Uppdrag: Lösningar för ett nollresultat inom Bemanningsenheten alternativt en avveckling av administrationen på den samma, ON

Transkript

1 1 Bemanningsenheten Karin Dahlström Enhetschef Uppdrag: Lösningar för ett nollresultat inom Bemanningsenheten alternativt en avveckling av administrationen på den samma, ON Bakgrund Bemanningsenheten startade dec 2009 och sedan maj 2010 har det varit full verksamhet. Kontoret har öppet alla dagar kl året runt, men helger och röda dagar är det öppet kl Vi tillsätter turer avseende sjukdom, vård av barn, semester, extra turer, vak, vakanta turer mm. Om året tillsätter vi ca turer vilket innebär i snitt ca 55 turer/dag året runt. Vid Bemanningsenhetens uppstart beslöts det att vi skulle ta betalt per bokad timme och att taxan för detta skulle vara samma som Försäkringskassans LASS-ersättning, ersättning för personliga assistenter. Sedan 2014 har ersättningen årsuppräkning varit låg höjdes taxan med 1,82% och 2015 med 1,4%. Nu har regeringen bestämt att det varje år ska höjas med 1,4% vilket alltså långt ifrån täcker löneökningarna. Idag består enheten av följande personal: Pool norra området: 5 st. (4,2 åa) Pool västra området: 8 st. (7,2 åa) Pool östra området: 7 st. (6,5 åa) Pool södra området: 11 st. (10 åa) Natt pool hela Oms: 7 st. (6,0 åa) Sjuksköterskor Oms+IFF: 3 st. (2,6 åa) Pool IFF: 14 st. (12,8 åa) Adm. inkl. chef: 6 st. (5,7 åa) 60 st. (54,1 åa) Utöver det har vi intermittent anställda inom Oms ca. 125 st. och inom IFF ca 35 st.

2 Bokade timmar , 9 mån Antal bokade timmar har varit kring varje år och hittills i år ser vi en minskning på ca 3%. Resultat , 9 mån intäkter kostnader Resultatet har varit vinst 2011 och Sedan 2013 går verksamheten med minus som ökar för varje år. Kostnaderna har ökat med ca 5%. Förklaringarna till detta är att löneökningarna inte är täckta av höjd taxa samt att introduktionstimmar och kvalificerade övertidstimmar ökar p.g.a. att det är svårt att få tag på intermittent anställda.

3 3 Intro-timmar totalt , 9 mån Introtimmarna ökar för varje år år prognosen minst timmar. Anledningen till att timmarna ökar är att intermittent anställda inte jobbar så länge hos oss. De tar våra jobb som tillfälligt jobb i livet. INTERMITTENT bok intro 11% 89% För varje ny intermittent anställd krävs det ca 80 bokade timmar innan Introduktionen betalat sig. All introduktion och utbildning till semestervikarierna belastar Bemanningsenheten. En del av dessa jobbar inte någon timme för Bemanningen utan slutar efter semestervikariatet. I Omsorgens budget finns ,- avsatta för introduktion. I IFF:s budget finns inga medel avsatta.

4 4 POOL bok sem intro sjuk möte, utb 11% 3% 3%3% 80% 80% av timmarna på en pool är bokade timmar. Resterande 20% motsvarar semester, sjukdom, möte, utbildning, intro mm. För detta finns ingen täckning eftersom vi tar betalt för netto timmar d.v.s. bokade timmar. Ett alternativ kan vara att ta betalt för bruttotimmar d.v.s. 1 arbetstimme kostar 1,25 timme tom sept pool timmis ordinarie Eftersom intermittenta kostar mycket introduktion och inte stannar så länge så stödjer Ensolution AB arbetet med att öka poolen och minska intermittenta. Diagrammet visar detta tydligt. Dessutom ökar kvalitén ute i verksamheterna hade vi inom omsorgen 21 st. omsorgsassistenter och idag 2015 har vi 38 st. IFF hade st. omsorgsassistenter och idag 2015 har vi 14 st. Ordinarie i diagrammet avser ordinarie personal som tar timmar på fyllnadstid, enkel övertid eller kvalificerad övertid.

5 5 KOSTNADSFÖRDELNING 2014 pool pool intro interm interm intro övr viss tid kontoret adm kostn interm intro 5% övr 4% viss tid 0% kontoret adm kostn 5% 0% pool 48% interm 37% pool intro 1% Diagrammet visar hur kostnaderna har varit fördelade under % motsvarar lön för pool och intermittent anställda 6% motsvarar introduktion av pool och intermittent anställda 4% motsvarar kvalificerad övertid 5% motsvarar administrationskostnad

