Manual DF Respons. Avvikelser VOF Förbättringsarbete VOF. Reviderad Lena Olsson, systemadministratör

Transkript

1 Manual DF Respons Avvikelser VOF Förbättringsarbete VOF Reviderad Lena Olsson, systemadministratör 1

2 Innehåll RAPPORTERA AVVIKELSE LÄSA OCH HANTERA AVVIKELSERAPPORT I DF RESPONS... 5 INLOGGNING TILL DF RESPONS LÄGGA IN ERSÄTTARE VID PLANERAD FRÅNVARO... 6 GÅ TILL AVVIKELSEÄRENDEN... 8 ÖVERSIKT I DENNA SAMMANSTÄLLNING VISAS ENBART PÅGÅENDE ÄRENDEN. AVSLUTAT =NEJ... 8 TA BORT FELAKTIGT ÄRENDE/RAPPORT... 9 RAPPORTERAD HÄNDELSE... 9 UTSE UTREDARE UTSE UTREDARE VID AVVIKELSE I SAMVERKAN MELLAN REGION OCH KOMMUN UTSE UTREDARE DÅ ORSAK TILL HÄNDELSEN BEDÖMS BERO PÅ ANNAN FÖRVALTNING, ORGANISATION ELLER FÖRETAG UTANFÖR VOFS ANSVARSOMRÅDE. UNDANTAG: AVVIKELSE I SAMVERKAN MELLAN REGION OCH KOMMUN FLIK 3 UTREDNING FLIK 4 ANTECKNINGAR OCH BILAGOR FLIK 5 LEX-ANMÄLAN AVSLUTA ÄRENDE ÖPPNA ETT AVSLUTAT ÄRENDE MODUL FÖRBÄTTRINGSARBETE VOO

3 Rapportera avvikelse. För att rapportering av avvikelse ska kunna nås av alla personal även hos externa utförare ligger länken på Mölndals stads hemsida: Skapa en favorit eller genväg och lägg på skrivbordet. Det krävs inget användarnamn eller lösenord för att komma åt avvikelserapporten. Kan nås även om man är utanför Mölndals Stads nätverk. Manual för hur man rapporterar en avvikelse finns. Chef behöver säkra att all personal vet hur de skriver och skickar avvikelserapport, inklusive hur de väljer och markerar i organisationsträdet så att rapporten skickas till rapportörens chef. 3

4 För personal till interna utförare som har inlogg till Mölndals Intranät så kan man nå Rapportering av avvikelse via länk. Se nedan Om personal inte har tillgång till dator finns en pappersblankett att skriva ut på: nkett_for+rapportering_av_avvikelse.pdf Enhetschef måste säkerställa rutin för att den handskrivna händelserapporten skrivs in i den elektroniska rapporteringen. 4

5 Läsa och hantera avvikelserapport i DF Respons Då avvikelserapporten skrivits och skickats digitalt ska den gå till rapportörens chef som får ett mail om att en rapporterad avvikelse inkommit i IT-stödet DF Respons. Kan ej användas av externa utförare Har rapportören kryssat för att hen anser att händelsen kan vara föremål för Lex Sarah eller Lex Maria går mail även till MAS/SAS för kännedom. Chefer för externa utförare når inte ärendet via direktlänk från mailet utan måsta logga in till fjärrservern och välja ikonen DF Respons. Inloggning till DF Respons. Behörighet har chefer inom vård- o omsorgsnämndens ansvarsområde. Via Intranätet under Verktyg i höger kolumn finns avvikelsehantering. Logga in med ordinarie användarnamn och lösenord För externa utförare krävs att man loggar in på fjärrservern. Gå in via ikonen DF Respons. 5

6 Logga in med ditt ordinarie användarnamn och lösenord Från startsidan du kommer in på kan du välja den modul i DF Respons du vill gå till. Lägga in ersättare vid planerad frånvaro 6

