Användarmanual Administratör

Transkript

1 1 (10) Användarmanual Administratör Migrationsverkets e-tjänster för kommuner Se och ändra ansvar för ensamkommande Ansök om statlig ersättning Senast uppdaterad:

2 2 (10) Innehåll 1. Inledande information Förutsättningar Rollen som administratör Förväntningar och åtaganden Funktioner Logga in Vid problem att starta e-tjänsten Startsida Behörighetsadministration Behörighetsadm Organisationsadministration Organisationsadm Logga ut ur e-tjänsten... 10

3 3 (10) 1. Inledande information Migrationsverket har i dag två olika e-tjänster för kommuner, Se och ändra ansvar för ensamkommande och Ansök om statlig ersättning. För att kunna börja använda e-tjänsten har din kommun tecknat ett avtal (för en eller båda e-tjänsterna) med Migrationsverket som ger administratörsbehörighet till e-tjänsten. Varje kommun har minst en administratör. Administratören har automatiskt behörighet att administrera samtliga tjänster som kommunen tecknat avtal om. E-tjänst och tillhörande användarmanualer finns endast tillgänglig på svenska. All data i bilderna i våra manualer är hämtade från vår testmiljö och är fiktiv data. 1.1 Förutsättningar Internetanslutning E-tjänsten kräver att användaren har åtkomst till migrationsverket.se. Webbläsare E-tjänsten stödjer följande webbläsare: Apple Safari; de två senaste versionerna (löpande) Google Chrome; de två senaste versionerna (löpande) Microsoft Edge Microsoft Internet Explorer; version 9 och högre Mozilla Firefox; de två senaste versionerna (löpande) Rekommenderad minsta storlek på fönstret (tillika skärmens upplösning om webbläsaren används i helskärmsläge) är punkter (HD WXGA 16:9). 2. Rollen som administratör I e-tjänsten finns två alternativa behörigheter administratör eller användare. När din kommun har skrivit avtal med Migrationsverket får kommunen inloggningsmöjlighet till e-tjänsten. Din kommun anger vem/vilka inom kommunen som ska vara administratör och därefter ger Migrationsverket behörighet till administratören. Därefter är det administratören som ger behörighet till användarna i kommunen. Om kommunen har tecknat fler än en e-tjänst, tilldelar administratören behörighet för användaren till den eller de e-tjänster som användaren ska ha behörighet för. Om kommunen vill avsluta en befintlig administratör eller lägga till en ny administratör, meddelar kommunen det till Migrationsverkets kontaktcenter (etjanstkommuner@migrationsverket.se). Det går inte att kombinera rollen som Administratör och Användare i e- tjänsten. Som administratör har du inte tillgång till de funktioner som

4 4 (10) användare har. Administratören har enbart tillgång till funktioner för att kunna lägga upp nya- och hantera befintliga användare. 2.1 Förväntningar och åtaganden Som administratör förväntas du hantera befintliga och skapa nya användare. Administratören förväntas informera om att användarmanualer för användare finns som stöd för att använda e-tjänsten. Om du eller användarna inte hittar svaren på era frågor i manualerna kan ni ta kontakt med Migrationsverket. Kontaktuppgifter finns på sidan där du loggar in i e- tjänsten från Migrationsverkets webbplats. Användarmanualerna är levande dokument, vilket innebär att de kommer att uppdateras av Migrationsverket vid behov. Om ni i er kommun upptäcker eventuella fel eller har ytterligare förslag på vad som bör ingå i manualerna, ta gärna kontakt med Migrationsverket. 3. Funktioner I följande avsnitt tittar vi på den funktionalitet som finns i e-tjänsten som är anpassad för dig som administratör. Funktionerna beskrivs i text och bild. 3.1 Logga in Som administratör/användare loggar du in i e-tjänsten från Migrationsverkets webbplats. Du loggar in genom legitimering med ditt SITHS-kort. Kortet ska sitta i när du trycker på knappen Inloggning till e- tjänsten. För att komma till sidan med inloggning trycker du på knappen Administratör för kommuners e-tjänster.

5 5 (10) För att logga in trycker du sedan på knappen Inloggning till e-tjänst. Sedan väljer du vem du loggar in som. I rullistan väljer du då alternativet Kommun, landsting eller region. Efter det väljer du "SITHS/EFOS" och anger din kod till kortet Vid problem att starta e-tjänsten Om det uppstår problem med att logga in, försök några gånger med ett par minuters mellanrum. I händelse av att åtkomst till tjänstelegitimation saknas visas ett felmeddelande i webbläsaren.

