Rutin för resurspoolen - Socialtjänstens bemannings enhet

Transkript

1 Rutin för resurspoolen - Socialtjänstens bemannings enhet Dokumenttyp: Diarienummer: Beslutande: Gäller fr.o.m. Gäller t.o.m. Dokumentet gäller för: Dokumentansvar: Datum och dnr för ursprungligen beslutad rutin som nu revideras: Datum för beslut: Rutin Enhetschef bemanning Tillsvidare Socialförvaltningen Enhetschef bemanning , dnr Underskrift beslutande: Namnförtydligande: Urban Johansson Karlsborgs kommun Storgatan 16, Karlsborg , kommun@karlsborg.se

2 _.. KARLSBORGS ~ Resurspoolen - Socialtjänstens bemanningsenhet Tel: Resurspoolens kontor: Adress: Parkvägen 33, Karlsborg Sjukanmälan: (måndag-fredag ej röda dagar) Öppettider resurspoolens kontor: Mån-fre 06:30-13:30 Lunch 12:00-13:00

3 Resurspoolens uppdrag Oplanerade och planerade vikariebehov undantaget sommarens ordinarie semesterperioder. Skulle någon av semestervikariema bli sjuk under pågående vikariat räknas detta som oplanerad frånvaro. Tillfällig resursförstärkning. Ansvar vid korttidsrekrytering. Visst ansvar tillsammans med resp. enhetschef vid rekrytering för en längre period. Visst ansvar tillsammans med resp. enhetschef vid utbildning och introduktion av timtidsvikarie. Enhetschef för resurspoolen Leda och fördela arbetet inom resurspoolen. Arbeta för att använda socialnämndens medel på mest effektiva sätt. Formellt ansvarig för anställningar i poolen (inkl. timvikarier). Rekrytering sker tillsammans med enhetschef från respektive verksamhet. Ansvara för att följa upp arbetsmiljön inom enheten. Anställningsinformation för nyanställda timtidsvikarier. I övrigt ansvara för de arbetsuppgifter som är förenade med anställning som enhetschef. Bemannings-samordnare 1,0 åa anställd bemannings-samordnare. Har på delegation från enhetschef, möjlighet till att fatta beslut om att inbeordra personal, på tid då resp. enhetschef ej är i tjänst. Undersköterskor Ett visst antal undersköterskor, antalet kan komma att varieras efter verksamhetens behov. Generellt hög kompetensnivå dvs. att man skall vara öppen för, och klara av, att inom sitt kompetensområde utföra de arbetsuppgifter som förekommer i socialtjänstens olika verksamheter. Har tjänstgöringsskyldighet inom Socialtjänstens samtliga verksamheter. Hög flexibilitet. Arbetar med tid i timbank som skall regleras inom spannet timmar. Detta regleras i lokalt kollektivavtal från Sjuksköterskor Ett visst antal sjuksköterskor, antalet kan komma att varieras efter verksamheternas behov. Har tjänstgöringsskyldighet inom Socialtjänstens samtliga verksamheter. Generellt hög kompetensnivå dvs. att man skall vara öppen för, och klara av, att inom sitt kompetensområde utföra de arbetsuppgifter som förekommer i socialtjänstens olika verksamheter. Hög flexibilitet. Arbetar med tid i timbank som skall regleras inom spannet timmar. Tim tidsvikarier Ett visst antal som varierar i takt med verksamhetens behov. Anställda via resurspoolen.

