar förklaras under avsnittet Mappar på sida Sida 75

80 11 Integration med Outlook eller Groupwise Om man har integration med Outlook eller GroupWise installerad får man en ikon för att spara e- posten i Lex Genom att markera en e-post och klicka på ikonen får du fram bilden från webben för att spara ett nytt dokumentkort. Du fyller i uppgifter på vanligt sätt och väljer lämpligen Registrera för att registrera dokumentet. OBS! Ingen fritextsökning kan ske i dessa bifogade filer. I Outlook sparas e-posten sparas i msg-format, vilket innebär att eventuella bifogade filer inkluderas i samma fil. I GroupWise sparas e-posten i rtf-format. I denna version så blir det ett webbfönster för e-posten och ett för varje bifogad fil. En känd begränsning är den varningsdialog som dyker upp i Outlook med jämna mellanrum: Användaren kan tillåta access i upp till 10 minuter, men sedan dyker varningen upp igen Sida 76

81 11.1 Spara e-post från Outlook utan integration med Lex Det går att spara e-post som msg-fil och sedan importera denna fil till ett dokumentkort. När du är i Outlook så markerar du e-posten och väljer menyn Arkiv, Spara som och väljer att spara i en katalog och med filformatet msg. Denna fil kan du sen importera till ett dokumentkort med knappen Bläddra. Fördelen med att spara som en msg-fil är att hela e-posten inklusive e-postmeddelandet sparas som en fil, vilket innebär att det bara behöver skapas ett dokumentkort. Nackdelen är att ingen fritextsökning kan ske i dessa bifogade filer Sida 77

82 12 Lex-inställningar Alla Lex-användare måste göra vissa inställningar, som sparas i registret (registry på engelska) på den lokala datorn. Det skiljer sig lite åt om man är en Windows- eller webbanvändare. Informationssökare i Lex webbapplikation behöver dock inte göra dessa inställningar. Så här ser registreringsbilden ut: Windows-användare Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Windows-program. Programmet startas via Start/Alla program/lex/lex-inställningar. Windows-användare måste ange SQL-server och Databas för att kunna köra Lex. Det är de två fälten som styr mot vilken server och databas man kör när man använder Lex Windows-program. Om dokument skapas och ändras med hjälp av öppnaknappen på dokumentkortet behöver inga andra uppgifter anges. Fältet senaste användare uppdateras alltid med den senast inloggade Lexanvändaren. Webbanvändare Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Office-integrationsprogram. Programmet heter Lexreg.exe och ligger i mappen C:/program/Lex/Lexe på handläggarens dator. Webbanvändaren måste ange Web server, Web instans, Senaste användare och Spara lösenord. Användaren och lösenordet som anges måste vara ett giltigt Lex-användarkonto. Oservera att uppgifterna för webbanvändaren inte har något med inloggningen i webbapplikationen att göra, till skillnad från uppgifterna för Windows-användaren. Beskrivning av fält Fält SQL server Beskrivning Datornamn på eller ip-adress till den server som Lex databas ligger på. Databasen är Microsofts SQL-Server Sida 78