Handbok Lifecare Utförare Procapita Vård och Omsorg

Transkript

1 Procapita Vård och Omsorg

2 Sida 2/48 Innehållsförteckning 1 Om Lifecare Utförare Övergång till Lifecare Utförare Inloggning Systemadministration Systemadministration Procapita Procapitas handläggarregister Procapitas TSS Roller Dataurval för användaren ECWeb CDS-administration Läs och skrivrättigheter på anteckningar Märkord till genomförandeplanen Systemadministration i molntjänsten Utförare Ny Utförare Ändra Utförare Inaktivera Enhetschef Utförarpersonal Ny utförarpersonal Ändra Utförarpersonal Ta bort Utförarpersonal Insatsrubriker Ny insatsrubrik Ändra ordning på insatsrubriker Ta bort insatsrubrik Loggning Användaranvisning Administration enhetschef Profilering Utförarpersonal Ny utförarpersonal Ändra Utförarpersonal Ta bort Utförarpersonal Lifecare Utförare- startsida Beställningar Sök kund Kundöversikt Uppgifter Personlig information Avsluta kund Närstående och Professionella kontakter Beställningar Insatser Beskriva insatser... 30

3 Sida 3/ Pausa insatser Planera insatser- ändra insatsens detaljer Meddelande Genomförandeplan Ny genomförandeplan Anteckningar Ny anteckning Felmarkera anteckning Ändra anteckning Filtrera anteckningar Tillval HSL-uppdrag... 45

4 Sida 4/48 Lifecare Utförare 1 Om Lifecare Utförare Lifecare Utförare är en molntjänst som utföraren når enkelt genom en webbläsare. Syftet med Lifecare Utförare är att utförare inom privat och kommunal regi på ett enkelt sätt ska kunna ta emot sina uppdrag genom och hantera de beställningar som skickas från kommunens handläggare. När beställningarna är accepterade kan utföraren sedan jobba vidare med kundens insatser, upprätta genomförandeplaner och dokumentera. Utföraren har också möjlighet att skicka meddelande till användare i Procapita. Utföraren kan administrera de anställda som ska kunna logga in och jobba med kunden i Lifecare Utförare. I Lifecare Utförare finns också möjligheten att lägga upp en företagsprofil, denna profil visas för medborgaren i de fall kommunen använder Tietos tjänst Ansökan om med kundval. 1.1 Övergång till Lifecare Utförare När man bestämmer att en verksamhet ska gå över till att arbeta i Lifecare Utförare så ska man samtidigt se till att användarna inte längre har behörighet att arbeta och göra förändringar i Procapitas verkställighet. Anledningen till detta är att i Lifecare Utförare utvecklas nya funktioner som inte hanteras i Procapita verkställighet och därför ska parallellt arbete undvikas. 1.2 Inloggning Lifecare Utförare är en tjänst och nås via en webbläsare. För att säkra identiteten på användaren så behövs någon form av autentisering och detta sker vanligtvis med någon form av integration till kundens säkerhetsplattform med autentiseringstöd för elegitimation (BankID m fl), katalogtjänst (Microsoft Active Directory m fl), engångslösenord (SMS, dosa el dyl.) m m. För de kunder som ska använda börja Lifecare så utreds kundens autentiseringsmetod i samband med införandet.

5 Sida 5/48 2 Systemadministration Systemadministratörens arbete innebär att vissa uppgifter administreras i Procapita och vissa i molntjänsten. 2.1 Systemadministration Procapita Procapitas handläggarregister De utförare som ska ta emot beställningar i Lifecare Utförare måste finnas upplagda i Procapitas Handläggarregister. I handläggarregistret ska utföraren på Typ av handläggare vara markerad som Utförare och även ha en koppling till organisationsträdet.

