Riktlinjer för Bemanningscentrum. En rekryteringsbas för samtliga verksamheter i Leksands Kommun

Transkript

1 Riktlinjer för Bemanningscentrum En rekryteringsbas för samtliga verksamheter i Leksands Kommun

2 Organisation Kommundirektör Vård o omsorg Lärande & stöd Verksamhetsstöd & Service Samhällsbyggnad Personalavd. Enhetschef Bemanningscentrum Bemanningssamordnare Bemanningssamordnare Bemanningssamordnare Begreppsförklaring Enhetschef inom Bemanningscentrum: Chef med personalansvar för vikarier, bemanningssamordnare samt poolmedarbetare. Bemanningssamordnare: Anställd på bemanningscentrum som ansvarar över tillsättningen av beställda resurser. Poolmedarbetare: Medarbetare anställd i bemanningscentrum. Vikarie: En person som arbetar via bemanningscentrum och där ersättning utgår i form av timlön. Enhetschef i verksamheten: Chef med personalansvar inom vård och omsorg Administrativ assistent: Jobbar med ovanstående chef med administrativa uppgifter, som tex beställning av resurser. Medarbetare: En person som är tillsvidareanställd alternativt visstidsanställd inom vård och omsorg

3 Om bemanningscentrum Bemanningscentrums funktion är att tillsätta akuta vikariebehov samt vikariat upp till tre månader inom kommunens verksamheter. Bemanningscentrum bedrivs i samarbete mellan samtliga sektorer och personalavdelningen och ska fungera som en naturlig rekryteringsbas för kommunens verksamheter. Bemanningscentrum består av enhetschef, bemanningssamordnare, medarbetare placerad i pool samt timanställda medarbetare. Tillsvidare- och visstidsanställda som vill arbeta mertid kan göra det via bemanningscentrum. Att arbeta via bemanningscentrum kan innebära arbete på flera olika arbetsplatser, vilket kan ses som en unik möjlighet som ger stimulans till utveckling både privat och yrkesmässigt. Bemanningscentrum har öppet måndag-fredag kl samt Samarbete Dialog - Tillit Det är viktigt att samarbetet mellan Bemanningscentrum och de olika sektorerna fungerar bra. Ett bra samarbete främjas av öppenhet och dialog. En bra dialog främjar kvalitén i vikarietillsättningen. En förutsättning för ett gott samarbete och dialog grundar sig på tillit mellan varandra Service Bemanningscentrums uppgift är att kontinuerligt jobba för att möta vikarieantalet mot verksamheternas behov. Den service som bemanningscentrum ger till verksamheter är också att få rätt person med rätt kompetens på rätt plats i rätt tid till rätt kostnad Kostnad Bemanningscentrum tillgodoser verksamheterna med resurser till en ett fast timpris. Minimitid Det lägsta antalet timmar man ute i verksamheterna kan gör en beställning på är tre timmar. Direktbokning Bemanningscentrum jobbar med direktbokning, vilket innebär att medarbetare och vikarier som arbetar via bemanningscentrum lägger sig tillgänglig i systemet och på så vis påvisar när man kan arbeta. Utifrån tillgänglig tid bokar bemanningssamordnaren in personen där behov finns. För att kunna bli inbokad på ett pass skall en person fått introduktion på arbetsplatsen. Ligger man inte tillgänglig blir man inte inbokad, ligger man tillgänglig kan man heller inte tacka nej till en bokning. Man ansvarar själv för att se om man blivit inbokad på ett pass. Du kan bli direktbokad på ett pass som gäller nästkommande dag fram till kl.16,00. Om arbetspasset är inom 24 timmar kontaktar bemanningssamordnaren, via telefon, den person som ligger tillgänglig och

