Manual BizPart Semesterplan

Transkript

1 Manual BizPart Semesterplan

2 Innehåll 1 Om manualen Komma igång För användare Logga in Ansök om semester Visa semestertabell Ta bort semesteransökan Logga ut För administratör Logga in Lägg till en anställd Redigera en anställds uppgifter Ansök om semester Visa semestertabell Ta bort redan godkända semesteransökningsdagar Ta bort egen semesteransökan Ta bort anställdas ännu ej godkända semesteransökningar Godkänn/Underkänn semesteransökan Nollställ godkänd/underkänd semesteransökan Allmänna inställningar för en anställd Lösenord Logga ut

3 1 Om manualen Den här manualen beskriver användning och administration av BizPart Semesterplan. Manualen förklarar steg för steg systemets funktioner för både användare och administratör. 2 Komma igång BizPart Semesterplan är ett webbaserat system som kräver inloggning för att användaren ska få tillgång till systemets enkla funktionalitet. Beroende på om du är vanlig anvädare eller administratör kommer systemet att se olika ut. 2.1 För användare Inloggningsuppgifter får du av din administratör Logga in 1. Öppna din webbläsare (Internet Explorer). 2. Skriv in webbadressen i adressfältet. 3. Skriv in din e-postadress samt ditt lösenord och klicka därefter på knappen Logga in. 2

4 2.1.2 Ansök om semester 1. Klicka på knappen Ansök för att öppna rutan Ansök om semester. 2. Välj om du vill ansöka om semester Flera dagar eller En dag. 3. Välj datum. Klicka på kalender-knappen för att öppna kalendern och välja datum. Om du ansöker om Flera dagar : Välj Från - och Till -datum. 4. Skriv eventuell kommentar eller ytterligare information. 5. Skicka in ansökan genom att klicka på Ansök. Ansökan kan när som helst avbrytas genom att klicka på Avbryt Visa semestertabell Systemet kan visa en översikt över godkänd och ännu ej godkänd semester mellan två datum. 1. Välj Från -datum. Klicka kalender-knappen för att öppna kalendern och välja datum. 2. Välj Till -datum på samma sätt som för punkt Välj anställd att visa översikt för. 4. Klicka på knappen Visa semestertabell för att generera och visa en översikt. 3

5 2.1.4 Ta bort semesteransökan Tidigare sökta semesterdagar kan tas bort så länge de inte blivit godkända. Redan godkända semesterdagar måste nollställas av administratör för att kunna tas bort. 1. Klicka på knappen Tidigare för att öppna en dialogruta med lista över tidigare gjorda semesteransökningar. 2. Klicka Ångra för att ta bort en semesterdag. En dialogruta visas för att bekräfta borttagningen. 3. Klicka OK för att bekräfta borttagningen eller Avbryt för att avbryta. 4. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogrutan Logga ut Kom ihåg att klicka på Logga ut längst upp till höger när arbetet är utfört för att säkert logga ut från systemet. 4

6 2.2 För administratör För administratör är systemet uppdelat i tre flikar. Under Semesterplanering återfinns funktionalitet tillgänglig för användare utökade med administratörspecifika funktioner. Attestera och Inställningar är endast tillgänliga för administratörer Logga in 1. Öppna din webbläsare (Internet Explorer). 2. Skriv in webbadressen i adressfältet (eller använd webbadressen du fått per e-post). 3. Skriv in din e-postadress samt ditt lösenord och klicka därefter på knappen Logga in Lägg till en anställd Under fliken Inställningar klickar du på Användare. Klicka på Skapa ny användare och fyll därefter i fälten i dialogrutan som öppnas. 5

7 När du har fyllt i fälten kan skicka uppgifter per automatik genom att kryssa i rutan: Avsluta genom att klicka på Spara: Redigera en anställds uppgifter Under fliken Inställningar klicka på Användare i rutan för Avancerade inställningar: Välj i listan personen du vill redigera uppgifter för genom att klicka på Redigera-länken: Redigera önskade uppgifter i dialogrutan Ansök om semester En administratör har möjlighet att söka semester för både egen och annan medarbetares räkning. 6

8 1. Gå in på fliken Semesterplanering. 2. Klicka på knappen Ansök för att öppna rutan Ansök om semester. 3. Välj person att söka semester för. Genom att kryssa för rutan Visa alla visas systemets alla medarbetare i listan. 4. Välj om du vill ansöka om semester Flera dagar eller En dag. 5. Välj datum. Klicka kalender-knappen för att öppna kalendern och välja datum. Om du ansöker om Flera dagar : Välj Från - och Till -datum. 6. Skriv eventuell kommentar eller ytterligare information. 7. Skicka in ansökan genom att klicka på Ansök. Ansökan kan när som helst avbrytas genom att klicka på Avbryt. 7

9 2.2.5 Visa semestertabell Systemet kan visa en översikt över godkänd och ännu ej godkänd semester mellan två datum. 1. Gå in på fliken Semesterplanering. 2. Välj Från -datum. Klicka kalender-knappen för att öppna kalendern och välja datum. 3. Välj Till -datum på samma sätt som för punkt Välj anställd att visa översikt för. 5. Klicka på knappen Visa semestertabell för att generera och visa en översikt Ta bort redan godkända semesteransökningsdagar En administratör kan ta bort egna och andra medarbetares tidigare gjorda semesteransökningar. Klicka på Visa semestertabell och därefter på rätt namn i listan. Markera radioknappen Godkända och markera därefter de dagar som är aktuella för borttagning: 8

