LAS. Lagen om anställningsskydd. Manual för registrering i Heroma

Transkript

1 LAS Lagen om anställningsskydd Manual för registrering i Heroma

2 Innehållsförteckning LAS... 3 LAS Administration... 3 Datumuppgifter... 3 Personöversikt... 7 Underhåll LASarkiv... 8 Rapporter... 9 Beräkning av tider i LAS-modulen... 9 Turordningslista Bevakning företräde Bevakning varsel Vikariat och Allmän visstid Sammanlagd AVA- och VIK-tid Övertalighet Tips Inställningar av kolumner Personurval Läsa ner person Söka personer som slutat/som inte syns i LAS administration Utökade lasområden Personlig LAS-info LAS blanketter och manual Export av rapporter Skriv ut LAS Portal Minnesgåva Heroma Historik LAS-tider Anställningstider Funktionsbrevlåda: regionservice.las@vgregion.se 2

3 LAS LAS Administration Datumuppgifter När LAS administration öppnas läses personen i personurval ned automatiskt. Om annan person önskas läses denna ned från personurval. Se Tips Personurval Läsa ner person 3

4 Följande datumfält skall underhållas Varseldatum = datum då personalorganisationen fick information. Enligt LAS styrs varselskyldigheten av medlemskap. Dvs är medarbetaren oorganiserad blir det inget varsel utan enbart underrättelse till medarbetaren själv. Beskeddatum = datum då den anställde fick besked. Erbjudandedatum = datum då den anställde fått ett erbjudande. Anspråksdatum = datum då anspråk lämnats in. Anspråksdatum måste finnas för att personen ska komma med på företrädesrapporten. Personen kommer med from anspråksdatum tom 9 mån efter senaste tom på a-raden. För timanställda gäller sista bokningsdatum. Detta innebär att man får titta på datum då det finns bokningar. Beställ rapporten med datum bakåt i tiden. Företräde bort = datum då den anställde inte längre är aktuell (försvinner automatiskt efter 9 mån från anställningens slut). Nedanstående två val används i kombination vid förlängt företräde på grund av föräldraledighet eller arbetsmarknadspolitisk utbildning. Företräde erbjuds from = önskar företräde från och med detta datum. Företräde erbjuds tom = förlängt företräde till och med detta datum. Personen kommer med på företrädesrapporten under perioden från och med till och med. OBS! Personer med dubbelanställning. Datum för varsel, besked och erbjudande sätts för valt id-nummer, övriga datumfält sätts på samtliga id-nummer personen har. Ej konverteras Önskar ej konverteras till tv-anställning, markera detta med en bock. Denna presenteras på rapporter för konverteringstid. När denna markeras sätts datum automatiskt till dagens datum + 6 månader. Detta datum kan sedan ändras om det behövs. OBS! Uppgiften tas inte bort automatiskt efter 6 månader utan kräver manuell avmarkering. 4

5 Avtalsområde I VGR gäller alltid Enligt anställning. Anteckning Anteckning kan läggas och sparas på id-nummer. Denna anteckning visas på företrädesrapporten. Krav på kvalificeringsregler gäller Undanta anställning från kvalificeringsregler. Standard innebär att denna är markerad då kvalificeringskrav finns på personen. Avmarkeras denna kommer personen att komma med på listorna även om krav på 12 månaders kvalificeringstid anges i beställningsbilden, övriga krav på avslutad anställning och anspråksdatum kvarstår. Funktionen kan användas för att hantera intermittent timavlönad då dessa i ett läge uppnår kvalificering men fortsätter att bokas varvid kvalificeringstiden kanske inte längre uppfylls. Företrädesrätt Möjlighet finns att ta bort en persons företrädesrätt på aktuellt idnr. Standard är att företrädesrätten är ibockad och gäller. Högre syssgrad Ej aktuell i VGR Tom knuten anst. (Knyta anställning) Ej aktuell i VGR 5

6 Utökade lasområden Fält för att ange LAS-handläggare och telefonnummer. Markera LAS-område och tryck på knappen Spara. Förutom det egna LAS-området kan ytterligare max 5 LAS-områden väljas. Se Tips Utökande lasområden Uppdatera timanst Denna knapp används för att uppdatera beräkning om man t ex lagt till arbetstillfällen. Uppdateras automatiskt om man tar ut en företrädesrapport. Övertalighet Personen kommer med på övertalighetsrapporten när from-datum är ifyllt. OBS Det ska vara förhandlad övertalighet, t ex vid organisationsförändringar. 6

