Administratör Rollbeskrivning och stödjande instruktion. e-tjänst för ansökan om statsbidrag Senast uppdaterad:

Transkript

1 Administratör Rollbeskrivning och stödjande instruktion. e-tjänst för ansökan om statsbidrag Senast uppdaterad:

2 2 Innehåll 1. Inledande information Rollen som administratör Förväntningar och åtaganden Rekommendation Funktioner Behörighetsadministration Behörighetsadm Organisationsadministration Organisationsadm... 7

3 3 1. Inledande information E-tjänsten riktar sig till kommuner och landsting. E-tjänsten ger landstingen/regionerna en överblick över de asylsökande som finns inom landstinget samt möjliggör att digitalt söka statlig ersättning. E-tjänsten kallas för MELKER. MELKER står för Migrationsverkets e-tjänst för landsting och kommuner. För att kunna börja använda e-tjänsten har ditt landsting eller din region tecknat ett avtal med Migrationsverket. Avtalet ger er administratörsbehörighet till e-tjänsten. Varje landsting eller region har en eller flera administratörsanvändare. Administratörer kan hantera behörigheter till e-tjänsten för medarbetare inom landstinget/regionen. Samtliga bilder i denna manual innehåller testdata, vilket innebär att individer, enheter och övrig data är påhittade. 2. Rollen som administratör Ert landsting/region kan ha olika typer av behörigheter beroende på hur ni ska använda e-tjänsten. När ditt landsting/region har skrivit avtal med Migrationsverket får ditt landsting/region inloggningsmöjlighet till MELKER. Ditt Landsting/region anger vem inom landstinget/regionen som ska vara Administratör och därefter ger Migrationsverket behörighet till Administratören. 2.1 Förväntningar och åtaganden Rollen som administratör innebär ett visst ansvar. Som Administratör har du enbart tillgång till funktioner för att kunna lägga upp nya, och hantera befintliga, MELKER användare. En administratör kan inte också ha användarbehörighet till MELKER. Som administratör kommer du att få ta emot viktig information från Migrationsverket, som du ofta förväntas kommunicera vidare till användarna av MELKER i ditt landsting/region. Informationen kan exempelvis handla om nya uppdateringar, eventuella tekniska störningar eller införande av nya funktioner. Administratören förväntas dessutom finnas tillgänglig för eventuella frågor från användare av MELKER. Vissa frågor kanske du som Administratör inte kan besvara, och då ska ni i första hand se ifall frågan besvaras i e- tjänstens användarmanual. Om ni inte finner svaret där, återstår att ta kontakt med Migrationsverke, kontaktuppgifter finns på Administratören förväntas att informera användarna om att användarmanualen finns, och att stödja användarna genom att informera hur de går tillväga för att ta kontakt med Migrationsverket gällande MELKER. Användarmanualen är ett levande dokument, vilket innebär att den kommer uppdateras av Migrationsverket i takt med e-tjänstens utveckling. Om användare i ditt landsting/region upptäcker fel i manualen eller har ytterligare förslag på vad som bör ingå i manualen, ta gärna kontakt med Migrationsverket.

4 4 Sammanfattning av administratörens åtaganden: Hantera nya och befintliga användare. Vara mottagare av information från Migrationsverket och ska kommunicera den vidare till användare av e-tjänsten. Vara tillgänglig för eventuella frågor rörande användningen av e- tjänsten från ditt landsting/region eller från Migrationsverket. 2.2 Rekommendation Det finns inga restriktioner gällande antal användare, ansvaret överlämnas till respektive Landsting. Dock rekommenderas att fundera över riskerna som uppstår i samband med generös tilldelning av behörigheter. Känslig information som blir tillgängligt för många och i värsta fall obehöriga personer. Det blir också svårare för dig som administratör att hålla koll på vilka användarna är och när behörigheter ska tas bort för användare som slutar eller byter arbetsuppgifter. Fundera på om ni kanske har någon ITsäkerhetsansvarig, jurist eller funktion för behörighetshantering som ni behöver rådgöra med kring antal användare inom ert Landsting? När du lägger upp nya användare bör du också fundera över om användaren bör ha behörighet till all funktionalitet i e-tjänsten eller till vissa delar. Rekommendationen är att inte tilldela mer behörighet än nödvändigt. 2.3 Funktioner I följande avsnitt tittar vi på den funktionalitet som finns i e-tjänsten för dig som Administratör. Funktionerna beskrivs i text och bild Logga in - Startsida Som användare loggar du in i e-tjänsten genom att legitimera dig med ditt SITHS-kort. När du loggat in i tjänsten visas startsidan som innehåller länkar till information, nyheter och manualer (se bild 1). Högst upp till höger finns information om vem som är inloggad, samt en knapp för att logga ut ur e-tjänsten. Bild 1: Startsida

5 5 E-tjänsten innehåller ett fliksystem där du enkelt kan navigera mellan funktionerna i e-tjänsten. När du är inloggad som Administratör ser du flikarna Startsida, Behörighetsadm och Organisationsadm (se bild 2). Vi kommer i följande steg gå igenom Behörighetsadmn och Organisationsadm. Bild 2: E-tjänstens fliksystem Behörighetsadministration Behörighetsadm Under fliken Behörighetsadm kan du som Administratör hantera behörigheter för ditt landstings/regions användare av e-tjänsten (se bild 3). Bild 3: Behörighetsadministration. Välj din organisation eller sök fram tilldelade behörigheter. Om du väljer din organisation kommer du att se en lista på personer med tilldelade behörigheter. Du kan även söka fram tilldelade behörigheter genom att ange förnamn, efternamn eller HSA-ID i sökrutan och klicka på utför.

6 6 I listan på befintliga användare kan du genom att markera en användare, välja att ändra uppgifter och behörighet för individen, eller ta bort användaren om det är aktuellt. För att ändra en användare markerar du användaren genom att bocka i kryssrutan och klickar på knappen Ändra. Om du vill ta bort en användare, bocka i kryssrutan och klicka på ta bort (se bild 4). Bild 4: Ändra eller ta bort en befintlig användare Du kan enkelt tilldela behörighet till en ny användare genom att klicka på knappen Ny under fliken Behörighetsadm (se bild 5). En inmatningsruta kommer dyka upp på skärmen där du förväntas fylla i förnamn, efternamn,

7 7 HSA-ID och ange enhet. Bild 5: Lägg till ny användare Organisationsadministration Organisationsadm Som administratör kan du administrera enheter i din organisation under fliken Organisationsadm. Genom att välja organisation i rullistan genereras en lista på de enheter som ingår i din organisation (se bild 6). Du kan lägga till nya enheter samt ändra eller radera enheter. Bild 6: Administration av enheter i din organisation För att ändra en befintlig enhet markerar du den enhet du vill ändra genom att bocka i checkboxen, raden för enheten du valt blir då rosa. Klicka

8 8 därefter på Ändra. Om du vill ta bort enheten, markera den och klicka på Radera (se bild 7). Bild 7: Ändra eller radera enhet För att lägga till en ny enhet, välj organisation i rullistan, och klicka därefter på knappen Ny (se bild 8). Bild 8: Lägg till ny enhet