MANUAL HR-WEBBEN FÖR DIG SOM BESLUTAR, YTTRAR ELLER TAR DEL AV. Redigerad

Transkript

1 MANUAL HR-WEBBEN FÖR DIG SOM BESLUTAR, YTTRAR ELLER TAR DEL AV Redigerad

2 INLOGGNING OCH UTLOGGNING... INLOGGNING... UTLOGGNING... HJÄLPTEXTER OCH MANUALER... SPRÅKVAL... INSTÄLLNINGAR... Skicka ej E-post om nya ärenden... Visa ej personsidan... Visa ej pågående ärenden. Vikariat.. BESLUTAR-ROLLEN... 5 BESLUTA/YTTRA LEDIGHETER... 5 BESLUTA SEMESTER... 6 BESLUTA MERTID/ KOMPTID... 7 BESLUTA RESERÄKNING... 8 ÄRENDE FÖR KÄNNEDOM - SJUKFRÅNVARO (MAX 7 DGR), VAB, OCH LEDIGHET VID BARNS FÖDELSE... 9

3 Inloggning och utloggning Inloggning HR-webben har webbadress För att logga in, använd samma användarnamn (LiU-ID) och lösenord som när du logga in på din dator. Om du har glömt ditt lösenord, eller om det inte fungerar att logga in kontakta helpdesk LiU IT, Utloggning För att logga ut, klicka på Logga ut högst upp på höger sida. Observera att utloggning då endast har skett från HR-webben, inte från LiUs övriga system. Hjälptexter och manualer Länkar till de manualer som finns för HR-webben presenteras på startsidan i högermenyn. Startsidan är den sidan du hamnar på när du har loggat in. Specifika hjälptexter som leder dig genom olika ärenden presenteras i högerspalten vid respektive ärende. Där finns också länkar till mer information för respektive ärende och moment. Språkval För att byta språk, klicka på den svenska eller engelska flaggan till vänster i bilden under menyn. Inställningar Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Personliga inställningar. 1. Markera dina val i formuläret.. Klicka på Spara. Skicka ej E-post om nya ärenden Används när du inte vill få ett mejl dagen efter ett ärende har gjorts. Det kommer ett gemensamt mejl för samtliga ärenden som skapats. Därefter skickas ett mejl varje dag tills ärendena är attesterade.

4 Visa ej personsidan Denna bör vara markerad om du inte vill visa känsliga uppgifter på första sidan när HRwebben öppnas. Visa ej pågående ärenden Markeras om du inte vill se dina pågående ärenden på första sidan när HR-webben öppnas. Vikariat (denna funktion kan bara väljas av vissa personer) Används när du ska vara borta en längre period, t.ex. på semester. Under Mina roller väljer du roll och avdelning som du vill lägga vikarie för. Under Möjliga vikarier väljer du den som ska vara vikarie, ange även from och tom. Klicka på lägg till. Om du vill lägga in vikarie för flera roller och avdelningar så gör du det när du klickat på Lägg till. Avsluta genom att klicka på Spara. Om den vikarie som du vill välja inte finns i rullisten så anmäler din personalintendent vikarie enligt ordinarie rutiner i Lisam.

5 Beslutar-rollen HR-webben är uppbyggd med ett fliksystem. Klicka först på en av flikarna i menyn till vänster för att välja vad du vill göra, klicka därefter på en av rubrikerna för att välja typ av ärende. Flikarna är följande: Min sida Handlägga Bevilja/Ta del av Tjänster göra ärenden som anställd, t.ex. söka semester, titta på lönespecifikation, registrera bisyssla, registrera resor/utlägg mm. hantera ärenden i rollen Beslutare, t.ex. mertid/komp och resor/utlägg. Om det finns ärenden att hantera står antalet inom parentes. hantera ärenden i rollen Beslutare, t.ex. bevilja semester, ledigheter, kännedom sjuk. Om det finns ärenden att hantera står antalet inom parentes. ta ut listor, t.ex. frånvarokalendern. Ta ut rapporter mm. Besluta/yttra ledigheter Klicka på fliken Bevilja/Ta del av, klicka därefter på rubriken Ledighet. Här finns ärenden som föräldraledigheter, tjänstledigheter, ledighet för flyttning och släktangelägenhet m.m Överst visas namnet på den person ärendet gäller. I den grå rutan står datum och orsak till ledighet.. För att Yttra eller Besluta, markera Beviljas eller Avslås. Om det saknas uppgifter från den anställde eller om något inte är korrekt ifyllt markera Ej korrekt. Skriv orsak till att du skickar tillbaka ansökan i textfältet Motivering.. Klicka på. Om du vill skicka ett mejl till den anställde klicka på E-post meddelande till den anställde, då öppnas Outlook. 5

