Avtal om distansarbete

Transkript

1 Avtal om distansarbete Arbetstagaren:... Prefekt:... Datum:...

2 Riktlinjer för distansarbete inom Karolinska Institutet Med teknikens hjälp kan vi idag sköta alltfler arbetsuppgifter utanför arbetsplatsen. En del av vårt arbete kan lika gärna utföras på distans, hemma eller någon annanstans. KI ser positivt på denna form av arbete då framtiden kräver en alltmer flexibel organisation. Distansarbete får dock konsekvenser för alla inblandade. Det är därför viktigt att reglera denna form av arbete för att klargöra försäkringsskydd, anställningsskydd mm. Distansarbete Med distansarbete avses arbete som anställda utför för KI för längre eller kortare tid i hemmet, eller från annan plats som överenskommes från fall till fall. För att arbetet skall betraktas som distansarbete skall en skriftlig överenskommelse, avtal, finnas. Distansarbetsplatsen tillhör KI organisatoriskt dvs den institution eller motsvarande som är huvudarbetsplatsen. Frivillighet Distansarbete skall vara frivilligt och bygga på denna överenskommelse mellan arbetstagaren och KI dvs prefekten. Ingen kan åläggas att utföra distansarbete. Dessa riktlinjer gäller ej undervisande personal som omfattas av lärares arbetstidsavtal. Avtal För varje arbetstagare som distansarbetar skall det finnas ett individuellt avtal för högst ett år i taget (pkt 1). Avtalet skall tecknas mellan den enskilde arbetstagaren och berörd chef, prefekt eller avdelningschef, på bifogade blankett. Personalorganisationerna skall informeras om ingånget avtal. Uppsägning av avtalet kan ske från båda parter med en veckas varsel. Arbetstagaren återgår då till sin huvudarbetsplats. Omfattning Distansarbete får endast utgöra en del av arbetsveckan, högst 60% av veckoarbetstiden (pkt 2). Arbetsuppgifter och arbetsmängd skall överenskommas med resp chef (pkt 3). Arbetstid och semester För distansarbete gäller samma begränsningar av arbetstidens längd som för övriga anställda vid KI, dvs kollektivavtal enligt Villkorsavtalet. Distansarbetarens arbetstid skall framgå av avtalet (pkt 4). Det skall där också framgå inom vilka gränser det är möjligt att omdisponera arbetstiden. Semesterlagen gäller även för distansarbete. Det finns här möjlighet att överenskomma om särskild semesterlön om arbetsgivaren har svårt att övervaka arbetet. Tillgänglighet Det skall vara klarlagt hur och när arbetstagaren nås t ex vid externa kontakter eller av kollegor (pkt 5). KIs växel skall också informeras liksom resp avdelningssekreterare. Vid eventuell sjukfrånvaro skall detta meddelas enligt gällande rutiner.

3 Allmänna offentliga handlingar ska hanteras så att allmänhetens möjligheter att ta del av dem inte försvåras. Arbetsuppgifter Prefekten avgör vilka arbetsuppgifter som är lämpliga att utföra på distans. Vissa arbetsuppgifter såsom personliga besök av studenter och allmänhet får ej ske på distansarbetsplatsen, ej heller sådana arbetsuppgifter som innebär särskilda risker ur arbetsmiljösynpunkt såsom laboratoriearbete. Arbetsmiljö Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön, enligt gällande arbetsmiljölagstiftning, oavsett var den anställde arbetar. Kraven på arbetsmiljön skall vara utformad med hänsyn till var arbetet utförs. Utrustning och arbetsmaterial skall dock alltid vara betryggande ur skyddssynpunkt. Det är arbetsgivarens ansvar. Arbetstagaren har också ett ansvar för att genomföra de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetstagaren företräds av skyddsombudet på huvudarbetsplatsen. Arbetsskadeförsäkringen gäller även vid arbete förlagt på distans. För bevisföringen är det viktigt att det finns ett avtal om distansarbete, annars blir det svårt att få en skada, som den anställde råkat ut för på distansarbetsplatsen, godkänd som arbetsskada. Personskadeavtalet (PSA) gäller även vid distansarbete. En god arbetsmiljö innebär att arbetsplatsen skall vara funktionell och ergonomisk. Vid behov bör arbetsgivaren få tillträde till distansarbetsplatsen för att t ex tillse att utrustningsinstallation och säkerhet är betryggande. Eventuella kostnader som uppkommer i samband med detta står arbetsgivaren för. Utrustning Den utrustning som tillhandahålles av KI tillhör KI och skall inventarieföras (pkt 6). Utrustningen återlämnas då distansarbetet upphör. KI svarar för att utrustningen installeras och erforderlig service. Utrustningen får endast användas av arbetstagaren i hans eller hennes arbete. Arbetsgivaren står för utformningen av den direkta arbetsplatsen som t ex bord, stolar, belysning och datautrustning. Telefonkostnader i samband med distansarbetet ersätts av arbetsgivaren enligt avtal (pkt 7). Kostnader för elektricitet belastar arbetstagaren. Försäkringsskydd KI svarar för skada på eller förlust av utrustning och annan egendom som tillhör KI. Arbetsgivarens försäkring, som omfattar ansvaret mot tredje man, gäller oavsett var arbetsplatsen finns. Den gäller alltså t ex om arbetstagarens barn skulle skada sig på arbetsutrustningen.

4 Arbetstagaren skall innan distansarbete inleds tillse att han/hon har betryggande försäkringsskydd. KI svarar för arbetstagarens självriskkostnader om den utlämnade utrustningen orsakar brand eller annan skada och reparation/ersättningsanskaffning bekostas av arbetstagarens försäkring. Datasäkerhet och sekretessfrågor Samma grad av datasäkerhet som vid huvudarbetsplatsen skall kunna garanteras vid distansarbete. Obehöriga skall inte kunna använda utrustningen. Sekretessbelagda handlingar skall förvaras under lås (pkt 8). Samråd Personalorganisationerna har i MBLförhandling tillstyrkt riktlinjerna för distansarbete inom Karolinska Institutet. Upplysningar Frågor besvaras av Personalavdelningen.

5 KAROLINSKA INSTITUTET Avtal för distansarbete (bilaga till direktiv) Avtal om distansarbete tecknas härmed mellan parterna: KI repr av prefekt el motsv:... Arbetstagaren:... Distansarbetsplats, adress:... Telefon:... Huvudarbetsplats, institution: Avtalet gäller för perioden (högst ett år): Följande fasta dagar för distansarbete:... Följande flexibla : Följande arbetsuppgifter skall utföras:... Redovisning av distansarbetet sker på följande sätt: Arbetstid gäller enl följande: Arbetstagaren skall vara tillgänglig enl följande: Utrustning enligt bilagda förteckning har utkvitterats av arbetstagaren och placerats på distansarbetsplatsen.: Institutionen ersätter telefonkostnaderna enl följande: Säkerhets- och sekretessaspekten har beaktats på följande sätt: Arbetsgivaren och arbetstagaren är överens om att i övrigt skall KIs riktlinjer för distansarbete gälla som bindande överenskommelse mellan parterna. Detta avtal har upprättats i fyra exemplar varav parterna erhållit varsitt och ett insändes till Personalavdelningen för arkivering och ett till Personalorganisationernas kansli. Stockholm den Prefekt el motsv Arbetstagaren