4 meddelar att personen blivit bokad. Att detta sker är en kvalitetssäkring i vikarietillsättningen för att det inte skall ske missar eller dubbelbokningar. Inför helger kan man bli direktbokad fram till kl. 16,00 på torsdagen. Bokningen sker utifrån beslutad prioriteringsordning. Om medarbetaren och vikarier missbrukar rutinen för direktbokning, finns risk att man blir utskriven från bemanningscentrum. Har man missbrukat rutinen genom att t.ex. inte komma på ett pass som man varit bokad på så kallas man till ett samtal med enhetschefen för bemanningscentrum. Syftet med samtalet är att ta reda på varför ruinen för direktbokning missbrukats. Att missbruka rutinen för direktbokning upprepade gånger kan innebära att man blir utskriven ur bemanningscentrum. Vikarietillsättningsprocessen Vikariehanteringen sker via en vikariehanteringsmodul i Heroma. Administrativa assistenten lägger in en beställning till bemanningssamordnaren om vart och vilken tid man har behov av ersättare. Bemanningssamordnaren söker tillgänglig resurs mot beställningen. När beställningen är klar skickas ett meddelande åter till beställaren med ett meddelande om vem ersättaren blir. I de fall vikarier blir tillsatta under tider som bemanningscentrum inte är öppet så ansvarar assistenten att nästkommande vardag meddela bemanningscentrum om tillsättningen. Vid sjukfrånvaro: Medarbetaren sjukanmäler sig till assistenten som i sin tur ansvarar för att se om verksamheten har behov av ersättare. Vid behov av ersättare skickar assistenten en beställning till Bemanningscentrum. Bemanningscentrum gör en sökning mot tillgängliga resurser. När Bemanningscentrum hittar en ersättare skickas bekräftelse tillbaka till beställaren där det står vem ersättaren blir. Utanför assistenten och bemanningscentrums öppettider görs frånvaroanmälan direkt till berörd arbetsplats. I de fallen ansvarar den frånvarande att själv att snarast informera assistenten om sin frånvaro samt själv lägga in sin frånvaro i Självservice. Vid semester och annan planerad ledighet: När en medarbetare ansöker om semester och verksamheten har behov av ersättare skall det snarast göras en beställning till Bemanningscentrum. Semesteransökan skall inkomma till Bemanningscentrum senast två veckor innan semestern. Målet för bemanningscentrum är att lösa vikariebehovet gällande semester så att medarbetaren får besked om semestern blivit beviljad eller ej senast en vecka innan den börjar. I de fall ansökan inkommer med kortare varsel än två veckor tar beställande enhetschef kontakt med bemanningscentrum. Semesterledighet inför storhelg lov mm: Se årshjulet när beställningen skall vara inne. Årshjulet är upprättat i samarbete mellan Bemanningsenheten och representanter från sektorn för vård och omsorg. Sommarsemester: All rekrytering av semestervikarier sker via Bemanningscentrum. Verksamheterna lämnar in behov av vikarier för respektive period. Bemanningscentrum matchar verksamhetens behov med ansökningarna och i dialog med verksamheten anställs vikarier. Bemanningscentrum ansvarar för att vikarierna får gemensam information och utbildning. Verksamheterna ansvarar för introduktionen på respektive område.

