Dokumenttyp Dokumentbeteckning Diarienummer Sida. Upprättad av Godkänd Datum Ändringsdatum Ver.Rev/Bet Referens

Transkript

1 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 1 (9) Innehållsförteckning MANUAL FÖR LSU DOKUMENTPORTAL Orientering, inloggning, systemkrav Bakgrund Ansökan om tillgång till LSU dokumentportal Inloggning Systemkrav INSTÄLLNINGAR FUNKTIONER Sök Kopiera ut Lägg in nytt dokument Ändra dokument (checka ut och checka in)... 9

2 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 2 (9) MANUAL FÖR LSU DOKUMENTPORTAL 1 ORIENTERING, INLOGGNING, SYSTEMKRAV 1.1 Bakgrund LSU använder en dokumentportal för utväxling av information i pågående byggprojekt. Samma portal används också för att hantera all aktuell förvaltningsinformation inom LSU. Det är av stor vikt att portalen används. Det ger sökbarhet och historik och gör att alla får tillgång till den information som finns, både i bygg- och förvaltningsskedet. 1.2 Ansökan om tillgång till LSU dokumentportal Projektdeltagare som behöver tillgång till LSU s dokumentportal gör sin ansökan på sidan - Ansök om behörighet När ansökan är färdigbehandlad erhålls en e-post med inloggningsuppgifter. 1.3 Inloggning Logga in på

3 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 3 (9) Skriv in erhållet användarnamn (3 bokstäver+ 3 siffror) och lösenord. Token används bara i de fall man säkerhetsdosa. Nu erhålls ett lösenord via SMS som skrivs in i dialogrutan som kommer upp.

4 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 4 (9) Nu kan du logga in på dokumentportalen. Skriv in erhållet användarnamn (3 bokstäver+ 3 siffror) och lösenord. 1.4 Systemkrav Ett antal funktioner i systemet använder Java. LSU s dokumentportal som kräver min. Java version 6.

5 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 5 (9) 2 INSTÄLLNINGAR I övre högra hörnet finns funktionen Inställningar. Här skall rotkatalogen ställas in av varje ny användare. Rotkatalogen används vid in- och utcheckning av dokument. Välj Inställningar Välj därefter Mt Doc Preferences i vänstra listen Välj Change Root Folder och välj var du vill ha dina Landstingsdokument i din katalogstruktur.

6 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 6 (9) 3 FUNKTIONER 3.1 Sök Det finns ett antal olika sökningar. Sökningar görs på de metadatafält som finns i dokumentkort samt ett antal systemvärden som t.ex. vilken tid och datum en fil lagts in i systemet och av vem. Tecknet % i en sökning kan väljas för att ange att ett okänt antal okända tecken finns mellan kända tecken. T.ex. kan 5%pdf skrivas i dokumentnamn-fältet för att hitta alla filer som heter 5xxxx.pfd Alla sökvärden behöver inte fyllas i vid en sökning. T.ex. kan man i sökningen Sök handling bara markera ett område. Då får man upp alla dokument som är kopplat till ett område. Systemadministratören kan skapa nya sökningar. Om du t.ex. ofta söker efter A- ritningar kan en färdig sökning för det skapas. Kontakta LSU Fastighetsdokumentation för detta. Sökresultatet som visas kan sorteras på olika sätt genom att klicka på kolumnernas överskrifter.

7 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 7 (9) 3.2 Kopiera ut Funktionen kopiera ut kan väljas då en lista över dokument visas. Antingen via en sökning eller från Utforska-funktionen. Funktionen skapar en kopia av dokumentet, originalet finns kvar i systemet. Markera rutan i början av raden för de dokument du önskar kopiera ut. Peka på Åtgärdsmeny överst i kolumnen och välj Hämta (multi). Vid valet Hämta så överförs bara ett dokument och du får frågan om du vill öppna dokumentet eller spara. Väljer du spara så får du peka ut var filen ska placeras i din katalogstruktur. Vid valet Hämta (multi) kan ett eller flera dokument väljas samtidigt. De förs direkt över till den rotkatalog som finns inställd. Filerna tar även med sig sin katalogstruktur från systemet.

8 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 8 (9) 3.3 Lägg in nytt dokument Välj Lägg till ritningar eller Lägg till skrivna dokument. Dokumentkorten ser inte likadana ut för de olika dokumentklasserna. I fönstret som öppnas markerar du i vilken mapp dokumentet skall placeras, välj därefter Nästa. Om filen du skall lägga in redan ligger rätt i strukturen under din rotkatalog kan du välja Nästa utan att välja mapp. Nu visas dokumentkortet. När det dokument du skall lägga till är försett med intelligent sidhuvud eller namnruta med metadata kan du välja Slutför utan att fylla i värden i dokumentkortet.

9 KRAVSPECIFIKATION KRAVSPEC 7 BILAGA 5 9 (9) Ett nytt fönster öppnas. Via den vänstra knappen väljer du via browser i egen katalogstruktur vilka filer du ska lägga in. Under rubriken målkatalog kan du kontrollera att dina filer hamnar på rätt ställe. Är du något du vill ändra, markera filen genom att klicka på den, välj därefter den tredje knappen. När du är nöjd med listan välj fjärde knappen, Ladda upp. När uppladdningen är klar står det Överförd i den sista kolumnen Information. Stäng fönstret. 3.2 Ändra dokument (checka ut och checka in) När ett dokument du har lagt in skall ändras så skall dokumentet checkas ut. Utcheckning av dokument fungerar precis på samma sätt som utkopiering av dokument. När dokumentet är utcheckat visas det med en röd bock i dokumentlistan. Dokumenten öppnas och arbetas med lokalt. När en ny version av dokumentet skall läggas in markeras aktuella dokument i dokumentlistan. Välj multicheckin så hämtas dokumenten från rotkatalogen.