Utdrag ur Handbok hypernet för förskola ADMINISTRATÖR Lathund Nacka24 version 5

Transkript

1 Utdrag ur Handbok hypernet för förskola ADMINISTRATÖR Lathund Nacka24 version 5 1

2 2

3 Inloggning... 4 Byte av lösenord... 5 Köhantering information om köbilden... 6 Se barnets familjebild... 7 ansökningar och placeringar... 7 Erbjudande / Placera... 8 Skapa erbjudande... 8 Förläng svarstid... 9 Placera när VH har svarat Makulera erbjudande som VH har tacka Ja till Placeringar / Inskrivna barn Se barns familjebild Makulera placering Godkänna ändring av vistelsetid och uppsägning Ändring av vistelsetid Uppsägning av plats Utbud kontaktuppgifter och presentationstext Lägg in/redigera uppgifter Prognoser platstillgång Lägg in prognos Redigera redan upplagd prognos Utskrifter Skicka e-post Urval för att skicka e-post Rapporter Export till Excel och Pdf Urval till Excel och Pdf Checkutbetalning och fakturering till föräldrar Checklista inför check- / fakturabearbetningen

4 Inloggning Du loggar in via Nacka.se / Anordnare o Utförare / Förskola Skola / Självservice Användar-ID och lösenord få du efter avslutad utbildning. Spar ditt användar-id och lösen, det behövs när du ska byta lösenord, en dialogruta presenteras när bytet ska göras vilket ska göras ca: var 90:e dag. 4

5 Byte av lösenord När du ska byta lösenord presenteras en dialogruta, enl. nedan, med information om hur du ska göra för att byta lösenord. OBS! bytet ska göras när dialogrutan presenteras, det fungerar inte om du går ut programmet och tänker byta lösenordet vid ett senare tillfälle. Skriv in ditt användar-id och ditt nuvarande lösenord. Skriv in nya lösenordet både i rutan Nytt lösenord och i rutan Mata in nytt lösenord igen. Observera att lösenordet måste bestå av minst 8 tecken och innehålla både små och stora bokstäver samt minst en siffra. 5

6 Köhantering information om köbilden via Menyn: Barnomsorg / Köhantering, arbetar du med din kö i följande ärenden: ser din kö skapa/skicka erbjudande om plats ser vårdnadshavares (VH) svar på erbjudande placerar de barn som VH accepterat platsen för skickar köförfrågan till VH I Menyn klicka du på Barnomsorg / Köhantering Välj Profil: *NACKA KÖ, görs via välj Global / Nacka kö då presenteras din kö, sorterad efter Nacka kommuns köregler och med förvalda kolumner. Barnets namn och personnummer presenters och postort och under Kolumnen Köplats visas turordningen dvs. 1, 2, 3 osv. Kolumnen Ködatum alternativ visas ködatum i turordning dvs. äldst ködatumet först. Kolumnen Förturskategori och Syskonförtur presenteras ev. förturer Kolumnen Önskat placeringsdatum är det datum som VH önskat plats. Kolumnen Status visar om erbjudandet är skickat och om platsen är accepterad av VH detta syns även i fliken Erbjudanden och Placera Flikarna ovanför köbilden Barnkö = visar de barn som i ansökan har med dig som köalternativ och som är beviljad check. Erbjudanden = samlad bild över de erbjudande som du har skickat/skapat Placera = samlad bild över de erbjudanden som VH har tackat ja till. Kommande köposter = checkansökningar som inte är hanterade utan ligger för behandling, så fort de är godkända av kultur- och utbildningsenheten kommer de att återfinnas i fliken Barnkö. Stängda köposter = borttagna kö alternativ 6

7 Funktionsknapparna längst ner på sidan Skicka e-post funktionen presenteras under rubriken Skicka e-post Skap erbjudande för fler - presenteras under Rubriken Skapa erbjudande Observera att övriga knapparna Ny Ansökan, Direktplacera, Ta bort markerade, Stäng markerade ansökningar samt Stäng markerade alternativ endast används av kultur- och utbildningsenheten. Se barnets familjebild klickar du på barnets namn eller personnummer, så presenteras barnets familj. Bilden presenterar två familjer när VH inte bor på samma adress. Familjebilden visas i funktionen köhantering och även i funktionen placeringar Folkbokföringsadress = adressuppgift från skattemyndigheten, uppgifter inläsning 1 g/vecka Adress= VH angivit vid ansökan om ansökan gjordes innan familjen var folkbokförd i Nacka Telefonnummer och e-postadress anges av sökande. Flikarna ovanför bilden visar ansökningar och placeringar fliken för Barnomsorgsansökningar visar barnets ansökan fliken Platserbjudanden visar om de finns några erbjudanden, fliken Barnomsorgsplaceringar - visar ev. nuvarande och ev. historiska placeringar flikarna Skolansökningar och Skolplacering visar detsamma men för skolan. 7