7 Personöversikt Sökning sker för vald person i personurval på samma sätt som för flik Datumuppgifter Om annan person önskas läses denna ned från personurval. Urvalsdatum är initialt satt till dagens datum. Detta kan ändras, för att omräkning skall ske måste data räknas om, detta görs genom att klicka på Hämta. Om personöversikten hämtas från rapporter med knapp för att nå Personöversikt, kommer data att hämtas på beräknat till och med datum för urval till rapporten. 7

8 Detaljinformation (personlig LAS-info) Här visas den kvalificerings- respektive konverteringstid personen har i VGR i en personlig bild för de föregående 36 respektive 60 månaderna utifrån urvalsdatum. Urval Total sammanlagd anställningstid i VGR. (Hänsyn får dock tas till eventuella övergångsregler.) Personens olika anställningar i VGR presenteras. Kvalificeringstider Vikariatstider Tider för allmän visstidsanställning Tider för sammanlagd AVA och VIK-tid Tid som är underlag för företräde, tiden ackumuleras de senaste 3 åren. Vikariatstid som är underlag för tillsvidareanställning, tiden ackumuleras de senaste 5 åren. Allmän visstid som är underlag för tillsvidareanställning, tiden ackumuleras de senaste 5 åren. AVA- och Vikariatstid som är underlag för tillsvidareanställning, tiden ackumuleras de senaste 5 åren. Export till excel Export skapar en arbetsbok med 2 flikar, sammanställd data och detaljer. Tips för att få detaljer på en sida vid utskrift, Se Tips Personlig LAS-info. Underhåll LASarkiv Heroma Historik gäller i VGR Se Heroma Historik, LAS-tider 8

9 Rapporter Beräkning av tider i LAS-modulen Beräkning av tider vid timanställning och tidsbegränsad anställning I Personöversikt visas kalenderdagar/faktiska dagar per månad, 28, 30 eller 31. Vid timanställning har varje arbetstillfälle räknats upp med 1,4. I Personöversikt visas kalenderdagar/faktiska dagar för alla tider, kvalificeringstider, LAS-tider, vikariatstider och AVA-tider. Rapporten Bevakning varsel ska tas fram för att se om någon ska varslas, tider som visas är tid under 3 år till och med sökt datum. Rapporten Bevakning företräde ska tas fram för att se vilka som har begärt företräde på sökt LASområde. Rapporterna Vikariatstid, AVA-tid och sammanlagd Vik och AVA-tid visar tid under 5 år till och med sökt datum. Dessa rapporter tas fram för att se när en anställd uppnår 2 år alt 3 år under 5 år. 9

10 Turordningslista Turordningslistan är en rapport på de som är tillsvidareanställda vid beräkningsdatumet. Anställningstid räknas fram till beräkningsdatumet. Funktionen ger möjlighet att i systemet ta fram anställda samt flytta eller ta bort personer som inte skall vara med på rapporten. Rapporten beställs alltid via organisationsträdet. Markera inget LAS-område. Välj Avtalsområde 10

11 Bevakning företräde Urvalsdatum sätts som standard till dagens datum och kvalificeringstid till 12 månader. För att komma med på rapporten krävs anspråksdatum. Om enbart säsongsanställda önskas markeras detta med en bock. Standard är då istället 6 månader. Personen kommer med from anspråksdatum tom 9 mån efter senaste tom på a-raden. För timanställda gäller sista bokningsdatum. Detta innebär att man får titta på datum då det finns bokningar. Beställ rapporten med datum bakåt i tiden. Rapporten beställs alltid via LAS-område. Markera inget i organisationsträdet. Välj Avtalsområde. När person är markerad finns möjlighet att gå direkt till personöversikten för att få detaljer om personens anställningar. Se LAS, Personöversikt. 11

12 Bevakning varsel Rapporten tas fram för att bevaka tidsbegränsade anställningar som upphör. Den anställde ska varslas senast 30 dagar innan sista anställningsdag. I övre delen anges intervallet som avses. Standard är FOM dagens datum + 30 dagar. Tom sätts till FOM + 30 dagar. Villkor för uppfylld kvalificeringstid är standard 12 månader, vilket innebär att kvaltiden är mer än 12 månader under de senaste tre åren. OBS! För att få fram timanställda behöver man titta på ett datum där det finns bokningar. Detta innebär att man måste beställa rapporten med datum bakåt i tiden. Om rapporten skall avse säsonganställda markeras detta med en bock och kvaltiden är då standard 6 mån. Rapporten beställs alltid via organisationsträdet. Markera inget LAS-område. Välj avtalsområden. När person är markerad finns möjlighet att gå direkt till personöversikten för att få detaljer om personens anställningar. Se LAS, Personöversikt. 12

