Anordnarwebben. Manual

Transkript

1 Anordnarwebben Manual sida 1/34

2 Innehållsförteckning 1 Beskrivning Överblick E-tjänsten Information Beläggning Kö Placeringar Ersättningar Administration Aggregerad anordnarwebb Support Ändringshistorik sida 2/34

3 Anordnarwebben 1 Beskrivning 2 Överblick 3 E-tjänsten Anordnarwebben är en e-tjänst för att enkelt få en överblick över information som annars endast kan fås via Stockholms Stads BoU-system BOSKO Denna manual beskriver vad e-tjänsten innehåller och hur de olika funktionerna används E-tjänsten innehåller följande flikar: - Information - Beläggning - Kö - Placeringar - Ersättningar - Administration Anordnaren loggar på med E-leg. När det är gjort visas en bild med de förskolor som anordnaren har tillgång till. Registrering av anordnarens tillgång till olika förskolor sker i BoSko(stadens system för förskola m.m.) och hanteras av Utbildningsförvaltningen. Om det registrerats en händelse i stadens system gällande enheten så visas en pratbubbla med ett i på startsidan för den aktuella förskolan. sida 3/34

4 Och om du för pekaren över förskolans namn så kommer ett informationsfält upp 3.1 Information De rader som visas är klickbara och tar dig direkt till aktuell sida i e-tjänsten för åtgärd. Tips! Om du klickar på en förskola så visas den information som finns i pratbubblan även i spalten till höger under rubriken Notiser. För att se mer information om en förskola så klicka på förskolans namn. Här visas BOSKO-information upp för aktuell förskola. Observera att antal flikar varierar med vilken behörighet som du är tilldelad och de skärmdumpar som följer i denna manual kan misstämma med din bildskärm. Funktioner: sida 4/34

5 Avdelningarnas namn är klickbara. Om du klickar på en avdelning så hamnar du i ändringsläget för den aktuella avdelningen. Skriv ut Den information som syns i fönstret skrivs ut. Åter till startsida 3.2 Beläggning Här kan du söka ut beläggning på valfri dag. Du kan utföra flera sökningar och dessutom sortera om eller skriva ut den. Funktioner: Sök på beläggning i. Klicka i fältet eller på kalendersymbolen och välj sedan ett datum för att se beläggningen vid det tillfället. Klicka sedan på [Sök] sida 5/34

6 ii. Vill du göra ytterligare listning så upprepa punkt ett med ett annat datum. iii. Du kan ta bort en sökning genom att klicka på symbolen iiii. Om du vill sortera på datumordning så klicka på ordet Datum i tabellrubriken Skriv ut Den information som finns i tabellen skrivs ut Åter till startsida 3.3 Kö Om enheten är ansluten till stadens gemensamma kö kan du se aktuell kö. Du kan utföra sökningar och enkelt maila de som finns i kön. sida 6/34

7 Funktioner: Sök på PLÖ i. Välj år-månad och klicka sedan på [Sök] (du kan också förfina din sökning med att välja åldersgrupp) sida 7/34

8 ii. För att se mer information om ett barn så klicka på nedåtpilen längst till höger på respektive rad. Maila Skriv ut Ditt mailprogram startas och du får en möjlighet att skicka ett mail till de föräldrar i tabellen som har angivit en e-postadress Den information som finns i tabellen skrivs ut 3.4 Placeringar Åter till startsida Används för att se förskolans placerade barn vid ett visst datum eller inom ett datumintervall. Urvalet kan begränsas till avdelningsnivå Funktioner: sida 8/34

9 Sök på datum Klicka i fältet eller på kalendersymbolen och välj sedan ett frånochmed datum. Gör likadant i tillochmed datum. Välj om du vill se en eller alla avdelningar och om preliminärt placerade barn ska vara med eller inte. Klicka sedan på [Sök] Detta sökurval kan sorteras i önskad ordning och sedan Maila Skriv ut Ditt mailprogram startas och du får en möjlighet att skicka ett mail till de föräldrar i tabellen som har angivit en e-postadress Den information som finns i tabellen skrivs ut Tabellfliken Kontaktlista Här ser du namn, telefon, adress samt ev mailadress till barnens föräldrar. Det går att ändra sorteringsordningen och du kan också ändra telefon och mailuppgifter för önskat barn sida 9/34

10 För att ändra kontaktuppgifter så klicka på Ändra-länken på avsedd rad. Nu kommer du till ett formulär som ser ut så här: Ändra eller komplettera önskad information och klicka sedan på [Spara] Tabellfliken Modersmålslista Här ser du namn, personnummer och modersmål för varje barn i urvalet och det går att ändra sorteringsordning i listan sida 10/34

