Användarhandbok och rutiner för användare av Meddix IT-stöd för Samordnad vårdplanering i Varbergs kommun och Halland Version b

Transkript

1 Användarhandbok och rutiner för användare av Meddix IT-stöd för Samordnad vårdplanering i Varbergs kommun och Halland Version b

2 Innehållsförteckning 1 Inloggning Huvudbild och rubriker i Meddix Huvudbild Meny Vårdplanering Användaradministration Aktuell patient Inkomna dokument Välj patient Patientöversikt och detaljinfo Meddelande från kommunen Meddelande från kommunen, Huvudfliken Meddelande från kommunen, ADL-fliken Meddelande från kommunen, SVAR-fliken Inkomna dokument Inskrivningsmeddelande Patient inskriven på sjukhus Kallelse till vårdplanering Vårdplan huvudfliken Vårdplan Vårdplaneringsfliken Utskrivningsklar Utskrivningsmeddelande Generellt meddelande Utskrifter...19,20 15 Omvårdnadsepikrisen Användarhjälp och stöd...21 Sidan 2 av 21

3 1 Inloggning Meddix startas från Klicka därefter på rutan Samordnadvårdplanering. Nu kommer Meddix inloggningsruta upp och den kan läggas som favorit på skrivbordet genom att högerklicka på musen, välj genväg på skrivbordet. För att logga in i Meddix krävs ett användarnamn och ett tillhörande lösenord. Om inte annat meddelats är användarens lösenord från början halland. Detta lösenord kommer du att få byta till ett som du själv väljer första gången du loggar in. Lösenordet ska bestå av minst 6 tecken. Användarnamnet inleds alltid med 1383 eller 1383vbg följt av ditt användarnamn. Exempel på användarnamn och lösenord: Gudrun Karlsson = 1383guka eller 1383vbgguka Lösenord = halland Lösenordet ska bytas var 90:e dag och påminnelse dyker upp vid inloggning. Rutin för att logga in i Meddix: Om du vet/ eller inte vet om någon av dina patienter befinner sig på sjukhuset, så ska du logga in i Meddix två gånger per dag för att kontrollera om det har kommit något meddelande som berör dig. Driftstoppsrutin: Rutinen finns på Varbergs kommuns intranät: Riktlinjer för samordnad vårdplanering. Sidan 3 av 21

4 2 Huvudbild och rubriker i Meddix 2.1 Huvudbild Meddix huvudbild (se bild nedan) är den sida som du alltid möts av efter inloggning och som du utgår ifrån. På huvudsidan kan du se Menyval, eventuell Aktuell patient som du för tillfället jobbar med och Inkomna dokument av olika slag. På huvudsidan gör du dina val och går vidare i systemet. Navigering På alla sidor man kommer till så finns fyra symboler (se bild nedan) synliga uppe till höger på respektive sida. Detta är symbolerna för HEM, BACKA, HJÄLP och LOGGA UT. Om du klickar på HEM så kommer du tillbaka till huvudsidan. Ett klick på BACKA för dig tillbaka till föregående bild, klickar du på HJÄLP så öppnas hjälpsidan som beskriver allt du kan göra i Meddix och klickar du på LOGGA UT så loggar du ut ur systemet. Sidan 4 av 21

5 2.2 Meny I menyrutan kommer du att arbeta utifrån några delrubriker. Efter varje delrubrik finns kortkommandon inom parentes. Dessa kan användas istället för att klicka med musen och för att ta sig snabbare mellan de olika bilderna. Du behöver då inte backa tillbaka till menyn Vårdplanering Välj patient (Alt +P) - Används om du söker en viss patient. Välj enhet - (Alt +E) - Användare som har behörighet till flera enheter t ex flera kommuner kan byta enhet under denna delrubrik. Patientöversikt (Alt +O) - Här går det att se en viss patients alla vårdkedjor med historik. Det går att skriva ut allt eller valda delar av patientens vårdkedjor. Inneliggande patienter (Alt +I) - Här visas alla patienter som för tillfället är inskrivna inom slutenvården. Patienter kommer upp på denna lista först då inskrivningsmeddelandet är kvitterat. Inkomna dokument (Alt +D) - Här visas alla patienter som har ett meddelande som inte är kvitterat. Utgående dokument Här visas skickade Meddelande från Primärvård/Kommun/Psyk Öppenvård/Annan part och generella meddelanden Användaradministration Här kan du byta lösenord och här loggar du ut ur Meddix. 2.3 Aktuell patient I denna ruta syns den patient du valt att söka fram eller titta på. Här visas också vem som är inloggad och i vilken kommun man är inloggad. 2.4 Inkomna dokument Här är visas alla inkomna dokument i aktuell kommun som inte är kvitterade. Sidan 5 av 21

