Innehåll Vem kan beställa fillagringstjänster... 3 Hur beställer, förändrar eller avbeställer jag personlig och eller gemensam filyta...

Transkript

1 Fillagring

2 Innehåll Vem kan beställa fillagringstjänster... 3 Hur beställer, förändrar eller avbeställer jag personlig och eller gemensam filyta... 3 Beställa... 3 Personlig filyta för valda individer skapas genom att... 3 Personlig filyta för alla anställda skapas genom att... 3 Gemensam filyta beställs genom att... 3 Förändra... 3 Lägga till Personlig filyta för ytterligare individer genom att... 3 Ändra så att all personal får Personlig filyta genom att... 4 Avbeställa... 4 Personlig filyta för valda individer genom att... 4 Personlig filyta för alla anställda genom att... 4 Gemensam filyta genom att... 4 Beställnings, förändrings eller avbeställnings bekräftelser... 4 Via websidan... 4 Via mail... 4 Sätta rättigheter på undermappar i den gemensamma mappen... 5 Övrig information... 5

3 Vem kan beställa fillagringstjänster Tjänsten kan endast beställas av Prefekt eller motsvarande samt IT- ansvarig. Hur beställer, förändrar eller avbeställer jag personlig och eller gemensam filyta 1. Logga in i Servicedesk ( 2. Expandera Länken Verktyg i den vänstra menyn 3. Klicka på Filyta 4. Välj kostnadsställe samt fyll i eventuell fakturareferens 5. Klicka på knappen Fortsätt 6. Nu kommer du till en sida där du kan beställa personliga och eller gemensamfilyta a. Personlig filyta kan beställas för individer, alla nu anställda och alla kommande anställningar vid institutionen. b. Endast en gemensam filyta för institutionen kan beställas 1 Beställa Personlig filyta för valda individer skapas genom att 1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på 2. Klicka i en checkruta för den användare som du skall beställa filyta för a. Du kan välja flera användare under olika bokstäver 3. Klicka på Spara ändringar Personlig filyta för alla anställda skapas genom att 1. Klicka på länken Välj alla a. OBS om du gör detta valet kan det vara smart att klicka i rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar 2. Klicka på Spara ändringar Gemensam filyta beställs genom att 1. Klicka i rutan Gemensam filyta för organisationen 2. Skriv ett önskat namn på den gemensamma filytan 2 3. Klicka på länken kontrollera om namnet är tillgängligt a. Om namnet ej är tillgängligt upprepa steg 2 & 3 4. Klicka på Spara ändringar Förändra Lägga till Personlig filyta för ytterligare individer genom att 1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på 2. Klicka i en checkruta för den användare som du skall beställa filyta för a. Du kan välja flera användare under olika bokstäver 1 Alla anställda kommer att få access till denna mapp, dock kan man skapa undermappar som har begränsad access. Se att skapa under mappar för gemensam filyta. 2 Undvik namn med mellanslag

4 3. Klicka på Spara ändringar Ändra så att all personal får Personlig filyta genom att 1. Klicka på länken Välj alla a. OBS om du gör detta valet kan det vara smart att klicka i rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar 2. Klicka på Spara ändringar Avbeställa Personlig filyta för valda individer genom att 1. Klicka samma bokstav som personens efternamn börjar på 2. Klicka ur en checkruta för den användare som du skall avbeställa filyta för a. Du kan välja flera användare under olika bokstäver 3. Klicka på Spara ändringar 3 Personlig filyta för alla anställda genom att 1. Klicka på länken Alla valda 2. Klicka på länken Rensa valda a. OBS om du gör detta valet kan det vara smart att klicka ur rutan Ge tjänsten till alla kommande anställningar om den är i kryssad 3. Klicka på Spara ändringar 4 Gemensam filyta genom att 1. Klicka ur rutan Gemensam filyta för organisationen 2. Klicka på Spara ändringar 5 Beställnings, förändrings eller avbeställnings bekräftelser Via websidan När man klickar på knappen Spara ändringar får man en bekräftelse på vad som är utfört i form av 1. Beställda filytor 2. Avbeställda filytor 3. Om det blev några fel i beställningen/avbeställningen Via mail En mail bekräftelse skickas även till dig som beställt eller avbeställt filytor. 3 OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Detta kommer även som ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur. 4 OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Detta kommer även som ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur. 5 OBS! Om mappen som skall avbeställas ej är tom kommer avbeställningen ej att lyckas. Detta kommer även som ett medelande när du klickat på Spara ändringar. Då måste du se till att mappen töms och sedan göra om ovanstående procedur.

5 Sätta rättigheter på undermappar i den gemensamma mappen Om man vill skapa undermappar i den gemensamma mappen med begränsad behörighet så görs det på följande sätt 1. Skapa en mapp 2. Högerklicka på mappen 3. Välj Säkerhetsfliken 4. Klicka på knappen Avancerat 5. Ta bort kryssrutan ärvda behörigheter.(välj kopiera behörigheterna) 6. Klicka på OK 7. Klicka på knappen redigera 8. Ta bort gruppen fileservicegroup.xxxxxxx 6 9. Lägg till de användare eller grupper som skall ha rättigheter på mappen 10. Klicka på OK Övrig information: Det är viktigt att den som beställer gemensam filyta går ut med infoprmationen till personalen angående vilken sökväg det är. Ex. \\gemfilyta.ad.umu.se\gem$\ Mappnamn Tjänsten kan bara ha ett kostnadsställe per Institution eller motsvarande. Om mail utskicket skall gå till en annan roll, ex. IT- ansvarig, vid enheten/institutionen meddela detta till ITS så kan vi ändra det för berörd enhet/institution. Tjänsten faktureras månadsvis baserat på antalet beställda filytor samt total lagringsvolym. Som Prefekt eller IT- ansvarig kan du se hur vilka på din institution som har filyta via Servicedesk. Som användare av min filyta kan du se storleken på din filyta via Servicedesk, Mina Sidor, Min filyta Om alla på enheten/institutionen använder sin personliga filyta så kan den monteras automatiskt för alla via en så kallade GPO, om ni inte har en lokal resurs som kan hantera detta så kan ni få hjälp med detta genom att kontakta ITS. Det sker mot löpande konsulttaxa. 6 OBS! ta ej bort SYSTEM eller ITS- FSRV01\Administrators då kommer rättigheterna att återställas till default dvs. fileservicegroup.xxxxxxx, SYSTEM & ITS- FSRV01\Administrators vid inventering av storlek. Detta medför att alla i personalen återigen får access till mappen.

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15