Office 365 Kompetens 2013 / MB

Transkript

1 Innehåll Inledning / Inställningar... 2 Inloggning... 2 Koppling mobiltelefonen / pekplatta till systemet... 2 Tema... 2 E post... 2 E-post inställningar (signatur)... 2 E-posthistorik samt sökning... 3 Dolda kopior... 3 Bilagor... 3 Inkorgsregler och Autosvar... 3 Kalender... 4 Nytt möte... 4 Läsordning... 4 Skicka mötesförfrågan... 4 Dela kalendern... 4 Kontakter... 4 Skydrive molnet... 5 Grundfunktioner... 5 Öppna en fil i Word och spara filen på Skydrive - molnet... 5 Överföring av dokument till molnet... 5 Dela mappar samt filer med vissa utvalda / alla... 6 Sida 1

2 Inledning / Inställningar Inloggning o Adress: edu.kokkola.fi o I skolan: ange ditt användarnamn varefter du blir inloggad. Utanför skolan krävs lösenordet också o Vid första inloggningen frågas det efter bl.a. språkinställningar. Koppling mobiltelefonen / pekplatta till systemet o På din apparat, välj nytt epost-konto och vid typ av konto välj Microsoft Exchange eller Microsoft ActiveSync. Fyll i vad som frågas och kolla om det fungerar. Ifall dina uppgifter inte godkänns försök följande: Välj ikonen för inställningar uppe till höger och välj därefter Gå till Alternativ. Klicka på Inställningar för POP eller IMAP åtkomst. Det lönar sig att använda IMAP inställningar. Tema o För att ändra sidans tema, välj Ändra tema. inställningsikonen uppe till höger, sedan E post E-post inställningar (signatur) o Välj inställningsikonen uppe till höger och välj därefter Gå till Alternativ. Klicka på Inställningar. o Aktivera Bevarandeprincip genom att klicka på ordna e-post och välja bevarandeprinciper. Välj + tecknet och infoga alla regler. Mera om detta nedan. (I skrivande stund är detta inte aktiverat för elever) Sida 2

3 E-posthistorik samt sökning o Bevarandeprincip Högerklicka på ett e-postmeddelande, välj Bevarandeprincip och ange bevarandetid o För att söka: Skriv in sökordet i rutan Sök i hela postlådan. För mera avancerade inställningar, kolla alternativen till vänster Dolda kopior o Klicka på nytt e- postmeddelande. Klicka på... ikonen. Välj Visa hemlig kopia -> o Hemlig kopia kan göras alltid synlig på samma ställe där vi angav e-post signaturen under e- post inställningar. Bilagor o Skapa ett nytt e-postmeddelande, klicka på Infoga. Välj den fil du vill bifoga. Genom att hålla nere Ctrl-knappen kan man markera flera filer i samma mapp och bifoga dessa. Inkorgsregler och Autosvar o Kan skapas via e-postinställningar. Alternativt kan man också snabbt skapa en regel vid det skedet när man läser ett e-post meddelande. Detta gör man genom att högerklicka på meddelandet och välja Skapa regel... o Autosvar fås genom inställningsikonen. Sida 3

4 Kalender Nytt möte o Klicka på schemat vid den tidpunkt som mötet skall hållas och ange mötets rubrik. o Noggrannare tider / upprepningar fås genom att klicka på mötet och välja redigera. Läsordning o Genom att skapa återkommande möten får man en läsordning. o För att ta bort eller redigera en lektion av en återkommande serie, klicka på lektionen och välj redigera. o Ifall mötet blir i misstag lagt på fel dag, kan man dra mötet till rätt ställe. Man kan också välja Månad ifall man behöver flytta mötet till en annan vecka. Skicka mötesförfrågan o Skapa ett nytt möte och markera mötet. Klicka på Öppna händelse och därefter Vidarebefordra. Skriv in deltagarens e-post o Mottagaren får i sin inkorg ett e-post där mottagaren kan acceptera mötet eller inte. o (I skrivande stund fungerar inte mötesförfrågan ända till slutet) Dela kalendern o Klicka på. Skriv in mottagarens e-post adress. Kontakter o Fås fram via fliken kontakter. En komplett lista på kontakter finns under Offline Global Address list o Sök / klicka på en person, därefter dyker alternativ upp till höger. Sida 4

5 Skydrive molnet Grundfunktioner o Maximalt 25 GB för denna skydrive och e-post. o Det finns ett program/app för detta som heter Skydrive Pro som är gratis. I windows-versionen kopiera sökvägen till din skydrive mapp (dvs. kopiera addressen) och klistra in o Välj fliken Skydrive för att komma åt ditt område. o Du kan skapa en ny Office fil genom att välja Nytt dokument och en av dessa ikoner:. OBS! Denna fil sparas i den mapp där du befinner dig i. o Denna webb-version av Office saknar en del verktyg jämfört med vanliga Office. o Filen stängs via -knappen uppe till höger (eller Arkiv Stäng). o För att flytta ett dokument, markera dokumentet, klick och håll ner på dokumentets namn, dra dokumentet till rätt plats Öppna en fil i Word och spara filen på Skydrive - molnet o Det går att öppna en fil på Skydrive i programmet Word. Välj en Word-fil på Skydrive och öppna den. Klicka på Öppna i Word. Nu öppnas Word programmet och man bör logga in med den vanliga e-post koden. Nu kan man redigera dokumentet precis som vanligt. Märk att spara knappen ser annorlunda ut:. Detta betyder att filen sparas direkt till Skydrive-molnet. Överföring av dokument till molnet o Välj Nytt dokument och Ladda upp en befintlig fil. Sida 5

6 Dela mappar samt filer med vissa utvalda / alla o Markera en mapp eller en fil som du vill dela. Klicka på lås-ikonen längre till höger. Klicka på Bjud in andra och skriv in mottagaren/mottagagarnas e- post adress. Mottagaren kommer att ha tillgång till denna mapp (eller fil) via Delas med mig länken till vänster. Man kan välja att antingen ge redigerings eller läs-rättigheter till mottagarna. o Ifall två personer öppnar en Word-fil samtidigt, kan man se vad den andra har skrivit genom att båda klickar på (spara knappen). Spara knappen fungerar som en uppdatera knapp. o En delad Excel-fil uppdateras direkt när man trycker på ENTER. Sida 6