Användarhandledning Time Care Pool och Personec för vikarier 2015

Transkript

1 Användarhandledning Time Care Pool och Personec för vikarier 2015 Göteborgs Stad Askim-Frölunda-Högsbo Bemanningspoolen förskola/skola/måltidsservice Tel /29

2 Time Care Pool Allmänt De moment som du som vikarie ska göra i Time Care Pool gör du via en websida som du når via Göteborg Stads nätverk ( För att få arbetsförfrågningar från Bemanningspoolen måste ange vilka dagar och tider du har möjlighet att arbeta i vårt bemanningssystem Time Care Pool. När Bemanningspoolen får in en beställning om en vakans skickar de ett SMS och/ eller mail till de vikarier som anmält sig som tillgängliga den dagen och tiden. Naturligtvis, syns förfrågan även på dina sidor i Time Care Pool, där du också kan svara på förfrågan. Flera tillgängliga vikarier kan få samma förfrågan. I denna står till vilken avdelning, dag och klockslag som beställningen innefattar. Det finns två sätt att svara på förfrågan. Den ena är att man går in på websidan och där svarar JA eller NEJ på förfrågan. Den andra är att svara JA eller NEJ på SMS:et som skickas ut. Det är du som står för kostnaden för att svara på förfrågan. Den vikarie som bokas på det aktuella passet får ett SMS om att man erhållit passet. Övriga förfrågade vikarier får ett meddelande om att passet tilldelats någon annan person. Time Care Pool håller reda på hur många timmar som varje vikarie fullgjort vilket betyder att man behöver inte lämna någon timrapport. Dock är det fortfarande viktigt att man håller koll på de tider man har arbetat eftersom de är dessa timmar som måste stämma för att rätt lön ska betalas ut. Är det någon differens i tiderna kan du alltid ringa till Bemanningspoolen. Det är också viktigt att man får bekräftelse från Bemanningspoolen för varje pass man har tackat ja till och arbetat. Allmänt om SMS Via SMS så får du erbjudande om nya vikariepass, du kan acceptera eller avböja dessa erbjudanden, eller bli direkt bokad på pass genom att enheten har bokat dig muntligt. Två typer av SMS kan skickas från Time Care Pool: SMS meddelande som skickas vid hantering av vikariepass. Förfrågan och meddelande om att du har fått, eller inte fått passet, samt direkt bokning. SMS meddelande som inte skapas vid bokningar av pass, utan Bemanningspoolen själv skickar egna SMS via Time Care Pool. Det kan handla om påminnelser om att registrera tillgänglighet, speciell information om ett vikariepass etc. Det är endast SMS med förfrågan om ett vikariepass som kan och ska besvaras av dig. Förfrågningarna besvaras med ett vändande SMS där du endast skriver JA eller NEJ, eftersom systemet inte kan läsa av ytterligare text.

3 Inloggning i Time Care Pool När du loggar in i Time Care Pool hemifrån kommer du att logga in i två steg. Använd Internet Explorer 8 (eller senare version) som webbläsare. Det är inte säkert att andra webbläsare som t.ex. Firefox eller Safari fungerar. Använd inte sparade genvägar eller länkar. För att logga in i vårt bemanningssystem Time Care Pool går du in på Personalingången: 1) Välj först Time Care Pool förvaltningar (ligger under rubriken övriga it-stöd).

4 2) Därefter loggar du in med dina användaruppgifter för Göteborgs stad. 3) Logga in med dina användaruppgifter för Time Care. Om du inte har arbetat i Time Care Pool på ett antal minuter blir du automatiskt utloggad. Det du sist arbetade med och inte sparat kommer att försvinna.

5 Startsidan Nu är du inloggad i systemet och en startsida visas. Här kan du välja de olika programdelarna personlig kalender, rapporter, min profil, ändra lösenord samt logga ut. Mina Meddelanden Överst på sidan hittar du de förfrågningar du fått samt om du avböjt dem, tackat ja till dem eller blivit direktbokad. Med direktbokning menas att du inte får en förfrågan utan att Bemanningspoolen bokar dig på ett pass direkt efter en muntlig bokning av en enhet. Det är de senaste tio beställningarna som visas här. Klickar du på länken info får du upp samma information i ett separat fönster. Du kan även se meddelanden som du fått under en viss period genom att välja ett tidsintervall och sedan trycka på visa.

