Telefonist i Softphone Hantera samtal

Transkript

1 Telefonist i Softphone Hantera samtal Ta emot samtal För att svara på ett inkommande samtal klickar du på Besvara samtal (den gröna luren). Du kan även trycka på Enter för att besvara samtalet. I samtalsrutan ser du vilken telefonistgrupp som samtalet är kopplat från. Du kan nu hantera samtalet med hjälp av knapparna som visas i samtals rutan. Knapparna och de olika funktionerna beskrivs längre fram i denna guide. För att avsluta samtalet klickar du på Avsluta samtal (den röda luren). Tel: 00 tre.se/foretag Sida: (8)

2 I samtalsrutan finns ett verktygsfält med knappar Öppna knappsatsen Öppnar knappsatsen i ett eget fönster. Knappsatsen använder du för att kunna skicka toner till den andra parten, till exempel när du får välja en siffra för att kopplas till rätt avdelning. Starta inspelning Klicka på denna knapp för att spela in det pågående samtalet. Genomför koppling Klicka på denna knapp för att kunna koppla ett samtal till en kollega. Lägg till konferens Klicka på denna knapp för att skapa ett flerpartssamtal. 5 Parkera samtal Klicka på denna knapp för att parkera ett samtal. Samtalet flyttas till växelkön. 6 Väntkoppla samtal Klicka på denna knapp för att väntkoppla ett samtal. Samtalet finns kvar hos dig och du kan återuppta det. 7 Besvara samtal Klicka på denna knapp för att besvara ett inkommande samtal. 8 Avsluta samtal Klicka på denna knapp för att avsluta ett samtal eller avvisa ett inkommande samtal. 9 Ringsignal av Denna knapp stänger av ringsignalen när det ringer in. 0 Extern applikation Om du har en extern applikation som exempelvis hitta.se, kan du klicka på denna knapp för att hämta information om den inringande personen. Tel: 00 tre.se/foretag Sida: (8)

3 Direktkoppling genom att dra och släppa I telefonistvyn kan du även koppla ett samtal genom att dra det till önskad kontakt på fliken Kontakter. Peka på samtalsrutan, håll ner musknappen och dra till den kontakt som du vill koppla samtalet till. När du släpper musknappen visas ett meddelande i rutan högst upp. I samtalsrutan visas sedan texten Kopplar till högst upp. När kollegan svarar försvinner samtalsrutan. Tel: 00 tre.se/foretag Sida: (8)

4 Koppla samtal direkt Svara på samtalet. Sök efter den kontakt som du vill koppla samtalet till via sökrutan ovanför fliken Kontakter. Klicka på Genomför koppling i samtalsrutan. Klicka på Koppla hit för att koppla samtalet direkt. Om kontakten har flera telefonnummer klickar du på önskat telefonnummer i rutan som visas. 5 I samtalsrutan visas nu texten Kopplar till högst upp. När kollegan svarar försvinner samtalsrutan. 5 Tel: 00 tre.se/foretag Sida: (8)

5 Koppla samtal med avisering Svara på samtalet. Sök efter den kontakt som du vill koppla samtalet till via sökrutan ovanför fliken Kontakter. Klicka på Genomför koppling i samtalsrutan. Klicka på Ring för att först prata med kollegan och tala om att du kopplar ett samtal. 5 Nu visas båda samtalen till vänster i fönstret och det nya samtalet är aktivt. Klicka på Koppla hit för att koppla samtalet. 5 Tel: 00 tre.se/foretag Sida: 5 (8)

6 Kö När det kommer flera samtal till telefonistgruppen placeras de i kö. Högst upp i telefonistvyn ser du hur många väntande samtal det finns i respektive grupp. Samtalen skickas automatiskt ut till de telefonister som är inloggade och du svarar på samtalet som vanligt. Om du inte svarar flyttas samtalet till kön efter en viss tid. Vill du svara på något av samtalen som väntar i kön klickar du på Plocka upp samtalet. Tel: 00 tre.se/foretag Sida: 6 (8)

7 Skicka meddelanden För att skicka ett SMS till en kollega angående det aktuella samtalet klickar du på Skicka ett SMS om samtalet. Nu öppnas ett fönster med ett standardmeddelande. Komplettera eventuellt texten. Klicka på Skicka för att skicka SMS:et. När SMS:et har skickats visas ett meddelande om detta och du kan stänga fönstret genom att klicka på knappen Stäng. Vill du hellre skicka ett e-postmeddelande till kollegan klickar du på E-posta om samtalet. Även här visas ett standardmeddelande som du kan redigera innan du skickar det. Tel: 00 tre.se/foretag Sida: 7 (8)

8 Ändra aktivitet Som telefonist kan du ändra aktivitet för andra användare. Klicka på kollegans valda aktivitet. Välj Anpassad aktivitet på menyn för att kunna göra inställningar för tillgänglighet och sluttid. I fönstret som visas väljer du önskad aktivitet, väljer om kollegan ska vara tillgänglig eller ej samt anger en sluttid. Klicka på OK. 5 Kollegans aktivitet ändras och visas på fliken Kontakter. 5 Tel: 00 tre.se/foretag Sida: 8 (8)