13 Vikariat och Allmän visstid Två identiska rapporter avseende urval och presentation. Villkor vid utsökning är enda skillnaden. Vikariat innebär att anställd har pågående vikariat medan Allmän visstid innebär att anställd har pågående allmän visstidsanställning. Tidsbegränsade anställningar övergår till tillsvidareanställning när en arbetstagare har haft vikariat under sammanlagt mer än 2 år eller allmän visstidsanställning under sammanlagt mer än 2 år under en 5-års-period eller vikariat och allmän visstidsanställning blandat under sammanlagt mer än 3 år under en 5 års-period. I övre delen anges sökdatum/beräkningsdatum, standard är dagens datum. Villkor för uppfylld kvaltid till resp rapport är standard 680 dagar under de senaste 5 åren. Villkoret för utsökning är >= det antal dagar som anges. Rapporten beställs alltid via organisationsträdet. Markera inget LAS-område. Välj avtalsområden. När person är markerad finns möjlighet att gå direkt till personöversikten för att få detaljer om personens anställningar. Se LAS, Personöversikt. 13

14 Sammanlagd AVA- och VIK-tid Beräknas 36 månader från anställningens tomdatum. Sista tomdatum hämtas alltid från anställningsraden för månadsavlönad och sista bokningsdatum för timanställda. Tidsbegränsade anställningar övergår till tillsvidareanställning när en arbetstagare har haft vikariat under sammanlagt 2 år eller allmän visstidsanställning under sammanlagt 2 år under en 5-års-period eller vikariat och allmän visstidsanställning blandat under sammanlagt 3 år under en 5 års-period. I övre delen anges sökdatum/beräkningsdatum standard är dagens datum. Villkor för uppfylld kvaltid är standard 1030 dagar under de senaste 5 åren. Villkoret för utsökning är >= det antal dagar som anges. Rapporten beställs alltid via organisationsträdet. Markera inget LAS-område. Välj avtalsområden. När person är markerad finns möjlighet att gå direkt till personöversikten för att få detaljer om personens anställningar. Se LAS, Personöversikt. 14

15 Övertalighet Rapporten tar fram alla som har registrerats som övertaliga i LAS-administration. OBS Det ska vara förhandlad övertalighet, t ex vid organisationsförändringar. I övre delen anges sökdatum/beräkningsdatum, standard är dagens datum. Rapporten beställs alltid via organisationsträdet Markera alltid 1 Västra Götalands Regionen Markera inget LAS-område. Välj avtalsområden. 15

16 Tips För samtliga rapporter gäller Inställningar av kolumner Genom att högerklicka i kolumnrubrik finns möjlighet att komma åt funktioner för både presentation och export samt utskrift. Välj kolumner OBS! VGR har en standardrapport som gäller. Funktionen att välja kolumn kan användas för att ta bort eller lägga till kolumner tillfälligt eller permanent. Förvalda kolumner är markerade. Ta bort markering eller lägg till markering för de kolumner ni vill ta bort eller ta med. Ordningen på kolumner kan ändras genom att flytta upp eller ner. Tryck OK för att uppdatera rapporten. För att inställningarna skall finnas kvar nästa gång skall spara funktionen användas. 16

17 Personurval Läsa ner person Klicka på de tre prickarna i menyraden Bilden för sökning visas Sök på namn eller personnummer, klicka på Sök Sökt medarbetare visas i fältet Hittade personer Markera personen med en bock Klicka på Skapa ny tempgrupp Vald person visas i menyraden som temporär fil (Temp) Söka personer som slutat/som inte syns i LAS administration. Öppna personurval (tre prickar) Avancerad sökning Flik PA-team Markera Alla personer Sätt bock i Slutade personer. Sök Utökade lasområden För att få fram alla lasområden på en ort Högerklicka i rubrikraden Lasområden, Välj Filtrera I fältet som kommer upp skriv * ort enter Avsluta genom att högerklicka i rubrikraden och välj Filtrera ej Personlig LAS-info För att få detaljer på en sida vid utskrift Flik detaljer, markera kolumn B-N, kolumnbredd 6 LAS blanketter och manual Sökväg till blanketterna Palekoportal > Lön o personal > Löneservicehemsida > Heroma (RH) > HR-funktionen 17

18 Export av rapporter Rapporten kan exporteras till excel. Kan se olika ut, beroende på dator. Här ett exempel. Väljer man export kommer nedanstående ruta upp. Välj var dokumentet ska sparas, t ex på Lokal Disk C: Därefter, i detta fall, Users och sedan VGR-id samt Desktop. 18