6 3 Välj patient Sök patient genom att ange personnummer, namn eller i kombination och klicka sedan på knappen Sök patient. När du sökt fram en patient kommer du till bilden Patientöversikt. 4 Patientöversikt och Detaljinfo Patientöversikt Patientöversikten är en översikt per patient och där visas patientens alla vårdtillfällen, både pågående och avslutade. Varje vårdtillfälle blir en egen rad i översikten. Genom att klicka på datum i raden kan du läsa information från tidigare vårdtillfällen. Från patientöversikten kan man t ex skriva ut alla dokument för ett vårdtillfälle. Vid utskrift anges mottagare och orsak till utskriften. Sidan 6 av 21

7 Detaljinfo Längst upp till höger i Patientöversikten finns knappen Detaljinfo. Klicka på knappen så öppnas ett nytt fönster (se bild nedan) med information om patienten. Här kan man läsa, fylla i och ändra patientuppgifter, närståendeuppgifter och vistelseadress. Patientuppgifter som namn, adress och närstående uppgifter förs över automatiskt ifrån folkbokföringsregistret. Patientens vårdcentral syns i ett av fälten och är den vårdcentral som patienten valt via vårdvalet. Namnet på vårdcentralen förs över automatiskt ifrån ett register som heter Master. Detaljinfon ska alltid först fyllas i eftersom det annars inte går att skicka Meddelande PV/kom/Psyk ÖV/AP. Boende: I rutan boende ska du ange det boende en patient bor på eller vilket omsorgsområde patienten tillhör. Dessa uppgifter är viktiga att underhålla. Fält med * är obligatoriska. Fältet Boende: Handläggaren fyller i rutan Ordinärt/Hemjänstområde och väljer här hemtjänstgrupp eller stödform, socialsekreteraren fyller i Särskilt boende och väljer socialtjänst missbruk, sjuksköterskan fyller i rutan för Särskilt boende och väljer namnet på boendet. Vistelseadress: här kan sjuksköterskan fylla i adressen där patienten bor om den skiljer sig ifrån den adress som förts över ifrån folkbokföringen. Sidan 7 av 21

8 5 Meddelande från kommunen I samband med att kommunens sjuksköterska skickar in en patient till slutenvården ska sjuksköterskan skicka ett meddelande med aktuell information. OBS!! Börja alltid med att kontrollera att Detalj infon är korrekt ifylld. Fyll sedan i meddelandetypen Meddelande/Kommun/Psyk ÖV/AP. Meddelandet ska skickas i Meddix så snart det är möjligt. Tryck på knappen Meddelande/Kommun/Psyk ÖV/AP i Patientöversikten för att skicka ett meddelande. Meddelandet från Kommunen består av tre flikar. Huvud, Adl och Svar. 5.1 Meddelande från kommunen, Huvudfliken Fyll i om patienten samtycker till att information lämnas via Meddix. Samtycker inte patienten till att Meddix används för informationsöverföring så får Meddix inte användas. Menprövning betyder att sjuksköterskan har gjort en avvägning och kommit fram till att patienten inte kommer till skada av att sjuksköterskan skickar meddelandet via Meddix. Sidan 8 av 21

9 Menprövning får användas i de fall en patient inte kan förmedla ett svar på samtycke frågan. Fyll i övriga uppgifter. Obligatoriska uppgifter har en asterisk (*) efter rubriknamnet. I rutan Uppgiftslämnare skriver sjuksköterskan dagtid sitt namn och telefonnummer till samordnaren i teamet. Om patienten skickas in på kvällen/natten så skriver sjuksköterskan sitt namn och numret till sitt team. Kontaktperson är den tjänstgörande sjuksköterskan som kan kontaktas för eventuella frågor i samband med att patienten skickas till sjukhus. I rutan kontaktperson skrivs namn till teamet och ert samordnarnummer. Exempel: Om patienten skickas in under dagen skriv då kväll/natt SSK telefonnummer och om patienten skickas in under kväll/natt skrivs teamets namn och samordnarnummer dagtid. Fyll alltid i rutorna med Ansvarig personal. Aktuella uppgifter hittas i Patientuppgiftsbilden i Procapita. Fyll i chefens namn i nedersta rutan. 5.2 Meddelande från kommunen, ADL-fliken Fyll i uppgifterna och sänd meddelandet med knappen Sänd (knappen syns ej i bilden, men finns längst ner i högra hörnet av bilden på skärmen). Slutenvården får nu meddelandet som de kan läsa när patienten anländer till sjukhuset. Sidan 9 av 21

