Handbok för Barnomsorg Förskolor och Familjedaghem

Transkript

1 Handbok för Barnomsorg Förskolor och Familjedaghem Sollentuna Kommun Skapad Senast ändrad Version 0.5 Barn- och utbildningskontoret Anita Bergkvist Charlson 1

2 Innehåll Inledning... 3 Den publika sidan... 4 Den administrativa sidan... 6 Navigera bland enhetsadministratörens arbetsflikar... 8 Förskola/Fritidshem Funktioner Inställningar Exportera Se familjens samtliga placeringar i personöversikten Förskola/Fritidshem Köhantering Placeringsöversikten via Barnkön Skapa platserbjudande Platserbjudande för ett barn i taget Platserbjudande för flera barn Avstegshantering Erbjudande Stäng erbjudanden Förläng svarstiden Vårdnadhavaren kan alltid ha 5 aktiva köalternativ Placera barn Placera ett barn Placera flera barn Tabell - Kontrakterad tid och snittid Placeringar Hantera aktuella placeringar Ändra avdelning för placerade barn Hantera framtida placeringar Statusförklaring Hantera framtida ändringar Arbeta med urval Godkänn uppsägning Uppsägning av plats Godkänn ett barn Godkänn flera barn samtidigt Godkänn grund för placering Ändring av omsorgstid Prognoser övrig information om placeringar Hantering av barn med sekretessmarkering Personer med tillfälliga personnummer (TF-nummer) Utskrifter Skicka e-post till vårdnadshavare Rapporter i barnomsorg

3 Inledning Denna handbok omfattar de delar som enhetsadministratören inom förskoleverksamhet kommer att arbeta med: Köhantering (skicka erbjudande, placera mm) Placeringar Godkänna uppsägning av plats Godkänna ändring av omsorgstid (grund för placering) Det finns två sidor för barnomsorgsval i Sollentuna: Den publika sidan där vårdnadshavare (förkortas VH) gör barnomsorgsvalet och följer sitt/sina barns ärende/-n och placering/-ar. Vid skolval gäller samma inloggningsuppgifter som vid barnomsorgsval. Den administrativa sidan där enhetsadministratören hanterar sin kö, placerade barn, godkännande av ändring och uppsägning. Även funktionen inflytt, utflytt och byte samt skolvalet hanteras härifrån. Support Supportfrågor skickas till vår gemensamma e-post adress: kontaktcenter@sollentuna.se 3

4 Den publika sidan Valsidan är för vårdnadshavare (VH) och enhetsadministratören kan ändra sitt lösenord. För att komma till den publika sidan går man till och vidare till Inloggning till E-tjänst för Barnomsorg och Grundskola. Här loggar VH in för att hantera sitt barnomsorgsval och följa sitt/sina barns ärende/-n och placering/-ar. VH anmäler ny- eller ändrad inkomst på den publika sidan. Gäller ej för familjer med sekretess. Här kan du logga in som enhetsadministratör om du vill byta ditt lösenord under Mina uppgifter (som du fått av systemansvarig på barn- och utbildningskontoret). Under rubriken Förskola/familjedaghem finns samtliga enheter i kommunen. Ni ser här samma information som en oinloggad vårdnadshavare gör. Välj Visa mer och kontrollera att den information som finns inlagd för din verksamhet stämmer. OBS! Om du har två roller i barnomsorgssystemet är det viktigt att du använder olika e-postadresser. En för din roll som vårdnadshavare och en annan e-post adress för din roll som enhetsadministratör. barnomsorgsval@sollentuna.se 4

5 Information om köansvarig för verksamheten har lagts in centralt. Kontaktuppgifterna kommer att stå med på notifieringar (rapporter) som skapas i systemet och skickas ut till vårdnadshavaren vid ex. erbjudande om plats. Det går bara att ha en köansvarig som visas för vårdnadshavare men det går bra att ha flera administratörer i verksamheten som har konto och hanterar kön och placeringar. Om VH önskar mer information om verksamheten hänvisas dem till verksamhetens egen webbsida. Det är viktigt att er webbsida är uppdaterad med aktuella kontaktpersoner och telefonnummer m.m. OBS! Kontrollera att det är rätt uppgifter som är synliga för VH. Om det är något som inte är korrekt meddelar du det snarast till: kontaktcenter@sollentuna.se 5

6 Den administrativa sidan För att komma till inloggningssida kan enhetsadministratören välja: Att gå via kommunens webbplats Skola & förskola, För Utförare. Klicka på + plus tecknet till höger, För utförare, inloggning, blanketter, regler och rutiner Klicka sedan på Inloggning för utförare, klicka sedan på Inloggning till val av barnomsorg och skola. Du kan också skriva in adressen till inloggningssidan direkt i ditt webbfönster Som inloggad enhetsadministratören hanterar du bland annat din kö, placerade barn, godkännande av ändring och uppsägning, utskriftskön mm. Lösenordet gäller i 90 dagar. Det går att ändra lösenordet under mappen Konto, under fliken Ändra Lösenord Om lösenordet har gått ut får du upp en ruta som du ska fylla i. Skriv in ditt användarnamn och lösenord och skapa ett nytt lösenord genom att klicka på logga in. 6

7 Tappar enhetsadministratören bort sitt lösenord så kontaktar ni supporten via e- post Konto för inloggning för enhetsadministratören skapas av systemansvarig på barn- och utbildningskontoret. OBS! Inloggningsuppgifterna är personliga och ska inte lånas ut. Slutar en placeringsansvarig är det viktigt att kontot avslutas. Kontakta supporten via e-post som då kan avsluta kontot. Placeringsansvarig får inloggningsuppgifter efter utförd utbildning som hålls av Kontaktcenter därefter får enhetsadministratören inloggningsuppgifterna. Kontakta och anmäl ny enhetsadministratör för utbildning så snart ni vet att ni kommer att få in någon ny person. 7

