Konsult- och servicekontoret Ekonomi & Finans Användarmanual Economa Faktura

Transkript

1 1(16) Användarmanual Economa Faktura Fakturan scannas och tolkas i Economa faktura Fakturan skickas elektroniskt till 1:a mottagaren som granskar och ev. konterar. Fakturan skickas sedan vidare till ev. konteraren eller attestant Attestanten beslutsattesterar fakturan och skickar den vidare för betalning En fil går iväg till girot som bevakar att fakturan betalas på förfallodatumet

2 2(16) Inloggning... 3 Meny... 3 Brevlådan... 4 Fakturan - Kontering... 4 Förslagskontering... 4 Kontering med kortkoder... 5 Spara kortkod... 5 Välj Kortkod... 5 Periodisering... 6 Alternativ Fakturan Anteckning / Bilaga... 9 Fakturan - Granskningsattest Fakturan - Skicka Fakturan - Beslutsattest Fakturan - Betalning Fakturan - Historik Ledighet Fakturasök Utskrift Inställningar för utskrift Utskrift... 16

3 3(16) Inloggning Varje morgon som du har oöppnade fakturor kommer du att få ett mail som talar om att du har fakturor i systemet. Mailet har avsändaren economa@ksk.gotland.se Du får åtkomst till programmet genom att starta Webläsaren och skriva in länken: Det är en fördel att sedan spara den i Favoriter. Inloggning Ange signatur och lösenord (små bokstäver) Meny Du har följande länkar upp till vänster. 1. Brevlåda.Din brevlåda med dina fakturor. 2. Fakturasök..Här söker du bland alla fakturor. 3. Objekt.Används ej (EDI) 4. Systemadm..Här ändrar du dina inställningar för brevlådan samt ledighet.

4 4(16) Brevlådan När du har loggat in så kommer du till din brevlåda där du ser alla dina fakturor 1 För att vara säker på att man får med alla fakturor skall i fältet Visa stå: Alla (1) Klicka på fakturan (Brevet) för att öppna den. Symboler: = Kreditfaktura = Sekretessklassad faktura =Anteckning finns. = Bilaga finns. Betaldatum blir rödmarkerat vid kort betaldatum. Fakturan - Kontering 2 1 Så här ser fakturan ut i systemet. Dubbelklicka uppe i högra hörnet (1) för att se fakturan i sin helhet. Uppgifter som är tolkade från fakturan ser du här (2) Kontera fakturan i den översta raden (3) och tryck på den gröna pilen (4) för att flytta ner raden. 4 3 Tips: Dubbelklicka i fältet i översta konteringsraden för att se de olika koderna. Klicka på bredvid konteringsraden för att se beskrivningen av respektive koddel. Förslagskontering Spara förslag/hämta förslag Klick på Spara förslag innebär att aktuell kontering sparas åt dig för aktuell leverantör. Nästa gång du konterar samma leverantör kan konteringen hämtas genom klick på Hämta kontering. Endast belopp behöver då fyllas i.

5 5(16) Kontering med kortkoder Spara kortkod Genom att markera en konterad konteringsrad och klicka på knappen, kan du spara konteringen som en egen kortkod. Det är också möjligt att bara klicka på knappen utan att markera rad och då kan du lägga upp och ändra egna kortkoder direkt i den bild som visas. Fyll i uppgifterna och klicka på <spara> så läggs de upp i listan över egna kortkoder. Välj Kortkod Vill du använda kortkoder för att kontera en viss rad. Klicka ute till höger på den gröna pilen så visas en bild där kortkoder kan väljas. Välj vilken kortkod du vill använda och tryck OK. Systemet tar med sig aktuell kontering till konteringsraden.

6 6(16) Periodisering För att periodisera ut en kostnad över flera månader så gör man enligt följande. 1. Kontera fakturan som vanligt 2. När man har flyttat ner den konterade raden så markerar man i kryssrutan och trycker på periodisera. Alternativ 1 Ni kommer nu till nästa bild där ni har möjlighet att välja färdiga mallar. Välj mall genom att klicka på pilen. Bilden visar vilka mallar som finns samt vilka månader som den periodiserar ut beloppet på.

