Guide. Beställning TimePool (uppd) Ulricehamns kommun Planeringsfunktionen. Malin Ahlin Bemanningsenheten

Transkript

1 Guide Beställning TimePool (uppd) Ulricehamns kommun Planeringsfunktionen Malin Ahlin Bemanningsenheten

2 Innehåll Bemanningsenheten... 3 Vem gör vad?... 3 Regler i Bemanningsenheten... 4 Beställning i Timepool... 5 Rapporter tillgängliga vikairer

3 Bemanningsenheten Huvudprincipen med Bemanningsenheten är att samordna de resurser vi har och underlätta för våra verksamheter. Vi finns även för att säkra att de avtal och regler som finns följs. Vi som arbetar som bemanningsplanerare är Karin Tingström, Maria Nilsson och Malin Ahlin. Ni når oss via mail och via telefonnr Ansvarig chef för Bemanningsenheten är Carin Stangel Öppettider är Vardagar med stängt för lunch Vem gör vad? - Chefen på arbetsplatsen har ansvar för vikarien ute på arbetsplatsen och attesterar/beviljar Timepoolpassen i Självservice - Arbetsplatserna Gör vid behov en beställning via TimePool - Bemanningsplanerarna/bokningsassistent bokar vikarie/månadavlönade på beställda arbetspass/obokade pass - Vikarien lägger in sin tillgänglighet i TimePool, och håller den uppdaterad! 3

4 Regler i Bemanningsenheten Ordinarie lag och avtal gäller för timvikarier i BE Alla vikarier ska tas från BE. Det är inte tillåtet att använda vikarie som inte finns i bemanningsenheten. Det är BE som bokar vikarie. Inga bokningar/förfrågningar får göras utanför bemanningsenheten. Dock kan anteckning om önskad vikarie lämnas i beställningen till bemanningsenheten. Bokningsassistent kan dock ej läsa anteckning. Bokad vikarie är lovat arbete. Vikarie kan endast bokas av om det finns ett annat, likvärdigt arbetspass att erbjuda. I annat fall får vikarien gå utöver på stället där de är bokade från början. Viktigt att boka vikarie för rätt befattning. Tex i skola kan man ej välja nod elevassistent om man behöver en lärarvikarie. Då behöver man välja 1-3 eller 4-6. Bokningsassistenten är ett systemstöd som alltid kommer att vara på. Bosse heter han och han bokar beställningsorsaker som sjuk, vård av barn och förstärkning. Bosse tar inte hänsyn till önskemål och kan inte läsa i anteckningar. Det är mycket viktigt att vikarien arbetar de tider som beställts. Det är från det lön utgår. Vid förändringar ska detta snarast ändras i Timepool, dock senast den 5:e i nästkommande månad. Förändringar i timepool mailas till bemanningsenhet@ulricehamn.se men kan ej ändras i timepool om lön redan har utgått. Tillstyrka och bevilja pass sker i Självservice av chef/assistent. Detta kan man göra allt eftersom, men bara om man är säker på att vikarien har arbetat dessa tider. Det finns idag ingen kortaste tid för en beställning. Mycket korta vikariat kan dock bli svåra att tillsätta. Vem som får göra en beställning av vikarie beslutar närmsta chef Vikarier som blir sjuka/vabbar ska anmäla det till bemanningsenheten och till arbetsplats. Om detta sker under kontorstid ringer bemanningsenheten arbetsplats för att se om ny beställning behövs. Utanför kontorstid måste arbetsplats lägga ny be ställning direkt och sedan meddela oss om sjuk vikarie när vi är på plats igen. Friskanmälan: Vikarien ska ringa till bemanningsenheten senast kl dagen innan nästkommande pass och frisk anmäla sig. Om bemanningsenheten ej fått in en friskanmälan enligt ovanstående så kontaktar bemanningsplanerare arbetsplatsen och frågar om de vill att vi lägger ut beställningen och söker ny vikarie. 4

5 Beställning via TimePool TimePoolWeb hittar ni på intranätet under mina länkar och program. Nu i början har vi 2 databaser och den vi använder av oss just nu är Gamla TimePoolWeb. Bokningar, Beställningar och Tillgänglighet görs fram t.o.m Nya TimePoolWeb är databasen vi använder för bokningar, beställningar och tillgänglighet efter Ni hittar även timepool via länk Bemanningsenheten.ulricehamn.se/Timepoolweb samt via ulricehamn.se sök timepool Har man inte inloggningsuppgifter hit måste chefen maila Bemanningsenheten för att vi ska kunna lägga upp ny beställare. 5

6 1. Klicka på Ny Beställning 2. Välj arbetsplats. Tryck på plusset till höger och kryssa dig fram till rätt gren i organisationsträdet om arbetsplats för beställningen inte redan står i fältet till vänster. Viktigt för skolan att välja rätt nod för att rätt befattning ska bokas. 1-3 och 4-6 Lärare Fskkl/Fritids Fritidspedagog Skola Elevassistent Elevassistent 6

7 3. Välj Beställningsreferens. Vem är borta? 4. Välj Beställningsorsak 5. Om personen de vikarierar för har schema i Multi Access - importera då passet från det schemat. Detta för att rätt aktivitet ska skickas över till schemat sen. a. Tryck importera från TC planering b. Välj datum för passet c. Tryck hämta anställda d. Välj rätt anställd e. Importera pass 6. Välj kompetenskrav om ni anser att detta är viktigt just för denna beställning. 7. Kvittens - här är alltid ett förvalt nummer redan ikryssat. 8. Välj kontaktperson Ni kan även välja fler kontaktpersoner här. Men för att ni ska få bekräftelse till annan mobil måste detta mobilnummer vara registrerat på den personen. Det hjälper vi i BE till med. 9. Välj Aktivitet Tjänstgöring (detta behövs inte göras om ni importerat pass från TC planering) 10. Välj Klockslag för passet 11. Välj datum 12. Tryck på beräkna pass 13. Tryck Lägg till Obs. Det går bara lägga till ett pass i taget. 7

8 14. Anteckning Här skrivs information om beställning till oss i Bemanningsenheten. T.ex önskemål på vikarie. Viktigt att veta är att vår bokningsassistent Bosse inte kan läsa anteckningar. 15. Info till Vikarie Här skrivs all nyttig info som vikarien kan få. T.ex om de ska kontakta någon speciell innan de kommer, eller om de ska ha med sig något speciellt. Denna information går ut i samma sms som bokningen. 16. Spara - När ni sparat får ni frågan om formuläret ska tömmas. Tryck JA. Trycker ni nej här kommer passet att sparas i formuläret och du kan av misstag skicka ut samma pass 2 ggr. 8

9 - OBS! Varje beställning får ett unikt ID-nummer som visas när beställningen sparats. Man har 5 minuter på sig att ångra sig innan Bokningsassistent tar beställningen Rapporter Se tillgängliga vikarier - Nu har ni möjlighet att gå in under rapporter och se vilka tillgängliga vikarier ni har. Tex under helgen när BE inte är på plats. Detta för att man ska kunna lägga en beställning efter deras tillgänglighet och inte missa en vikarie som kan arbeta. Bokningsassistenten Bosse bokar bara dem som ligger 100% tillgängliga. 1. Välj Rapporter i huvudmeny 2. Välj vilken rapport du vill se t.ex tillgängliga vikarier på dag 3. Välj vilket datum du vill se 4. Klicka dig fram till den nod du vill se i organisationsträdet 5. Tryck på förhandsgranska 9

10 10

11 11