Hur skapar man formula r

Transkript

1 Hur skapar man formula r Gamla jämfört med nya sättet Förord Att skapa olika typer av dokument är styrkan i ett ordbehandlingsprogram, såsom Microsoft Word. Dock är denna flexibilitet även till en nackdel. Ibland skulle kanske du som skribent vilja låsa ner de dokument som användaren skall skriva i. Microsoft Word har alltid haft möjligheten att skapa formulär, som man kan låsa ner och den möjligheten finns kvar även idag. Dessutom har Microsoft fyllt på programmet med ytterligare verktyg som kan hjälpa dig att skapa vägledande dokument som en användare skall fylla i. Jag kommer att skriva detta dokument utifrån min svenska version av Microsoft Word, men om du har en engelsk version, så försöker jag skriva ner vad valen heter på engelska inom parentes. Fliken Utvecklare (Developer) De flesta knappar som du vill komma åt, ligger under fliken Utvecklare (Developer) vilket gör att du måste se till att den ligger framme på din version av Word. Så här gör du Börja med att välja Arkiv (File) och klicka sedan på Alternativ (Options).

2 Klicka på Anpassa menyfliksområde (Customize ribbons) och se till att du bockar i rutan för Utvecklare (Developer). Du bör nu se fliken Utvecklare (Developer) i ditt program. Bilden ovan visar de verktyg som finns under fliken Utvecklare (Developer).

3 Att skapa formulär Old school Om vi börjar att titta på de verktyg som alltid har funnits med i Word för att skapa formulär, så har Microsoft flyttat in dessa knappar under fliken Utvecklare (Developer). Nu gäller det bara att ta reda på vart knapparna ligger och vad man använder dem till. Som bilderna ovan visar (nedre är en inzoomad bild) så finns verktygen under knappen med hammaren och skiftnyckeln. Här finner du två kategorier av knappar: Formulär från tidigare versioner och ActiveX-kontroller. Om du arbetar med knapparna i Formulär från tidigare versioner så krävs en låsning av dokumentet, programmet kräver att vi skyddar dokumentet mot ändringar och att endast formulär skall fyllas i. Fördelar: Fungerar i både gamla och nya versioner av Word. Nackdelar: Inte så flexibla. Att skapa inmatningsrutor Det nya Om du tittar på fliken Utvecklare (Developer) så ligger det redan ett par knappar som du kan välja direkt. Microsoft har valt att kalla dessa för kontroller.

4 Detta är de nya knapparna som är tänkta att använda när man skapar formulärlikande dokument. Dessa knappar har lite mer flexibla användningsområden. Det går att ha ett utseende på själva informationstexten, men ett annat utseende på texten som användaren knappar in. Du kan använda dem i skyddade dokument MEN det är inget krav. Dessa kontroller fungerar på en gång, då du lagt till dem i dokumentet. För att ändra förklaringstextens utseende, så ändrar du formatmallen platshållartext. Genom att klicka på den lilla knappen nere i hörnet på Format, så kan du komma åt alla formatmallar som just nu används i dokumentet. Så om du lagt in en textruta och vill ändra denna. Skärmdumpen ovan är lite missvissande. Du behöver INTE ha inmatningsrutan markerad. I rutan till höger letar du reda på formatmallen Platshållartext.

5 Klicka på knappen med pil nedåt och välj Ändra Välj den färg du vill ha på förklaringstexten och klicka på OK. Inmatningsrutans förklaringstext skall nu vara den färg du valt.

6 Genom att markera textrutan, klicka på Egenskaper och ställa in avsnittet Använd ett format för att formatera innehåll, så kan du nu bestämma vilket format som skall användas när kontrollen fylls i. I exemplet ovan ställer jag in att jag vill att det skall vara Standardstycketeckensnittet som skall användas och sen klickar jag på OK. Skydda dokumentet När du lagt ut de kontroller du vill ha, så är det nu dags att skydda dokumentet från ofrivillig korrigering, d.v.s. att skydda på så sätt att det bara går att fylla i inmatningsrutor. Microsoft har lämpligt nog lagt knappen för att begränsa redigering, även under Utvecklare (Developer), men standardplatsen för denna knapp är under fliken Granska (Review).

7 När du klickar på knappen för att begränsa redigering, dyker en panel upp på programmets högra sida. Här kan du välja att ställa in del 2 av dialogrutan. Se till att Tillåt endast den här typen av redigering i dokumentet: är ikryssad och välj Fylla i formulär i dropplisten. Genom att klicka på Ja, starta tvingande skydd, så kommer en dialogruta om lösenord upp på skärmen. Fyll i ett valfritt lösenord, bekräfta lösenordet och klicka OK.

8 Observera knappen som dyker upp i panelens nedre hörn, om du någon gång måste ta bort skyddet från dokumentet.