Innehåll Personalenheten 3

Transkript

1

2 LA-dag

3 Innehåll Information från International Staff Support Reseräkning och EU-moms Kontoändring via PASS Nordea och kontanthantering Extra utbetalningstillfälle Lönekostnadsspecifikation Regler för resor - köp av resor utanför upphandlad resebyrå Policy för distansarbete annan stationeringsort Löneadministration och Statens servicecenter Personalenheten 3

4 EU-moms Utländsk moms inom EU-projekt registreras i PASS. Konto 5517, ärendets verksamhet och projektkonto.

5 Kontoändring i PASS Särskild behörighet Enkelt formulär i PASS kontoändring Flöde via prefekt Ansökan underskrift av prefekt Personalenheten 5

6 Nordea och kontanthantering Viktig info till anställda, arvodister, studenter, stipendiater, försökspersoner: Anmäl bankkonto till Nordea! Anledning: Nordea upphör med kontanthantering 1 februari 2015 Personer som får utbetalningsavi hänvisas till Forex! Personalenheten 6

7 Extra utbetalningstillfälle Reseräkningar och utlägg Studerandeersättningar Försökspersonsersättning Kring den 5 varje månad, undantag augusti månad Tidigare utbetalt Personalenheten 7

8 Lönekostnadsspecifikation Skriv ut lönekostnadsspecifikation varje månad Granska framförallt att det är rätt personer som finns på listan och att personer som är tjänstlediga har löneavdrag Listan signeras av chef, spara listan i två år Riksrevisionen kan komma att granska att detta görs på inst/enhet Personalenheten 8

9 Bläddra löner i Primula Möjlighet att skapa och följa upp löner några personer/grupp Fördelar: - Lätt att följa upp de personer som har ledigheter/frånvaro som ska vara inrapporterad - Urvalet skapar man själv (eller liten enhet kan välja alla) Ta kontakt med din löneadministratör för mer information Personalenheten 9

10 Resepolicy och reseregler

11 Reviderad resepolicy Upphandling resebyrå Säkerhet och miljö Kostnad Ansvar Borttaget årskort Uppdaterat: Gällande bestämmelser Personalenheten 11

12 Regler för resor Boka resor via upphandlad resebyrå Statliga ramavtal via Avropa Bokningssiter - användande strider mot våra avtal med Via Egencia Om avsteg - institutionen dokumentera, risk för avtalsbrott, skadestånd EU-projekt köp av varor och tjänster ska genomföras enlig Lagen om offentlig upphandling, LOU. Vid redovisning beskrivas hur LOU har tillämpats Personalenheten 12

13 Regler för tjänsteresor Omfattar: Anställda, opponenter, sakkunniga, styrelseledamöter För traktamente krävs anställningsförhållande, pga framförhandlade villkor i kollektivavtal Personalenheten 13

14 Planering och beställning av resor Chefens godkännande Överväg alternativ, digitala medier Upphandlad resebyrå Upphandlade flygbolag, hotell, taxi Personalenheten 14

15 Färdsätt Allmänna kommunikationsmedel Tåg och buss < 3 tim resa Tillåtet med taxi till flygplatsen i Umeå Bil i första hand hyrbil Årskort endast efter beslut av universitetsdirektör Personalenheten 15

16 Semester i anslutning till tjänsteresa Primära syftet: tjänsteresa Kostnaderna för AG får inte bli högre Inte traktamente under semestertid Hemresan betalas av AG, skattefri förmån Personalenheten 16

17 Resor till och från arbetet Resa till och från arbetet är alltid personliga levnadsomkostnader och ska inte betalas av arbetsgivaren Resa från bostad kan vara tjänsteresa när resan inte går via arbetsplatsen Personalenheten 17

18 Redovisning av tjänsteresor Redovisning ska ske inom ett år efter att tjänsteresan skett, därefter har rätten till ersättning förfallit Personalenheten 18

19 Policy för distansarbete vid Umeå universitet

20 Policy för distansarbete Centralt kollektivavtal: Om vi har distansarbete krävs övergripande riktlinjer. Personalenheten

21 Stationeringsort och arbetsställe I anställningsavtalet stationeringsort och arbetsställe, exv Umeå, konstnärligt campus Driftställe kan ha betydelse vid övertalighet Distansarbete arbetet utförs på annat ställe än arbetsstället, exv hemmet, stugan, etc Arbetsgivaren ska tillhandahålla arbetsplats på arbetsstället Personalenheten

22 Distansarbete syfte med policyn Definition vad menas med distansarbete Arbetsgivarens ansvar Vilka överväganden som behövs Stöd till både arbetsgivare och anställd inför överenskommelse Överenskommelsen ska vara skriftlig och gälla högst 1 år. I överenskommelsen ska uppsägningstid regleras. Personalenheten

23 Definition För att klassificeras som distansarbete -> skriftlig överenskommelse mellan AG-AT Policyn gäller inte arbete i hemmet vid enstaka tillfällen. Arbetet bör inte bedrivas heltid på distans. Mall för skriftlig överenskommelse kommer att tas fram. Personalenheten

24 Överväganden Vilka uppgifter kan utföras på distans? Vilka förutsättningar behöver AT? Konsekvenser för övriga anställda? Tillgänglighet för studenter, medarbetare, externa kontakter? Utrustning? Kostnader? Arbetsmiljö? Informationssäkerhet? Ingen rättighet för AT att arbeta på distans. Personalenheten

25 Arbetsskadeförsäkring Gäller oberoende av var arbetet utförs viktigt att det finns skriftlig överenskommelse som styrker arbete på distans AG ansvarar för den utrustning som tillhandahålls och om utrustningen orsakar skada. Personalenheten

26 Löneadministration och Statens servicecenter Budgetpropositionen 23 oktober Statliga myndigheters löneadministration centraliseras Förordning ska reglera anslutningen Tidsperiod LA business as usual Fortsatt arbete för att ge service, kvalitet och vara kostnadseffektiva Personalenheten

27 EU-moms Utländsk moms inom EU-projekt registreras i PASS. Konto 5517, ärendets verksamhet och projektkonto.