Kontakthantering. Lathund

Transkript

1 Kontakthantering Lathund

2 Innehållsförteckning Logga in... 3 Lägga in kontakter... 4 Skapa en kontaktlista (en grupp med kontakter)... 6 Lägga in kontakter i kontaktlistan med hjälp av sökverktyget... 8 Lägga in kontakter i kontaktlistan genom att välja dem manuellt Redigera en kontakt eller en kontaktlista Att använda kontakterna och kontaktlistorna i Outlook Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 2 av 15

3 Logga in För att du ska kunna logga in måste din lokala administratör först ge dig rättigheter att kommat åt kontakthanteringen. Det gör administratören så här: a) Logga in på b) Klicka på "Administrera". c) Klicka på "Byt enhet" och under "intranet.abf.se" väljer du rätt enhet. d) Klicka på "Användare". e) Skriv in användarnamnet (t ex förnamnet) och klicka på knappen Sök (eller klicka direkt på Sök för att få upp alla namn). f) Klicka på användaren. g) Under "Behörighetsroll" kryssar du i Kontakthantering. Sedan är det bara att logga in 1. Surfa till 2. Logga in på samma sätt som till eposten, t ex Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 3 av 15

4 Lägga in kontakter 1. Välj den mapp där du vill lägga din/dina kontakter: 2. Klicka på Skapa kontakt längst upp ( ) Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 4 av 15

5 3. Fyll i formuläret: 4. Klicka på knappen Spara Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 5 av 15

6 Skapa en kontaktlista (en grupp med kontakter) 1. Välj den mapp där du vill lägga din/dina kontaktlistor: 2. Klicka på Skapa kontaktlista för att skapa en grupp ( ) Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 6 av 15

7 3. Fyll i Namn och Beskrivning i formuläret: 4. Vill du att ENDAST folk inom abf.se (anställda på ABF) ska kunna maila till denna grupp kryssar du i Endast intern kontaktlista inom ABF. 5. Vill du att man inte ser denna kontaktlista när man söker i Outlook kryssar du i Dölj denna kontaktlista i adresslistan. 6. Klicka sedan på knappen Spara 7. Nu kan du välja att lägga in kontakter (se nedan) eller klicka på Stäng fönster. Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 7 av 15

8 Lägga in kontakter i kontaktlistan med hjälp av sökverktyget 1. Välj den mapp där du har din kontaktlista: Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 8 av 15

9 2. Klicka på namnet på den kontaktlista du vill jobba med så öppnas den 3. Skriv in förnamn, efternamn, organisation och/eller befattning på kontakten och klicka sedan på knappen Sök. Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 9 av 15

10 4. I lista du får upp kryssar du i vilka du vill ha med i kontaktlistan: 5. Klicka sedan på knappen Spara och sedan på knappen Stäng 6. Fortsätt med genom att klicka på knappen Spara 7. Nu kan du välja att söka igen eller att klicka på Stäng fönster. Lägga in kontakter i kontaktlistan genom att välja dem manuellt 1. Välj den mapp där du har din kontaktlista: Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 10 av 15

11 1. Klicka på namnet på den kontaktlista du vill jobba med så öppnas den 2. Klicka på knappen Kontakter 3. Klicka på +-tecknet för att öppna mappen där din kontakt finns. ABF innehåller alla anställda och Kontakter innehåller alla kontakter alla enheter lagt in med detta verktyg. I exemplet klickar jag på ABF. Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 11 av 15

12 4. Leta upp den kontakten eller anställda som du vill ha med i din kontaktlista och klicka i Välj för den personen: 5. Välj fler kontakter eller anställda. När du är klar klickar du på Spara och sedan på Stäng : 6. Klicka på knappen Spara och klicka sedan på stäng fönster ( ): Redigera en kontakt eller en kontaktlista 1. För att redigera en kontakt eller en kontaktlista så loggar du in, letar upp den och klickar på den: Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 12 av 15

13 Att använda kontakterna och kontaktlistorna i Outlook Du måste vara ansluten till Internet. 2. Öppna Outlook Klicka på ikonen Adressbok : Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 13 av 15

14 4. Klicka på listpilen för Visa namn ur: Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 14 av 15

15 5. Väl en avdelning, då kan du se alla kontakter där: 6. OBS!!! Sökningen fungerar endast efter ett längre tag efter att du lagt in nya kontakter (servern måste uppdatera och det kan ta tid). Kontakthantering, lathund ABF-enheter 0.3 Rafael Reinoso Sida 15 av 15