8 Om du t.ex. vill se om barnet idag har en placering välja: fliken Barnomsorgsplaceringar. Erbjudande / Placera Du skapar erbjudande via Nacka24, detta skickas tillsammans med ett kontrakt med kontraktsvillkor/ regel för plats i Nacka. Erbjudandet skickas med mejl till VH, för VH som inte angivit mejladress skapas det ett brev i Nacka24 detta skickar du ut. Vårdnadshavaren ser även erbjudandet på sin sida i Nacka24, där presenteras det på första sidan under rubriken Ärenden att besvara Bor VH1 och VH2 på samma adress skickas ett erbjudande och det räcker med att en VH svarar = sökande. Bor VH1 och VH2 på olika adress skickas erbjudandet till båda och båda vårdnadshavarna måste svara på erbjudandet. Skapa erbjudande Välj Profil: *NACKA KÖ, görs via välj Global / Nacka kö då presenteras din kö, sorterad efter Nacka kommuns köregler och med förvalda kolumner. 1. Klicka på brevikonen i kolumnen Skapa erbjudande för första barn i kön som skall få ett erbjudande. Då presenteras sidan skapa platserbjudande Om brevikonen inte visas har ni redan skickat ett erbjudande från er aktuella enhet. 2. Fyll i kolumnerna i Platserbjudande enl. text nedan 8

9 1. Avdelning - vill ni att namn på avdelning ska finnas med i erbjudandet, gör val i rullisten. Detta är inte obligatoriskt. Avdelningen är obligations att fylla i när ni gör placeringen efter det att VH har svarat. 2. Taxekategori välj i rullisten exp. Förskola. Allm. förskola 3. Grund för placering /Snittid ska ni inte fylla i/ändra Är detta ifyllt har VH angivit detta i sin ansökan, uppgiften behöver idag inte vara desamma. När VH svara på erbjudandet om plast ska VH svarar på hur mycket tid som idag önskas. 4. Placeringsstart fyll i det datum då platsen är ledig. Det datum som är ifyllt är det datum VH fyllt i vid ansökan som ett önskat placeringsdatum. 5. Senast svarsdatum - det ligger ett förvalt datum men detta kan du själv ändra. 6. Klicka på Spara för att skapa erbjudandet. Erbjudandet visas då på VH:s egen sida visas på tom sista svarsdagen, därefter syns inte erbjudandet. du kan därefter förlänga svarstiden se nedan rubrik Förläng svarstid. Ett mejl på erbjudandet skickas till VH, för VH som inte har angivit mejladress skapas ett brev som du tar ut under funktionen Utskrifter och skickar till VH. Erbjudande posten presenters i kön under fliken Erbjudande. Där kommer posten att presenteras tills VH har besvarat erbjudandet, status på köposten i kön ändras till erbjuden. När VH har besvarat erbjudandet finns erbjudandeposten under fliken Placera och status i kön ändras till accepterat. Tänk på att bor VH på olika adress ska båda VH svara på erbjudandet innan posten presenteras under fliken Placera och status i kön ändras till accepterat Förläng svarstid När svarstiden har gått ut visas inte erbjudandet längre på förälderns/föräldraras sida och kan inte besvarares av VH. Du kan välja att förlänga svarstiden så att erbjudandet åter visas på förälderns sida. Klicka på Barnomsorg / Köhantering Gå till fliken Erbjudande 1. Bocka i rutan för den post där svarstiden ska förlängas. 2. Klicka på knappen Förläng svarstid på markerade, ange nytt svarsdatum och klicka på Spara. Nu syns erbjudandet åter på VH:s sida i Nacka24. 9

10 Placera när VH har svarat Klicka på Barnomsorg / Köhantering Gå till fliken Placera Här finns erbjudandet när förälder (VH) har svarat. Bor föräldrarna (VH1 och VH2) på samma adress räcker det med att en VH svarar = sökande. Bor föräldrarna/vh på olika adress måste båda svara på erbjudandet. 1. Klicka på ikonen på barn-raden för barnet som ska placeras. Bilden nedan presenteras 10