6 Sida 6/ Procapitas TSS Roller De roller som ingår i Lifecare Utförare är: EC.SystemResponsible- systemansvarigroll som kan certifiera utförare, administrera användare, lägga upp insatsrubriker mm. EC.ProviderAdministrator- enhetschefsroll som kan administrera sina egna användare, lägga upp företagsprofil, acceptera beställningar, dokumentera, upprätta genomförandeplaner mm EC.Provider- en roll för baspersonal som kan dokumentera, upprätta genomförandeplaner mm Dataurval för användaren ECWeb För att kunna acceptera beställningar behöver användaren ECWeb dataurval på de utredningar där beställningar ska accepteras. Användaren ECWeb behöver också dataurval på verkställigheter som ska hanteras i Lifecare Utförare.

7 Sida 7/ CDS-administration Läs och skrivrättigheter på anteckningar De roller som ska kunna läsa cds-texter från Procapitas verkställighet eller skriva nya texter behöver få läs och skriv rättigheter till de rubriker som berörs. Om rollen enbart ska ha läsbehörighet så markeras checkboxen vid rollnamnet. Om rollen ska kunna skriva på rubriken så sätt ytterligare rättigheter, ex Skapa nya texter Märkord till genomförandeplanen De rubriker i handläggarens utredning som skall visas i Genomförandeplanen i Lifecare Utförare markeras i cds- administrationen med märkordet P-Plan. Rollen ECWeb skall ha läsrättigheter till de rubriker som skall visas i Lifecare Utförare.

8 Sida 8/48

9 Sida 9/ Systemadministration i molntjänsten Utförare Utförare presenterar en lista med certifierade utförare. Här kan nya utförare läggas till, ändras eller inaktiveras. En utförare är ett privat företag eller den kommunala utförarorganisationen. Utföraren kan ha en eller flera enheter, på varje enhet kopplas enhetschefen och organisationsenheten från Procapita Ny Utförare För att lägga till nu utförare tryck på knappen Företagsnamn- ange namn på utförarorganisationen

10 Sida 10/48 Enhetsnamn- ange namn på enheten, ex Hemtjänstområde1 Enhetschefer- välj handläggare, listan visar namn som har markering utförare i Procapitas handläggarregister. Det är bara faktiska enhetschefer som ska väljas och inte eventuella samordnare/gruppledare. Organisation- markera den/ de organisationer som ska tillhöra Enheten. De organisationer som visas och är valbara, är de som finns kopplade för enhetschefen i Procapitas handläggarregister. Välj insatskategori- markera insatskategori, denna uppgift är bara aktuell om man använder Tietos molntjänst Ansökan om med kundval. Genom att klicka på enhetschefer till en Enhet., så kan man lägga till flera enheter till Företaget eller flera Spara genom att trycka på Om du vill avsluta utan att spara tryck på Ändra Utförare Om du vill ändra uppgifter på en befintlig utförare, ex lägga till ny enhetschef eller enhet. Markera Utförare i listan och tryck på När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra

11 Sida 11/ Inaktivera Enhetschef Om en enhetschef slutar på enhet så ska enhetschefen inaktiveras från enheten. Inaktivera enhetschefen från enheten genom att klicka på knappen Inaktivera. Fyll i det datum då enhetschefen inte längre ska vara aktiv på denna enhet. På enheten så syns det nu att enhetschefen är inaktiverad samt med vilket datum. Enhetschefen kan aktiveras på enheten igen genom att klicka på knappen

12 Sida 12/ Utförarpersonal Utförarpersonal presenterar en lista med de användare som finns administrerade. Här kan nya användare läggas till, tas bort och ändra uppgifter befintlig användare. Systemansvarig administrerar de användare som är enhetschefer men kan även administrera övriga användare. Enhetschefen har också åtkomst till funktionen Utförarpersonal vilket medför att enhetschefen kan administrera sin personal Ny utförarpersonal Tryck på knappen