8 Navigera bland enhetsadministratörens arbetsflikar När du loggat in med ditt konto i systemet kommer du att komma till din startsida. Under Meny hittar du de enheter som din användarroll/behörighet är kopplad till. Om du har fler enheter visas en pil. I ex. nedan har enhetsadministratören behörighet till flera förskolor. Klicka på den enhet som är aktuell att jobba med. Samma inloggning gäller för alla enheter som du har behörighet till. När du loggar in nästa gång är det den enhet som du arbetade med sist som visas som default/standard. Aktuella rubriker för enhetsadministratörer i Sollentuna Kommun: På bildens vänstra sida hittar du ett antal rubriker med underrubriker. Några av de rubrikerna och underrubrikerna kommer att vara aktuella för dig men inte alla. Förskola/Fritidshem Godkänna Köhantering Placeringar Rapporter Utskriftskö Utskriftskö enheter 8

9 Rubriker som kommer att användas i framtiden Prognoser Konto Används i ett senare skede, rubriken syns inte ännu. Aktuella rubriker Nedan följer en kortfattad beskrivning av vad varje rubrik innehåller: Förskola/Fritidshem Här hanterara enhetsadministratören godkännande av uppsägningar, kön, placeringar och placeringsändringar samt rapporter. Utskriftskö Här finns alla utskrifter (PDF) som ska skickas manuellt till de VH som inte har angett någon e-postadress i barnomsorgsansökan. 9

10 Förskola/Fritidshem Klickar du på rubriken Förskola/Fritidshem finns 4 underrubriker med ett antal olika arbetsflikar: Godkänna Vårdnadshavare har ansökt om ändring rörande barnets placering. Det kan gälla en uppsägning av plats eller ändringar av sysselsättning dvs. grund för placering. Köhantering Barnkö, Erbjudande, Placera, Obehandlade köposter, Alla köposter Placeringar Hantera aktuella placeringar, Hantera framtida placeringar, Hantera framtida ändringar placeringar osv. Rapporter Körapport, Placeringslista, Telefonlista Klicka på Köhantering. I underrubriken Köhantering finns följande arbetsflikar: Barnkö Erbjudande Placera Obehandlade köposter (barnomosorgsansökningar som inte ännu är godkända av supporten). Alla köposter (VH har tackat nej till plats alternativt har ej svarat på erbjudandet). 10

11 Funktioner Ikoner På varje sida i systemet finns 3 ikoner längst upp till höger. Ikon Ikon innehåller en hjälpfunktion där enhetsadministratören får hjälp via en manual. är Skrivaren. Klicka på symbolen så skrivs det som syns på skärmen ut. Sidstorlek När du loggar in och markerar en underrubrik visas alltid 15 poster från början. Har enhetsadministratören flera poster (barn) under arbetsflikarna väljs en annan sidstorlek, 25 eller 50. Kolumnen med tecknet # visar antalet barn som finns i kön. Det har inget med barnets könummer att göra. Det är max 50 poster som visas. Har verksamheten flera än 50 används pilen för Nästa sida. Funktionen finns både längst upp och längst ned på sidan. 11

12 Visa/dölja För att visa/dölja vänstermenyn används följande knapp i menyn. Den ger enhetsadministratören möjlighet att se fler kolumner samtidigt. Du kan ha flera fönster öppna samtidigt. När du vill byta arbetsflik kan du välja både i menyn och via något av de öppna fönstren. Inställningar Du kan själv välja vad du vill se för uppgifter i respektive arbetsflik. Du väljer vy genom att antingen använda fälturval i funktionen eller genom att spara din egen profil. Filter är en engångsfunktion där du ex. kan söka efter ett barn genom att ange barnets personnummer. När du ska skapa din egen profil gå först in och väljer de kolumner som ska synas, sorterar kolumnerna i den ordning du vill ha dem, därefter anges spara och då skapas en egen profil. 12

13 Skapa egna profiler Klicka på Förskola/Fritidshem och någon av underrubrikerna i vänstra menypanelen Godkänna, Köhantering, eller Placeringar. I Sollentuna har barn- och utbildningskontoret sparat en gemensam (global) profil som heter Sollentuna Standard. Här finns kolumner som är viktiga och som är bra att utgå från om du vill välja att göra en egen profil. Profilen följer respektive arbetsflik det betyder att enhetsadministratören kan spar ned olika profiler under varje underrubrik. Kolumner Om du vill skapa en personlig profil lägger enhetsadministratören till kolumner genom att bocka i rutan framför texten. Vill du ta bort en kolumn avmarkerar du rutan genom att klicka i rutan. Utgå från den globala profilen när du skapar den egna profilen. De kolumner som har en bock markerad i rutan är de som visas i din vy. Lägger du till en ny kolumn hamnar den kolumnen sist i vyn. Status förklaring Lägg till/ta bort genom att markera eller bocka av i rullistan. För att flytta gjorda urval till önskad presentation, ställ markören på kolumnen och flytta till höger eller vänster beroende på önskad ordning. Tillämpa drag- och släpp metoden. Släpp när den gröna ringen visas. För att spara det urval du gjort som en personlig profil klickar du på urvalsfliken Lägg till. Ange det namn du vill att profilen ska ha och spara. När du öppnar urvalsfliken kan du se dina 13