19 Hämta upp ditt dokument i Excel, gör justeringar och spara. Skriv ut Om behov finns av att skriva ut rapporterna tänk på att kolla dokumentet innan, kan komma på flera sidor. 19

20 LAS Portal Minnesgåva Rapporten tas ut för bevakning av anställda som ska få minnesgåva eller pensionsgåva. OBS! Minnesgåva är en tung rapport som bör tas ut på ett avgränsat material annars kan det uppstå problem i systemet. Beräkningsdatum tom Anställningstid Personer Aktuell period kommer med automatik men kan ändras 24 år och månad motsvarande beräkningsdatum kommer med automatik men kan ändras Här väljs vilka anställda som skall visas. Anställningstid minst: år och månad, sätts till 0 om radioknapparna Personer som under året uppnår pensionsålder eller Personer som under året fyller XX år är valda, då är anställningstid inte relevant för dessa rapporter. Vid bevakning av t.ex. de som fyller 50 under året så måste 50 fyllas i inmatningsfält år. Organisation Rapportinnehåll Här går man ner i Val av organisation och väljer så begränsat material som möjligt. Här kan man välja om man vill ha med personal som redan fått minnesgåva. På rapporten ser man ett N (nej inte fått gåva) eller J (ja fått gåva) under kolumn G på rapporten Uppdateras vid tömning till användardatabasen. Detta sker enligt schema ca 1 vecka in i varje månad. 20

21 Så här ser rapporten ut: På rapporten visas: Beräkningsdatum Vald organisation G (Gåva J/N) Personnr Namn Adress Kategori Pensionsålder Anställningstid Här visas total anställningstid tom beräkningsdatum. Anställningsdatum i landstinget Tre organisationsbegrepp TIPS På personer som fått gåvan läggs det in en bock i datumuppgifter under personuppgifter i Heroma. Glöm ej att meddela löneteamet om det är de som registrerar uppgifterna. Hanteras olika i förvaltningarna. 21

22 Heroma Historik LAS-tider Poster i historikdatabasen kan underhållas manuellt i de fall äldre information behöver läggas in eller att exempelvis konverterat material inte är komplett. Detta underhåll görs via Heroma Historik, Underhåll och Las-tider Sökning görs på Namn eller Personnummer Tryck på Visa Markera den person du vill ha uppgifter på och tryck OK 22

23 Varefter lista med eventuellt tidigare inlagda poster både via tömningsprogram såväl som manuellt registrerade poster presenteras. Typ L K V A Sammantagen anställningstid enl. LAS (reella tiden) Kvalificeringstid för företräde och varsel enl. LAS (12 mån av 36 mån) Visstidsanställning (Tid som vikarie) (2 år av 5 år) Anställningstid enl. kvalificering Allmänvisstidsanställning (AVA) (2 år av 5 år) U-kod A M Automatiskt överfört Manuellt utfört och även konverterat material Manuella poster tar alltid över Automatiska poster. Registrering kan göras via knapparna, en post som läggs upp via denna bild får uppläggningskod M. Om två poster som helt eller delvis överlappar varandra finns kommer programmet alltid att i första hand välja manuellt upplagd post. Överlappning skall därför undvikas istället läggs en manuell post på samma intervall som automatisk post med korrekt tid. 23

24 Ny L-tid Vid registrering av tid anges en period med from och tom datum. När det gäller en månadsanställning kan man ta hjälp av Beräkna knappen för att få fram rätt tid. När det gäller intermittent anställning får man räkna arbetstillfälle x 1,4 och lägga in det manuellt. Spara/Lämna Ny K-tid, Ny Vik-tid och Ny AVA-tid Dessa val anges månadsvis som antal dagar per månad. När man markerat bock i Hel månad ger månaden 30 dagar och om man vill ange färre dagar får man ta bort bocken och lägga antal dagar. OBS! Glöm inte att även ändra eller meddela dem som har behörighet att ändra i Heroma-historik om det behövs läggas till eller tas bort anställningsrader. 24

25 Anställningstider Detta underhåll görs via Heroma Historik, Underhåll och Anställning Sökning görs på Namn eller Personnummer Tryck på Visa Markera den person du vill ha uppgifter på och tryck OK 25

26 Denna bild kommer upp P = ligger kvar i Heroma Produktion H = ligger i historikdatabasen Här lägger man in eventuella nya anställningstider, ändrar eller tar bort. 26