Nya arbetssätt i Time Care Planering, Time Care Pool och Personec P

Transkript

1 Nya arbetssätt i Time Care Planering, Time Care Pool och Personec P Partiell frånvaro Nu är automatiken påsläppt som kör personalfil och partiell frånvarofil varje dygn (nattetid) mellan Time Care Planering och Personec P. Det innebär nu att all partiell frånvaro ska i så god tid som möjligt in till Lönecentrum I Timecare finns det under personal en flik som heter partiell frånvaro där frånvaro-filen går in med automatik, det är därför viktigt att korrigera schemat när det uppstår t.ex. sjukdom eller annan partiell ledighet. Anställningar Anställningsavtal ska vara Lönecentrum tillhanda senast 30 dagar innan anställning startar. Lönecentrum prioriterar sedan anställningsavtal där Time Care är markerat på avtalet. Under anställningsfliken ska medarbetaren ligga på sin grundtjänst eller eventuellt den utökning som är tidsbestämd. Behörigheten för chefer att ändra eller lägga upp anställningar är borttagen pga. att alla anställningar ska komma från Personec P. Nya rutiner är under upparbetning, till vidare kommer detta att gälla. Huvudadministratörens ansvar Lägga upp behörigheter för nya schemaansvariga och chefer Ta in nya versioner och meddela förändringar. Mappar nya anställningar Hålla koll på loggar Lägga upp nya schemagrupper Lägga upp nya anställningar (vikarierader) Stöd och support till chef och schemaansvarig.

2 Chefens ansvar Kontrollera att fliken anställningar och partiell frånvaro stämmer för dina medarbetare. Anställningsavtal ska vara Lönecentrum tillhanda senast 30 dagar innan anställning startar. Se till att Bemanningskravet är korrekt, att det även finns ett bemanningskrav för respektive grupp/avdelning. Vid eventuell överbemanning ska resurspass tilldelas för dagtid 06,00-23,00 nattarbetare 20,00-09,00. Kontroll av tidsregler. Beräkna färdigt schema. Vid behov, omfördela personalresurserna. Schemaansvariges ansvar Byta lösenord åt medarbetaren Lägga in datum i planeringen så medarbetaren vet vilka datum som gäller i olika schemastadier Lägga in meddelanden i Time Care Planering när det är t.ex. APM, utbildning mm. Slutföra diffkorrigering tillsammans med chef. Medarbetarens ansvar Lägga in önskemål i Time Care Planering Att aktivt diffkorrigera i god tid Att timbank ligger inom rimliga gränser Uppmärksamma förändringar i anställningar och partiell frånvaro

3 Hantering av Timecare-scheman och bokningar från Pool i Portalen Välj Bokning Vikpool, ange datumperiod du vill titta på och välj om det ska vara ej tillstyrkta eller ej beviljade bokningar. Klicka på sök.

4 Inställningar för visning av kolumner Klicka på Inställningar och välj vilka kolumner du vill se och i vilken ordning de ska vara.

5 Inställning för registrering Här kan ni ställa in förvald orsak för att slippa välja detta på varje post.

6 Registrering av timanställda och Resurspass tid Viktigt att alltid välja Ord arbetstid avv K-sträng på alla bokningar från pool. Om orsaken Ordinarie arbetstid används så kommer kostnaden för passet att läggas på det konto anställningen finns. (om man är utlånad på resurspass tid till annan enhet)

7

8 Registrering av Resurspass pengar Om resurspasset avser ersättning i pengar ska orsaken Arbete utöver sysselsättningsgrad användas. Timlön betalas då ut för de arbetade timmarna. OBS! Används orsaken Ord arbete avvikande konto får medarbetaren ingen ersättning alls.

9 För att veta vilket pass som ska ge tid eller pengar måste man titta i Time Care Planering på den aktuella dagen På tidsutvärderingen ser det ut så här

10 Viktigt att kontrollera att det inte ligger bokningar kvar som ej är tillstyrkta/ej beviljade innan stängning av Portalen vid löneverkställan. OBS!!! Kontrollera även att det inte ligger pass med anmärkningen Korr eller Borttag i kolumnen Ändrad. Om detta inträffar kontakta Bemanningsenheten!