14 egna sparade profiler under Personlig. Sortera i respektive kolumn kan du göra genom att klicka på pilen i respektive kolumn. Du sortera i bokstavsordning, stigande eller fallande beroende på vilken arbetsflik du är inne i och vilken kolumn du har framme. Filter Filter är en form av urval, dvs. du kan själv bestämma vad som ska finnas med i din lista. Många av alternativen du kan välja mellan finns även med i kolumnvalen. Skillnaden är att filterfunktionen inte går att spara ned som en egen profil. Det är viktigt att tillämpa när du väljer ett fält i urvalet filter. Rensa alltid när du är klar annars ligger ditt fältval kvar. Klicka på urvalsfliken Filter. 14

15 Status förklaring Välj i Fält rullistan önskat alternativ som du önskar göra urval på Klicka på Tillämpa om du vill se resultatet Klicka på för att göra en utökning av ditt urval Exportera Du kan exportera antalet poster som finns under respektive arbetsflik till Excel eller PDF genom att klicka på någon av ikonerna. 15

16 Se familjens samtliga placeringar i personöversikten I personöversikten är alla barns placeringar i respektive familj, i samma vy. Detta ger en helhetsbild av t ex barnets nuvarande placering. Det är endast aktuella/nuvarande placeringar som visas. En familj definieras i detta fall som den gruppering av personer som du finner i fliken Familjebild i Personöversikten och utgår från vald beräkningsgrundares familjebild. Personöversikt visas i menyvalet genom att enhetsadministratören väljer Förskola/Fritidshem Köhantering eller Placeringar. Status förklaring Klicka på ett barns namn i listan så visas Familjebild = personöversikt Klicka vidare på knappen Placeringsöversikt Både barnomsorgs- och skolplaceringar visas. I vyn syns vårdnadshavare och vilken vårdnadshavare som är beräkningsgrundare (detsamma som inkomstgrundare 1). OBS! Det är alltid aktuella/nuvarande placeringar. 16

17 De placeringar som visas i vyn Placeringsöversikt baseras på vald beräkningsgrundares familjebild och det datum man anger i formulärsfältet Placeringsstart. OBS! Barn som är boende på samma folkbokföringsadress ska ge syskonrabatt. För att det ska fungera i systemet måste samma beräkningsgrundare vara angiven för samtliga barn. Kontakta kontaktcenter@sollentuna.se om du upptäcker felaktigheter. 17

18 Förskola/Fritidshem Köhantering Klicka på Förskola/Fritidshem från den vänstra menypanelen och sedan på Köhantering. Ennhetsadministratören är med automatik i arbetsfliken Barnkö. Sollentunas kö rangordnas efter följande ordning: 1. Förturskategori SL 8 kap. 7. Beslut tas av elevstödsenheten på barn- och utbildningskontoret och en markering sätts för barnet centralt. OBS! Gäller endast vid barnets första placering. 2. Syskonförtur. Syskonmarkeringen inträder först då syskonets placeringsdatum har inträffat. Det är möjligt för enhetsadministratören att skicka erbjudande till ett syskonpar även om båda barnen står i kö. Läs villkor och köregler för att följa gällande riktlinjer. 3. Folkbokförda i Sollentuna (samt barn från andra kommuner med särskilda skäl) 4. Ej folkbokförda i Sollentuna Samtliga kategorier sorteras inbördes efter ködatum i kolumnen Ködatum alternativ. Sortering av kön Dessa gäller även om enhetsadministratören tillfälligt väljer en annan sorteringsordning, exempelvis att enhetsadministratören Önskat placeringsdatum. Välj alltid att ha kolumnen Köplats när du arbetar med din kö. Vill du ändra till stigande eller fallande sortering ställer du markören på namnet i någon av kolumnerna under sorteringsordning. 18

19 Placeringsöversikten via Barnkön Placeringsöversikten nås direkt från barnkön via ikon Placeringar på varje rad. Förskola/Fritidshem, Köhantering, Barnkö Status förklaring Klicka på ikon för det barn du är intresserad av. Klicka på Pågående (betyder att barnet inte har någon tidigare placering) eller Omplacering (barnet har en placering). OBS! Även om det står omplacering är enhetsadministratören skyldig att erbjuda en plats när barnet kommer på tur i kön. Status ansökan 19

20 Klicka på blå markerad text - Pågående Klicka på blå markerad text - Omplacerade Skapa platserbjudande Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering, Barnkö. Där kan enhetsadministratören göra följande val: Skapa ett erbjudande per barn Skapa erbjudande för flera barn 20

21 Platserbjudande för ett barn i taget Status förklaring Klicka på brev-ikonen i kolumnen Skapa erbjudande för det barn som ska erbjudas plats. Om brevikonen inte visas har barnet redan fått ett erbjudande. I rullistan för Avdelningar och Taxekategori visas de alternativ som är knutna till verksamheten. Dessa är inte obligatoriska uppgifter att fylla i när erbjudandet skickas ut. Enhetsadministratören kan välja att fylla i uppgifterna vid erbjudande tillfället eller när barnet ska placeras. Grund för placering är den uppgift som vårdnadshavaren lämnade när ansökan gjordes. Snittid (den önskade omsorgstiden). OBS! Kontrolleras av enhetsadministratören och ändras av enhetsadministratören om vårdnadshavaren har angett någon annan snittid än 15 eller 40 timmar. Placeringsstart visas så som VH har angivit dem på ansökan. OBS! Kontrolleras och ändras av enhetsadministratören till rätt datum. 21