7 Välj ersättare. Systemet kommer ihåg den som senast ersatte dig. Skriv namnet markera rätt alternativ som kommer upp. OBS! Var noga med namnet, urvalet är alla chefer i Mölndals stad. Fyll i från och till datum. Alla ärendetyper ibockade. Ersätter dig i både avvikelsemodulen och synpunktsmodulen. Ersättare ta automatiskt bort då tilldatum passerat. Tryck på för att spara 7

8 Gå till Avvikelseärenden Alternativt Översikt I denna sammanställning visas enbart pågående ärenden. Avslutat =Nej Du kan även sortera efter de olika rubrikerna i grå fältet. Varje rad är en rapporterad avvikelse. Vill du se även de avslutade ärendena. Tryck bort Avslutat= Nej Klicka på ID.nr Namn för att öppna ett ärende. 8

9 Ta bort felaktigt ärende/rapport Har en rapportering av händelse gjorts som inte direkt berör brukaren t.ex. tillbud för personal arbetsmiljö, mottagen synpunkt från brukare eller närstående som personal skrivit ner och anmält som avvikelse - kontakta MAS eller SAS. Det är endast de som kan ta bort ärende ur systemet. Rapporterad Händelse Flik 1 Händelse Detta är den avvikelserapport som skrivits av din personal. Kontrollera att datum när händelsen inträffade, Inträffade på och att Typ av händelse är rätt ifylld. Undvik att ändra och komplettera händelserapporten om det inte är direkta fel. (Kompletterande uppgifter och planerade åtgärder skrivs inte här utan under Flik 3 Utredning.) 9

10 Utse utredare Byte av Ansvarig utredare görs genom att både utredande enhet och ansvarig utredare ( chef för utredande enhet) ändras. Då händelsen berör flera verksamheter läggs dessa enhetschefer in som utredare 1,2. Hämtas i rullistan Även patientansvarig sjuksköterska, arbetsterapeut eller fysioterapeut kan läggas som utredare 1,2. Hämtas i rullistan. Utredare 1 och 2 får behörighet till detta ärende. De får även mail då det dokumenterats i ärendet. Flik 2 Utse Utredare Rapportörens chef bedömer allvarlighetsgrad på händelsen och utser utredare. Detta ska göras inom 7 dagar från att rapport inkommit. Håll pilen över Allvarlighetsgrad i vänsterkant så visas information/stöd om graderingen. Markeras grad 3, 4 eller kryssas i att utredaren bedömer att avvikelsen kan vara föremål för Lex Sarah, går meddelande om händelse till SAS/MAS som bevakar eller deltar i utredningen för att ta ställning till om anmälan enligt Lex Sarah eller Lex Maria är aktuell. 10

11 Utse utredare vid avvikelse i samverkan mellan region och kommun Nytt från Alla avvikelser i samverkan mellan region och kommun läggs in i DF Respons Avvikelsemodul. Både inkommande och utgående. Utgående avvikelse skrivs ut och skickas som brev till angiven person (extern utredare). Då svar kommer skrivs detta in i ärendet som sedan kan avslutas. Inkommande avvikelse utreds och svar skickas som brev till angiven person (extern utredare). 11

12 Utse utredare då orsak till händelsen bedöms bero på annan förvaltning, organisation eller företag utanför VOFs ansvarsområde. Undantag: Avvikelse i samverkan mellan region och kommun. Ändra i Flik 1 Händelse - Inträffade på: till Verksamhet utanför förvaltningen. Markera ruta VoO ansvarar inte för detta ärende. Fyll i namn och verksamhet till den man skickar avvikelserapporten. Rapporten skrivs ut, diarieförs, och skickas per post. Tänk på sekretess och inhämta samtycke alternativt maskera ev personuppgifter innan den skickas. Informera om att svar förväntas och till vem svaret ska skickas. Utredande enhet och ansvarig utredare ligger kvar. Avsluta ärendet. Skulle svar komma diarieföras samt öppna ärendet och lägg in svaret. 12

