Heroma Sja lvservice

Transkript

1 Heroma Sja lvservice Chef En enkel manual riktad till chefer/administratörer i Nykvarns kommun

2 Innehållsförteckning Logga in... 2 Startsidan... 3 Översikt... 4 Arbetsuppgifter... 4 Massgodkännande...4 Personalbeställning...4 Obeh. Anställningsuppdrag...4 Min personal... 4 Personalgruppen...5 Semesterinformation...7 Personalmånadsrapport...7 Kontrollera stämplingar...8 Personakter...8 Ansvarsdelegering...8 Rehabilitering...8 Kompetensöversikt Lönesättning Uppföljning Lönesättning Exportera Arbetstider Översikt stämplingar Saldo och stämplingar Tidrapport Aktuella arbetstider Karriär Personligt Rapporter Lönekostnad Personallista Att göra Ärendehantering Exempel på olika ärenden Meddelande Bevakningar

3 Logga in Klicka på snabblänken på startsidan Logga in med dina inloggningsuppgifter som du har fått från din chef/assistent. Första gången måste du byta lösenord, det nya lösenordet måste innehålla minst 8 tecken varav minst en stor bokstav och minst en siffra. Lösenordet måste bytas var tredje månad, man kan inte återanvända ett tidigare använt lösenord. 2

4 Startsidan Översikten är din startsida. Att göra visas om du har pågående ärenden, privata eller från dina medarbetare, bevakningar, rapporter mm. Till vänster finns en meny med fler val. Hjälpen Vera hittar du om du klickar på ikonen klicka på nästa för mer hjälp. 3

5 Översikt Här finns det länkar till manualer. Arbetsuppgifter Massgodkännande Här kan du godkänna flera arbetsförändringar samtidigt. Personalbeställning Manual kommer inom kort, vid frågor kontakta HR-specialisterna. Obeh. Anställningsuppdrag Detta används ej i Nykvarns kommun. (Menyvalet kommer att försvinna i en senare version) Min personal 4

6 Personalgruppen Här ser du all din personal som du är behörig till. Klickar på namnet för att få mer information om personen. Under INFO och REGISTRERA finns fler val. Info Personuppgifter Här ser du personens adress, anhörig, barn, telefonnummer mm. Stämplingar Denna funktion använder inte Nykvarns kommun. Saldo och stämplingar Denna funktion använder inte Nykvarns kommun. Löneuppgifter Här ser du personens löneuppgifter, du kan byta intervall i rullisten. E-lönespec Här ser du personens alla e-lönespecar. LAS Här ser du information om personens LAS-dagar. Kvalificeringstider Här ser du medarbetarens kvalificeringsdagar. När medarbetaren har uppnått 360 dagar kan personen anmäla företrädesrätt till vakanser inom kommunen förutsatt att denne blivit uppsagd pga. arbetsbrist. 5

7 Vikariatstider Här ser du medarbetarens vikariatsdagar. Fr.o.m. dag 721 blir anställningen konverterad till en tillsvidareanställning. Tider för allmän visstidsanställning Här ser du medarbetarens visstidsanställningsdagar. Fr.o.m. dag 721 blir anställningen konverterad till en tillsvidareanställning. Tider för sammanlagd AVA och Vik-tid Här ser du medarbetarens samanlagda dagar för både AVA och VIK. Fr.o.m. dag 1081 blir anställningen konverterad till en tillsvidareanställning. 6

8 Registrera Frånvaro Här kan du registrera frånvaro på personen. Arbetsförändring Här kan du registrera arbetsförändringar på personen. Tillägg avdrag Här kan du registrera tillägg och avdrag på personen. Semesterinformation Cirkel Här kan du se semesterinformation på din personal i cirkeldiagram. Stapel Här kan du se semesterinformation på din personal i stapeldiagram. Extra1 = används ej av Nykvarns kommun. Extra2 = växlade semesterdagar. Extra3 = används ej av Nykvarns kommun. Tabell Här kan du se kvarvarande semesterdagar. Extra1 = används ej av Nykvarns kommun. Extra2 = kvarvarande växlade semesterdagar. Sparade = kvarvarande sparade semesterdagar. Personalmånadsrapport Rapporten ger information om de personer som chefen ansvarar för (ej timvikarier). Rapportens syfte är att ge chefen ett underlag för bättre och förenklat stöd för månadsvis uppföljning och planering av sina resurser Rapporten kan visas årsvis eller månadsvis. 7