10 Klicka därefter på nollställ. Dagarna hamnar då i listan För godkännande. Markera radioknappen och radera de dagar som skall tas bort. Dagarna kommer då att återföras till den anställdes semesterpott Ta bort egen semesteransökan 1. Gå in på fliken Semesterplanering. 2. Klicka på knappen Tidigare för att öppna en dialogruta med lista över tidigare gjorda semesteransökningar. 3. Klicka Ångra för att ta bort en semesterdag. En dialogruta visas för att bekräfta borttagningen. 4. Klicka OK för att bekräfta borttagningen eller Avbryt för att avbryta. 5. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogrutan. 9

11 2.2.8 Ta bort anställdas ännu ej godkända semesteransökningar Administratör kan med detta förfarande ta bort även egen semesteransökan. En semesteransökan kan tas bort från dialogrutan Godkänn semester. Det finns två alternativa tillvägagångssätt att öppna denna dialogruta: Via semestertabellen eller Via fliken Attestera. Därefter är forfarandet identiskt. 1. Öppna dialogrutan Godkänn semester A. Via semestertabellen 1. Klicka på anställds namn i semestertabellen för att öppna dialogrutan Godkänn semester. För att visa semestertabell se punkt B. Via fliken Attestera 1. Gå in på fliken Attestera. 2. Klicka på Visa för den användare vars semester ska attesteras. Dialogrutan Godkänn semester öppnas. 2. Markera För godkännande för att se en lista över semesteransökningar som väntar på godkännande. 3. Klicka på det röda krysset längst till höger för önskad semesteransökan. En dialogruta visas för att bekräfta borttagningen. 4. Klicka OK för att bekräfta och ta bort eller Avbryt för att avbryta borttagningen. 5. Klicka på knappen Stäng fönster för att stänga dialogrutan Godkänn semester. 10

12 2.2.9 Godkänn/Underkänn semesteransökan En semesteransökan godkänns från dialogrutan Godkänn semester. Det finns två alternativa tillvägagångssätt att öppna denna dialogruta: Via semestertabellen eller Via fliken Attestera. Därefter är forfarandet identiskt. 1. Öppna dialogrutan Godkänn semester A. Via semestertabellen 1. Klicka på anställds namn i semestertabellen för att öppna dialogrutan Godkänn semester. För att visa semestertabell se punkt B. Via fliken Attestera 1. Gå in på fliken Attestera. 2. Klicka på Visa för den användare vars semester ska attesteras. Dialogrutan Godkänn semester öppnas. 2. Markera För godkännande för att se en lista över semesteransökningar som väntar på godkännande. 3. Kryssa för de semesteransökningar som ska godkännas/underkännas i kryssrutan längst till vänster. 4. Klicka på knappen Godkänn för att godkänna eller på knappen Underkänn för att underkänna markerade semesteransökningar. 5. Klicka på knappen Stäng fönster för att stänga dialogrutan. 11

13 Nollställ godkänd/underkänd semesteransökan Att nollställa en godkänd/underkänd semesteransökan innebär att ansökan återgår till status Väntar på godkännande och kan därefter tas bort alternativt godkännas eller underkännas på nytt. En godkänd/underkänd ansökan nollställs från dialogrutan Godkänn semester. Det finns två alternativa tillvägagångssätt att öppna denna dialogruta: Via semestertabellen eller Via fliken Attestera. Därefter är forfarandet identiskt. 1. Öppna dialogrutan Godkänn semester A. Via semestertabellen 1. Klicka på anställds namn i semestertabellen för att öppna dialogrutan Godkänn semester. För att visa semestertabell se punkt B. Via fliken Attestera 1. Gå in på fliken Attestera. 2. Klicka på Visa för den användare vars semester ska attesteras. Dialogrutan Godkänn semester öppnas. 2. Markera Godkända eller Underkända för att se en lista över godkända/underkända semesteransökningar. 3. Välj år och klicka på knappen Visa för att visa lista över godkända/underkända semesteransökningar för önskat år. 4. Kryssa för de godkända/underkända semesteransökningar som ska nollställas i kryssrutan längst till vänster. 5. Klicka på knappen Stäng fönster för att stänga dialogrutan. 12

14 Allmänna inställningar för en anställd I dialogrutan Allmänna inställningar för en anställd kan inställningar för en vald anställd göras för: - Antal semesterdagar per år. - Kvarvarande semesterdagar. 1. Gå in på fliken Inställningar. 2. I kolumnen Vanliga inställningar, klicka på Allmänna inställningar för en anställd för att öppna dialogrutan Allmänna inställningar för en anställd. 3. Välj användare att göra inställningar för. 4. Ange antal semesterdagar per år. 5. Ange kvarvarande semesterdagar. 6. Klicka på knappen Spara för att spara inställningarna eller Avbryt för att avbryta Lösenord För att få ett nytt lösenord eller skicka ett nytt ösenord till en anställd, gå in på Instälningar och klicka på Användare. I listan som visas med anställda är det bara att klicka på Skicka nytt lösenord. Mottagaren får sitt nya lösenord till den e-postadress som är angiven Logga ut Kom ihåg att klicka på Logga ut längst upp till höger när arbetet är utfört för att säkert logga ut från systemet. 13