5 Vid behov av tillfälligt utökade resurser: Ibland kan verksamheterna, med kort varsel, få tillfälligt utökat behov av resurser. Assistenten lägger då omgående in om en beställning så att Bemanningscentrum kan söka efter tillgängliga resurser, behöver man en resurs samma dag sker dialog via telefonkontakt. Du som tar emot frånvaro på arbetsplatsen Om den administrativa assistenten inte är i tjänst eller om bemanningscentrum är stängt ansvarar du som tar emot en frånvaroanmälan att rapportera till den administrativa assistenten vem som har varit frånvarande samt vem som vikarierat. Inför lördag och söndag samt övriga helgdagar skall bemanningscentrum skicka över lista till assistenten på personer som lagt tillgänglig tid för helgen. Arbeta mertid via bemanningscentrum Du som är tillsvidareanställd eller månadsavlönad vikarie och inte arbetar full sysselsättningsgrad, det vill säga heltid, och vill arbeta extra kan göra det via bemanningscentrum. Du fyller då i blanketten Önskan om utökning av sysselsättningsgrad via bemanningscentrum. Blanketten lämnar Du in till bemanningscentrum, samt en kopia till din enhetschef. Du kan sedan komma att bli kontaktad av Bemanningscentrum för en eventuell introduktion på en enhet som har behov av utökade resurser. Resurser i verksamheterna I de fall man tillfälligt har resurser över inom verksamheten skall den personen lägga sig som tillgänglig i självservice, på så vis kan bemanningscentrum pröva den resursen mot andra ställen som meddelat behov av resurser. I de fall den resursen blir bokad på annan verksamhet så belastar kostnaden den andra verksamheten. I de fall det är en resurs man tidigare sagt att man haft behov av men att behovet nu avtagit så sker ett samarbete mellan verksamheten och bemanningscentrum, syftet är att försöka placera om resursen till ett annat område där behov finns. I de fall där det ej går pga. att det ej är behov i annan verksamhet, tillfaller kostnaden den ursprungliga beställaren. I de fall man lyckas placera om resursen belastar kostnaden den nya enheten där resursen jobbar. Bemanningscentrum är de som har överblick och som, vid behov, kan flytta resurser för att placera på en verksamhet där behov finns. Rollen som medarbetare/vikarie Medarbetaren/vikarien ansvarar själv att lägga sig tillgänglig i systemet och på så vis påvisa när denne kan arbeta. Får medarbetaren/vikarien förhinder till att arbeta på ett pass man tidigare lagt sig tillgänglig på ansvarar denne själv över att plocka bort sin tillgängliga tid. Medarbetaren/vikarien ansvara själv för att se om denne blivit inbokad på ett pass. Medarbetaren kan bli direktbokad på ett pass som gäller nästkommande dag, fram till kl. 16,00 dagen innan. När det gäller helgen kan medarbetaren bli inbokad fram till kl. 16 på torsdagen. En medarbetare/vikarie som ligger tillgänglig kan inte tacka nej till en bokning.

6 Om medarbetaren/vikarien missbrukar rutinen för direktbokning (se Direktbokning) blir denne kallad till samtal med enhetschefen för bemanningscentrum. Semesteransökan Semesteransökan ska lämnas så fort medarbetaren vet att denne skall ha semester, dock senast två veckor innan önskad ledighet. Semesteransökan görs till respektive enhetschef, som sedan gör beställning till bemanningscentrum. Målet för bemanningscentrum är att lösa vikariebehovet gällande semester så att medarbetaren kan få besked om semestern blivit beviljad eller inte senast sju dagar innan den startar. Se även årskalendariet. Samarbete Om medarbetaren/vikarien önskar introduceras på flera arbetsplatser än den denne arbetar på för tillfället sker samtal med enhetschefen för bemanningscentrum som förmedlar kontakt med andra arbetsplatser där vikariebehov finns. Medarbetaren/vikarien skall också vända sig till bemanningscentrum om denne har frågor kring vikariehanteringen. Det är viktigt att medarbetare/vikarier som arbetar via bemanningscentrum är medveten om att möjligheten till arbete kan förändras om denne byter anställningsform. Om en anställning övergår från timanställning till visstidsanställning kan medarbetaren endast arbeta mertid via bemanningscentrum om denne fyllt i blanketten Önskan om utökning av sysselsättningsgrad via bemanningscentrum, samt om arbetstidslagen tillåter arbetet och det inte är kvalificerad övertid. Rollen som administrativ assistent När behov uppstår, ansvarar den administrativa assistenten att snarast lägga en beställning till bemanningscentrum Den administrativa assistenten meddelar arbetsgrupperna om vem som blir ersättare för en person som är frånvarande. Ha en god framförhållning med beställning av vikarie. Meddelar bemanningssamordnaren om tillsättningar som skett utanför bemanningscentrums öppettider. Samarbete Samverka i kontinuerliga möten med arbetsgruppen som syftar till att ständigt utveckla samarbetet mellan bemanningscentrum och sektorn för vård och omsorg. Det är viktigt att du som administrativ assistent upprätthåller en god kontakt med nuvarande och framtida medarbetare. Vi ska alla hjälpas åt att lyfta fram Leksands kommun som en attraktiv arbetsgivare. Rollen som enhetschef i verksamheten EC ansvarar för att vikarien/poolmedarbetare känner till och följer enhetens rutiner. Vid behov av resurs som överstiger tre månader, ta kontakt med bemanningscentrum och rekrytera därifrån i första hand.