6 6 Vad får man för 284,-/timme oms.ass samt 340,-/timme ssk Vikarie enl. anmält behov i de allra flesta fall (lön inkl. ob/jour, Semesterersättning, ev. sjuklön samt PO) Kontroll att rätt lön utbetalas. Rekrytering av nya intermittent anställda, (intresseanmälningar, referenstagning, anställningsintervju, organisera introduktion mm) Introduktionskostnad vid ny arbetsplats, ca 4 arbetsdagar, för intermittent anställda. Arbetstid för medicindelegering till vikarier som förnyas en gång per år. Anställningsavtal till intermittent anställda. Sekretessunderskrifter på samtliga vikarier. övertidsersättning för ordinarie personal när vi ej lyckats lösa det billigare Redovisning en gång per månad till resp. Enhetschef på bokade timmar per arbetsplats. Pengarna bokförs i ekonomisystemet. Formellt personalansvar för ca 160 intermittent anställda. Personalansvar för ca 54 st. poolanställda. Rekrytering och introduktionskostnad av nya poolanställda. Kostnad för poolens icke bokade timmar såsom semester, sjukdom, möte mm Hantering av LAS-listan, innebär diskussion om lämplig vikarie. Diskussioner med Kommunal om ev. tveksamheter. Bevakning och omplaceringar av övertaliga i form av nyplaceringar eller konverterade, för närvarande 50 st. Internannonsering av lediga tillsvidare tjänster med tillhörande diskussioner. Kontakter med omsorgsutbildningarna både på gymnasieskolan och vuxenskolan. Åkrahällskolans jobbgaranti kräver planering av extra utbildningsdagar, elev- och föräldramöten, bevakning att kontrakten efterlevs mm. Annonsering av semestervikarier. Emottagande av ca 700 ansökningshandlingar som fördelas ut till de olika enhetscheferna enl. särskilda önskemål. (Ca 325 personer kommer att anställas.) Anmälningslistor till: förflyttningsteknik, HSL-utbildning, medicindelegering Framtagning av gemensamt informationsmaterial till semestervikarierna. Upplägg i Besched, anställningsavtal mm avseende utbildningar och introduktioner. Bemanningsenhet som har öppet årets alla dagar.

7 7 Ensolution AB fick i uppdrag av nämnden 2014 att göra en fördjupad studie av organisationen för vikarieanskaffning. Nybro har en ganska hög korttidssjukfrånvaro (8% 2014) som påverkar behovet samt även ledighetsplaneringen påverkar. Alla behoven av bemanningen påverkar i sin tur hur mycket eller lite bokningar som kommer till Bemanningensenheten. Antalet bokningar styr i sin tur antalet personal på bemanningen. Nybro har en hög servicenivå med långa öppettider, både på vardagar och helger, samt har ett uppdrag som är större än normalt. I rapporten menar de att timtaxan för 2014 borde varit 30,- till för att nå nollresultat. Ensolution lämnar fyra vägval till förvaltningen: 1) Minska bemanningen med en tjänst genom att behovet minskar. En tjänst motsvarar minskning med 25% = 400 turer/månad. Behovet har hittills minskat med 3%. 2) Minska bemanningen med en tjänst genom att dra ner på öppettider och servicenivån. Stänga helger och röda dagar. Risken med minskade öppettider är att det kan leda till mer kvalificerad övertid. BE har större möjligheter att flytta personal för att undvika övertid. Akuta bemanningsfrågor överförs till chefsberedskapen? Alt. att personalenheten övertar vissa arbetsuppgifter samt att semesterrekryteringen återgår till enhetscheferna. 3) Organisationsförändring, utöka bemanningens ansvar till fler förvaltningar. Inget intresse från andra förvaltningar. 4) Gå tillbaka till det mer traditionella arbetssättet med att enhetscheferna har ansvar. enl. Ensolution är detta alternativet mer kostsamt. Detta alternativ skulle inte vara gångbart, dels med tanke på de förändringar som det skulle innebära och dels för att de inte kan se någon direkt ekonomisk vinning att göra den förändringen Aktuellt ekonomiskt läge tom september månad visar på kr. Eftersom taxan är den samma för båda förvaltningarna så blir resultatet att IFF:s del inte täcks av taxan heller. Beroende på hur man anser att de gemensamma kostnaderna, d.v.s. administrationen, ska fördelas mellan de båda förvaltningarna blir resultatet olika. Jag har räknat på två olika beräkningar: den faktiska fördelningen d.v.s. IFF står för ca 22% av de totalt bokade timmarna samt lika fördelning IFF står för 50% av kostnaden. Prognos av resultat vid årets slut -4.7 miljoner Omsorgen 78% IFF 22% Resultat Resultat Avsatt i budget Omsorgen 50% IFF 50% Resultat Resultat Avsatt i budget

8 8 För att verksamheten skulle gått på nollresultat vid årets slut borde taxan varit 40,- mer/timme För nollresultat 2016 Alternativ 1: Höja taxan med 49,- from januari 2016 (9 kr löneökn + 40 kr höjn) = 324,- och därefter höja taxan med 3% för varje år. Alternativ 2: Höja taxan med 28 kr from januari 2016 (9 kr löneökn + 19 kr höjn) = 312,- och därefter höja taxan med 3% för varje år. Lägga kostnaden för introduktion av samtliga vikarier (ej pool) på respektive chef. Lägga kostnaden för kvalificerad övertid på respektive chef. Ta bort Bemanningsenheten Att ta bort administrationen och istället låta varje enhetschef/ område sköta poolen och de intermittenta anställda. Det skulle innebära att det jobb sex personer utför idag skulle istället fördelas på 20 enhetschefer, 9 planerare, 6 administratörer mfl. Samordningsvinster skulle försvinna. Enl. Ensolutions vägval nr 4 skulle det alternativet vara mer kostsamt. Minska administrationen med en tjänst skulle innebära en lägre timtaxa Alternativ 1: Om antal bokade timmar under 2016 sjunker med 25% dvs 400 turer/mån, turer/år så går det att ta bort en administrativ tjänst. Konsekvenserna blir då att BE stänger helger och röda dagar och ansvaret övergår då till arbetsgrupperna. Risk att övertiden ökar. Motsvarar besparing på kr år (ca. 3,-/bokad timme) Alternativ 2: Personalenheten övertar arbetsuppgifter som LAS-lista, övertalig personal, internannonser av lediga tjänster, Jobbgarantin. Hantering av semestervikarie åter till tidigare system d.v.s. sköts av respektive enhetschef. Motsvarar besparing på kr år 2016 (ca. 3,-/bokad timme) Enl. uppdrag Karin Dahlström