Riktlinjer för medborgardialog

Transkript

1 Riktlinjer för medborgardialog Kommunstyrelseförvaltningen 2015

2 Principer för dialogen i Söderhamns kommun Att engagera medborgarna och skapa former för delaktighet och dialog för kommunens utveckling är en viktig fråga för Söderhamns kommun. Man kan konstatera att det idag, jämfört med för 20 år sedan, är färre som är medlemmar i politiska partier och antalet förtroendevalda har minskat. Bland annat av dessa anledningar har kontaktytorna mellan förtroendevalda och medborgarna har minskat. Att införa medborgardialog som en del i styrprocesen innebär inte att den ersätter det representativa systemet. Syftet är snarare att stödja det genom att skapa transparens, öka kunskapen om systemet och utveckla samspel mellan de förtroendevalda och kommunens medborgare. Många medborgare är intresserade att delta i samhällsdebatten men utifrån sina förutsättningar och behov. Generellt har människor har ett stort samhällsengagemang och samhällsintresse, men vi behöver utveckla arenor för att fånga upp det engagemanget när vi ser att de traditionella arenorna inte lockar i den utsträckning vi önskar. Förtroendevalda har också behov av att få kunskap om medborgarnas värdering kring frågor de ska fatta beslut om, medborgardialogen handlar i grunden om att ta till vara medborgarnas kunskaper och idéer och se dem som en tillgång för att forma framtiden i Söderhamns kommun. Följande principer gäller då Söderhamns kommun ska genomföra en medborgardialog. Medborgardialog kan ske när en fråga påverkar flera verksamheter, när något har stor påverkan på medborgarnas vardag, när det finns ett brett samhällsintresse eller när det är en strategisk fråga. Ett specifikt och konkret syfte ska bestämmas för varje medborgardialog. Dialoger som genomförs ska bygga på Söderhamns kommuns värdegrund. Medborgardialogen ska genomföras så att alla ur den aktuella målgruppen/-erna har verkliga möjligheter att delta. Medborgarna ska vid varje medborgardialog informeras om vilken grad av inflytande de kommer ges i dialogen samt hur åsikter och synpunkter kommer att behandlas. Delaktighetstrappan ger vägledning, grad av inflytande ska styra valet av verktyg och metoder som ska användas i dialogen. (se bilaga 1 dialogtrappan) Under medborgardialogen ska inga svar eller beslut kommuniceras. Resultatet från medborgardialogen ska framgå i beslutsunderlaget. Ansvaret för att prioritera frågor och göra bedömningar utifrån ett helhetsperspektiv ligger på de förtroendevalda politikerna som fattar beslut i frågan. Återkoppling av dialogens resultat ska ges till deltagande medborgare.

3 Bilaga riktlinjer och processbeskrivning Riktlinjer och processbeskrivning för medborgardialog i Söderhamns kommun Inledning Medborgardialog ett samlingsnamn för olika sätt att engagera medborgare i offentligt beslutsfattande har blivit en allt viktigare del i styrningen för svenska kommuner och landsting Merparten av medborgarna är intresserade av att diskutera samhälls- och politiska frågor samt att påverka beslut som får konsekvenser för den egna vardagen. Trenden går mot att individer väljer fler forum än den traditionella partipolitiken. För att fånga engagemang och infallsvinklar är det därför viktigt att öppna upp för en dialog på medborgarnas villkor. Det kan vara genom att nyttja nya arenor, forum och olika metoder för medborgardialoger. Skillnaden mellan medborgardialog och brukardialog Medborgardialog sker mellan förtroendevalda och medborgarna och innebär att medborgare ska ges möjlighet att ha åsikter, tankar och idéer. Brukardialoger sker mellan serviceorganisationen, till exempel vårdboendet eller skolan, och dess brukare (boende, anhörig, elev/förälder) och innebär att endast de som använder sig av servicen inbjuds att framföra synpunkter, tankar och idéer. När medborgardialog? För att komma fram till i vilka frågor som kan vara aktuella för en medborgardialog är följande frågor vägledande: Skulle förtroendevalda ha nytta av mer kunskaper om medborgarnas värderingar, prioriteringar och åsikter kring denna fråga för att fatta det bästa beslutet? Kan en medborgardialog kring denna fråga ge medborgarna större kunskaper om kommunens ansvar och behov av prioriteringar? Roll- och ansvarsfördelning För att resultatet av en dialog ska bli ett användbart underlag för de förtroendevalda behöver roller och ansvar tydliggöras innan någon dialog genomförs. Ansvarsfördelningen för dialogen mellan förtroendevalda, tjänstemän och medborgare: - Förtroendevaldas roll ska vara att lyssna och diskutera för att förmedla, förstå och få ytterligare kunskaper om invånarnas åsikter och värderingar kring en viss fråga. Det handlar inte om att svara eller försvara. partipolitik. - Tjänstemännens roll är att vara processledare för att ta fram faktaunderlag, leda processen utifrån den metod som valts för dialogen och stå för dokumentationen av det som kommer fram. - Medborgarnas roll blir att föra fram sin syn på en fråga och i samspel med andra argumentera och lyssna på olika ståndpunkter.