11 2. Fyll i Avdelning, Taxekategori, 3. Kontrakterad tid, ska vara ifyllt, detta görs av VH när de svarade, om inte fyll även i detta 4. Grund för placering, ska vara ifyllt av VH när de svarade, om inte fyll i även detta. 5. Placeringsstart (när placeringen skall starta) är ifyllt enl. ditt erbjudande. Kommer du överens med VH om annat startdatum ändrar du datum. Tänk på att du även måste ändra datum för debiteringsstart. Placeringsstart och debiteringsstart ska alltid vara samma datum. 6. Klicka därefter Spara. 7. Checkutbetalning och fakturabelopp blir from stardatumet om detta görs innan den 10:e i innevarande månad. Placering kan inte göra retroaktivt för föregående månader. Placeringsposten flyttas nu till funktionen Barnomsorg/ Placeringar och tas bort ur din aktuella kö. Makulera erbjudande som VH har tacka Ja till VH hat tackat ja, du har köposten i köfliken Placera men barnet ska inte börja och ingen check- faktura ska skapas. Då ska erbjudandet makuleras, detta kan du inte göra själv, tag kontakt med handläggare på Kultur och Utbildnings enheten. Placeringar / Inskrivna barn Här presenteras enhetens alla barn, du kan se aktuella, framtida och historiska placeringar. Du kan skicka e-post till VH för dina inskrivna barn, se rubrik skicka e-post. Du kan skapa olika rapporter listor över dina inskrivna barn. Klicka på funktionen Barnomsorg / Placeringar 11

12 Under fliken Hantera aktuella placeringar = visar de placeringar som är idag Hantera framtida placeringar = visar de placeringar som är klara men med startdatum som ännu inte infallit. Hantera historiska placeringar = visar de placeringar som är avslutade Hantera alla placeringar = visar alla placeringar Se barns familjebild På raden med barnets namn klicka du på namn eller personnummer, du får då upp bilden nedan, se mer information under Rubriken Se familjebild Makulera placering Du har barnet inskrivet men barnet ska inte börjat och ingen check- faktura ska skapas. Då ska placering makuleras, detta kan du inte göra själv, tag kontakt med handläggare på Kultur och Utbildnings enheten. Godkänna ändring av vistelsetid och uppsägning Vårdnadshavarna ska anmäla byte av omsorgstid och uppsägning av plats via sin sida i Nacka24, görs inte ändring av vistelsetid av VH vid föräldraledighet måste du ändra vistelsetiden. 12

13 Ändring av vistelsetid Klicka på Barnomsorg / godkänna Under fliken Godkänn grund för placering finns begäran från VH om ändring av vistelsetid Bilden presenterar under kolumnen Kontrakterad tid de antal timmar barnet har idag, under kolumnen Snittid de antal timmar förälder önskar ändra till. Du ser även from när förälder önskar ändra tid under kolumnen Önskat statdatum och när förälder gjorde begäran om ny tid detta under kolumnen Datum för begäran Bocka i rutan framför barnets personnummer, för de barn du vill godkänna ändringen för, tryck på knappen Godkänn/Avslå Då presenteras bilden nedan fyll i Åtgärd: Godkänn eller Avslå genom att klicka på pilen under kolumnen Godkänn/Avslå Markera Godkänn och tryck på tillämpa Kontrakterad tid: Ändra antalet timmar till de som förälder önskat, vilket är de antalet timmar som presenteras i rutan för snittid. De antalen timmar som redan presenteras är de antalet som förälder har idag. Snitt tid: där visas den tiden som förälder önskar byta till (ska fyllas i av förskolan i rutan Kontrakterad tid) Statdatum: de datum som visas är de datum förälder önskar förändring av tid. Du kan ändra datumet, utifrån regelverket, ändring av tid ska meddelas anordnare minst 1 månad i förväg, anordnare kan godkänna kortare tid men inte längre uppsägningstid. Om datum ska ändras tryck på Kalendern under startdatumet och markera datum, tryck på tillämpa. 13