9 Rapporten består av fyra områden. Om du för muspekaren över frågetecknet uppdateras den 1:a varje månad. visas mer information om rapporten. Rapporten Kontrollera stämplingar Används ej av Nykvarns kommun. (Menyvalet kommer att försvinna i en senare version) Personakter Här finns en sammanställning över personens anställningar, frånvaro, schema, adress mm. Du kan byta person i rullisten. Ansvarsdelegering Här kan du delegera din behörighet till annan person (exempelvis när du ska på semester). Klicka på Ny. Under Till person söker du fram personen du vill delegera ansvar till. Fyll i datum och ändra Behörighet till Ja. Klicka på Spara Rehabilitering Alla rehabiliteringsärenden ska dokumenteras i Heroma. Det gör du genom att klicka på Personakter, välj aktuell medarbetare i rullisten till höger. 8

10 Rehabiliteringsakt Om medarbetaren inte har något dokumenterat rehabiliteringsärende sedan tidigare måste du börja med att skapa en rehabiliteringsakt. Det gör du genom att klicka på knappen skapa rehabiliteringsakt. Om du inte ser knappen skapa rehabiliteringsakt är det för att medarbetaren redan har en rehabiliteringsakt, med tillhörande dokumentation. För att hitta den befintliga rehabiliteringsakten klicka på fliken rehabiliteringsakt uppe i det vänstra hörnet. Rehabiliteringsärende När du ska påbörja dokumentation i en rehabilitering rekommenderar vi att först skapar ett rehabiliteringsärende. I det ärendet kan du sedan spara all dokumentation kopplat till rehabiliteringsärendet såsom rehabiliteringsutredning/plan, minnesanteckningar från rehabiliteringsmöten och eventuella förstadagsintyg. Rehabiliteringsärendet pågår till dess att medarbetaren återgått till sitt ordinarie arbete. För att skapa ett rehabiliteringsärende så klickar du på knappen ny, väljer rehabiliteringsärende i rullistan och fyller i startdatum. Spara sedan. Steg 1. Steg 2. Dokumentera aktiviteter kopplat till rehabilitering För att dokumentera de olika rehabiliteringsaktiviteterna går du in det rehabiliteringsärende som du skapat. Klicka på knappen ny, välj aktuell aktivitet rehabiliteringsutredning/plan, förstadagsintyg eller minnesanteckningar och välj därefter startdatum. Spara. När du har valt aktivitet och dokumenterat, kom alltid ihåg att spara. Behörighet Det är närmsta chef och HR-kontaktperson har behörighet att dokumentera i rehabiliteringsmodulen. 9

11 Kompetensöversikt Används ej av Nykvarns kommun. Lönesättning Manual kommer inom kort, vid frågor kontakta HR-specialisterna. Uppföljning Lönesättning Manual kommer inom kort, vid frågor kontakta HR-specialisterna. Exportera Under Urval finns det färdiga rapporter och under Egna urval kan du skapa egna rapporter. Alla rapporter kan du exportera till excel eller txt. Arbetstider Översikt stämplingar Används ej av Nykvarns kommun. (Menyvalet kommer att försvinna i en senare version) Saldo och stämplingar Används ej av Nykvarns kommun. (Menyvalet kommer att försvinna i en senare version) Tidrapport Används ej av Nykvarns kommun. (Menyvalet kommer att försvinna i en senare version) 10

12 Aktuella arbetstider Här kan du se schema på dina anställda. Markera Mina anställda och välj datum, klicka sedan på Visa arbetsöversikt. Karriär Används ej av Nykvarns kommun. (Menyvalet kommer att försvinna i en senare version) Personligt Här registrerar du din egen frånvaro, arbetsförändringar, personuppgifter, tittar på löneuppgifter, personakt mm. Rapporter Lönekostnad Här ser du den totala lönekostnaden på dina verksamheter. Personallista Här ser du lönekostnaden per person på dina verksamheter. 11