4 Utvärdering Analys och utvärdering ska vara ett kontinuerligt inslag i medborgardialogarbetet och ligga till grund för utveckling och förbättring av dialogen. Process och organisation Aktivitet Steg 1 Överenskommelse om att dialog ska genomföras Steg 2 Upprätta en planeringsgrupp med ansvar för dialogen. Det är bra att ha en liten grupp som har specifikt ansvar för medborgardialogen. Gruppen fastställer dialogens syfte, mål och omfattning, osv. Steg 3 Metod (Hur ska dialogen genomföras? Vilket/vilka verktyg passar bäst för syftet och målgruppen? Hur mycket tid och resurser finns till förfogande?) Steg 4 Utforma en projektplan. Denna ska klargöra dialogens omfattning, tidsram, nyckelaktiviteter och nyckeldatum, vilka resurser som finns tillgängliga, vilka extra resurser som behövs samt en kommunikationsplan. Steg 5 Information om projektplan till ordförande och förvaltningschefsgrupp Steg 6 Genomförande. Här ingår allt praktiskt arbete som krävs för att processen ska genomföras, t.ex. bokning av lokaler, förberedelse av underlag, inbjudning av deltagare, planering av fika/mat till möten, förberedelse, genomförande av dialoger m.m Steg 7 Sammanställning och analys av dialog Steg 8 Resultaten används. I detta steg införs resultaten från dialogen i styrningen. Hur detta går till beror på vilka frågor det rör sig om och hur processerna ser ut, men det är viktigt att man har en plan för hur resultaten ska användas redan vid dialogens början. Steg 9 Återkoppling. Om deltagarna inte var inkluderade i det slutliga beslutsfattandet är det viktigt att de, och övriga medborgare, får veta vad som hände efter dialogen, hur man använde deltagarnas synpunkter och varför man bortsåg från vissa synpunkter om så var fallet. Det är viktigt att utöver det generella kommunikationsarbetet (t.ex. i media eller på kommunen/landstingets hemsida) också göra specifika utskick eller återkopplingsmöten riktade till deltagarna. Ansvarig Ordförande samt förvaltningschefsgrupp Ansvariga för berörda verksamheter Kommunikationsenheten tillsammans med planeringsgrupp Ansvarig för planeringsgruppen som utses i steg 2 Ansvarig för planeringsgrupp Ansvariga politiker med stöd av planeringsgruppen Planeringsgruppen Kommunstyrelse/kommunfullmäktige Planeringsgruppen

5 Steg 10 Utvärdering av dialog Steg 11 Information om utvärdering till ordförande och förvaltningschefsgrupp Planeringsgruppen Ansvarig för planeringsgruppen

6 Bilaga 1 Vid en medborgardialog är det viktigt att vara tydlig mot medborgarna om vilken form av delaktighet de kan förvänta sig. Delaktighetstrappan ger vägledning kring invånarnas grad av inflytande. Information för att kunna vara delaktig behöver man vara välinformerad och ha möjlighet att ta till sig kunskaper om den fråga som ska behandlas. Vissa beslut är inte lämpade för medborgardialoger, men medborgarna har rätt att bli informerade om vilket beslut som fattas. Konsultation är en form av deltagande som ger invånarna möjlighet att tycka till i en fråga. Frågan är vanligtvis välavgränsad och det huvudsakliga syftet är att lyssna och samla in synpunkter. Dialog är ett ömsesidigt utbyte av erfarenheter, idéer och åsikter. Utgångspunkten är att alla ska få föra fram en åsikt och argumentera för sin syn på frågan samt att deltagarna får vara med och forma processen. Grunden är att man inte behöver nå konsensus. Inflytande är en form av delaktighet som innebär att invånarna får möjlighet att tillsammans med en eller flera förvaltningar planera och genomföra konkreta aktiviteter som kan anses främja kommunens mål. Deltagandet blir på en djupare nivå. Medbeslutande är en form av delaktighet där invånarna medverkar i beslutsfattandet i en specifik fråga. Invånarnas medbestämmande sker oftast genom en omröstning som blir styrande för det politiska beslut som sedan fattas.