4 Prioritering vid fördelning av arbetspass Övertalig personal, som har en fast arbetsplats, men som av någon anledning inte har arbete för tillfallet (t.ex. personlig assistent där brukaren tillfälligt vistas på sjukhus). USK/SSK i resurspoolen. Personal på arbetsplatsen som har rörlig arbetstid, eller avtal om förhöjd grundbemanning. Deltidsanställda som framfört önskemål om att öka sin tjänstgöringsgrad, och lagt sig tillgängliga för arbete i Medvind. Timtidsvikarier. Ovanstående innebär att alla enhetschefer har en skyldighet att anmäla om man har övertalig personal innan dessa placeras ut i andra verksamheter. Vikariebehov Alla timtidsvikarier är anställda via resurspoolen. Vikarier som är anställda med månadslön anställs hos respektive enhetschef. Planerade/ akuta vikariebehov Planerade vikariebehov: Ersättare beställs av respektive enhetschef via Medvind. Akuta vikariebehov: Den anställde anmäler själv sin sjukdom el uppkomna frånvaro helgfri måfre. kl till bemannings-samordnaren, övrig tid anmäler man till respektive arbetsställe. Bemannings-samordnaren tillsätter vakansen om inget annat avtalats med respektive enhetschef. Akuta vikariebehov som uppstår utanför bemanningskontorets öppettider, tillsätts via personal på respektive arbetsställe enl. gällande rutin. För personliga assistenter gäller följande: Personlig assistent som får akut frånvaro meddelar detta till sitt arbetsställe. Den assistent som då är i tjänst kvarstannar hos brukaren till dess att det uppkomna behovet är löst. Den assistent som får akut frånvaro, ringer till bemanningssamordnaren, helgfri må- fre. kl , övrig tid anmäler man frånvaron till respektive arbetsställe. Bemannings-samordnaren tillsätter vakansen om inget annat avtalats med respektive enhetschef. På tid då bemanningskontoret inte är öppet löses vakansen inom arbetsgruppen, eller med tillgängliga vikarier. Vikariebehov under tre månader (anställning med timlön) Då en och samma vikarie ska bokas på en schemarad, beställs detta av resp. enhetschef via medvind. Om vikariatet är längre än en månad vänder sig bemannings-samordnaren till respektive enhetschef, för att se om vikariatet behövs för placering/ omplacering av övertalig personal, innan det tillsätts från resurspoolen. Ändring av arbetstider, sjuk/ friskanmälan sköts av bemannings-samordnaren, i dialog med resp. enhetschef. Återtagande av vikariebehov Om vikariebehovet återtas senast tre dagar före arbetstillfallet ansvarar resurspoolen för att flytta undersköterskan till annat arbetsställe. Ingen kostnad debiteras. Kortare tid än tre dagar medges, om möjlighet till omplacering finns. I annat fall debiteras beställaren, av vikarien, kostnaden för densamme.

5 Timtidsvikarier (anställning med timlön) Korttidsvikarien placeras om vid möjlighet. Finns ingen placeringsmöjlighet debiteras ursprungsgruppen för kostnaden. Vikariebehov- tre månader eller mer eller vid anställning med månadslön Enhetschefen för den aktuella verksamheten anställer utifrån fastställd "rutin vid ledig tjänst". Undantaget för detta är Personlig assistenter där lagen säger att den enskilde har inflytande över vem som anställs. Brukaren skall ha möjlighet att godkänna personal från resurspoolen, som Personlig assistent. Respektive enhetschef gör anställningen. Ledighet/ frånvaro Planerad frånvaro såsom semester, kompledighet ska sökas senast två veckor innan planerad ledighet. Ledighetsansökan görs i Medvind. När enhetschefen skickat en vikariebeställning via Medvind, så syns detta hos bemannings-samordnaren, som då påbörjar arbetet med vikarietillsättningen. Bemannings-samordnaren bekräftar via Medvind när vikarie är tillsatt, och enhetschefen har då möjlighet att bevilja ledigheten. Senast en vecka innan ledighet ska bemannings-samordnaren meddela den vikariebeställande enhetschefen, om vikarietillsättning är möjlig. Frånvaroanmälan under kontorstid Sjukdom/vård av barn för undersköterskor/sjuksköterskor/timtidsvikarier/personlig assistent. Personlig assistent/v ndersköterskan/ sjuksköterskan/korttidsvikarien Ringer bemannings-samordnaren. Skall någon gång under första sjukdagen kontakta sin chef. Resurspoolen Meddelar frånvaro till bemannings-samordnaren. Bemannings-samordnaren, sjukanmäler i Medvind och sätter in ersättare. Sjuklönekostnaden för anställd inom resurspoolen bekostas av den samma. Om Du blivit!/uk på tid då samordningen inte dr öppen skall du nästkommande vardag kontakta samordningen så att din frånvaro blir korrekt anmäld. Friskanmälan Usk/Ssk/timtidsvikarien meddelar bemannings-samordnaren att man är frisk, senast kl 12:00, dagen innan man avser att börja arbeta. Bemannings-samordnaren friskanmäler i Medvind. Timtidsvikarie som avbokar tider Bemannings-samordnaren tar emot sjukanmälningar samt vård av barn från timtidsvikarier. Vid avbokningar av arbetspass gäller följande: Timtidsvikarier som vill avboka arbetstider, och som inte har starka skäl till det, hänvisas att ringa till respektive enhetschef, alternativt till enhetschef för Resurspoolen.