10 5.3 SVAR-fliken Här har slutenvården (akuten) möjlighet att lämna ett svar på meddelandet från kommunen. Kvittering av Svar på Meddelande från PV/Kommun/Annan part görs av vårdplaneringsteamet. Meddelandet återfinns i Inneliggande listan och Patientöversikten efter kvittering med ett kuvert längst ut till höger. Sidan 10 av 21

11 6 Inkomna dokument Alla meddelanden som sjukhuset skickar hamnar i Inkomna dokument. Har sjukhuset skickat ett meddelande finns det här till dess att meddelandet har kvitterats. När meddelanden kvitterats återfinns de i Inneliggande listan och Patientöversiktsbilderna. För att läsa ett nytt meddelande som inte ännu är kvitterat, gå till inkomna dokument och tryck på knappen Visa. Under kolumnen Dokument visas de meddelande som inkommit på respektive patient. Klicka på aktuellt meddelande för att läsa det och/eller kvittera det. Sidan 11 av 21

12 7 Inskrivningsmeddelande Patient inskriven på sjukhus Om patienten bedöms behöva insatser efter utskrivningen skickar Slutenvården ett inskrivningsmeddelande. Läs Inskrivningsmeddelandet. Därefter kvitteras Inskrivningsmeddelandet enligt nedan. Kvittering av Inskrivningsmeddelandet görs av vårdplaneringsteamet. För att kvittera ett meddelande: Tryck på knappen Kvittera. Sidan 12 av 21

13 8 Kallelse till vårdplanering Läs kallelsen. För att kvittera ett meddelande: Tryck på knappen Kvittera Slutenvården skickar kallelsen till vårdplanering före klockan 14:00. Kvittering: Kallelsen till vårdplanering kvitteras av vårdplaneringsteamet. Sidan 13 av 21

14 9 Vårdplan Huvudfliken Vårdplanen är inget meddelande utan ett gemensamt dokument där varje part skriver sin egen del och kan läsa vad de andra parterna har skrivit. Vårdplaneringsteamet tar kontakt per telefon med slutenvården för att bestämma datum och tid för SVP. Vårdplanen fylls i av omsorgshandläggaren i kommunen som ska vara med på vårdplaneringen. Bocka i rutan Kommunen och skriv in ditt namn. Skriv in datum och tid för SVP i rutan Mötesdatum/klockslag. Tryck på knappen Spara. Sidan 14 av 21

15 10 Vårdplan Vårdplaneringsfliken De yrkeskategorier som deltagit i vårdplaneringen dokumenterar i respektive ruta för kommunen. Två aktörer från kommunen kan skriva i vårdplanen samtidigt. Följ anvisning som kommer upp på skärmen. Spara uppgifterna med knappen Spara. Markera kryssrutan Klar när alla uppgifter är ifyllda. Den person som klarmarkerar är den som justerar vårdplanen. Justering av vårdplanen sker när alla deltagare är klara. Kommunen justerar före slutenvården. Ansvarig yrkeskategori från kommunen justerar vårdplanen. Justera genom att klicka på knappen Justera. Genom att klicka på rubriken för Slutenvård, Kommun, Primärvård eller Psyk ÖV/AP ser man vad de andra parterna har skrivit. Sidan 15 av 21

16 11 Utskrivningsklar När patienten är utskrivningsklar skickas meddelande om att patienten är klar för utskrivning. Slutenvården skickar meddelandet Utskrivningsklar före klockan 14:00 Läs utskrivningsklar. Därefter kvitteras utskrivningsklar av vårdplaneringsteamet. Kvittera utskrivningsklar genom att trycka på knappen Kvittera. Sidan 16 av 21

17 12 Utskrivningsmeddelande Läs utskrivningsmeddelandet. Därefter kvitteras utskrivningsmeddelandet av chefen för verksamheten. Kvittera utskrivningsmeddelandet genom att trycka på knappen kvittera. Chefen för verksamheten ska kvittera utskrivningsmeddelandet efter klockan 14:00. Kvittering av Utskrivningsmeddelandet och Generella meddelanden för patienter där kommunen har kommunalt hälso- och sjukvårdsansvar eller för närsjukvårdspatienter som åker till korttidsplats eller växelvårdsplats: Korttidsplats: 1. Patient som åker ifrån sjukhuset till korttiden. Enhetschefen på korttiden kvitterar utskrivningsmeddelandet. Enhetschefen på korttiden kvitterar det generella meddelandet som är riktat till korttids verksamhet.