13 Sida 13/48 Fyll i de obligatoriska uppgifterna: -Personnummer -Enhet, välj den Enhet där användaren ska arbeta (fältet endast synligt för systemansvarig) -Signatur (3-9 tecken) -Titel, fyll i användarens titel ex enhetschef, undersköterska -Förnamn -Efternamn -Roll, markera den roll som ska tilldelas användaren När uppgifterna är ifyllda, spara Om du inte vill spara uppgifterna, ångra Om användaren arbetar på flera enheter, tryck på knappen

14 Sida 14/ Ändra Utförarpersonal Om du vill ändra uppgifter på en befintlig användare, Markera användaren i listan och tryck på När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra Ta bort Utförarpersonal Om användaren läggs upp av misstag så kan den tas bort. Däremot ska användare som redan arbetet i Lifecare Utförare inte tas bort. Markera användaren i listan och klicka på knappen

15 Sida 15/ Insatsrubriker Insatsrubriker presenterar en lista med rubriker som används för att beskriva insatserna. Insatsrubrikerna hur, vem, vad, när och mål ingår men här kan också nya insatsrubriker skapas och tas bort. Det går också att ändra insatsrubrikernas ordningsföljd Ny insatsrubrik För att lägga till ny insatsrubrik tryck på knappen Skriv in den nya insatsrubriken, spara den nya insatsrubriken, tryck på Om du vill avsluta utan att spara tryck på

16 Sida 16/ Ändra ordning på insatsrubriker Det går att bestämma i vilken ordning insatsrubrikerna ska presenteras. Tryck på Markera rubriken och använd knapparna eller När uppgifterna är ifyllda, spara Om du inte vill spara uppgifterna, ångra Ta bort insatsrubrik Markera insatsrubriken i listan och tryck på knappen

17 Sida 17/ Loggning Systemansvarig kan i loggen se vem som har haft åtkomst till en viss person och när. I loggen kan systemansvarig sätta parametrar för vad som ska sökas fram och presenteras i loggrapporten. Från- välj datum Till välj datum Person- skriv in namn eller personnummer Användare- namn eller användarid Typ av aktivitet- välj aktivitet Sök fram loggrapporten, tryck på knappen Om du ångrar din senaste parametersättning, tryck på knappen

18 Sida 18/48 3 Användaranvisning 3.1 Administration enhetschef I Lifecare Utförare kan enhetschefen administrera Profil och Utförarpersonal Profilering Denna profil läggs in av de som är enhetschefer hos den certifierade utföraren. Profilen visas hos de kommuner som använder Tietos medborgartjänst Ansökan om med kundval. För att fylla i Profilen, tryck på När profilen är ifylld, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra

19 Sida 19/ Utförarpersonal Utförarpersonal presenterar en lista med de användare som finns administrerade. Här kan nya användare läggas till, tas bort och ändra uppgifter befintlig användare. Systemansvarig administrerar de användare som är enhetschefer men kan även administrera övriga användare Ny utförarpersonal Tryck på knappen Fyll i de obligatoriska uppgifterna.

20 Sida 20/48 -Personnummer -Titel, fyll i användarens titel ex enhetschef, undersköterska -Signatur (3-9 tecken) -Förnamn -Efternamn -Roll, markera den roll som ska tilldelas användaren När uppgifterna är ifyllda, spara Om du inte vill spara uppgifterna, ångra Om användaren arbetar på flera enheter, tryck på knappen Ändra Utförarpersonal Om du vill ändra uppgifter på en befintlig användare, Markera användaren i listan och tryck på När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra Ta bort Utförarpersonal Om användaren läggs upp av misstag så kan den tas bort. Däremot ska användare som redan arbetet i Lifecare Utförare inte tas bort. Markera användaren i listan och klicka på knappen

21 Sida 21/ Lifecare Utförare- startsida När man loggar in i Lifecare Utförare så hamnar man på startsidan. Startsidan kan se olika ut för olika användare. I vänsterkanten finns en menyrad med ikoner, dessa ikoner kan användas för att navigera mellan olika vyer och är alltid synliga. Menyraden kan se olika ut för olika användare. Om användaren arbetar på flera enheter så kan användaren byta enhet genom att klicka på expanderknappen så att listan med enheter visas.