22 Senaste svarsdatum kan ändras av enhetsadministratören. Systemet ger alltid ett förslag med 14 dagars svarstid. Enligt gällande villkor och köregler ska svarstiden vara minst 1 vecka. För barn som redan har placering kan svarstiden kortas ned till 2 dagar förutsatt att enhetsadministratören har haft telefonkontakt med vårdnadshavaren innan erbjudandet skickats ut. Detaljer och övriga köval som vårdnadshavaren har gjort i barnomsorgsansökan visas längst ner på sidan. För att skicka erbjudandet klickar enhetsadministratören på Spara. Avbryt om du har ångrat dig. Gör enhetsadministratören ett avsteg från kön måste man ange avstegsorsak och även fylla i text (se under rubriken avsteg hur man hanterar avsteg) och därefter kan du Spara. Varje barn som du erbjuder plats och som inte står som nummer 1 i din kö innebär ett avsteg i systemet. Det är viktigt att du väljer rätt avstegsorsak när du väljer alternativ från listan. Barnet som erbjudits plats finns nu även i arbetsfliken Erbjudanden. Här kommer barnet att synas tills vårdnadshavaren har besvarat erbjudandet alternativt inte svarat. OBS! Det är endast den vårdnadshavare som gjort barnomsorgsansökan som ges möjlighet att svara på erbjudande. Om vårdnadshavaren väljer att inte besvara erbjudandet kan enhetsadministratören efter viss tid Stänga erbjudandet. Då försvinner barnet från kön. 22

23 OBS! Om vårdnadshavare inte angett en e-postadress måste enhetsadministratören skicka brev med information om erbjudande av plats. Titta alltid i Utskriftkö ->Utskriftskö enheter när du erbjudit plats! Här skapas brev som enhetsadministratören ska skicka till Platserbjudande för flera barn Status förklaring Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen (har du behörighet till fler enheter måste du välja aktuell enheten) och gå till arbetsfliken Barnkö. Markera barn genom att markera rutan till vänster och klicka på knappen Skapa erbj. för flera för att skapa erbjudanden till de markerade barnen. Det är bara de barn som har brev-ikonen möjliga att ge ett platserbjudande. i kolumnen Skapa erbjudande som är Enhetsadministratören kan ändra uppgifter i de vita fälten för respektive barn. Om samtliga barn i den valda gruppen ska ha samma uppgifter anges valet i fältet längst upp och sparas genom att du klickar på Tillämpa. OBS! Tänk på att kontrollera att uppgifterna för Placeringsstart och Senaste svarsdatum är riktiga. Fortsättning i sidled: 23

24 Grund för placering, Snittid och Placeringsstart är uppgifter som vårdnadshavaren har skrivit in i ansökan. Snittid anges per barn. Läs längre fram i manualen under rubriken Tabell - Kontrakterad tid om vilka snittider som används i Sollentuna kommun. OBS! Uppgifterna kontrolleras och ändras av enhetsadministratören enligt gällande villkor och köregler. Avsteg från kön måste anges med rätt avstegsorsak och text (se villkor under rubriken Avsteg). Klicka i rutan vid texten och välj avstegsorsak med hjälp av rullistan vid pilen. Klicka på informations-ikonen i kolumnen Detaljer för att få tillgång till mer information om barnets familjebild. För att skapa och skicka erbjudande för samtliga barn klickar enhetsadministratören på Spara. Om du ångrat väljer du Avbryt. Har du missat att fylla i obligatoriska uppgifter går det inte att skicka och den felaktiga uppgiften markeras med rött. I exemplet nedan saknas avstegsorsak. Barnen som erbjudits plats finns nu även i arbetsfliken Erbjudande. Här kommer barnen att finnas tills VH har valt att besvara erbjudandet alternativt inte svarat. Om VH väljer att inte besvara erbjudandet kan enhetsadministratören efter viss tid Stänga erbjudandet. Då försvinner barnet från kön och VH får lägga till köalternativet i sin ansökan igen med nytt ködatum. OBS! Om vårdnadshavaren inte angett en e-postadress måste du skicka ett brev. Titta alltid i Utskriftkö ->Utskriftskö enheter när du erbjudit plats! Där skapas de brev som ska skickas ut till VH. 24

25 Påminnelse för erbjudande Påminnelse till vårdnadshavare som angett en e-postadress och som ej besvarat erbjudande skickas med automatik ut 4 dagar innan erbjudandet stängs. Detta gäller inte om enhetsadministratören har angett en kortare svarstid. Påminnelse till vårdnadshavare som ej angett en e-postadress måste skickas manuellt. Påminnelsen finns att hämta i Utskriftskö, Utskriftskö enheter i arbetsfliken Dokument för utskrift. OBS! Enhetsadministratören kan stänga eller förlänga svarstiden för ett erbjudande om vårdnadshavaren inte har svarat på erbjudandet. När svarstiden har löpt ut stängs länken för vårdnadshavaren. Läs mer under rubriken Förläng svarstiden. 25

26 Avstegshantering För att säkra att turordningen i kön följs så finns det en inställning som aktiverar funktionen avstegsorsak. Detta är en funktion som visas när du skapar erbjudande för ett barn som ligger längre ner i kön. Enhetsadministratören väljer aktuell avstegsorsak (obligatoriskt) från rullistan. Enhetsadministratören skriver i orsaken (obligatoriskt) i efterföljande textruta. Det finns 10 olika avstegsalternativ att välja mellan. Verksamheten kan (under pågående läsår från 1 september till och med 31 juli) göra avsteg utifrån åldersgruppsindelning 1-2 (fram till och med dagen innan barnet fyller 3) år och 3-5 (6) år. Enligt diskrimineringslagen är det inte tillåtet att göra avsteg från köreglerna på grund av barnets kön. Läs gärna mer om detta i gällande villkor och köregler! Verksamheten anger avstegsorsak genom lämpligt val i kösystemet och det behövs ej ett skriftligt beslut från barn- och utbildningskontoret. OBS! Det finns dock undantag (se villkor och köregler) då avsteg är aldrig tillåtet att göra för barn med placeringsstart i augusti. Avsteg enligt BUK beslut gäller enbart om du har ansökt och fått ett dokument om godkänt avsteg. Du fyller i texten: Se bilaga under Avstegsorsak (text). 26

