Behörighetsadministration i Meddix SVP

Transkript

1 1(20 ) Behörighetsadministration i Meddix SVP Sökord Samordnad vårdplanering, användare, användarkonto, behörighet Dokumenthistorik Datum Ändring Handläggare Ändrat från Landstinget i Östergötland Karin Björklund, systemförvaltare till Region Östergötland och IT-centrum till Centrum för medicinsk teknik och IT Dokumentet skapas Karin Björklund, systemförvaltare

2 2(20 ) INNEHÅLL 1 Allmänt Läsanvisningar Ny användare Uppgifter om användaren Användarens behörighet Lägg till enheter Lägg till område Lägg till avdelning Ändra användarkonto Söka fram användarkonto Ändra behörighet Ändra enhet/område eller avdelning Ändra enhet Ändra område eller avdelning Avsluta användare Användaren avslutar sin tjänst inom vårdgivaren Användare som byter enhet inom vårdgivare Vanliga problem Användarkonto saknas Användarkonto inaktivt Fel Användarnamn... 19

3 3(20 ) 1 Allmänt Meddix SVP är ett IT-stöd som används vid samordnad vårdplanering mellan Region Östergötland och alla kommuner i Östergötland. Varje enhet i Meddix ansvarar själv för behörighetsadministrationen, eftersom Meddix innehåller patientuppgifter måste den som delar ut behörighet ha personlig kännedom om den som tilldelas behörigheten och tillgång till patientuppgifterna. Varje enhet ansvarar för att användarna inom enheten är informerade om vem som har ansvar för behörighetsadministrationen. Den som är behörighetsadministratör i Meddix kallas Meddixadministratör. Varje enhet ansvarar för lokal support för enhetens användare. Den centrala supporten, för regionen och alla kommuner, sköts av Förvaltningen Patientjournalen på Centrum för medicinsk teknik och IT, Region Östergötland. Denna manual är tänkt att vara ett stöd för Meddixadministratörer, och innehåller grundläggande information exempelvis om hur ett nytt användakonto skapas, men även vanliga problem och hur dessa hanteras. Alla bilder i manualen kommer från Testmeddix, det kan därför skilja sig något mot hur det ser ut i Meddix SVP produktionsmiljö. 1.1 Läsanvisningar Instruktioner föregås av en pil Menyval, även högerklicksmeny skrivs i fetstil Kortkommando och tangenter skrivs i fetstil Skärmfönster och dialogruta markeras med [hakparenteser] Flikar, knappar, mappar, fält, radioknappar och listboxalternativ skrivs i kursiv stil. Även läsvy inne i fönster Kolumnrubrik skrivs med stor Bokstav Markerar något som bör uppmärksammas eller iakttas Välj Användare Användaradministration - Användare ALT + E [Användarinfo] Spara Meny Obs! När användarkontot är sparat går det inte att ändra Användarnamnet.

4 4(20 ) 2 Ny användare Gör så här för att lägga upp en ny användare: Logga in i Meddix. Välj Användare under Användaradministration i Meny till vänster på startsidan. Välj knappen Ny användare.

5 5(20 ) Fyll i uppgifter om användaren i övre delen av fönstret Användarinfo, se kapitel 2.1 Uppgifter om användaren Markera de behörigheter användaren ska ha, se kapitel 2.2 Användarens behörighet Välj knappen Spara Nu har användaren tilldelats behörighet i Meddix. Obs! Användarkontot måste sparas innan fler enheter eller avdelningar/områden kan väljas. Läs vidare i kapitel 2.3 Lägg till enheter. Obs! Enhetstyperna Kommun och Slutenvård går att välja underenheter till. Vid inlogg mot en sådan enhetstyp finns ytterligare knappval. Läs vidare i kapitel 2.4 Lägg till område och/eller kapitel 2.5 Lägg till avdelning. 2.1 Uppgifter om användaren Användarnamn ska börja med organisationsnummer, ex 05 för anställda inom Region Östergötland, 0580 för anställda inom Linköpings kommun och 0581 för anställda inom Norrköpings kommun, och sedan den användarnamnsstandard som är beslutad inom respektive vårdgivare, ex inom Region Östergötland används det 4-siffriga HSA-id:et. Obs! När användarkontot är sparat går det inte att ändra användarnamnet. Om det ändå har skett, läs kapitel 4.3 Fel användarnamn Namn ska börja med efternamn och sedan förnamn. Lösenord måste anges. Det används vid användarens första inloggning. Aktuell enhet uppdateras automatiskt till den enhet som du är inloggad på. Byt enhet vid behov, enklast via kortkommando ALT + E. Profession kan anges, men det är inte obligatoriskt. Giltighetstid är inte en obligatorisk uppgift, men fyll gärna i från och med -datum, för att i efterhand kunna se när användarkontot skapades. E-post fylls i om inloggning med engångslösenord används.