18 2. Patient som åker ifrån korttiden till sjukhuset och planeras tillbaka till korttiden (inom ett dygn). Enhetschefen på korttiden kvitterar ett eventuellt utskrivningsmeddelande. Enhetschefen på korttiden kvitterar det generella meddelandet som är riktat till korttids verksamhet. 3. Patienten åker ifrån korttiden till sjukhuset, och planeras hem efter sjukhusvistelsen. Enhetschefen för hemtjänstgruppen/ sjuksköterskan i närsjukvården kvitterar utskrivningsmeddelandet. Enhetschefen för hemtjänstgruppen/ sjuksköterskan i närsjukvården kvitterar det generella meddelandet som är riktat till verksamheten eller till sjuksköterskan i närsjukvården. Växelvården: 4. Patienten som åker ifrån sjukhuset till växelvården. Enhetschefen på korttiden kvitterar utskrivningsmeddelandet. Enhetschefen på korttiden kvitterar det generella meddelandet som är riktat till korttids verksamhet. 5. Patienten åker ifrån växelvården till sjukhuset och planeras tillbaka till växelvården. Enhetschefen på korttiden kvitterar ett eventuellt utskrivningsmeddelande. Enhetschefen på korttiden kvitterar det generella meddelandet som är riktat till korttids verksamhet. 6. Patienten åker ifrån växelvården till sjukhuset och planeras tillbaka till hemmet efter sjukhusvistelsen. Enhetschefen för hemtjänstgruppen/ sjuksköterskan i närsjukvården kvitterar utskrivningsmeddelandet. Enhetschefen för hemtjänstgruppen/ sjuksköterskan i närsjukvården kvitterar det generella meddelandet som är riktat till verksamheten eller till sjuksköterskan i närsjukvården. Sidan 17 av 21

19 13 Generellt meddelande Generellt meddelande kan skickas angående en patient som är inneliggande i slutenvården. Skicka ett generellt meddelande till berörd part (t.ex. från kommun till sjukhus eller från sjukhus till kommun). Meddelandet kan t ex vara att patienten har ett återbesök på ögonmottagningen. När meddelandet kommer till Kommunen finns det i Inkommande dokument. Där man kan läsa, kvittera och svara. Meddelandet återfinns också i Inneliggande listan och Patientöversikten efter kvittering med ett kuvert längst ut till höger. Kvittering av generella meddelande Kvitteras av berörd yrkeskategori. Sidan 18 av 21

20 14 Utskrifter Gå till patientöversikten via huvudmenyn och visa aktuell patient. I patientöversikten kan man se alla vårdtillfällen som en egen rad med en ruta till vänster om raden. Bocka för den rad du är intresserad av och klicka på Skriv ut (se bild nedan). En ruta visas (se följande bild) och du får välja vilka dokument du behöver skriva ut. Bocka för de dokument du vill skriva ut. I rutan fyller man i vem som ska ha utskriften samt orsaken till utskriften. Sidan 19 av 21

21 Klicka på knappen Skriv ut. Rutan filhämtning öppnas och Meddix har skapat en pdf-fil som du väljer att öppna genom att klicka på knappen Öppna (se bild nedan). Detta dokument skriver du sedan ut på skrivaren. Sidan 20 av 21

22 15 Omvårdnadsepikrisen Omvårdnadsepikrisen kommer att bifogas i ett generellt meddelande i inkomna dokument. Klicka på inkomna dokument/visa/ till höger om generellt meddelande syns ett gem. Gemet visar att en bilaga är bifogad. Klicka upp generellt meddelande/ längs ner på sidan finns en knapp Bilagor, klicka på den/markera omvårdnadsbilagan, klicka sedan på visa bilagor/ läs eller skriv ut. Reservrutin: Skulle det uppstå problem så att inte slutenvården kan sända utskrivningsmeddelandet + omvårdnadsepikris får kommunen omvårdnadsepikrisen på annat sätt. 1. Omvårdnadsepikrisen skickas i ett generellt meddelande riktat till kommunsjuksköterskan med texten epikris som ämne. 2. Omvårdnadsepikrisen skrivs ut från VAS och skickas med patienten hem. 16 Användarhjälp och stöd En grupp medarbetare fungerar som Meddix handledare och kan, hjälpa dig om något är oklart eller om du fastnat i användandet. Du kan kontakta någon av nedanstående personer för att ställa frågor. Namn Telefonnummer 1. Leif Sjunnesson, tel , mobil: Christina Antonsson, tel , mobil: Marinette Edlund, tel , mobil: Inger Johansson, tel Har du problem med lösenord eller inloggning i övrigt så ring eller maila Leif, Christina eller Marinette. Har du frågor kring samordnad vårdplanerings rutinen så kontakta Marinette eller Inger. Sidan 21 av 21