27 Familjedaghem får maximalt ha 3 barn/dagbarnvårdare som är inskrivna samtidigt i ålder 1-2 (fram till och med dagen innan barnet fyller 3) år. Det innebär att dagbarnvårdaren måste göra avsteg från kön i de fall de har yngre barn som står på tur i kön. Enligt gällande villkor och köregler. Erbjudande Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen. Status förklaring I arbetsfliken Erbjudanden hanteras barnets erbjudande. Barnet ligger här tills vårdnadshavaren har valt att besvara erbjudandet alternativt inte svarat. Om vårdnadshavaren väljer att inte besvara erbjudandet kan enhetsadministratören efter viss tid Stänga erbjudandet. Då försvinner posten från kön och arbetsfliken Erbjudanden. Accepterar vårdnadshavaren platsen hamnar barnet i arbetsfliken Placera. Avstår vårdnadshavaren erbjudandet men vill stå kvar i enhetens kö hamnar barnet i arbetsfliken Barnkö. Upptäcker enhetsadministratören att ett barn med placering (se kolumnen Status ansökan => Omplacering) hamnar i arbetsfliken barnkö ska kotaktcenter informeras via e-post kontaktcenter@sollentuna.se. Ange tas bort ur kön i Ämnesraden samt barnets namn och personnummer så tas barnet bort centralt från enhetens kö. Enligt gällande villkor och köregler får VH ställa barnet i kö igen med nytt ködatum om de är intresserade av en plats. Avböjer vårdnadshavaren erbjudandet utan att välja att stå kvar i kön ligger köposten i arbetsfliken Alla köposter. Klickar du på t.ex. Ej besvarad under kolumnen Status erbjudande får du fram ärendehistoriken för barnet. 27

28 I systemet visas alltid default standard inställning. Du kan se vilka standardvärden som är inlagda genom att gå in under urvalsfliken Filter. Du kan själv välja i urvalsflik Filter vilka uppgifter du vill se i arbetsfliken Erbjudanden. Väljer du fält Status erbjudande - värde Avböjd så visas enbart de barn som har värdet Avböjd. Enhetsadministratören kan stänga eller förlänga svarstiden för ett erbjudande om vårdnadshavaren inte har svarat på erbjudandet. Läs mer om dessa funktioner under respektive rubrik. Enhetsadministratören ska aldrig Registrera svar från sökande åt en vårdnadshavare. Om en vårdnadshavare behöver hjälp med att svara ber du dem kontakta Kontaktcenter via e-post: kontaktcenter@sollentuna.se eller telefon

29 Stäng erbjudanden Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen och ta fram arbetsfliken Erbjudanden. Var alltid noga med att titta på vilka kolumnval du har framme. Status förklaring För att stänga ett erbjudande klickar du på brev-ikonen och svara OK på frågan om du vill stänga erbjudandet. Ikonen innebär att senast svarsdatum har passerat. Ska du stänga flera erbjudande kan du markera flera barn och klicka på. Barn- och utbildningskontoret rekommenderar att du stänger ett erbjudande i taget. Köposten/-erna är nu stängd/-a och visas i arbetsfliken Alla köposter. Köposten kan därefter inte öppnas igen. OBS! Barnomsorgsansökan stängs för vårdnadshavaren om ansökan enbart innehåller ett köalternativ. OBS! När VH har fått ett erbjudande är ansökan låst och vårdnadshavaren kan inte ändra eller ta bort något i ansökan. 29

30 Förläng svarstiden Svarslänken stängs ner för VH när svarstiden har löpt ut. Enhetsadministratören kan förlänga svarstiden. Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen och ta fram fliken Erbjudanden. Status förklaring Markera det barn där svarstiden ska förlängas. Klicka på och ange nytt Senaste svarsdatum. Klicka på Spara. Registrera svar från sökande ska aldrig användas av enhetsadministratör. Det är alltid vårdnadshavaren som ska svara och behöver vårdnadshavaren hjälp hänvisar enhetsadministratören till Kontaktcenter. Vårdnadhavaren kan alltid ha 5 aktiva köalternativ Ansökan kan alltid innehålla 5 köval. Det innebär att om ett av köalternativ har blivit färdigbehandlat t.ex. placerad, kan vårdnadshavaren lägga till nya köalternativ i barnets ansökan. Funktionen gäller bara ansökningar till förskola och familjedaghem. Placera barn Placera ett barn När du ska placera ett barn i din verksamhet är det viktigt att du kontrollerar barnets familjebild innan du placerar. Status förklaring Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen. I arbetsfliken Placera ligger de platserbjudanden som är klara att placeras. Du kan välja att placera ett eller flera barn ifrån listan. Klicka på ikonen för barnet du vill placera. Fyll i aktuella uppgifter i de inringade rutorna: 30