6 6(20 ) HSA-id är en obligatorisk uppgift för att säker autentisering med SITHS-kort ska fungera. 2.2 Användarens behörighet En Meddixadministratör kan tilldela andra användare samma behörighet som man själv har. Vissa behörigheter kan alltså Meddixadministratören behöva för att kunna tilldela den behörigheten vidare, men det är därmed inte säkert att det är Meddixadministratören som ska utföra uppgiften som är kopplad till behörigheten. Sätt en bock i rutan vid respektive behörighet för att tilldela behörigheten till användaren. Vårdplanering Används för att kunna ta del av vårdplanering kring en specifik patient. Är behörighet som de flesta användare bör ha. Rapporter Behörighet som ger tillgång till rapporter, exempelvis Betalningsansvar. Det bör finnas minst 1 person per enhet som har denna behörighet bland annat för att: o varje vårdavdelning inom slutenvården ansvarar för att en gång i veckan skriva ut rapporten Betalningsansvar (enligt LiÖ-rutin Fakturering utskrivningsklar vid samordnad vårdplan ), dessa utgör sedan underlag för fakturering och kommunerna bör kunna kontrollera dessa fakturor o och för verksamhetuppföljning generellt. Gallring Behörighet för systemförvaltare.

7 7(20 ) Ändra tidigare vårdtillfälle Behörighet för systemförvaltare eller användare med övergripande ansvar. Används för att kunna låsa upp ett vårdtillfälle om något har gått fel. Verksamhetsregister Behörighet för systemförvaltare. Ta bort Används för att helt kunna ta bort något, exempelvis ett meddelande som skickats på fel patient. Meddelande går inte att ta bort om det är kvitterat. ÖPT/ÖRV Används inte inom Östergötland. Administrera kalender Funktion som inte används i Östergötland. Bilden är från Testmeddix, i Meddix SVP produktionsmiljö finns valet Administrera kalender inte med. Funktionslogg Används vid logguppföljning. Uppdraget för logguppföljning är ett ledningsansvar, och det styr vem som ska ha behörigheten. Varje vårdgivare har olika rutiner kring logguppföljning. Utskrift Används för att kunna skriva ut, exempelvis vårdplanen. Användare/Avdelningar Behörighet för Meddixadministratörer. Lösenord Behörighet som tidigare använts när inloggning skedde via användarnamn och lösenord. Ingen behöver ha den behörigheten idag. Radera Behörighet för systemförvaltare. Markera radioknappen fram Läsrättigheter eller Skrivrättigheter beroende på vilken behörighet användaren ska ha. Läsrättigheter Används om användaren endast ska kunna läsa information i Meddix. Skrivrättigheter Används om användaren ska kunna delta i den samordnade vårdprocessen i Meddix, exempelvis för att kunna skicka meddelande och skriva i vårdplanen.

8 8(20 ) 2.3 Lägg till enheter Välj knappen Enheter för att välja att knyta användarbehörigheten till ytterligare enhet/-er. Markera enhet i vänstra rutan Enheter. Obs! Det är endast de enheter du själv har behörighet till, som är valbara i vänstra rutan. Välj knappen med pil åt höger. Upprepa vid behov om ytterligare enheter ska läggas till. Obs! Om användaren ska ha behörighet till fler enheter, kan dessa markeras samtidigt genom att hålla ner tangenten Ctrl, samtidigt som områdena markeras. Kontrollera att det är rätt enheter som visa i högerrutan Användare enheter. Ändra vid behov genom att markera enheten i högerrutan och välj sedan knappen med pil åt vänster. Välj knappen Spara. 2.4 Lägg till område Välj knappen Områden för att välja ett specifikt SÄBO eller hemtjänstområde.

9 9(20 ) Välj avsedd enhet i listboxen Enheter. Obs! Det är endast de enheter du själv har behörighet till, som är valbara i listboxen. Markera det område som användaren ska ha behörighet till. Om användaren ska ha behörighet till fler områden, kan dessa markeras samtidigt genom att hålla ner tangenten Ctrl, samtidigt som områdena markeras. Välj knappen Lägg till. Kontrollera att områdena som visas i nedre delen av fönstret är korrekt.

10 10(2 Om något/några områden felaktigt kommit med, välj Ta bort i högre delen för att ta bort behörigheten till området. Obs! Om inget område väljs, har användaren tillgång till samtliga områden inom enheten. Obs! Om [Detaljinfo] på en patient inte innehåller något område, kan den användare som endast har behörighet till ett specifikt område inte se meddelanden som är skickade om den patienten. I dessa fall måste användaren tilldelas behörigheten Område saknas för att kunna hitta meddelandet. Alternativt måste patientens [Detaljinfo] uppdateras med rätt område. Välj BACKA för att gå tillbaka till Användarinfo. Obs! Den kommunala hemsjukvården tillhör inte enhetstypen Kommun i Meddix, utan enhetstypen Annan part, de går alltså inte att lägga till som Område till respektive kommun, utan är helt fristående. 2.5 Lägg till avdelning Välj knappen Avdelningar för att välja en särskild slutenvårdsavdelning.

11 11(2 Välj Slutenvård LiÖ i listboxen Enheter. Markera den avdelning som användaren ska ha behörighet till. Obs! Om användaren ska ha behörighet till fler avdelningar, kan dessa markeras samtidigt genom att hålla ner tangenten Ctrl, samtidigt som avdelningarna markeras. Välj knappen Lägg till. Kontrollera att områdena som visas i nedre delen av fönstret är korrekta.