6 Om en enhetschef godkänner avbokningen, meddelas bemannings-samordnaren att timtidsvikarien ska kopplas bort från det aktuella behovet. Bemannings-samordnaren tillsätter, om möjligt, en ny vikarie. Rutin för tillsättande av vikarie utanför kontorstid, dvs. under helger och röda dagar Först görs en bedömning på arbetsstället om huruvida ersättare måste kallas in för den som är frånvarande. Därefter görs enligt följande: 1. I första hand, ring in bemanningsteamet (gäller även för sjuksköterskor). 2. Ring in timvikarie. 3. Ring in deltidsanställd personal. 4. Förläng arbetspasset för de som arbetar mindre än 8 timmar. 5. Ring in ordinarie heltidsanställd personal. 6. Går det inte att få tag i annan personal, ring in den personal som inte arbetar det närmaste dygnet och flytta på dem. 7. Dra tillbaka semester/kompledighet, berörd personal får gå in och arbeta efter beslut från ansvarig enhetschef. Rekrytering av timtidsvikarie Arbetssökande ska hänvisas till enhetschefen för resurspoolen. Resurspoolens enhetschef rekryterar, samt anställer, timtidsvikarier löpande under året. Rekrytering sker i samråd med samordnaren, samt med resp. verksamhets enhetschef. Följande ingår vid rekrytering och anställning: Mottagande av intresseanmälningar. Genomgång av intresseanmälningar. Telefonkontakt. Intervju. Referenstagning. Anställningsinformation, ifyllande av blanketter (t. ex tystnadsplikt). Anställningsbeslut. Planering av introduktion, i samråd med bemanningssamordnaren. Bokning av eventuella utbildningar. Uppföljning. Utbildning Anmälan till utbildning för timtidsvikarie som anställts via resurspoolen görs av enhetschefen för resurspoolen. Vid anställning med månadslön anmäler den anställande enhetschefen till utbildning. Utbildning av timtidsvikarie bekostas av resurspoolen.

7 Introduktion på arbetsplatsen Bokning av introduktion för timtidsvikarie, som anställts av enhetschefen för resurspoolen, sker i samråd bemannings-samordnaren och enhetschefen för den aktuella verksamheten. Vid anställning med månadslön bokar anställande enhetschef introduktionen i samråd med bemannings-samordnaren. Tre introduktionstillfällen bekostas av resurspoolen. Ekonomi Vid nyttjande av personal från resurspoolen (inkl. timtidsvikarier) så bokförs den inbokade personalens lön, på den verksamhet där denne har arbetat. Kostnaden som bokförs varierar således, beroende på vilken aktuell lön som den inbokade personalen har vid arbetstillfället. En gång i kvartalet fördelas sedan övriga kostnader, som resurspoolen har, ut på de verksamheter som under perioden har nyttjat personal från resurspoolen. Fördelningen av kostnaderna sker procentuellt, efter de antal timmar som nyttjats. Tidrapporteringfiir timtidsvikarie och omvårdnadspersonal Tidsavvikelser i arbetstid Timtidsvikarie som gör ändringar i sina arbetstider, ska omgående anmäla det till resurspoolen. Tillsvidareanställd personal gör själv ändringarna i medvind. All personal skall ha klarmarkerat utförd arbetstid i medvind, senast den 2:a vardagen, i nästkommande månad. Övertid Övertid för usk/ ssk och korttidsvikarien skall godkännas av den enhetschef som är ansvarig på arbetsplatsen. Deltider Deltider som är anställda ute i verksamheterna och som vill arbeta upp till heltid, lägger sig tillgängliga för arbete i Medvind. Övertalighet av personal Om det finns övertalighet i en personalgrupp skall resp. enhetschef kontakta bemannings-samordnaren, för att ställa personal till förfogande inom annan verksamhet. Denna personal hamnar då först i "kön" när det gäller att placeras ut i verksamheterna. Samtal Samtal med enskild som berör arbetsinsats, ansvarar respektive enhetschef för. Enhetschefen för resurspoolen informeras. Dokumentation ansvarar berörd enhetschef för. Är korttidsvikarien inte längre aktuell som vikarie på arbetsstället, meddelas detta direkt till den anställde, av berörd enhetschef. Bemannings-samordnaren meddelas, och denne tillser sedan att timvikarien ej bokas in för arbete på arbetsstället. I vissa fall råder ett delat ansvar mellan enhetschefen på arbetsstället och enhetschefen för resurspoolen.

8