31 Status förklaring Beräkningsgrundare ska aldrig ändras av enhetsadministratören. Om barnets hela familj ligger samlad d.v.s. båda vårdnadshavarna finns angivna under familjebilden, ska båda vårdnadshavarna vara med som inkomstgrundare dvs både inkomstgrundare 1 och 2 ska anges vid barnets placering. Beräkningsgrundare ska vara samma person som Inkomstgrundare 1. Om barnet ligger med i 2 familjebilder, dvs. att en av vårdnadshavarna är folkbokförd på en annan adress än barnet, ska endast den vårdnadshavare som bor med barnet anges som beräkningsgrundare och som inkomstgrundare 1 när du placerar barnet. OBS! Har du syskon placerad i din verksamhet måste samma vårdnadshavare (folkbokförd på samma adress som barnen) stå som beräkningsgrundare (inkomstgrundare 1) för samtliga barn i familjen för att syskonrabatt ska skapas. Det är viktigt att enhetsadministratören alltid kontrollerar beräkningsgrundaren för syskon. Är det olika VH så kontaktar du Kontaktcenter via kontaktcenter@sollentuna.se för en korrigering. Ange Felaktig beräkningsgrundare - syskon i ämnesraden samt barnens namn och personnummer i e-posten. 31

32 Enhetsadministratören ska alltid kontrollera Inkomstgrundare 1 och 2. Skrolla ned till adresser och klicka på +. Inkomstgrundare ska alltid vara folkbokförda på samma adress som barnet. OBS! Om inkomstgrundaren inte är boende på samma folkbokföringsadress kontaktar du Kontaktcenter via kontaktcenter@sollentuna.se för en korrigering. Ange Felaktig inkomstgrundare ej boende på barnets folkbokföringsadress i ämnesraden och barnets namn. Verksamhet - Obligatoriskt för enhetsadministratör att fylla i. 32

33 Avdelning - Obligatoriskt för enhetsadministratör att fylla i. Om du inte vet vilken avdelning barnet ska gå kan du ändra till rätt avdelning senare. Taxekategori - Obligatoriskt för enhetsadministratör att fylla i. Du får välja mellan alternativen 1) Förskola eller 2) Allmän Förskola. Allmän förskola kan endast väljas i detta skede. När barnet redan är placerat kan valet Allmän förskola endast göras centralt. Blir det aktuellt för ett barn som du har placerat att byta taxekategori till Allmän förskola måste du kontakta kontaktcenter@sollentuna.se, ange ärende Byte av taxekategori - Allmän förskola i ämnesraden samt barnets namn och personnummer. Om du har fritidshem på enheten kommer även den taxekategorin att visas här. Kontrakterad tid - Använd alltid 15 timmar eller 40 timmar. Använd 15 timmar även om VH och enheten har ingått ett 25 timmars avtal. All tid över 15 timmar (16-60 timmar/vecka) anses som heltid och då fyller du i 40 i rutan kontrakterad tid. Snittid - Kontrakterad tid och snittid måste alltid vara samma. Ändra tiden i rutan om VH har fyllt i en annan tid än 15 eller 40. Grund för placering - Aktivt arbetssökande, arbetande, föräldraledig eller studerande. Placeringsstart - Ska alltid vara samma datum som Debiteringsstart för att barnomsorgscheck och barnomsorgsavgiften ska bli rätt. Debiteringsstart - Ska alltid vara samma datum som Placeringsstart för att Barnomsorgscheck och Barnomsorgsavgiften ska bli rätt. Fyller du inte i värden i rutorna för avdelning, taxekategori, verksamhet och grund för placering får du felmeddelande. Obligatoriskt fält visas med röd text i det fält som saknar värde. Tryck på. Placeringen flyttas nu till arbetsfliken Hantera framtida placeringar (Förskola/Fritidshem, Placeringar). Läs mer om detta under rubriken Placeringar. OBS! Har barnet en placering i en annan förskoleverksamhet kommer enhetsadministratören inte att kunna spara utan att ett felmeddelande visas. 33

34 OBS! Vårdnadshavaren måste säga upp sitt barns nuvarande placering och den avlämnande enheten måste godkänna uppsägningen innan enhetsadministratören i nya verksamheten kan placera barnet. Det är viktigt att enhetsadministratören på avlämnande enhet godkänner uppsägningar omgående för att den nya enheten ska kunna placera. När vårdnadshavaren har accepterat ett erbjudande och sagt upp eventuell tidigare placering måste enhetsadministratören fullfölja genom att placera barnet snarast. VH ansökan är låst för ändringar fram tills processen är slutförd. Klicka på Avbryt eller beslut Genomför ej och spara. I båda fallen avbryts placeringen. Kontakta vårdnadshavare och/eller verksamheten som barnet är placerat hos (se information i ovanstående ruta). Placera flera barn Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen och ta fram arbetsfliken Placera. Status förklaring Markera de barn du vill placera. Klicka på Placera markerade Fyll i de obligatoriska uppgifterna (se under rubriken Placera ett barn) 34

35 Fortsättning sidledes: Tabell - Kontrakterad tid och snittid Det är viktigt att du registrerar rätt kombination på kontrakterad tid, taxekategori och verksamhet. Kontrakterad tid och snittid kan aldrig vara annat än 15 eller 40 timmar/vecka. VH är detsamma som vårdnadshavare. Alternativ för omsorgstid Upp till 15 timmar i veckan. Deltidsplats Upp till 15 timmar i veckan. Deltidsplats Över 15 timmar Heltidsplats Taxekategori Verksamhet Förskola Förskola Familjedaghem Allmän förskola Förskola Familjedaghem Förskola Förskola Familjedaghem Grund för placering Arbetande Studerande Aktivt arbetssökande Föräldralediga Arbetande Studerande Aktivt arbetssökande Föräldralediga Arbetande Studerande Aktivt arbetssökande Föräldralediga Ålder 1-5 år. Avgift. Rätt till plats alla dagar. Utöka till 25 timmar gäller enbart skoldagar. Då gäller en skriven överenskommelse utanför systemet. Från 1 aug det år barnet fyller 3 år. Avgiftsfri BO-avgift. Gäller enbart skolans terminer (ej lovdagar) Den tid som VH ska ange/snit tid