7 EC ansvarar för att återkoppla till enhetschefen för bemanningscentrum om vikarien/poolmedarbetaren inte fungerar på arbetsplatsen och ett avslut är aktuellt. Samtal mellan enhetschef i verksamheten och Bemanningscentrum samt berörd personen genomförs, se bilaga.- Blankett avslut på arbetsplats Om en vikarie blir insatt på ett vikariat överstigande tre månader övertar EC personalansvaret och medarbetaren får anställningsavtal som gäller på ny arbetsplats. Ansvarar över att vid behov beordra medarbetare. Introduktion Enhetschefen har ett ansvar i att en vikarie får en bra och tydlig introduktion i sin verksamhet. Samarbete Det är viktigt med en väl fungerande dialog mellan bemanningssamordnare, enhetschef på bemanningscentrum samt administrativa assistenter. Ett bra samarbete främjas av öppenhet och dialog. Samverka i kontinuerliga möten med arbetsgruppen som syftar till att ständigt utveckla samarbetet mellan bemanningscentrum och sektorn för vård och omsorg. Det är också viktigt att Du som beställande enhetschef upprätthåller en god kontakt med nuvarande och framtida medarbetare. Vi ska alla hjälpas åt att lyfta fram Leksands kommun som en attraktiv arbetsgivare. Rollen som bemanningssamordnare Bemanningssamordnaren ansvararar över att tillsätta inkomna beställningar i den kommunala verksamheten så att arbetet fortlöper utan störningar. Bemanningssamordnaren ansvarar över att tillsätta vikariat upp till tre månader. Ansvar att vid en bokning kontrollera så att arbetstidslagen följs Ansvara över att tillräckligt med vikarier finns för att möte behovet ute i verksamheten Ha en god framförhållning gällande tillsättning av medarbetare/vikarier på inkomna beställningar. Introduktion Ge en första allmän introduktion till de vikarier som anställs via bemanningscentrum. Samarbete Det är viktigt med en väl fungerande dialog mellan bemanningssamordnare, enhetschefer och administrativa assistenter. Ett bra samarbete främjas av öppenhet och dialog. Samverka i kontinuerliga möten som syftar till att ständigt utveckla samarbetet mellan bemanningscentrum och sektorn för vård och omsorg.

8 Det är också viktigt att du som bemanningssamordnare upprätthåller en god kontakt med nuvarande och framtida medarbetare. Vi ska alla hjälpas åt att lyfta fram Leksands kommun som en attraktiv arbetsgivare. Rollen som enhetschef för bemanningscentrum EC ansvarar över att genomföra samtal för de vikarier som kommit till 250 dagar. För vikarier som arbetar mer än 60% på en 6 månaders period erbjuds utvecklingssamtal. Personalansvar för bemanningssamordnare, medarbetare i personalpoolen samt timanställda vikarier. Ansvar att tillsammans med enhetschef i verksamheten ha samtal med vikarier som enhetschefer ute i verksamhet meddelat att inte fungerar. Vid avslut används blanketten avslut på arbetsplats. Ha samtal med de medarbetare/vikarier som missbrukar rutinen för direktbokning EC ansvararar över att, vid behov beordra medarbetare i personalpool Ansvar över att ha dialog med enhetschefer i verksamheten om aktuellt material vid den första kontakten med nya vikarier. Ansvarar över att ha kontroll på LAS och konverteringstiden för de personer som bokas via Bemanningscentrum. Samarbete Det är viktigt med en väl fungerande dialog mellan bemanningssamordnare, enhetschefer och administrativa assistenter. Ett bra samarbete främjas av öppenhet och dialog. Samverka i kontinuerliga möten med arbetsgruppen som syftar till att ständigt utveckla samarbetet mellan bemanningscentrum och sektorn för vård och omsorg. Det är viktigt att du som enhetschef för bemanningscentrum upprätthåller en god kontakt med nuvarande och framtida medarbetare samt med alla intressenter som nyttjar bemanningscentrums tjänster. Vi alla hjälps åt att lyfta fram Leksands kommun som en attraktiv arbetsgivare. Kontaktuppgifter till bemanningscentrum Öppettider: måndag-fredag kl ,45 samt kl Adress: Hagagatan 8, plan 3 Telefonnummer bemanningssamordnare:

9 E-post: Telefonnummer Enhetschef:

10