11 3.5 Ersättningar Här hanteras olika typer av ersättningar t.ex. förskolepeng, verksamhetsstöd (barn i behov av särskilt stöd), hyreskompensation, stimulansbidrag, avgiftskompensation, ersättning för obekväm arbetstid etc Hanteringen innefattar ansökningar, godkännande och utbetalningar Visa och godkänna underlag förskolepeng: Här har du två val. Antingen är underlaget korrekt och då klickar du på [Godkänn]. Om det är inkorrekt så klickar du på [Avvisa underlag] samt skriv i sida 11/34

12 meddelanderutan vad som är fel, inkl barnets personnummer samt dina kontaktuppgifter. Visa underlag för kommande utbetalning av övriga ersättningar: Här visas de övriga ersättningar t.ex. verksamhetsstöd (barn i behov av särskilt stöd), hyreskompensation, stimulansbidrag, språkstöd, avgiftskompensation, ersättning för obekväm arbetstid etc sida 12/34

13 Tidigare betalda ersättningar: Visning av utbetalningshistorik. För att se underlaget för respektive utbetalning så klicka på Visa underlag sida 13/34

14 Ersättningskalkylatorn förskolepeng: Här är det fritt fram att simulera beläggning och snabbt få veta ersättningsnivån Ersättningar med särskild ansökan: sida 14/34

15 Här kan du göra ersättningsansökningar för barn med särskilda behov, hyreskompensation och stimulansbidrag Mina ansökningar: Var och en av dessa ansökningar kräver att man fyller i ett underlag med fakta samt bifogar nödvändiga dokument med ansökan Här ser du en lista med tidigare ansökningar från din förskola med information som datum, status och en länk till ansökan sida 15/34

16 Rapportering obekväm arbetstid: Om du har barn med beslut om ersättning för obekväm arbetstid så syns de i listan. Här registrerar du förbrukade timmar och pris per timme 3.6 Administration Här kan man sköta många av sina rutinmässiga uppgifter. Om man ser fliken beror på viken behörighet man har och även listan med administrationsuppgifter ser olika ut med olika behörigheter Behörigheter: sida 16/34

17 Här hanteras behörigheten för förskolans personal Om du klickar på Ändra efter en person så kommer du till en lista där detaljbehörighet kan sättas Personal: Här hanteras kontaktinformationen för förskolans personal sida 17/34

18 Genom att klicka på Ändra så kan information läggas till, justeras eller tas bort Enhet: Här kan du komplettera förskolans kontaktinformation, hantera kontaktpersoner och spara information om tillgängliga platser på ett enkelt sätt sida 18/34

19 Avdelningar: Lägg upp nya avdelningar eller ändra information för gamla avdelningar sida 19/34

20 För att skapa en ny avdelning så klickar du på Lägg till och fyller i informationen. För att ändra en befintlig avdelning så klickar du på Ändra. Det är samma formulär till bägge uppgifterna(se nedan) Flytta barn: För att avsluta en avdelning så sätter du ett datum för upphörande så försvinner avdelningen vid det datumet sida 20/34

21 Här kan du flytta valda barn mellan förskolans avdelningar. Gör så här: Sök fram önskat barn, sida 21/34

22 markera barnet, välj avdelning i listrutan och datum, klicka på [Flytta]. Nu får barnet ett slutdatum på nuvarande avdelningen sida 22/34

23 Avsluta placering: För att avsluta ett barns placering vid förskolan(då platsen inte utnyttjas eller avgiften inte betalas) så sök fram önskat barn, markera det, välj orsak i listrutan och önskat datum, klicka på [Avsluta] Händelser: Här kan du titta på händelser/notifieringar i Anordnarwebben. Välj vilken tidsperiod, typ av händelse och klicka sedan på [Visa] Så här kan resultatet se ut: sida 23/34

24 Generell uppsägning: Här visas resultatet från en utsökning av 6-åringar som ska börja skolan. Du kan undanta barn från den generella uppsägningen genom att markera respektive barn, skriva en orsak till undantaget alternativt sätta ett annat avslutningsdatum. Dessa undantag och datumändringar trumfar när en andra bakgrundskörning utförs. Ändra datum eller bocka för Undantag för de barn som ska undantas och klicka sedan på [Spara] sida 24/34