22 Sida 22/48 Klicka på aktuell enhet så visas startsidan för den valda enheten. Nästa gång användaren loggas in så visas automatiskt startsidan på den senast valda enheten Beställningar Listan beställningar visar automatiskt upp nya beställningar. Man kan också filtrera och visa accepterade beställningar. De beställningar som visas är de som skickats till de enhetschefer som finns kopplade mot enheten. För att komma till beställningar, tryck på ikonen eller på beställningar i rutan Att göra på startsidan. Markera den beställning som du vill läsa. En beställning innehåller information om hur länge beställningen gäller, kundens insatser, insatsens omfattning och eventuell beställningstext som handläggaren har skrivit.

23 Sida 23/48 Beställningen kan skrivas ut genom att trycka på knappen Acceptera beställningen genom att trycka på knappen Verkställ from- välj datum då beställningen verkställs Organisation- välj den organisation från Procapita, där kundens verkställighet ska skapas. Tryck på knappen Om du ångrar dig, tryck på knappen När beställningen är bearbetad visas denna dialog. Tryck på OK.

24 Sida 24/ Sök kund Utförarens alla kunder visas i en lista men det går också att söka en specifik kund För att komma till en kund, tryck på ikonen. Markera kunden direkt i listan eller skriv in hel/del av namn eller personnummer i sökfältet och klicka på

25 Sida 25/ Kundöversikt När du sökt fram kunden i listan så kommer du till kundöversikten. Kundöversikten visar boxar som innehåller information om kundens insatser, beställningar mm. Det går att maximera och minimera en box, genom att klicka på eller. Det går också att navigera mellan de olika boxarna genom att klicka rubrikerna som visas i nederkant på skärmen. Dessa rubriker är alltid synliga när man är i kundöversikten Uppgifter Uppgifter visar kundens personliga information, viktig information, anhöriga och kontakter. Det går att lägga till, ändra och ta bort dessa uppgifter. Det som skrivs under viktig information kommer med på genomförandeplanen. Personlig information, anhöriga och kontakter är uppgifter som uppdateras i Procapita och Lifecare Utförare.

26 Sida 26/ Personlig information För att ändra på kundens personliga information, tryck på När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra För att lägga till eller ändra viktig information, tryck på När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra

27 Sida 27/ Avsluta kund När kunden inte längre ska ha några pågående insatser hos utföraren, ska kunden avslutas. Avslut görs i vyn Uppgifter under Personlig information. Tryck på knappen Välj avslutsdatum Spara, tryck på knappen Om du inte vill spara, tryck på knappen

28 Sida 28/ Närstående och Professionella kontakter Lägg till ny uppgift, tryck på Fyll i uppgifterna Spara, tryck på Om du inte vill spara dina ändringar, ångra Ta bort Anhörig eller professionell kontakt, tryck på vid den uppgift som ska bort. Tryck på knappen som visas i rutan med uppgifterna på den anhörige eller kontakten.

29 Sida 29/ Beställningar I kundöversikten så kan man se kundens alla beställningar, både nya beställningar och accepterade beställningar Om man vill titta på en specifik beställning så kan man maximera boxen och sedan markera den beställning som man vill se Insatser I vyn insatser visas kundens insatser med information om kvantitet, period, status och eventuell beskrivning hur insatserna ska utföras. Det går att ändra insatsernas datum, pausa insatser, planera insatserna och dokumentera hur insatserna ska utföras. Det går också att skicka ett meddelande.

