UTVECKLINGSPARTNERS I SVERIGE AB ANALYS HUR UTVALDA PERSONALGRUPPER I HEMTJÄNST OCH SÄRSKILT BOENDE I NYBRO KOMMUN DISPONERAR SIN ARBETSTID

Transkript

1 UTVECKLINGSPARTNERS I SVERIGE AB ANALYS HUR UTVALDA PERSONALGRUPPER I HEMTJÄNST OCH SÄRSKILT BOENDE I NYBRO KOMMUN DISPONERAR SIN ARBETSTID HANS AXELL

2 Innehåll 1 MÄTNING AV ARBETSTIDENS FÖRDELNING FÖR NÅGRA PERSONALGRUPPER INOM HEMTJÄNST OCH SÄRSKILT BOENDE I NYBRO KOMMUN Tillvägagångssätt Mätvariabler RESULTAT Andel utförda timmar i procent av beslutade timmar Direkt kundtid, service och trygghetslarm Direkt kundtid dagtid Direkt kundtid natt Service och trygghetslarm dag Service och trygghetslarm natt Indirekt kundtid och personaltid dag Indirekt kundtid och personaltid natt Väntetid och restid dag Väntetid och restid natt SAMMANFATTNING... 11

3 1 MÄTNING AV ARBETSTIDENS FÖRDELNING FÖR NÅGRA PERSONALGRUPPER INOM HEMTJÄNST OCH SÄRSKILT BOENDE I NYBRO KOMMUN Utvecklingspartners i Sverige AB har enligt uppdrag genomfört en mätning av hur arbetstiden fördelas avseende ett antal definierade variabler. Mätningen har genomförts hösten 2014, veckorna 41 och 42 och omfattade 5 grupper dagtid och tre grupper natt nämligen Fröjdekulla 1 2 Fröjdekulla 3 4 Bäckebo Almen Strandvägen Strandvägen natt Almen natt Fröjdekulla natt 1.1 Tillvägagångssätt Som mätinstrument och metod har en särskild mobiltelefon (Smartphone) använts för att registrera tidsåtgång för de olika aktiviteterna. All tjänstgörande personal har haft tillgång till en mobiltelefon. För mätningen har en applikation använts som fungerar både online och offline. Kommunen väljer de aktiviteter som man vill mäta och tiden registreras genom en tryckning på vald aktivitet. Registrering sker i en databas där man kan urskilja start och slut för respektive aktivitet. Uppgifter kan tas fram avseende för hur tiden fördelas per grupp och variabler. Aktiviteterna summeras i ett statistikprogram och resultat redovisas i tabellform. Kunden har valt att all mätning och redovisning ska ske på gruppnivå. Rättning kan ske fortlöpande i systemet avseende de fel som uppmärksammas. Huvudsaklig redovisning sker i procent för att kunna göra jämförelser mellan grupperna.. I resultatet finns några felregistreringar, som att man glömt avsluta vilket innebär att den senaste registreringen blir alldeles för lång, t ex över natten eller att man under någon/några timmar underlåtit att registrera.. Personalen har även i efterhand rapporterat några felregistreringar. Omfattande kontroller görs fortlöpande bl. enligt följande - Kontroll och rättning av orimliga rapporter, t ex rapporter som är orimligt långa - Jämförelse schema och rapporterad tid - Jämförelse olika dagar med varandra för att se om det finns stora avvikelser - Fortlöpande bevakning. - Support och fortlöpande rådgivning - Rättning i efterhand baserade på felrapportering av registrering

