Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/adm/al Riktlinje Distansarbete för medicinska sekreterare

Transkript

1 Doknr. i Barium Dokumentserie iltigt fr o m Version su/adm/al Innehållsansvarig: Jan Sundqvist, HR-strateg, HR-strategisk avdelning (jansu2) odkänd av: Lars Rydhede, Personaldirektör, Sjukhusdirektör och stab (larry1) Denna rutin gäller för: Sahlgrenska Universitetssjukhuset Bakgrund/Syfte Ledningsgruppen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset gav i uppdrag att ta fram förslag till vad som skulle göra medicinskt sekreterararbete mer attraktivt inom sjukhuset. Ett av förslagen är att införa möjlighet till distansarbete för medicinska sekreterare. Detta har prövats vid Vårdadministrativt centrum (VAC) med gott resultat. Arbetsbeskrivning När det utifrån verksamhetens förutsättningar är möjligt och det finns önskemål från enskild medicinsk sekreterare så kan närmaste chef och medarbetare teckna avtal om detta. Följande ska gälla vid avtal som upprättas mellan chef och medarbetare om distansarbete: Arbetsuppgifter är journalskrivning och andra uppgifter enligt överenskommelse. Arbetstiden ska vara schemalagd. Om enheten har flexibel arbetstid ska detta registreras i självservice av den anställde. Den anställde ska under arbetstid vara tillgänglig per telefon samt regelbundet läsa e-post. Omfattningen av distansarbetet ska regleras och bör inte omfatta mer än två dagar i genomsnitt per normal arbetsvecka. Den anställde ska oavsett omfattning delta i arbetsplatsträffar. Datasäkerheten är densamma som vid huvudarbetsplatsen. Rutin för distansarbete med mobil utrustning vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset ska följas, se Distansarbete med mobil utrustning rutin, som finns i Säkerhetsportalen/styrande dokument. Arbetstagaren utrustar själv sin hemarbetsplats avseende möblemang. Arbetstagaren står för bredbandskostnaden. Arbetsgivaren tillhandahåller utrustning (bilaga 2). Denna får inte användas i privat bruk. För distansarbete gäller arbetsmiljölagen. Chef och skyddsombud ska innan start av distansarbetet genomför skyddsrond av distansarbetsplatsen. Arbetsgivaren ska ha tillträde till distansarbetsplatsen enligt överenskommelse. Därutöver kan verksamhetsspecifika frågor tas med i avtalet. Särskild mall ska användas vid upprättande av avtal (bilaga 1). Ansvar Områdeschef beslutar efter samverkan i områdets samverkansgrupp när och hur distansarbete ska tillämpas. Uppföljning, utvärdering och revision HR-strategiska avdelningen ansvarar för uppföljning och utvärdering av riktlinjen. Relaterad information PM angående distansarbete Regionens HR-strategiska avdelning. iltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia 1 (av 5)

2 Doknr. i Barium iltigt fr.o.m Version ranskare/arbetsgrupp Funktionsgrupp HR, Margareta Öberg, HR-strateg, Jan Sundqvist, HR-strateg, HR-strategiska avdelningen iltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 2 (av 5 ) Sida 2 (av 5

3 Doknr. i Barium iltigt fr.o.m Version Avtal Distansarbete i bostaden bilaga 1 Avtal mellan Sahlgrenska Universitetssjukhuset Område Verksamhetsområde Enhet/avdelning och arbetstagare Förnamn Efternamn Personnummer atuadress till distansarbete Postnr och postadress 1. Detta avtal gäller Fr.o.m. (år-månad-dag) T.o.m. (år-månad-dag) Uppsägningstiden är en månad. Enderas partens uppsägning är tvingande. 2. Arbetstid som ska tillämpas under avtalstiden är tim./dag. 3. Distansarbetets omfattning: Beskriv omfattning: 4. Vid distansarbete ska arbetstagare vara tillgänglig per telefon samt regelbundet läsa e-post. Delta i arbetsplatsträffar. 5. Arbetsgivaren tillhandahåller datautrustning och mobiltelefon. 6. Arbetstagaren tillhör organisatoriskt huvudarbetsplatsen. 7. Utrustning för distansarbete som placeras i arbetstagarens bostad tillhör arbetsgivaren och ska återlämnas när distansarbetet upphör eller när utrustningen behöver bytas ut. Utrustningen ska förtecknas och kvitteras av arbetstagaren. 8. Datautrustning får inte förses med annan programvara än den som installerats av arbetsgivaren. 9. Arbetsgivaren ersätter arbetstagares självriskkostnader och eventuell bonusförlust om den utlämnade utrustningen för distansarbete orsakar t.ex. brand eller annan skada och reparation/ersättningsanskaffning blir nödvändig täcks detta via arbetstagarens hemförsäkring. Detta gäller också vid inbrott om det kan anses ha ett uppenbart samband med utrustningen. iltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 3 (av 5 ) Sida 3 (av 5

4 Doknr. i Barium iltigt fr.o.m Version Arbetstagaren ska innan distansarbetet inleds tillse att det finns ett betryggande hemförsäkringsskydd. Kopia på hemförsäkringsbrevet ska tillställas arbetsgivaren. Arbetsgivaren ansvarar inte för något utöver ovan anförda ersättning. 10. Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön där arbetet utförs. Arbetsplatsen i bostaden ska vara utformad och inredd så att den är lämplig ur arbetsmiljösynpunkt. Härmed avses en ordinär kontorsarbetsplats. 11. Offentlighetsprincipen jämte sekretesslagen gäller även vid distansarbete. Vad gäller ITsäkerhet och skyddsfrågor gäller vad som framgår av bilaga Övriga villkor: 13. Båda parter har tagit del av regionens ramvillkor för distansarbete. Dessa gäller som avtalsinnehåll i detta avtal i förekommande fall. ällande anställningsvillkor i anställningsavtalet gäller såvida inte frågan särskilt reglerats i distansavtalet. Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna tagit var sitt. Datum: Underskrift av behörig chef Underskrift av arbetstagare Bilagor: 1. Avtal - distansarbete 2. Regional utrustning vid distansarbete Dokument: Riktlinje Distansarbete för medicinska sekreterare (HR-portalen/styrande dokument) Rutin Distansarbete med mobil utrustning (Säkerhetsportalen/styrande dokument) iltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 4 (av 5 ) Sida 4 (av 5

5 Doknr. i Barium iltigt fr.o.m Version Regional utrustning vid distansarbete bilaga 2 Av regionen tillhandahållen utrustning i samband med distansarbete i bostaden. Område Verksamhetsområde Enhet/avdelning Arbetstagare Förnamn Efternamn Personnummer atuadress till distansarbete Postnr och postadress Utrustning tillhandahålles under tiden: Fr.o.m. (år-månad-dag) T.o.m. (år-månad-dag) Övrig information Datautrustning Data Media Stöldmärkningsnummer Öppen information Sekretess information Övrig utrustning Restriktioner för att få använda angiven datautrustning på annan plats än tjänstestället: Nej Ja, beskriv: Datum: Underskrift av behörig chef Underskrift av arbetstagare iltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 5 (av 5 ) Sida 5 (av 5