36 Placeringar Klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar från den vänstra menypanelen. Här finns ett antal arbetsflikar: Följande arbetsflikar används i Sollentuna kommun: arbeta I Hantera aktuella placeringar finns de barn som går på enheten idag. I Hantera framtida ändringar finns de ärenden som godkänts av enhetsadministratören som ligger framåt i tiden. Arbetsflikarna som du kan titta i: I Hantera framtida placeringar ligger de placeringar som har ett senare datum för placering än dagens datum. Den dagen placeringsdatumet infaller flyttas barnet över till arbetsfliken Hantera aktuella placeringar med automatik. I Hantera historiska placeringar kan enhetsadministratören se alla barn som har ett stoppdatum på placeringen som är passerat samt de aktuella placeringar som har ändrats där ändringsdatumet har passerat. I Hantera alla placeringar finns alla aktuella, framtida och historiska placeringar. I Raderade placeringar finns de placeringar är endagsplaceringar. Placeringar som har tagits bort för att vårdnadshavaren har accepterat platserbjudandet och ångrat sig. OBS! Enhetsadministratören ska aldrig radera en placering. 36

37 Hantera aktuella placeringar Klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar från den vänstra menypanelen och ta fram Det är enbart knapparna Ändra placeringshändelser (ex. avdelningsbyte) och Skicka e-post som används av enhetsadministratör. OBS! Begär omplacering / Omplacera markerade / Ändra placering ska aldrig användas av enhetsadministratören! Ändra avdelning för placerade barn Gå till Förskola/Fritidshem, Placeringar och arbetsfliken Hantera aktuella placeringar. Enhetsadministratören kan ändra avdelning för ett eller flera barn. Statusförklaring Markera ett eller flera barn och klicka på knappen Ändra placeringshändelser. Ändra avdelning och ange startdatum för ändringen i fältet Ändringsstart. OBS! Det är viktigt för att barnomsorgscheck (ersättning till enheten) och barnomsorgsavgift (faktura till vårdnadshavare) ska bli rätt. Glöm inte att Tillämpa! Klicka på Spara. Du kan kontrollera att ändringen har genomförts genom att gå till arbetsfliken Hantera framtida ändringar. 37

38 Hantera framtida placeringar Här kan du ändra avdelning för ett barn som inte har påbörjat sin inskolning ännu. Klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar från den vänstra menypanelen och ta fram arbetsfliken Hantera framtida placeringar. Statusförklaring Markera aktuellt barn. Använd knappen Ändra placeringshändelser. Ändra avdelning som barnet ska gå på vid pilen i kolumnen Avdelning och klicka på Tillämpa. Klicka på Spara. Får enhetsadministratören upp en informationsruta när en ändring ska göras för ett barn kan det bero på att barnet redan har en ändring som ligger framåt i tiden. Texten som visas är Förändringen måste göras på den sista placeringshändelsen. Följande barn är felaktigt markerade. Detta betyder att ändringen måste göras från arbetsfliken Hantera framtida ändringar. Hantera framtida ändringar Klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar från den vänstra menypanelen och ta fram arbetsfliken Hantera framtida ändringar. I arbetsfliken finns ändringar t.ex. ett avdelningsbyte med startdatum som ligger framåt i tiden eller en ändring av omsorgstid (från 15 timmar till 40 timmar) som vårdnadshavaren har ansökt om och som enhetsadministratören har godkänt (se arbetsfliken Grund för placering). Det är viktigt att du alltid kontrollerar att startdatum stämmer innan du godkänner en ändring som gjorts av vårdnadshavaren. 38

39 Statusförklaring Under Filter kan du välja fält och skriva in barnets personnummer och Tillämpa. Under kolumnen Ändringsstart ser du från vilket datum ändringen gäller. Kontrollera att datumet är korrekt. Klickar du på barnets namn kommer du till barnets familjebild. Klicka på fliken Förskoleplaceringar så ser du en sammanställning av placeringshändelser som skett i nuvarande placering samt historik på tidigare placering om barnet varit placerat tidigare. Här kan du se Ändringsstopp och Ändringsstart på placeringen. I ex. ovan har barnet bytt avdelning. Klicka på för att återgå till arbetsfliken Hantera framtida ändringar. Med hjälp av Filter kan enhetsadministratören ta fram uppgifter från ex. endast en avdelning. Arbeta med urval 39

40 Här finner enhetsadministratören kontaktuppgifter för placerade barn. Klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar. Markera de barn som ska visas i urvalet. Välj därefter knappen Arbeta med urval så visas en ny lista. En ny vy för Placeringar öppnas med endast de markerade barnen. Enhetsadministratören kan ta fram information kring placeringar och arbeta med eget urval i syfte för att kunna exportera informationen till Excel. Default (standardinställning) visar de kolumner som är inställda för vyn Placeringar. Det finns fler kolumner tillgängliga att välja till. Högerklicka på kolumnrubriken för att välja vilka kolumner som ska visas. 40

41 För att förenkla arbetet med urvalet kan du välja att skapa egen profil (läs mer under skapa profil). Enhetsadministratören kan t.ex. välja att sortera avdelningsvis med vårdnadshavarens telefonnummer. De skapade listorna går att exportera till Excel för vidare bearbetning. Det gör du genom att använda symbolen. Godkänn uppsägning Klicka på Förskola/Fritidshem, Godkänna i den vänstra menypanelen. Arbetsflikarna som Sollentuna kommun använder: Uppsägning av plats Grund för placering hit kommer vårdnadshavarens begäran om ändring av omsorgstid som enhetsadministratören måste godkänna. 41

