Användarhandledning DORUM

Transkript

1 Demografiska databasen Sid 1 (19) Användarhandledning DORUM Datum: Version: 1.0 Projektledare: Carin Hedlund, Mattias Sandström

2 Innehållsförteckning Åtkomst 3 Ej inloggad 3 Inloggning 7 Dorums startsida 7 Min sida 8 Skapa nytt register 9 Registerinformation 10 Personer 12 Metadata. 13 Publikationer. 14 Forskningsprojekt 16 Sök register 19 2

3 Åtkomst DORUM Databaser och Register vid Umeå universitet Åtkomst till DORUM systemet sker via Demografiska databasens hemsida eller via DORUM finns i både svensk och engelsk version För samtliga fält finns utförlig hjälptext, som visas genom att trycka på rutan med?. Texten försvinner genom att klicka inne i rutan med hjälptexten DORUM är öppet för alla att söka och läsa i, med undantag för den information som den registeransvarige för ett visst register valt att dölja. För att lägga in information om register och utöka sina sök och läsrättigheter måsta man logga in via sin CAS-användare, för anställda och studenter vid Umeå universitet. OBS! Vid sökning på en persons NAMN, ange alltid namnet enligt förnamn efternamn, ev. CAS- ID Ej inloggad Registersökning För användare som ej är inloggade via CAS kan endast registersökning göras. Klicka på Sök register, samtliga register listas som finns inlagda i DORUM, med registernamn och beskrivning. 3

4 Därefter kan man söka vidare i ett visst register genom att klicka på registrets namn i listan under Registernamn eller Beskrivning. Möjlighet finns även att söka efter register som innehåller ett visst nyckelord eller rubrik via Sökord Sökning kan även göras mot register som är PUL-reglerat eller ej. Ytterligare en möjlighet är att söka på Ansvariga/kontaktpersoner för register genom att skriva in namnet på personen. Knappen Visa listar samtliga personer med det angivna namnet som finns inom Umeå universitetets koncernkatalog. Välj rätt person genom att klicka på knappen Använd Viktigt Tryck på Sök register för att starta registersökningen utifrån de urval som skett ovan 4

5 Mer information om registret fås genom att klicka på registernamnet eller i beskrivningen 5

6 6

7 Inloggning via CAS-användare för anställda och studenter vid Umeå universitet Inloggade har möjlighet att Skapa register och Söka register Dorums startsida Välj mellan Min sida, Skapa nytt Register och Sök register Behörigheter visar de databaser/register som Du lagt in och vilket som är Ditt ansvarsområde 7

8 Min sida Under Mina register listas de register som Du är ansvarig för, i DORUM. Under Mina register presenteras samtliga register med registernamn, beskrivning samt när det skapat. Här finns även möjlighet finns att ta bort ett inlagt register som du är ansvarig för 8

9 Skapa nytt register För att lägga in information om ett forskningsregister, som inte tidigare finns i DORUM, välj Skapa nytt register i menyn till vänster. Information om det nya registret som ska läggas in i DORUM skrivs in här under Allmän registerinformation Obligatoriska fält är: Registrets namn och beskrivning av registret, som ska anges både på svenska och på engelska. Startår för projektet Ej obligatoriska fält är: Slutår för projektet och hemsida. Under Hemsida anges länk till Forskningsdatabasens hemsida. Spara register. Nu finns registret skapat och sparat 9

10 Registerinformation När registret är skapat, kan ytterligare information om registret läggas in under fliken Registerinformation Den Allmänna registerinformationen, följer med från föregående sida. Under Ämnesområden markera först ämneskategori, varvid ämne som finns under denna kategori visas i listan Välj ämne. Markera ämne och klicka på Lägg till. Här finns möjlighet att välja flera ämnesområden och flera ämnen. Informationen om registret kan även redigeras på denna sida. 10

11 Längst ner på sidan anges Övrig registerinformation. I de tre första fälten kan teknisk information om registret anges. Informationstyp- ange vilken typ av information som registret baseras på ex. enkäter. Ange i vilket format registret är sparat i, ex. excel, under register/databas-format. Storleken på registret anges under register/databs-storlek. PUL reglerat. Ett kryss i rutan anger att registret innehåller personnummer eller annan identifierande information och därför regleras av Personuppgiftslagen (PUL) Individdata- svara ja eller nej. Ange om registret innehåller information om individer och om informationen i så fall är anonymiserad eller ej. Nej, betyder att registret inte innehåller individdata. Detta fält kan döljas för externa användare genom att kryssrutan 'Visas externt?' avmarkeras. Åtkomst till data, här anges om och hur forskningsmaterialet i registret tillgängliggörs för andra forskare T.ex. fritt tillgänglig (webbtjänst), uttag via forskarservicetjänst, endast projektmedlemmar, vid samarbetsprojekt med ansvarig forskargrupp, delvis tillgång beviljas osv. Om metadata om registret kan skickas till Svensk nationell datatjänst (SND), kryssa i rutan När alla uppgifter är ifyllda och korrekta, kan man slutligen Spara register. Informationen kan uppdateras i efterhand, genom att gå in på registret via Sök register och vidare till Registerinformation 11