14 Grund för placering: kan vara ändrad av förälder Tryck på spara: kontraktet är nu ändrat och sparat Checkutbetalning och fakturabelopp blir from den nya tidens stardatumet om ändringen görs före den 10:e innevarande månad. Vistelsetid kan inte ändras retroaktivt för tidigare månader. Uppsägning av plats Klicka på Barnomsorg / godkänna Under fliken Uppsägning av plats finns begäran från VH om uppsägning, bor VH på olika adresser ska VH2 först godkänna uppsägningen som VH1 gjort. Du ser vilken dag barnet ska sluta Önskat placeringstopp samt vilken dag VH gjorde begäran om uppsägning Uppsägningsdatum Bocka i rutan framför barnets personnummer, för de barn du vill godkänna uppsägning för, tryck på knappen Godkänn, då presenteras bilden nedan Önskat placeringsstopp: är de datum förälder önskar som sista placeringsdag. Du kan ändra datum utifrån regelverket, om uppsägning inte meddelas anordnare minst 1 månad i förväg, anordnare kan godkänna kortare uppsägningstid men inte längre. Ska datumet ändras gör du det i Ändringsstopp Debiteringsstopp: ska alltid vara samma datum som Ändringstopp Ändringsstopp och debiteringsstop ska alltid vara samma datum Notering för beslut: fritext, förälder ser texten på sin sida Tryck på spara 14

15 Checkutbetalning och fakturabelopp blir tom slutdatumet om detta görs före den 10:e innevarande månaden. Uppsägning kan inte göras retroaktivt för tidigare månaden. Utbud kontaktuppgifter och presentationstext Information från sidan Utbud presenteras på Nacka24 och i Jämförare Lägg in/redigera uppgifter Menyn: klicka på Utbud / Administrera utbudet 1. Klicka på fliken den flik för vilken verksamhet som skall behandlas. 2. Klicka på knappen Administrera utbudet Då visas de enheter som finns tillängliga för förändring. Enheterna är publicerade eller kommer att bli. Detta beror på datumet i Första visningsdagen. 3. Klicka på knappen Redigera för den enhet som ska redigeras. Observera att du bara får/ska ändra Texten i beskrivning max 1000 tecken texten syns när förälder gör valet och viss del av texten används även för Jämföraren Uppgifter för köansvarig uppgifter syns när förälder gör valet och används även i Jämföraren Uppgifter för verksamhetsansvarig - uppgifter syns när förälder gör valet och används även i Jämföraren Extern webbsida, fyll i adressen till er egen hemsida - uppgifter syns när förälder gör valet och används även för Jämföraren 15

16 16

17 Prognoser platstillgång Presenteras i JämförareN, många föräldrar använder JämförareN för att få en uppfattning om hur kösituationen ser ut innan de gör sitt val. Kultur- och utbildningsenheten använder prognoserna bland annat som underlag för beslut om planerad utbyggnad av barnomsorgen. För att ange din prognos skriver du in din enhets kapacitetstak dvs. hur många platser förskolan/familjedaghemmet har under en viss period. Du anger också om det finns några barn med förtur som ska placeras i den aktuella perioden. Systemet räknar sedan fram hur många lediga platser din enhet har genom att jämföra det beräknade antalet platser (prognosen) med antalet inskrivna barn. Exempel: Du anger i prognosen att din enhet i januari har 55 platser. I Nacka24 finns 50 placerade barn. Systemet räknar då fram att du har 5 lediga platser. Om du nästa vecka placerar 2 nya barn visar 17

18 prognosen 3 lediga platser utan att du behöver ändra några uppgifter. Lägg in prognos Välj Prognoser, Prognoser i menyn till vänster Klicka på knappen Ny prognos längst ner på sidan. Välj din enhet i rullistan. Välj aktuell månad i rullisten. Välj åldersintervallet Alla. Annat åldersintervall får endast användas efter godkännande från Susanne Arvidsson eller Veronica Jahnfors. Skriv in enhetens kapacitetstak: Kapacitetstak = Totalt antal platser på enheten Skriv in antalet planerade förturer Ange noll om du inte har några förturer. Fyll i fälten för publiceringsstart och publiceringsstopp För att undvika att datumen för publiceringsstart och publiceringsstopp går omlott är det lättast att du använder dig av hela månader. Börja med den första i innevarande månad och lägg in datumen efterhand Klicka på Spara Välj Ny prognos Upprepa enligt ovan för att lägga in nästa månad tills du har fyllt i tolv månader. Observera att du ska fylla i tillgängliga platser i alla tolv månaderna även om du inte räknar med att ha några lediga platser. Redigera redan upplagd prognos 1. Välj Prognoser, Prognoser i vänstermenyn. 2. Klicka på pennsymbolen Redigera. Alla intervaller för enheten visas. 3. Ändra Tillgängliga platser och/eller Planerade förtursplatser för aktuell månad. 18

