Riktlinjer - Rekryteringsprocesser inom Föreningen Ekonomerna skall vara genomtänkta och välplanerade i syfte att säkerhetsställa professionalism.

Transkript

1 REKRYTERINGSPOLICY Upprättad Bakgrund och Syfte Föreningen Ekonomernas verksamhet bygger på ideellt engagemang och innehar flertalet projekt där såväl projektledare som projektgrupp tillsätts via intern rekrytering. Denna policy syftar till att redogöra för de riktlinjer inom Föreningen Ekonomerna som ligger till grund vid en rekryteringsprocess. Vidare presenterar denna policy även riktlinjer som ligger till grund för en icke-diskriminerande kompetensbaserad rekrytering. Denna policy refererar många gånger till Föreningen Ekonomernas Guide för Rekrytering som beskriver hur en rekryteringsprocess kan gå till. Det uppmuntras starkt att använda denna som underlag vid genomförande av större rekryteringar inom organisationen. Riktlinjer - Rekryteringsprocesser inom Föreningen Ekonomerna skall vara genomtänkta och välplanerade i syfte att säkerhetsställa professionalism. - Rekryteringsprocesser inom Föreningen Ekonomerna bör utformas efter Föreningen Ekonomernas Guide för rekrytering i syfte att standardisera rekryteringsprocesserna inom organisationen och säkerhetsställa likabehandling av kandidater. - Föreningen Ekonomerna använder sig av öppna rekryteringsprocesser. Detta innebär att alla medlemmar är välkomna att söka ett uppdrag och skall därmed alltid ges möjlighet till utvärdering. Undantag kan göras i samråd med områdesansvarig i styrelsen om särskilda skäl eller omständigheter föreligger. - För rekrytering av projektledare för projekt som har en planeringstid på mer än två månader ska de öppna positionerna annonseras på jobbforum. - Utskottsordföranden skall alltid annonsera ut lediga roller inom utskotten under utskottsmöten eller via Podio. Undantag kan göras i samråd med områdesansvarig i styrelsen om särskilda skäl eller omständigheter föreligger. - Innan rekryteringsprocessen påbörjas skall ansvarig rekryterare definiera relevanta urvalskriterier. Detta för att utvärdering och jämförelse av 1

2 kandidater ska ske på lika grunder. Se guide för rekrytering för mer information gällande urvalskriterier. - Urvalskriterier för ett uppdrag skall vara relevanta och baserade på kompetens. Se guide för rekrytering för mer information gällande kompetensurval. - Föreningen Ekonomerna använder sig i huvudsak utav fem olika rekryteringsmetoder. Dessa är: frågeformulär, case, tester, intervjuer samt CV & personligt brev. Se guide för rekrytering för mer information gällande rekryteringsmetoder. - Enskild rekryteringsprocess skall i största möjliga mån standardiseras och samma rekryteringsmetod(er) skall tillämpas på samtliga kandidater inom samma rekryteringsprocess. Se guide för rekrytering för mer information gällande rekryteringsmetoder. - Referenstagning skall i största möjliga mån tillämpas på aktuella kandidater för ett uppdrag inom Föreningen Ekonomerna. Se guide för rekrytering för mer information gällande referenstagning. - I händelse av att rekryteringsansvarig anses jävig i beslutsfattandet gällande tillsättandet av en roll skall rekryteringsansvarig ta hjälp av områdesansvarig i styrelsen i bedömningen av kandidaterna. 2

3 GUIDE FÖR REKRYTERING Förtydligande För att genomföra en välplanerad rekrytering som är icke-diskriminerande och kompetensbaserad har Föreningen Ekonomerna tagit fram en guide som bör efterföljas i största möjliga mån. Denna guide gäller vid rekrytering för större projekt. Större projekt innebär projekt som har en planeringstid på mer än två månader. Guiden för rekrytering är indelad i tre avsnitt: 1. Förberedelser innan rekryteringsprocessen startar 2. Rekryteringsprocessen 3. Att avsluta rekryteringsprocessen 1. Förberedelser innan rekryteringsprocessen startar 1.1. Urvalskriterier Specificera de urvalskriterier för den öppna positionen som du önskar att tillsätta. Utvärdera vilka specifika kompetenskrav som efterfrågas för att kunna fullfölja uppdraget som rollen innebär. Låt sedan detta vara en guide i rekryteringsprocessen, framförallt under utvärderingen av de sökande kandidaterna Kompetenskrav Följande områden kan beaktas som kompetens: - Kunskap - Personlighet - Utbildning - Erfarenhet Som ansvarig rekryterare krävs det att du avgör vilken kompetens som krävs för ett uppdrag innan rekryteringsprocessen börjar. Detta skall sedan användas som underlag för att göra urvalet av kandidater. Kom ihåg Det finns både formell och informell kompetens. Formell kompetens kan vara utbildning och arbetslivserfarenhet, medan informell syftar till personliga egenskaper som är minst lika viktiga. Därför är det alltid viktigt 3

