Bilaga till FÖ 1, Telefonipolicy Konstfack

Transkript

1 Telefonipolicy Konstfack 1

2 Innehåll Inledning 3 Mål 3 Verksamhetschefens ansvar 3 Anställds ansvar 4 Mobiltelefon 4 Dect-telefon 5 Studenttelefon 5 Utlandssamtal 5 Ansvar 5 Kostnader 5 2

3 Inledning Telefonitekniken förändras, det blir t ex vanligare att integrera fast telefoni och mobil telefoni. Den nya telefonipolicyn ger verksamhetschef (enhetschef/prefekt) större utrymme att skräddarsy telefonin utifrån verksamhetens krav. Konstfack får därmed bättre koll på de behov som finns inom verksamheten och kan teckna avtal därefter, samt styra framtida telefoni i rätt riktning. Mål Alla som ringer till Konstfack ska få ett gott bemötande av såväl växelpersonal som övrig personal. De som ringer till Konstfack ska i första hand komma fram till sökt person och i andra hand få hänvisningsbesked samt kunna lämna ett meddelande i röstbrevlådan. Samtalen i växeln ska hållas så korta som möjligt så att väntetid på telefonist minskas. Alla anställda ska ha god kunskap om Konstfacks telefonipolicy och handhavande av de produkter som finns inom Konstfacks telefonsystem. Telefonilösning och telefoniavtal ska vara anpassad efter de behov som finns inom verksamheten. Verksamhetschefs ansvar Verksamhetschef ansvarar för att inom sin verksamhet organisera en väl fungerande telefonservice i enlighet med denna policy, samt för att personalförändringar anmäls till växeln. Verksamhetschef ansvarar för att kontaktperson i telefonifrågor utses inom sin verksamhet. 3

4 Anställds ansvar Anställd på Konstfack ansvarar för att tala in personligt hälsningsbesked på röstbrevlådan. Förslag till meddelande finns i snabbguide till röstbrevlådan på intranätet. Meddelandet kan modifieras t ex kan ärenden dirigeras till e-post adressen. Läs gärna in information om dina arbetstider. Hänvisa telefonen vid sammanträde, lunch eller dylikt. Hänvisa telefonen vid semester, deltid och liknande längre frånvaro. Lyssna av röstbrevlådan och ring upp den som lämnat meddelande. Vid längre frånvaro är det viktigt att lämna besked om det i det personliga hälsningsbeskedet. Att vid sjukfrånvaro se till att växeln meddelas. Växeltelefonist hänvisar anknytningen. Sprida det egna direktnumret, t ex via visitkort och e-postsignatur. Mobiltelefon Konstfack rekommenderar att mobiltelefoner i första hand beställs till personal med arbetsuppgifter där det är viktigt att personen är nåbar utanför ordinarie arbetstid alternativt personal som jobbar utanför Konstfack. Verksamhetschef beslutar om vem som ska tilldelas mobiltelefon och vilka modeller/prisnivå som man får välja på, utifrån utvalda modeller. Mobiltelefon beställs via telefoniansvarig. Verksamhetschef beslutar vilka tjänster som ska ingå i abonnemanget. Telefoni + sms är standard. Information om övriga tjänster fås från telefoniansvarig. Mobilt abonnemang tecknas alltid med fakturadelning. Användaren kan då använda mobiltelefonen för privata samtal och får separat faktura för det. Sms ingår inte i delad faktura och bör därför endast användas i arbetet. En mobiltelefon med möjlighet till internetanslutning jämställs av Konstfack med en bärbar dator och därför ska IT-policyn följas vid användning. Konstfacks SIM-kort får ej användas i en privat mobiltelefon. Information om hur telefonen ansluts till Konstfacks e-post och kalender finns på intranätet. Medflyttning av fast anknytning till mobiltelefon är inte tillåtet. 4

5 Dect-telefon Konstfack rekommenderar att dect (bärbar telefon) i första hand beställs till personal med ett rörligt arbete som alltid måste vara tillgängliga. Verksamhetschef beslutar om vem som ska tilldelas dect. Dect beställs via telefoniansvarig. Studenttelefon Varje institution har möjlighet att erbjuda en studenttelefon. Samtalskostnaden debiteras Konstfack centralt. Studenttelefonen är endast öppen under växelns öppettider. Det är inte tillåtet att ringa mobiltelefon eller utlandssamtal. När växeln är stängd går det endast att ringa vissa förprogrammerade kortnummer, 112 samt ta emot inkommande samtal. Utlandssamtal Under kontorstid kan anställd ringa telefonist, anknytning 9, och begära linje ut (0) för att kunna ringa utlandssamtal. När växeln är stängd går det inte att ringa utlandssamtal. Anställd kan ansöka om utökad telefonibehörighet för att ha möjlighet att ringa utlandssamtal även efter kontorstid. Permanent utökad behörighet ansöks via verksamhetschef eller telefoniansvarig på respektive avdelning. Tillfälligt utökad behörighet (enstaka dagar för t ex sökandeintervjuer) ansöks direkt av anställd. Ansökan med motivering lämnas vidare till telefoniansvarig i receptionen. Blankett finns på intranätet. Ansvar Telefoniansvarig i receptionen har det övergripande ansvaret när det gäller upphandling av telefonilösning, teleutrustning, telefoniavtal, beställning av produkter och tjänster inom teleområdet. Telefoniansvarig ansvarar för telefoni-support och att utbildningar inom telefoni genomförs. 5

6 Kostnader Fasta kostnader för telefonväxeln och samtalskostnaderna tas centralt. Telefoner och kringutrustning debiteras institutionerna/enheterna. Mobiltelefon och abonnemang betalas av institutionerna/enheterna. 6