13 Att göra Att göra visas om du har pågående ärenden, dina privata eller från dina medarbetare. Mina pågående ärenden = privata ärenden. Klicka på Visa för att öppna listan med ärenden. Klicka på det ärende du vill bearbeta. Ärendehantering Exempel på olika ärenden Byte ändra arbetstid Kontrollera tiderna och aktiviteten. Är något felaktigt kan du ändra direkt i ärendet, när du är klar med förändringarna klickar du på Spara pass och sedan Räkna om. Chef: Klicka på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. 12

14 Timavlönad Kontrollera tiderna och aktiviteten. Är något felaktigt kan du ändra direkt i ärendet, när du är klar med förändringarna klickar du på Spara pass och sedan Räkna om. Chef: Klicka på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Övertid Kontrollera tiderna och aktiviteten. Är något felaktigt kan du ändra direkt i ärendet, när du är klar med förändringarna klickar du på Spara pass och sedan Räkna om. Ersättningen räknas automatiskt ut av systemet enligt våra avtal. Chef: Klicka på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. 13

15 Sjuk Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt. Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Sjuk med omfattning Kontrollera datumen och omfattningen, du kan ändra tom datumet och omfattning om det är felaktigt. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt. Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Tänk på att personen behöver ett nytt deltidsschema för perioden. 14

16 VAB Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt. Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Föräldraledighet med omfattning Kontrollera datumen och omfattningen, du kan ändra tom datumet och omfattning om det är felaktigt. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt. Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Tänk på att personen behöver ett nytt deltidsschema för perioden. 15

17 Semester Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt. Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Tjänstledighet Kontrollera datumen, du kan endast ändra tom datumet. Om from datumet är felaktigt får du avslå ärendet och be den anställde lägga in det på nytt. Chef: Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. Administratör: Klicka på Beräkna och sedan på Tillstyrk om/när ärendet är OK, i annat fall Avslå ärendet. 16

18 Meddelande Alla dina meddelanden hamnar på startsidan under Att göra och i Meddelandekuvertet. Bevakningar Anställning upphör Åtgärd: förläng eller avsluta anställningen. Fast fördelning upphör Åtgärd: förläng fördelningen om den inte ska förlängas behövs ingen åtgärd. Fast tillägg/avdrag upphör Åtgärd: förläng tillägget (oftast lönetillägg) om det inte ska förlängas behövs ingen åtgärd. Flera sjukdomstillfällen, 6 sjukdomstillfällen under de senaste 6 månaderna Åtgärd: rehabsamtal ska genomföras, vid behov kontakta ansvarig HR-specialist. LAS Bevakning konvertering Åtgärd: kontakta löneavdelningen för att ändra anställningen till en tillsvidareanställning om kriterierna för konvertering uppnåtts. LAS Bevakning varsel Åtgärd: lämna ett 15-besked till medarbetare en månad innan dennes anställning upphör. Om medarbetaren har fler än 360 LAS-dagar ska 15-besked inkludera rätten till företrädesrätt till återanställning. Längre tids frånvaro upphör Åtgärd: kontrollera om frånvaron ska förlängas. Obesvarade ärenden Åtgärd: godkänn eller avslå ärendena snarast. Schema saknas Åtgärd: kontrollera om schema finns, saknas schema måste du skapa ett schema. Sjuk mer än 4 veckor eller 90 dagar Åtgärd: långtidssjukskrivning, rehabsamtal ska genomföras, kontakta ansvarig HR-specialist. Spardagar mer än 30, bevakningen kommer i oktober Åtgärd: kontrollera om semester tagits ut under året, alla dagar över 30 betalas ut på februarilönen näst kommande år. Uttagna dagar mindre än 20, bevakningen kommer i oktober Åtgärd: kontrollera att minst 20 semesterdagar tagits ut under året. Vikariat upphör Åtgärd: förläng eller avsluta anställningen. Ålderspension, bevakningen kommer vid 65-års ålder Åtgärd: fråga den anställde om den önskar kvarstå i tjänst tom 67 års ålder. Den anställde måste själv meddela pensionsmyndigheten minst två månader innan pensionsutbetalningen ska påbörjas. Avsluta anställningen med överenskommet datum. Frågor kontakta ansvarig HR-specialist. 17