5. Motion om policy för besvarande av post yttrande Dnr 2015/

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 13 (42) Kf 5. Motion om policy för besvarande av post yttrande Dnr 2015/ Mariann Gustafsson (V) har 19 oktober 2015 väckt en motion om policy för besvarande av post till kommunen. Motionären yrkar att en policy för all kommunikation med medborgarna upprättas. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar 8 februari 2016 ett förslag till yttrande. Västerviks kommun har inte har en policy för besvarande av all post. Kommunen har dock serviceskyldigheten i förvaltningslagen att förhålla sig till, som säger att frågor från enskild skall besvaras så fort som möjligt. När det gäller e-post är det relativt enkelt, såsom också har skett i kommunens riktlinjer, att bestämma att någon form av svar ska lämnas inom två dagar. Att tvådagarskravet ska gälla även för brev blir svårare. Administreringen av inkomna brev sker i flera steg och att införa en rutin som innebär att alla som skickar ett brev antingen ska få ett svar på brevet eller ett svar om när svar ska lämnas inom två dagar innebär en utökad administration, både för registratur och för handläggare. Det är dessutom i många fall svårt att ge ett klart besked om när ett svar kan lämnas. Västerviks kommun ska självklart följa förvaltningslagens serviceskyldighet, oavsett på vilket sätt allmänheten kontaktar kommunen. Det innebär att vi ska besvara samtliga frågor så snart som möjligt. Detta är dock inget som vi anser bör regleras ytterligare i en policy. Förslag till beslut att avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna. Yrkanden Ordföranden med bifall av Dan Nilsson (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings Mariann Gustafsson (V) yrkar bifall till motionen. Ordföranden ställer yrkandena mot varandra och finner att kommunstyrelsen har bifallit sitt eget yrkande. Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 14 (42) Kf forts. att avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna. Reservation Mariann Gustafsson (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Handlingar i ärendet: Mariann Gustafssons motion 19 oktober 2015 (utsänd tidigare) Kommunstyrelsens förvaltnings yttrande 8 februari 2016 (utsänd tidigare) Justerandes sign Kommunstyrelsen (tfn) Västervik (fax) kommunstyrelsen@vastervik.se

3 Områdeschef sekretariat och internservice Elisabet Olsson Kommunstyrelsen Motion om policy för besvarande av post yttrande Mariann Gustafsson (V) har väckt en motion om policy för besvarande av post till kommunen. Motionären hänvisar till att det i kommunens kommunikationspolicy med riktlinjer finns angivet vad som gäller endast för e-post. Gustafsson yrkar att en policy för all kommunikation med medborgarna upprättas. Ärendets beredning I kommunens riktlinjer för information och kommunikation står: Kommunens e-postadresser är personliga men inte privata. Var och en är skyldiga att varje arbetsdag öppna sin brevlåda för e-post, samt hålla e-posten tillgänglig för myndigheten. Man ska också svara på, alternativt bekräfta att man mottagit, mailet till avsändaren inom två dagar. I de fall ett svar inte går att ge inom två dagar ska man meddela avsändaren när svaret kommer att skickas. Myndigheters serviceskyldighet är reglerad i förvaltningslagen (1986:223) 4-5. Där framgår att Frågor från enskilda skall besvaras så fort som möjligt. Detta gäller frågor som kommer in till myndigheten i alla former, oavsett om det är via e-post, telefon, brev eller på annat sätt. När det gäller utlämnande av allmänna handlingar finns krav på skyndsamhet reglerat i tryckfrihetsförordningen Det är riktigt att Västerviks kommun inte har en policy för besvarande av all post. Kommunen har dock serviceskyldigheten i förvaltningslagen att förhålla sig till. Av lagtexten eller förarbetena till denna framgår inte hur lång tid så fort som möjligt är. Inte heller i det betänkande (SOU 2010:29) som har lämnats kring förändringar i förvaltningslagen föreslås någon fast tid för när svar ska lämnas. I betänkandet anges att hjälpen ska lämnas utan onödigt dröjsmål och i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. När det gäller e-post är det relativt enkelt, såsom också har skett i riktlinjerna, att bestämma att någon form av svar ska lämnas inom två dagar. Att tvådagarskravet ska gälla även för brev blir svårare. Ett brev som kommer med vanlig post ska först hanteras av registrator, eventuellt stämmas av med förvaltningschef eller motsvarande, sedan fördelas till en handläggare som ska sätta sig in i ärendet och skicka ett svar tillbaka. Att införa en rutin som innebär att alla som skickar ett brev antingen ska få ett svar på brevet eller ett svar om när svar ska lämnas inom två dagar innebär en utökad administration, både för registratur och för handläggare. Det är dessutom i många fall svårt att ge ett klart besked om när ett svar kan lämnas. F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Koppling winess\handlingar-ks160222\ motion-policy-e-post.docx

4 Västerviks kommun ska självklart följa förvaltningslagens serviceskyldighet, oavsett på vilket sätt allmänheten kontaktar kommunen. Det innebär att vi ska besvara samtliga frågor så snart som möjligt. Om detta inte sker är det viktigt att ansvarig myndighet får kännedom om det så att rutiner kan ses över och skärpas. Detta är dock inget som vi anser bör regleras ytterligare i en policy. Förslag till beslut att avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna. Anders Björlin Kommundirektör Elisabet Olsson Områdeschef 2 (2)

5