12 12(2 Om något/några avdelningar felaktigt kommit med, välj Ta bort i högra delen för att ta bort behörigheten till avdelningen. Obs! Om ingen avdelning väljs, har användaren tillgång till samtliga avdelningar inom enheten Slutenvård LiÖ. Välj BACKA för att gå tillbaka till Användarinfo

13 13(2 3 Ändra användarkonto 3.1 Söka fram användarkonto Gör så här för att först söka fram användaren: Sök fram användaren i rutan [Välj användare]. Sökning kan göras via: Enhet inklusive Avdelning/Område om enheter är Kommun eller Slutenvård eller Användarnamn I fritextrutan Användarnamn går det förutom användarnamn även att söka på Namn och HSA-id (både det långa med 16 tecken, eller det korta med 4 tecken). För att minska sökresultatet kan man välja Aktiva i listboxen Status. Välj knappen Sök, eller klicka på Enter på tangentbordet Markera användaren i sökresultatet i rutan till höger Användarinformationen visas i nedre rutan [Användarinfo]

14 14(2 3.2 Ändra behörighet Sök fram användaren Bocka ur eller i behörighet Välj Spara 3.3 Ändra enhet/område eller avdelning Sök fram användaren Ändra enhet Välj knappen Enheter för att öppna fönstret [Enheter] Markera enhet i vänstra rutan Enheter, välj knappen med pil åt höger för att lägga till enheten i högra rutan Användare enheter Markera enhet i högra rutan Användare enheter, välj knappen med pil åt vänster för att ta bort enheten Välj Spara

15 15( Ändra område eller avdelning Välj knappen Områden för att öppna fönstret [Användarens Områden] eller knappen Avdelningar för att öppna fönstret [Användarens Avdelningar] Obs! Knapparna Områden och Avdelningar visas aldrig samtidigt. Vilken knapp som visas beror på hur du som Meddixadministratör är inloggad, samt vilken behörighet användaren har. Välj enhet i listboxen Enheter Markera önskad avdelning eller område i listan Avdelningar eller Särskilda/Ordinära områden. Välj knappen Lägg till för att lägga till behörigheten För att ta bort behörighet på viss avdelning/område, klicka på den röda texten Ta bort till höger om avdelningen/området i nedre delen av fönstret.

16 16(2 3.4 Avsluta användare När en användare slutar, ingår det i Meddixadministratörens uppgift att ta bort användarens behörighet på den egna enheten. Det går inte att ta bort eller radera en användare helt från Meddix på grund av att det som användaren har gjort i Meddix ska gå att spåra i efterhand Användaren avslutar sin tjänst inom vårdgivaren Gör så här om användaren helt avslutar sin tjänst inom vårdgivaren: Sök fram användaren Öppna Enheter Ta bort behörigheten på alla enheter, utom en. Markera enhet/-erna i högerrutan och välj sedan knappen med pil åt vänster. Välj knappen Spara. Bocka ur rutan Aktiv Sätt ett slutdatum i rutan Giltighetstid:

17 17(2 Välj Spara Användaren kan nu inte logga in i Meddix inom vårdgivaren Användare som byter enhet inom vårdgivare Sök fram användaren Välj knappen Enheter/Områden eller Avdelningar Ta bort behörigheten på din enhet/område eller avdelning. Välj Spara. Fönstret stängs Välj Spara igen i fönstret [Användarinfo] Användaren kan logga in i Meddix, men har inte tillgång till information på den borttagna enheten/området eller avdelningen. Obs! Om ingen avdelning eller område är valt, har användaren tillgång till samtliga avdelningar inom enheten. I dessa fall är det bra att även inaktivera användaren genom att bocka ur rutan Aktiv, men inte sätta ett slutdatum i rutan Giltighetstid.

18 18(2 4 Vanliga problem 4.1 Användarkonto saknas När användaren försöker logga in visas nedanstående bild. Det beror antingen på att användaren inte finns upplagd som användare i Meddix, eller att användarkontot saknar HSA-id. Åtgärd: Lägg upp användaren enligt kapitel 2 Ny användare eller Sök fram användaren och komplettera med HSA-id

19 19(2 4.2 Användarkonto inaktivt När användaren försöker logga in visas nedanstående bild. Det beror på att rutan Aktiv är urbockad. Åtgärd: Sök fram användaren och bocka i rutan Aktiv. 4.3 Fel användarnamn När användarkontot skapades skrevs fel tecken som användarnamn. När användarkontot är skapat går det inte att ändra användarnamn. Övriga uppgifter går däremot att ändra. Åtgärd: Användarnamn: gör inget, det går inte att ändra

20 20(2 Namn: Skriv Rör ej Rensa fälten E-post, Profession och HSA-id Sätt ett tom datum i fältet Giltighetstid till dagens datum, eller tidigare Bocka ur rutan Aktiv Bocka ur alla andra rutor. Klicka i Läsrättigheter Välj Spara Ta bort alla enheter utom en Spara