4 Med ovanstående som grund bedömer vi att rapporten har hög tillförlitlighet. Dessutom är resultatet likvärdigt med mätningar i andra kommuner. 1.2 Mätvariabler Nedanstående mätvariabler har legat till grund för mätningen. Direkt kundtid hemtj Direkt kundtid boende Service Trygghetslarm Indirekt kundtid Personaltid Väntetid Restid Ett direkt möte mellan personal och kund. Innefattar både insatser enligt Sol och Hsl Ett direkt möte mellan personal och kund. Innefattar både insatser enligt Sol och Hsl Biståndsbedömd tid när kunden inte är med. Exempel är inköp och tvätt Registreras när insats i anslutning till larm utförs. Påbörjas när resa startar och avslutas när resa från larm avslutats. Uppgifter som utförs åt kund men denne är ej närvarande t ex dokumentation, kontakt med myndigheter o närstående Arbetsplatsträffar, utbildning och betalda pauser. (Fikapaus o liknande) När personal väntar och det ej finns något arbete som kan utföras Restid och gångtid. Obs skall registreras även när det är mycket korta avstånd mellan lägenheter för att erhålla antal besök, total restid mm 2 RESULTAT 2.1 Andel utförda timmar i procent av beslutade timmar Nedan redovisas hur stor andel i procent av de schablontider som beräknats att det krävs för att utföra de beviljade insatserna. I tre grupper utförs omkring hälften av den uppskattade tidsåtgången och i två grupper omkring 60 %. Skillnaderna i resultat i denna del beror givetvis på dels hur omfattande man bemannat, och dels hur effektivt man arbetar, dvs. andel kundtid av bemanningen. Med hänvisning till normal kundfrånvaro på 10 % är det enligt vår bedömning, rimligt att 90 % av den uppskattade tiden utförs. I jämförbara mätresultat i andra kommuner är det inte så att man inte erhållit den specifika insatsen, utan att den utförts snabbare än beräknat, och så är troligen fallet även här. Om all uppskattad tidsåtgång för insatserna skulle utföras krävs att personalen disponerar mer än 100 % av sin arbetstid kos kund, vilket givetvis är orimligt. Utöver detta krävs omkring 30 % för kringtid. (Idag är kringtiden nästan 50 %).

5 Redovisad schematid Uppskattad tid för insatser 5543 timmar 5769 timmar De olika grupperna har således ingen möjlighet att utföra uppdraget och har inte heller bemannat med personal så att det är möjligt. Detta innebär att den uppskattade tidsåtgången inte har någon större relevans i sammanhanget. Noterbart är också att resurserna inte fördelats efter behovet och att tillgängliga resurser i förhållande till uppdraget varierar kraftigt mellan grupperna. Som exempel kan nämnas att Bäckebo enligt vår bedömning haft resurser för att utföra alla insatser enligt tidsuppskattning men enbart utfört 60 %.

6 2.2 Direkt kundtid, service och trygghetslarm Nedan redovisas i text och bilder direkt kundtid, service och trygghetslarm. Direkt kundtid avser ett direkt möte med personal och kund. I tid hos kund ingår dessutom biståndsbedömd service, samt åtgärder i anslutning till trygghetslarm. Uppdelning har även skett för dag och natt samt direkt kundtid i hemtjänst och särskilt boende. För samtliga grupper inklusive natt är tid hos kund 53 % av arbetstiden. Detta är något högre än vad det brukar vara vid jämförelse med likvärdiga mätningar och där man inte specifikt fokuserat på att höja kundtiden. Ofta förekommande mätresultat, enbart dagtid, är 50 % av arbetstiden hos kund. Kundtiden är i princip alltid väsentligt lägre nattetid.

7 2.3 Direkt kundtid dagtid Fröjdekulla 3 4 och och Strandvägen har en andel direkt kundtid på omkring 60 % och övriga grupper omkring 50 % eller lägre. Om man arbetar 8 timmar resulterar detta i ca 3 timmar och 20 minuter direkt kundtid i Bäckebo. 2.4 Direkt kundtid natt Kundtiden varierar mellan omkring 20 och 30 % av arbetstiden. Man bör observera den stora skillnaden mellan Fröjdekulla och övriga grupper. I liknande mätningar brukar kundtiden uppgå till %

8 2.5 Service och trygghetslarm dag Tidsåtgång för service är låg i jämförelse med liknande mätningar i andra kommuner, förmodligen beroende på att arbetet till stor del utförs av extern utförare. Tidsåtgång för trygghetslarm varierar mellan 1 och 4 % av arbetstiden och kan bedömas som låg. 2.6 Service och trygghetslarm natt Förhållandevis hög andel tid för larm på Almen. Fröjdekulla har högre andel kundtid och lägre andel service vilket skulle kunna tyda på olika arbetssätt.