6 Mina Förfrågningar Under Mina förfrågningar ser du de aktuella förfrågningar som du har. Mitt Schema kommande vecka Här ser du de bokningar som du har närmsta veckan. Under personlig kalender kan du se månader och år framåt och bakåt i tiden. Personlig kalender Här registrerar du din tillgänglighet. Du ser också vilka pass du blivit tilldelad, samt om du har förfrågningar på nya pass.

7 Inställningar Mina bokade pass (blå) pass som jag har blivit erbjuden, tackat ja till och bokats på. Mina förfrågningar (gul) pass som jag blivit erbjuden men inte ännu svarat på. Förfrågningar jag tackat ja till (rosa) förfrågningar som du svarat ja på men ännu inte bokats på. Min tillgänglighet (grön) de dagar som du har bokad dig som tillgänglig. Mina schemapass (lila) dessa pass importeras från Time Care Planering (gäller inte timvikarier). Anmäla tillgänglighet I denna del av programmet registrerar du vilka dagar och vilka tider du kan arbeta. Det är viktigt att du registrerar din tillgänglighet här för att kunna få arbetsförfrågningar. Tiden du bör lägga in för att ha möjlighet på alla arbetspass som Bemanningspoolen får in är (dock är passen inte så långa). Eftersom systemet gör en automatisk matchning på vikariernas tillgänglighet, sorteras du bort om endast 5 minuterar skiljer på din tillgänglighetstid och arbetspassets tid. Du kan maximalt registrera tillgänglighet 12 månader framåt. För att anmäla din tillgänglighet tryck på personlig kalender och välj sedan fliken anmäl tillgänglighet. Denna ruta öppnas:

8 I startdatum skriver du in den första dagen du vill arbeta. Du kan också välja från en kalender med hjälp av knappen med pilen efter datumrutan. I slutdatumrutan skriver du det sista datumet du vill anmäla tillgänglighet. I rutorna nedan anger du vilka dagar under veckan som de tider du angivit ska gälla. Om din tillgänglighet varierar, så är det enklaste att du anmäler din tillgänglighet en dag i taget. Då klickar du endast på varje dag du kan arbeta i kalendern och fyller i aktuell tid. Det går inte att lägga tillgänglighet bakåt i tiden, d.v.s. på ett datum som har varit. Kalendern visas månadsvis. Har du lagt ut tillgänglighet för flera månader ser du i kalendern bara en månad. Byt månad i sidomenyn till vänster och klicka visa. Ta bort tillgänglighet Tryck på personlig kalender och välj sedan fliken bort tillgänglighet. Denna ruta öppnas.

9 I datumrutorna skriver du in mellan vilka datum du vill ta bort din tillgänglighet. Klicka sedan på ta bort. Detta är bäst när du vill ta bort en längre periods tillgänglighet. Ska du ta bort enstaka dagar kan du även klicka på den dag som du vill ta bort i kalendern och välja ta bort. Du kan inte ta bort tillgänglighet på tider/dagar då du redan har blivit bokad på ett arbetspass, då måste du kontakta Bemanningspoolen. På startsidan kan du även välja: Rapporter Du kan skriva ut rapport på ditt eget schema; hur du ligger tillgänglig och hur många pass du har bokats på under en tidsperiod. Min profil Här kan du se vilka uppgifter vi har till dig, om du byter adress eller telefonnummer måste du ringa eller maila in dina nya uppgifter till Bemanningspoolen. Du kan även se dina arbetsplatser, dina kompetenser samt fylla i eventuella önskemål. Under fliken saldo kan du se hur många arbetade timmar du har under en tidsperiod. Ändra Lösenord Här kan du ändra ditt lösenord till Time Care.

10 Time Care Pool - mobil webbsida Time Care har även en mobil webbsida som är mer användarvänlig då du vill logga in i systemet via din mobiltelefon. Inloggning Logga in som vanligt via personalingången: 1) Välj Time Care Pool- förvaltningar och logga först in med dina användaruppgifter för Göteborgs Stad. 2) Logga in med dina användaruppgifter för Time Care.

11 Startsidan Nu är du inloggad i systemet och befinner dig på startsidan som ser lite annorlunda ut än om du loggar in via en dator.

12 Personec För att se din lönespecifikation loggar du in i vårt personaladministrativa system Personec. Även detta system når du via Personalingången: 1) Klicka på länken självservice för medarbetare.

13 2) Logga in med dina användaruppgifter för Göteborgs Stad. 3) Logga in med dina användaruppgifter till Göteborg Stad en gång till.

14 När du har loggats in, tryck plusset på Grund. Välj Lönelista. Välj ett datum i listan för att visa lönespecifikation för aktuell period.