6 6 (10) Felmeddelande när åtkomst till tjänstelegitimation saknas Kontrollera giltighetsdatum på kortet. Kontrollera att tjänstelegitimation är ren och att den sitter korrekt i läsaren. Om det är en extern kortläsare, kontrollera även att läsaren är ansluten till datorn. Försök därefter att logga in på nytt. Om felet kvarstår, prova att starta om webbläsaren (stäng samtliga flikar). Försök därefter att logga in på nytt. Om felet kvarstår, prova att läsa in tjänstelegitimationen på nytt genom att lokalisera applikationen Net id i aktivitetsfältet. Ikonen för applikationen Net id i aktivitetsfältet Högerklicka på ikonen för applikationen Net id och välj därefter åtgärden Läs in kortet på nytt. Försök därefter att logga in på nytt. Välj åtgärd "Läs in kortet på nytt" i applikationen "Net id". Om felet fortfarande kvarstår, kontakta kommunens administratör i första hand och om administratören inte kan se lösningen skicka ett mejl till Migrationsverkets kontaktcenter (etjanstkommuner@migrationsverket.se).

7 7 (10) 3.2 Startsida När du loggat in i tjänsten kommer du till startsidan. På startsidan finns en länk till Migrationsverkets webb, sidan för e-tjänster. Via den sidan hittar du övergripande information om e-tjänster för kommuner, manualer till respektive e-tjänst, kontaktuppgifter med mera. Högst upp till höger på startsidan finns information om vem som är inloggad, samt en knapp för att logga ut ur e-tjänsten. E-tjänsten innehåller ett fliksystem, som gör att du enkelt kan navigera mellan funktionerna. När du är inloggad som Administratör ser du flikarna Startsida, Behörighetsadm och Organisationsadm. Vi kommer i följande steg gå igenom Behörighetsadm och Organisationsadm. 3.3 Behörighetsadministration Behörighetsadm Under fliken Behörighetsadm kan du som Administratör hantera behörigheter för din kommuns användare av e-tjänsterna. Du förväntas välja organisation. När du valt din organisation i rullistan kommer en lista på tilldelade behörigheter genereras. Du kan även söka

8 8 (10) fram tilldelade behörigheter genom att ange förnamn, efternamn eller HSA-ID i sökrutan och klicka på Utför. I listan på befintliga användare kan du genom att markera användaren, välja att ändra personliga uppgifter, roller och enheter, samt inaktivera respektive aktivera användaren. För att ändra en användare markerar du användaren genom att bocka för checkboxen, och därefter klickar på knappen Ändra användare. Om du avser att lägga till ytterligare en Roll alternativt Enhet för en användare som redan har en roll/enhet, bockar du i rutan för den rollen/enheten som du vill lägga till. Tryck sedan på knappen Spara. De roller/enheter som en användare redan har är förvalt ibockade. Vill du ta bort en roll/enhet bockar du ur för den rollen/enheten du vill ta bort och trycker sedan på knappen Spara. Om du vill inaktivera en användare (inaktivera användarens konto så att användaren inte kan logga in i e-tjänsten), bocka i checkboxrutan och klicka på Inaktivera användare. Om du vill aktivera en användare (åter ge tillgång till användaren att logga in i e-tjänsten), bocka i checkboxrutan och klicka på Aktivera användare. Du kan enkelt tilldela behörighet till en ny användare genom att klicka på knappen Ny användare under fliken Behörighetsadm. En inmatningsruta kommer dyka upp på skärmen där du fyller i användarens förnamn, efternamn, HSA-ID, e-post och väljer roll och enhet (enhet är valfritt att välja) för användaren. Under rubriken Roller visas de roller som finns. För e-tjänsten Se och ändra ansvar för ensamkommande finns rollen Administrera barn utan

9 9 (10) vårdnadshavare och för e-tjänsten Ansök om statlig ersättning finns rollerna Ansök om statlig ersättning och Hantera kontonummer för statlig ersättning. Kommunen kan välja att tilldela de roller som kommunen har tecknat avtal för. 3.4 Organisationsadministration Organisationsadm Som administratör kan du administrera enheter i din organisation under fliken Organisationsadm. Genom att välja organisation i rullistan genereras en lista på de enheter som ingår i din organisation (de flesta administratörer har endast ett val här). Här kan du lägga till nya enheter, ändra samt radera enheter. Att koppla en användare i kommunen till en enhet är valfritt och tänkt som ett sätt för kommunen att vid behov kunna tydliggöra internt vilket område, eller liknande, som en användare tillhör.

10 10 (10) För att ändra en befintlig enhet markerar du den enhet du vill ändra genom att bocka i checkboxen. Raden för enheten du valt blir då rosa. Klicka därefter på Ändra. Du får då upp en ruta där du kan ändra namnet på enheten. Om du vill ta bort enheten, markera enheten genom att bocka i checkboxen och klicka på Radera. För att lägga till en ny enhet under vald organisation, klicka på knappen Ny. Du får då upp en ruta där du kan skapa en ny enhet. 3.5 Logga ut ur e-tjänsten För att avsluta och logga ut ur e-tjänsten så används knappen Logga ut, som finns längst till upp till höger i den lila raden. Logga ut knappen finns på samtliga flikar, du kan logga ut från vilken flik du vill.