6 Besluta semester Klicka på fliken Bevilja/Ta del av. Klicka därefter på rubriken Semester Överst visas namnet på den person ärendet gäller.. Markera Beviljas eller Avslås. Du kan markera alla ärenden eller enstaka. Vilande innebär att ärendet är kvar hos dig tills du markerar Beviljas eller Avslås. Ej korrekt väljer du om uppgifterna inte är korrekt ifyllda av den sökande. Skriv då varför det inte är korrekt i raden för motivering.. Klicka på Verkställ. Om du vill skicka ett mejl till den anställde klicka på E-post meddelande till den anställde, då öppnas Outlook. 6

7 Besluta mertid/ komp Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Ledighet Överst visas namnet på den person ärendet gäller.. Markera Beviljas eller Avslås. Du kan markera alla ärenden eller enstaka. Vilande innebär att ärendet är kvar hos dig tills du markerar Beviljas eller Avslås. Ej korrekt väljer du om uppgifterna inte är korrekt ifyllda av den sökande. Skriv då varför det inte är korrekt i raden för motivering.. Klicka på Verkställ. Om du vill skicka ett mejl till den anställde klicka på E-post meddelande till den anställde, då öppnas Outlook. 7

8 Besluta reseräkning Klicka på fliken Handlägga. Klicka därefter på rubriken Resor/utlägg. Överst visas namnet på den person ärendet gäller. 1. Fältet Fått ok av är eventuellt ifyllt om resenären fått OK av annan avdelning/institution för resans kostnad.. Kontrollera att konteringen är korrekt (klicka på knappen Kontering så visas konteringen).. Kontrollera att tiden för resan 1 stämmer med tiden för tjänsteärendet.. Kontrollera att utläggen är rimliga för tjänsteresan. 5. Vid knappen Beräkna ser du det preliminära beloppet som kommer att betalas ut. 6. För att godkänna reseräkningen, klicka i Beviljas och klicka på knappen Verkställ. 7. Om något är felaktigt och reseräkningen ska gå tillbaka till resenären för komplettering, klicka på Medd/bil och skriv ett meddelande om varför reseräkningen har returnerats. 8. Klicka i Ej korrekt. Klicka på knappen Skicka. 9. Om du vill returnera 7 reseräkningen till granskaren, klicka på Medd/bil och skriv 6 5 ett meddelande om varför reseräkningen har returnerats. Klicka i Ej korrekt och på 10 knappen Returnera Om du väljer att avslå, klicka i Avslå och klicka på Verkställ. 11 OBS! Det innebär att reseräkningen blir lagd ad acta 9 och ingen utbetalning sker. 11. Om du vill skicka reseräkningen vidare för att annan 6 avdelning/institution ska besluta. Klicka då på Medd/bil, skriv varför reseräkningen skickats vidare. Klicka i Beviljas välj avdelning, som ska attestera, i rullisten under Välj mottagare om ärendet EJ skall följa det normala flödet och klicka på knappen Skicka. 8

9 1 Ärende för kännedom - Sjukfrånvaro (max 7 dgr), VAB, och ledighet vid barns födelse Sjukfrånvaro (max 7 dgr), VAB och ledighet vid barns födelse är ärenden som går direkt till chef för kännedom. Du som chef hittar dem under Bevilja/ta del av. 1. Titta vilken person ärendet gäller. Kontrollera att det är rätt schema. Kontrollera att datumet stämmer. Klicka i Tagit del av och Verkställ 9