25 Så här ser det ut när undantag och datumändringar utförts sida 25/34

26 3.7 Aggregerad anordnarwebb Om ni arbetar med flera enheter finns det möjlighet att få tillgång till en aggregerad anordnarwebb. För tillgång till denna kontakta handläggare på utbildningsförvaltningen. När man sedan loggar in på Anordnarwebben så kan man välja Anordnaren istället för en enhet: Information Här visas BOSKO-information upp för aktuell anordnare. Observera att antal flikar varierar med vilken behörighet som du är tilldelad och de skärmdumpar som följer i denna manual kan misstämma med din bildskärm. Ersättningar Här hanteras olika typer av ersättningar t.ex. förskolepeng, verksamhetsstöd (barn i behov av särskilt stöd), hyreskompensation, stimulansbidrag, avgiftskompensation, ersättning för obekväm arbetstid etc. Alla ersättningar är aggregerade på sida 26/34

27 anordnarnivå, dvs man kan arbeta med alla ersättningar för de enheter som hör till anordnaren. Kommande ersättningar Här visas underlag för kommande ersättning, de underlag som ska godkännas på enhetsnivå. Visa enheter Här kan urval göras på alla enheter som finns med i urvalet. (Här finns inga kommande utbetalningar så det visas inga enheter). En eller flera enheter kan väljas, standardläget är att alla enheter visas i resultatet. Klicka på [Visa] för att visa upp det nya urvalet. Visa kolumner Här kan användaren välja vilka data-kolumner som ska visas i gridden. sida 27/34

28 En eller flera kolumner kan väljas, klicka på [Visa] för att visa upp det nya urvalet. Tidigare utbetalda ersättningar Här visas tidigare utbetalda ersättningar för anordnarens enheter. Visa enheter Här kan urval göras på alla enheter som finns med i urvalet. En eller flera enheter kan väljas, standardläget är att alla enheter visas i resultatet. Klicka på [Visa] för att visa upp det nya urvalet. Skickat för utbetalning Här kan urval göras på utbetalningsdatum. Upp till fem datum kan väljas, standardläget är att de fem senaste datumen är valda. Klicka på [Visa] för att visa upp det nya urvalet. Visa kolumner sida 28/34

29 Grid för ersättningar Sortering Här kan användaren välja vilka data-kolumner som ska visas i gridden. En eller flera kolumner kan väljas, klicka på [Visa] för att visa upp det nya urvalet. Varje kolumn i gridden går att sortera, filtrera och gruppera. Kolumnernas ordning är också justerbart. Klicka på kolumnens rubrik för att sortera gridden, ex Ersättningstyp, Ersättning avser osv. Filtrering Skriv in vad som ska filtreras, och välj sedan vilken sorts filtrering som ska göras genom att klicka på och välja sedan i listan. Exemplet här visar att datat filtreras till att visa enbart de rader som har ett belopp större än Gruppering sida 29/34

30 Det går att gruppera gridden på en eller flera kolumner. För att göra det dras kolumnrubriken upp ovanför till texten Dra en kolumnrubrik och släpp den här gruppen efter den kolumnen Det börjar då se ut såhär: Och gridden är grupperad: Kolumnordning sida 30/34

31 Ordningen på kolumerna går att ändra genom att dra och släppa kolumnen till en ny position. Ex före: Ex efter: sida 31/34

32 Exportera till Excel Gridden med hela urvalet går att exportera till excel. OBS Själva exportförfarandet kan se lite olika ut beroende på version av webbläsare, version av excel samt inställningar. Exporten startas genom att klicka på: Beroende på webbläsare och inställningar så kan antingen dokumentet öppnas upp direkt i Excel, eller också får man en fråga från webbläsaren om filen ska sparas på disk, eller om den ska öppas upp direkt, och i så fall vilket program. Excel brukar vara förvalt som program som ska användas. Exempel på hur det kan se ut: sida 32/34

33 När filen öppnas i Excel, så kan, beroende på version av Excel och vilka inställningar som finns på datorn, detta meddelande komma upp: Det är inget fel på filen och om man svarar Ja så kommer filen att öppas i Excel. Administration av anordnare Här kan man sköta många av sina rutinmässiga uppgifter. Om man ser fliken beror på viken behörighet man har och även listan med administrationsuppgifter ser olika ut med olika behörigheter sida 33/34

34 Anordnare Här kan du komplettera anordnarens information, adress m.m. 4 Support Servicecentrum (Tietos support) Telefon: E-post: arende@servicecentrum.stockholm.se Tid: Helgfri måndag-fredag Ändringshistorik Version Datum Författare Granskad av Godkänd av Ändringshistorik V Ingemar Lindh V Ingemar Lindh V Ingemar Lindh Sara Bergström Sara Bergström Borttag av dolda funktioner och komplettering av tillkommande funktioner Nytt: Administration av anordnare och aggregering sida 34/34