30 Sida 30/ Beskriva insatser Varje insats kan få en detaljerad beskrivning. Denna beskrivning kommer med på kundens genomförandeplan i Lifecare Utförare. Markera insatsen och klicka på Skriv text på insatsrubrikerna. När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra

31 Sida 31/ Pausa insatser Om kunden exempelvis åker in på sjukhus eller reser bort så kan en eller samtliga insatser pausas under den aktuella perioden. Perioden som insatsen varit i paus syns på insatsens tidslinje. Starta paus Markera aktuell insats och klicka på knappen Välj pausdatum och skriv ev in orsak Gör markering om pausen ska gälla för samtliga insatser. Spara pausen, tryck

32 Sida 32/48 Om du inte vill spara pausen, tryck Justera pausens startdatum Pausens startdatum kan justeras med ett tidigare datum. Markera aktuell insats och tryck på knappen samtliga insatser, tryck sedan OK., välj nytt datum, skriv in orsak, välj om det gäller Om pausens start ska justeras med ett senare startdatum så visas följande dialogruta. Välj istället att ta bort pausen och lägg in pausens uppgifter på nytt. Återuppta insatsen Pausen avslutas genom att återuppta insatsen med ett datum. Markera aktuell insats och tryck på knappen Välj datum då insatsen återupptas igen Gör markering om samtliga insatser ska återupptas Spara, tryck Om du inte vill spara, tryck

33 Sida 33/48 Justera pausens avslut Det går bara att justera pausens avslut genom att återuppta insatsen med ett tidigare datum. Markera aktuell insats och tryck på knappen insatser, tryck sedan OK., välj nytt datum, välj om det gäller samtliga Om pausens avslut ska justeras med ett senare datum så visas följande dialogruta: Välj istället att ta bort pausen och lägg in pausens uppgifter på nytt. Ta bort paus Om en paus läggs in av misstag eller behöver justeras så kan den tas bort. Ta bort pausen genom att återuppta insatsen med samma datum som pausens startdatum.

34 Sida 34/ Planera insatser- ändra insatsens detaljer Det finns möjlighet att göra en grovplanering av insatserna genom att ändra insatsens detaljer, ex välja veckodag och när på dygnet insatsen ska utföras Ändra befintlig detalj Markera insatsen i listan och klicka på Gör ändringarna Tips! Timmar skrivs in med timmar och minuter (2 tim 30 min=2,30, 45 min= 0,45 min, 5 min= 0,05) och för att kunna markera en viss veckodag, så måste enheten ändras till Dag

35 Sida 35/48 När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra Lägga till ny detalj Markera insatsen och klicka på Fyll i de obligatoriska fälten

36 Sida 36/48 När ändringarna är genomförda, spara Om du inte vill spara dina ändringar, ångra Ta bort detalj Om en ny detalj har sparats av misstag, så kan den tas bort. Var uppmärksam på om insatsen har flera detaljer. Ta bort den felaktiga detaljen genom att klicka på Meddelande Från Lifecare Utförare kan man skicka ett meddelande till en användare i Procapita, ex biståndshandläggen, avgiftshandläggare. OBS! I dagsläget är meddelandet bara envägskommunikation. Du kan inte ta emot något meddelande, bara skicka. Meddelandfunktionen nås från insatsvyn, när du har markerat en insats. Tryck på

37 Sida 37/48 Ämne- skriv vad det gäller Meddelande- skriv ditt meddelande Handläggare- markera den som ska ta emot meddelandet Spara, tryck på Om du inte vill spara uppgifterna, tryck på

38 Sida 38/ Genomförandeplan I genomförandeplanen presenteras informationen om kundens insatser, uppgifter, anhöriga och eventuellt text från kundens utredning. Om det finns sparade genomförandeplaner så visas dessa i en lista. Sök fram kund och klicka på rubriken för att komma till Genomförandeplan Ny genomförandeplan Tryck på knappen

39 Sida 39/48 Skapad datum- välj datum Uppföljningsdatum- välj datum Deltagare- skriv in deltagare Insatser- markera insatser som ska ingå i genomförandeplanen Professionella kontakter- markera de kontakter som ska ingå i genomförandeplanen Anhöriga- markera de anhöriga som ska ingå i genomförandeplanen För att granska genomförandeplanen, tryck på knappen