4 att göra en jämn bedömning av kandidatens formella samt informella kompetenser för ett uppdrag Öppna rekryteringsprocesser Det finns olika kanaler att använda sig av gällande annonsering av en position inom Föreningen Ekonomerna. Dessa är: - Jobbforum på hemsidan - Föreningen Ekonomernas Facebook-sida - Podio 2. Rekryteringsprocessen Det finns flera olika sätt att konstruera rekryteringsprocessen på och det uppmuntras samt rekommenderas starkt av Föreningen Ekonomerna att rekryteringsansvarig går igenom alla dessa rekryteringsmetoder innan rekryteringsprocessen påbörjas CV & personligt brev Det allra vanligaste sättet i en rekrytering är att sökande skriver ett personligt brev och skickar med sitt CV. Fördelen med detta är att du som rekryterar kan få en bättre inblick i vad kandidaten har för tidigare arbetslivserfarenheter. Nackdelen med denna metod är att du som rekryterare får olika information från de sökande vilket gör det svårt att jämföra dem med varandra och göra ett icke-diskriminerande urval. Det personliga brevet ger även utrymme för personliga tolkningar, vilket kan leda till att irrelevanta meriter tas i beaktning. - Därför är denna metod inte alltid den bästa. Om du som rekryterare använder denna metod för din rekryteringsprocess, så bör den kompletteras med någon annan metod Frågeformulär Baserat på rollspecifikationen kan du som ska rekrytera konstruera ett frågeformulär som fokuserar på frågor som är kopplade till rollen som du ska fylla. Genom denna metod kan du fokusera på de kompetenser som är nödvändiga för rollen samt skapa lika grunder för de sökande att bli jämförda med varandra på (genom att alla sökande svarar på samma frågor i formuläret). 4

5 - Frågeformuläret kan utformas så att de sökande avidentifieras genom att göra så att personliga uppgifter inte syns i samband med deras svar. Genom att anonymisera processen ökar en förutsättningarna för en mer jämlik process där valet av person är baserat på kompetens Case En annan rekryteringsmetod är att konstruera ett case som är relevant för den öppna positionen. Om någon har haft positionen tidigare, be om råd gällande vanliga situationer och utmaningar som personen stod inför i den rollen vilket kan användas för att konstruera ett case. Tanken med caset är självklart att det ska hjälpa dig som rekryterare att utvärdera vare sig kandidaterna har rätt kompetens för positionen eller ej. - Case kan konstrueras så att kandidaterna avidentifieras genom att göra så att personliga uppgifter inte syns i samband med deras svar Tester Tester är även en metod för att kunna bedöma den sökandes kompetens. Genom tester kan den sökande själv uppskatta vad den är bra på genom att välja mellan två positiva egenskaper på samma tema. Den sökande får därmed aldrig välja mellan något negativt eller positivt. Den sökande får därmed dela ut poäng till den egenskap som den tycker stämmer in bäst på sig själv. Till exempel, så kan den sökande få välja att fördela sina poäng mellan Du tar effektiva beslut och Du tar genomtänkta beslut eller mellan Det är viktigt för dig att ha många olika arbetsuppgifter och Det är viktigt för dig att fördjupa dig på en specifik uppgift. Tester går ut på att se vilka egenskaper den sökande själv anser sig ha. Detta är även ett bra underlag för en intervju med kandidaterna. - Tester kan konstrueras så att kandidaterna avidentifieras genom att göra så att personliga uppgifter inte syns i samband med deras svar Intervjuer Att hålla i intervjuer är ytterligare en vanlig metod. Om du ska hålla i intervjuer, se till att intervjuerna är strukturerade. Detta innebär att alla kandidater du som rekryterare möter, får samma frågor. Genom att hålla i en strukturerad intervju, skapar du lika möjligheter för kandidaterna att 5

6 förmedla om de har rätt kompetens eller inte för positionen. Ett förslag för att få en bra struktur på intervjun är att börja med att introducera er själva, Föreningen Ekonomerna och syftet med intervjun. Tala även om ungefär hur lång tid intervjun kommer att ta och dess upplägg. Ge sedan en beskrivning av rollen och/eller projektet/organisationen. - För att hålla en intervju krävs tydliga urvalskriterier för att kunna konstruera relevanta frågor för den öppna positionen. 3. Att avsluta rekryteringsprocessen För att avsluta rekryteringsprocessen måste ett beslut tas gällande kandidaten/kandidaterna av rätt beslutsfattare Referenser Referenser är indelade i externa och interna referenser. Externa referenser är tidigare arbetsgivare/uppdragsgivare till kandidaten. Interna referenser är om kandidaten tidigare har haft ett uppdrag hos Föreningen Ekonomerna, då är personen som kandidaten rapporterade till en intern referens. Externa som interna referenser skall alltid tas i den mån det går på kandidater som söker ett uppdrag som går via valberedningen. Gällande fristående projekt och projekt som har en planeringstid på mer än 2 månader inom utskott och mästerier, ska rekryteringsansvarig ta externa referenser och interna referenser på sökande kandidater i den mån det går. 6