19 4. Ändra datum för Publiceringsstart och Publiceringsstopp. När datum för publiceringsstopp är passerat visas inte prognosen längre för den månaden. 5. Klicka på Spara. Utskrifter Menyn: klicka på: Utskrift / Utskriftskö enheter Tryck på fliken Dokument för Utskrift, här presenteras de brev som ska skirvas ut 1. Om alla brev (rapporter) ska skrivas ut klicka på. 2. Om bara enstaka rapporter ska skrivas ut markera sätta bock för det brev ( rapport) som ska skirvas ut och klicka sedan. 3. En pdf-fil skapas klicka på här. pdf-filen med dokumenten öppnas och kan göra nu skriva ut dessa 4. Stäng sedan pdf-dokumentet och klicka på så flyttas de utskrivna rapporter till fliken Utskrivna dokument. De utskrivna breven (rapporterna) kan återfinnas i fliken Utskrivna dokument. 19

20 Skicka e-post Denna funktion ger möjlighet att skicka e-post till ett urval av vårdnadshavare genom att söka fram dem i Nacka24. Funktionen finns tillgänglig på i funktionen Barnomsorg Köhantering, Barnomsorg Hantera placeringar, Skola-Skolval och Skola-Elevöversikt. Urval för att skicka e-post Sök fram det urval av barn som ska det ska skickas e-post till i något av de ställen där funktionen finns, se ovan. Markera de barn som ska hanteras. Välj knappen Skicka e-post. Välj Barnets vårdnadshavare i dialogrutan. Observera att Nacka har valt att endast använda funktionen för att skicka e-post till Barnets vårdnadshavare Det e-postprogram som finns tillgängligt på dator öppnas. Där finns de utvalda personerna (som har en mejladress i systemet) inlagda i ett mejl som hemliga kopior. OBS! Anledningen till att adresserna ligger som hemliga kopior är att då ser inte de olika mottagarna varandras adresser dessa förblir dolda. Detta är väldigt viktig att adresserna ligger i hemlig kopia och inte i fältet Till. Skriv den text som önskas och bifogar eventuella dokument. När mejlet är skickat så finns det i e-postprogrammets historik. I Nacka24 öppnas en resultatlista, där visas de valda barnen samt resultatet på hur utskicket föll ut. De personer som inte hade någon e-post adress registrerad måste då hanteras manuellt. Listan går att exportera till Excel för att kunna hanteras vidare. 20

21 Rapporter Det finns en del färdig rapporter så som Placeringslista, Telefon lista mm Menyn: Barnomsorg / Rapporter, Export till Excel och Pdf Denna funktion ger möjlighet att ta ut export till Excel eller Pdf. Funktionen finns tillgänglig i bilderna Köhantering, Placeringar Innehållet i exporten bestämmer du själv utifrån de kolumnval som finns. Urval till Excel och Pdf klicka på en av kolumnerna i den bild du vil exportera ifrån, då presenteras de kolumner som du kan välja, bocka i de du vill ska finnas med i Exporten. Tryck på figuren för att välja till vilket format du vill ha din export. Markera formatet xls eller Pdf u 21

22 Checkutbetalning och fakturering till föräldrar Check- Fakturahantering görs samtidigt i en bearbetning s.k. resursfördelning, denna bearbetning görs den 10:e i varje månad. Detta innebär att för att rätt checkbelopp och rätt fakturabelopps ska skaps behöver ni ha alla placeringsposter gällande månaden hanterade till senast den 10:e i respektive månad. Ingen ersättning för föregående månad utbetalas/faktureras. Checklista inför check- / fakturabearbetningen i början av månaden, innan den 10:e hantera de händelser som avser månaden Titta i menyn Kö - flikarna Erbjudande och Placera finns barn som ska börja i månaden, hantera dessa innan den 10: e Titta i menyn Godkänna Fliken Uppsägning av plats avser någon uppsägning innevarande månaden, hantera dessa innan den 10:e. Fliken Grund för placering avser någon ändring av vistelsetid innevarande månaden, hantera dessa innan den 10:e. 22