13 Flik 3 Utredning Flik 3 Utredning Metodstöd finns att ladda ner Komplettering av händelsebeskrivning Redogör för vilka konsekvenser händelsen gett eller kunde ha gett för brukaren. Om något liknande hänt tidigare. Redogör för övrig information som framkommit Beskriv bakomliggande orsaker Även om den direkta orsaken kan vara tydlig så måste man hitta den bakomliggande orsaken till varför det hände. Orsakerna kan finnas inom flera områden. Då man dokumenterat de uppgifter man har för tillfället, sparar man och stänger. Man kan sedan fortsätta med dokumentationen eller ändra vid ett senare tillfälle. Markerade uppgifter måste dokumenteras och sparas för att kunna Avsluta ärendet. Datum för uppföljning Fylls datum i skickas påminnels till de om är utredare i ärendet. Kryssar man i Ja att förbättringsarbete behöver göras får man ett erbjudande att öppna ett befintligt eller nytt Förbättringsarbete Om man lägger in datum för uppföljning så får utredare i ärendet ett påminnels . När utredare är klar med utredningen inkl. uppföljning ska ärendet Avslutas. Det är ansvarig utredare som kan avsluta ärende med allvarlighetsgrad 1,2 och 3. MAS/SAS ska vara ansvarig utredare för ärende med allvarlighetsgrad 4 samt de som bedömts vara Lex Maria eller Lex Sarah ärenden. 13

14 Flik 4 Anteckningar och bilagor Flik 4 Anteckningar och bilagor Här kan utredare notera komihåg, kontakter eller lägga in filer på dokument som är kopplade till ärendet MAS/SAS kan skriva frågor som man vill ha besvarade. Utredare kan skriva svaren i kommentarrutan eller komplettera under Flik 3 Utredning Flik 5 LEX-anmälan Flik 5 LEX-anmälan Är till största delen MAS/SASs sida. Här läggs anmälningsblanketterna som sedan skickas till tillsynsmyndighet. Då beslut tagits att ärende ska LEX anmälas eller anmälas till Läkemedelsverket så markerar MAS/SAS i kryssrutor. De ändrar också ansvarig utredare till MAS eller SAS och enhetens chef till utredare1 14

15 Man kan skriva ut det som är dokumenterat i ärendet. Systemet loggar vem som läst, dokumenterat eller tagit bort dokumentation. Avsluta ärende Det är ansvarig utredare som kan avsluta ärende. Är man ny chef och tagit över ansvar för verksamhet så måste ny chef ändra ansvarig utredare ändras till sig i pågående ärenden. MAS/SAS ska vara ansvarig utredare för ärende med allvarlighetsgrad 4 samt de som bedömts vara Lex Maria eller Lex Sarah ärenden. Öppna ett avslutat ärende För att få fram även avslutade ärenden Tryck på soptunnan vid Avslutat=Nej. Alla ärenden visas. Sök sedan på ärendenummer/idnummer eller personnummer skriv in det i sökfältet och sök Gå in i ärendet. Klicka på knappen Avslutad för att åter öppna. Fråga kommer upp: Är du säker på att du vill öppna ärendet? Svara OK 15

16 Modul Förbättringsarbete VoO Byt Ärendetyp till Förbättringsarbete VoO Tryck på ID nr för att öppna pågående Förbättringsarbete Tryck Nytt ärende för att öppna ett nytt Förbättringsarbete 16

17 Förbättringsarbete. Metodstöd finns att ladda ner. Genom att använda modulen för dokumentation av förbättringsarbetet så underlättas din/verksamhetens redovisning av genomfört förbättringsarbete och resultat till halvårsredovisning samt verksamhetsberättelse. Dokumentationsstödet utgår från PDCA processen. Även här kan man ange uppföljningsdatum och påminnels skickas då ut. I modulen förbättringsarbete kan man koppla de bakomliggande avvikelserna och synpunkterna som är anledning till förbättringsarbetet. 17