9 Med erfarenhet från ett flertal mätningar av hur personalen använder sin tid har vi kommit fram till att en direkt kundtid på mellan 65 och 70 % är möjlig för dagpersonal. Tid hos kund 70 % av arbetstiden ca 5,5 tim per dag Transport % ca 1-1,5 tim per dag Personaltid (apt, utbildn mm) 6 10 % ca 0,5 tim per dag Indirekt kundtid (dok, vårdplan mm) 10 % ca 50 min per dag 2.7 Indirekt kundtid och personaltid dag Om man skall nå en hög andel kundtid bör tid för indirekt kundtid inte överstiga %. Bäckebo har nästan dubbla tidsåtgången. Personaltiden är relativt låg för samtliga grupper. Stor betydelse för resultatet avseende personaltid är om det förekommit några utbildningar under mätperioden samt frekvensen för arbetsplatsträffar.

10 2.8 Indirekt kundtid och personaltid natt Beträffande indirekt kundtid är resultatet ungefär detsamma för samtliga grupper. Tidsåtgången är ungefär en timme och 15 minuter per personal och natt. 2.9 Väntetid och restid dag Det som bör uppmärksammas är tidsåtgång för resor där Fröjdekulla avviker kraftigt. (Särskilt boende). Samma förhållande gäller som för indirekt kundtid, dvs. ska man ha en hög andel direkt kundtid måste detta ske på bekostnad av restid så att andelen inte överstiger % av arbetstiden. Antal resor och inte resans längd är det som påverkar mest. Väntetiden utgör 50 timmar under mätperioden.

11 2.10 Väntetid och restid natt Väntetiden uppgår till två till tre timmar per natt och personal eller 367 timmar under mätperioden. Personalen finns tillgänglig för kundernas trygghet men det finns inte några direkta arbetsuppgifter utlagda under denna tid. Detta motsvarar ungefär fem årsarbetare. För resor gäller samma som för dagpersonal, dvs. det är i första hand antalet resor och inte avstånd som avgör den sammanlagda tiden. På natten är det naturligt nog svårare att planera resor då det ofta handlar om resor i anslutning till larm. 3 SAMMANFATTNING Summa schematimmar för de uppmätta grupperna utgör knappt timmar för en 14- dagarsperiod. Av dessa har man varit 53 % hos kund, eller ca timmar. Övrig tid är sk kringtid. Om kundtiden hade ökat till 70 % hade detta motsvarat ett tillskott på ca 600 kundtimmar per vecka. Mellan % av den uppskattade tidsåtgången för att utföra beviljade insatser har utförts. Även om kundtiden höjs till 70 % av arbetstiden finns inte realistiska förutsättningar att utföra all tid som uppskattats. Enligt vår erfarenhet är det tillräckligt att utföra 90 % av tiden då omkring 10 % brukar falla bort pga. frånvaro, att kunden tackar nej mm. Under mätperioden har man inte bemannat tillräckligt med personal för att kunna utföra den tid som uppskattats skall gå åt för att utföra samtliga insatser. Detta ger bilden att det inte är den uppskattade tidsåtgången för insatserna som styr bemanning och planering. Restiden utgör nästan två timmar per dag och personal i fyra av grupper dagtid. Tid hos kund är något högre än vid andra liknande mätningar där man inte fokuserat på kundtid. Detta gäller i synnerhet för enheten Fröjdekulla 3-4 där tid hos kund är 70 % och motsatsen för enheten Bäckebo där tid hos kund är under halva arbetstiden.

12