7 7(16) Bilden ovan visar mall Kv4. Beloppet är fördelat på kvartal 4. Tryck OK för att återgå.

8 8(16) Alternativ 2 Jag vill själv ange startmånad samt antal månader framåt och väljer då ingen mall. Jag har nu möjlighet att själv välja antalet månader inkl innevarande månad som beloppet skall fördelas på. Välj antal perioder och tryck fördela. När detta är gjort tryck OK för att återgå. Man ser nu den konterade raden med ett + tecken framför Klicka på + tecknet och du kan se kostnadskonteringar per bokföringsperiod.

9 9(16) Klart! Gå nu vidare som vanligt! Fakturan Anteckning / Bilaga Anteckning! Permanent anteckning ligger kvar medan tillfällig anteckning försvinner när fakturan är färdighanterad. Välj typ av anteckning, klicka på Ny Skriv anteckning och spara. Bilagor! Klicka på bilagor och en ny bild dyker upp. Skriv in en rubrik och hämta sedan dokumentet från din dator.

10 10(16) Fakturan - Granskningsattest För att granskningsattestera markera aktuell konteringsrad 2 1 Tryck sedan granskningsattest (1) Din signatur och datum syns nu till höger om konteringen. För att skicka fakturan vidare tryck på skicka knappen (2) Fakturan - Skicka Du ser nu alla användare i din arbetsgrupp Markera i kryssrutan den användare som skall ha fakturan och tryck grön pil Höger (1). Mottagaren syns nu till höger samtidigt som skicka knappen blev synlig (2). För att ta bort fakturan ur egen brevlåda markera i kryssrutan (3) Tryck skicka nu och du är klar med fakturan. Tips:

11 11(16) Fakturan - Beslutsattest Beslutsattestant! Så här ser fakturan ut när den är konterad och klar för beslutsattest. 1. Bocka i den rad som du skall attestera eller bocka i att du skall attestera alla rader som är konterade 2 2. Klicka sedan på Beslutsattest, din sign och datum syns nu till höger om granskningsattesten. 1

12 12(16) Fakturan - Betalning När hela fakturan är konterad och beslutsattesterad så dyker Betala knappen upp (1) Tryck på denna och fakturan är klar i systemet och går vidare för betalningsbevakning. (Om betalknappen inte dyker upp kontrollera konteringen samt att beloppen stämmer.) Fakturan försvinner nu från allas brevlådor! 1 Nästa faktura visas automatiskt Fakturan - Historik Dubbelklicka på den faktura som du vill titta närmare på. Under flikarna Händelser och Flöde kan du se de olika händelserna samt vem som tidigare har haft fakturan.

13 13(16) Ledighet För att lägga in sin ersättare. Klicka på gubben (1) Välj fliken min ledighet. Fyll i period, markera i rutan och tryck Ersättare. Välj ersättare och tryck klar. Spara! Flera perioder kan läggas upp samtidigt med olika ersättare

14 14(16) Fakturasök 2 Fakturasök Här kan du söka fram alla fakturor. Klicka på för att få mer information Resultatet visas i resultatfliken.

15 15(16) Utskrift Inställningar för utskrift För att ta bort felmeddelandet vid visning av fakturan samt för att utskrift skall fungera följ dessa anvisningar. 1. Starta webläsaren (Explorer) 2. Gå in under verktyg och välj Internet- Alternativ 3. Välj fliken säkerhet. Tryck på Anpassad nivå Du kommer nu in i denna bild. 4. De 5 översta frågorna skall ni klicka i Aktivera 5. När detta är gjort så tryck OK. Det kommer nu upp en varnings skylt, tryck ja och sedan 0k.

16 16(16) Utskrift För att skriva ut klicka på knappen skriv ut Följande bild kommer upp och man väljer vad man vill få utskrivet.