12 Personer Under fliken Personer anges vilka som är de Ansvariga personer som finns för registret. Skriv in ett namn, klicka på Sök, så läggs CAS-användar identiteten, CAS-ID, in i systemet. På listan över kontakter kommer personens namn att visas. Roll anger vilken roll den namngivna personen har för registret. Här finns en lista att välja typ av roll bland; Ursprungsansvarig, Ansvarig, Kontaktperson, Applikationsansvarig. Under Ansvarsområde skriver man själv in vilket ansvarsområde individen har. Om det finns fler ansvariga till registret kan samtliga dessa läggas till. Skriv in ett nytt namn under Användare, för in övriga uppgifter och tryck sedan på Lägg till person Här finns även möjlighet att välja om informationen om ansvariga ska Visas externt eller ej. Detta kan göras för varje enskild individ. Även här finns möjlighet att i efterhand lägga till nya personer och att redigera individernas ansvarsområden. 12

13 Metadata. Metadata är information om forskningsregistret, som beskriver innehållet i registret. När ett nytt register har skapats ges här möjlighet att lägga in mer utförlig information om registret. Informationen kan läggas in både på svenska och på engelska. Nyckelord, via nyckelorden som beskriver informationen i registret, är det möjligt att söka reda på de register som innehåller listade nyckelord Variabelinformation, information om de unika variablerna i registret Länkningsvariabler, variabler som kan användas för att länka till andra register, ex. personnummer Utförlig beskrivning av det aktuella registret, tabeller och variabler Avsluta med att Spara metadata 13

14 Publikationer. Till det aktuella registret kan man koppla publikationer som gjorts på data från registret. Antingen genom att söka reda på publikation som finns i DiVA, Digitala vetenskapliga arkivet, genom att trycka på Importera publikation eller genom att själv Registrera manuellt in uppgifterna kring den publikation som söks eller som ska läggas till. 14

15 Importera publikation. Ange Titel på publikationen och/ eller namn på Författaren. Systemet kopplas mot DiVA-databasen, som innehåller publikationer, och information om aktuell publikation hämtas och kopplas ihop med det aktuella registret. Registrera manuellt. Här måste alla uppgifterna fyllas i, innan publikationen kan läggas till med hjälp av knappen Lägg till Publikation 15

16 Forskningsprojekt Här kan man antingen söka reda på ett forskningsprojekt där data från det aktuella registret används och som finns registrerat i Forskningsdatabasen genom att antingen, Importera forskningsprojekt, eller genom att själv lägga till uppgift om forskningsprojekt på registret, Registrera manuellt. Importera forskningsprojekt. Det går att söka forskningsprojekt i Forskningsdatabasen antingen på forskarens namn eller på den organisation projektet tillhör. Välj sökning på person eller organisation samt fyll i namn (förnamn efternamn), CAS-ID (för person) eller LIN-värde (för organisation) 16

17 Om fler än en träff i koncernkatalogen, finns möjlighet att välja rättperson ur listan som visas. Det unika ID fylls i sökfältet (CAS-ID för person och LIN-ID för organisation) och därefter görs sökningen på forskningsprojekt automatiskt. En lista på en eller flera forskningsprojekt visas. I exemplet väljs forskningsprojektet med Titel: Historisk befolkningsstatistik på Internet, genom att klicka på knappen Importera 17

18 Registrera manuellt Möjlighet finns även att registrera in forskningsprojektet manuellt. I detta fall måste både Titel på forskningsprojektet och Extern länk till var informationen om forskningsprojektet finns fyllas i Därefter kan projektet läggas till Möjlighet finns att Ta bort forskningsprojekt med en enkel knapptryckning 18

19 Sök register Här ges möjlighet att söka bland alla de register sin finns inlagda i DORUM. Sökord - Sökningen sker mot det angivna sökordet. Samtliga register listas, som har det aktuella sökordet i rubrik eller som nyckelord eller i beskrivningar. Sökning kan även göras mot register som är PUL-reglerat eller ej. Ansvarig/kontaktperson När man skriver in ett namn och trycker på Visa, listas alla med det aktuella namnet inom Umeå universitet med e-post adress. I listan kan man välja rätt person att genomföra Sök register mot. När något av fälten ovan är ifyllt, sker sökning bland alla register i DORUM mot det angivna sökkriteriet genom att trycka på Sök register Samtliga register visas som uppfyller sökvillkoret. Genom att klicka på namnet på det register man är intresserad av under Registernamn eller på texten under Beskrivning, går man vidare till sidan med Registerinformation Se mer under avsnitt EJ INLOGGAD, som beskriver detta mer utförligt 19