40 Sida 40/48 Skriv ut genomförandeplanen, tryck på ikonen Spara genomförandeplanen, tryck på knappen OBS! En sparad genomförandeplan går inte att ändra. För att ta bort uppgifter som inte ska ingå i genomförandeplanen, tryck på knappen och gör dina ändringar. Om du inte vill spara genomförandeplanen, tryck på knappen

41 Sida 41/ Anteckningar Här dokumenteras journalanteckningar. Journalanteckningar kan sparas och felmarkeras. Det finns också en filterfunktion för att söka fram vissa anteckningar. Sök fram kund och klicka på rubriken Anteckning Ny anteckning Tryck på

42 Sida 42/48 Välj Lagrum (endast valbart om person har insatser som tillhör olika lagrum), Insatskategori, Rubrik och Händelsedatum, ställ sedan markören i fältet Anteckning och skriv din anteckning. Anteckningen signeras genom att göra markering i checkboxen Signera. När anteckningen är klar, spara Om du inte vill spara din anteckning, ångra Felmarkera anteckning Klicka på vid den anteckning som ska felmarkeras. Gör en markering i checkboxen för Felmarkera När anteckningen är felmarkerad, spara Om du inte vill spara din anteckning, ångra

43 Sida 43/ Ändra anteckning Om anteckningen har symbolen, så innebär det att information på anteckningen kan uppdateras, ex fortsätta dokumentera på anteckningen, felmarkera, signera, ta bort osv. Klicka på vid anteckningen När ändringen är genomförd, spara Om du inte vill spara din ändring, ångra Filtrera anteckningar Genom att använda filterfunktionen så går det att välja vilka anteckningar som ska presenteras. För att öppna filterfunktionen, klicka på Filtret innehåller lagrum, insatskategori, rubrik och händelsedatum. De val du kan göra i filtret är beroende av vad som är dokumenterat på respektive kund.

44 Sida 44/48 När du gjort ditt urval, så presenteras bara de anteckningar som passar enligt ditt urval Stäng filterurvalet, klicka på I vyn kan du se om du har valt något filter, filtret kan tas bort genom att klicka på.

45 Sida 45/ Tillval HSL-uppdrag Om ni använder tillvalet HSL-uppdrag i Procapita, så kan HSL-uppdragen skickas till Lifecare Utförare. Utföraren tar emot och accepterar HSL-uppdraget. HSL-uppdraget visas i listan med beställningar Markera HSL-uppdraget.

46 Sida 46/48 HSL-uppdraget kan skrivas ut, tryck på knappen Acceptera HSL-uppdraget, tryck på knappen Organisation- välj organisation från Procapita Insatskategori- välj den insatskategori som HSL-uppdraget ska kopplas till Tryck på knappen Om du ångrar dig, tryck på knappen Om ett accepterat HSL-uppdrag uppdateras med nya åtgärder, så kommer det att visas som ett nytt HSL-uppdrag i listan med nya beställningar. När det nya HSL-uppdraget accepteras så kommer det gamla HSL-uppdraget automatiskt få ett avslutsdatum.

47 Sida 47/48 De accepterade HSL-åtgärderna visas i insatsvyn tillsammans med övriga insatser. Om ett HSL-uppdrag uppdateras med nya åtgärder så kommer de gamla åtgärderna vara synliga i insatsvyn tills det nya HSL-uppdraget är accepterat. Om HSL-uppdraget ändras exempelvis får ett annat slutdatum, så skickas en notifiering till meddelandefunktionen i Lifecare Utförare. I notifieringen kan man se namnet på den kund där HSL-uppdraget ändrats.

48 Sida 48/48 Markera notifieringen och då visas kundens HSL-uppdrag som har ändrats. h