42 Uppsägning av plats När vårdnadshavaren gör en uppsägning hamnar uppsägningen i arbetsfliken Uppsägning av plats där den ska godkännas av enhetsadministratören. OBS! Uppsägningen ska godkännas. Om datumet för placeringsstoppet inte stämmer överens med uppsägningstiden kan enhetsadministratören ändra datumet längre fram i processen. Klicka på rubriken Förskola/Fritidshem, Godkänna och arbetsfliken Uppsägning av plats visas: I arbetsfliken kan enhetsadministratören välja att godkänna uppsägning för ett enstaka barn eller flera barn samtidigt. Godkänn ett barn Status förklaringar Markera barnet genom att klicka i rutan framför barnets namn. Klicka på Eller klicka på i kolumnen godkänn vid respektive barn. Barn- och utbildningskontoret rekommenderar att godkänna en uppsägning i taget. 42

43 Enhetsadministratören behöver ändra datum för Placeringsstopp respektive Debiteringsstopp, datumet ska stämma överens med 2 månaders uppsägningstid. OBS! Gäller ej vid barnets första placering om barnet endast varit i verksamheten under 2 veckor. Godkänn flera barn samtidigt Markera flera barn genom att sätta en bock i rutan framför de barn som ska godkännas. Klicka på Enhetsadministratören ska ändra datum för Ändringsstopp respektive Debiteringsstopp så det stämmer överens med 2 månaders uppsägningstid. Vårdnadshavare har rätt till omedelbar uppsägning av barnets plats senast 13 kalenderdagar efter barnets första vistelse dag i verksamheten om det är barnets första placering. OBS! Ändringsstopp och Debiteringsstopp ska alltid vara samma datum för att barnomsorgscheck och -avgift ska bli korrekt. Klicka på Spara. 43

44 Uppsägningen är nu godkänd. Ange noteringar för beslut om du vill det innan du klickar på ändra status/spara. Noteringen visas för vårdnadshavaren. Om vårdnadshavaren angett placeringsstopp samma dag som de gjort ändringsanmälan kan det vara bra att skriva en notering om 2 månaders uppsägningstid. OBS! Du bör vara restriktiv med att skriva i noteringsfältet! Det är viktigt att du alltid åtgärdar ärenden löpande som ligger i arbetsfliken Uppsägning av plats. Om du har ärenden som ligger bakåt i tiden är det viktigt att du kontaktar kontaktcenter@sollentuna.se Ärenden som inte har blivit godkända i tid dvs. innan datumet har passerat påverkar att barnomsorgscheck och avgift blir felaktiga. Godkänn grund för placering Klicka på Förskola/Fritidshem, Godkänna och ta fram arbetsfliken Grund för placering. Lägg till kolumnen Status (om den saknas). Där finns de ärenden där VH har begärt ändring av önskat startdatum, ny grund för placering eller ny önskad omsorgstid som inte ännu har blivit behandlade av enhetsadministratören. OBS! Observera att om det är en ändring som innebär en annan check så kan du inte bara godkänna förälderns ansöka längre om datumet för ändringen har passerat. Ändringen kan redan ha genomförts och då är det viktigt att enhetsadministratören hanterar posten i arbetsfliken på rätt sätt för att barnomsorgscheck och avgift ska bli rätt. Status förklaring Godkänn ett/flera barn - Markera ett/flera barn genom att sätta en bock i rutan på de barn som ska godkännas för ändring Klicka på knappen Klicka på pilen vid kolumnen Godkänn/Avslå och välj alternativet Godkänn. OBS! Har du ändringar som ligger bakåt i tiden ska du inte godkänna utan kontakta kontaktcenter@sollentuna.seange alltid ditt ärende, verksamhetsnamn, barnets namn eller personnummer i ämnesraden Kontrollera Startdatum (se under Övrig information om placeringar ) Kontrakterad tid (Ändras om vårdnadshavaren angivit annan tid än 15 eller 40) Noteringar för beslut (används restriktivt) 44

45 Klicka på Spara när allt är klart. Ändring av omsorgstid Det finns möjlighet att ändra omsorgstid för enhetsadministratören om inte föräldern begär en ändring. Status förklaring Klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar från den vänstra menypanelen och ta fram arbetsfliken Hantera aktuella placeringar. I arbetsfliken finns de barn som går på enheten idag. Markera raden med barnets namn och klicka på Ändra placeringshändelse Du får upp vyn för Ändra placeringshändelser. Här är det viktigt att fylla i Ändringsstart Avdelning (enbart om det är byte av avdelning). Kontrakterad tid. Skriv i den tid som ska gälla (15 eller 40 timmar). 45

46 Obs! Vid ändring till allmän förskola, måste enhetsadministratören kontakta central administratören på barn- och utbildningskontoret. Grund för placering kommer från vårdnadshavarens barnomsorgsansökan. Klicka på spara. OBS! Om ändring av placeringshändelser görs från menyraden, måste enhetsadministratören klicka på knappen Tillämpa för att ändringen ska uppdateras. En röd pil visas där ändring har skett. Kontroll av genomförd ändring: Klicka på barnets namn som du har ändrat omsorgstid på. Familjebilden kommer då fram med ett antal flikar överst, klicka på förskolplaceringar. Här kan du se den ändring som du nyss har gjort. I ex nedan är det ändrat från 40 timmar till 15 timmar, förskola med ändringsstart Snittid har blankats ut och så ska det se ut. OBS! Kontrakterad tid och snittid kan vara olika. Det som är viktigt är att det står rätt timantal i kolumnen kontrakterad tid eftersom den styr storleken på barnomsorgscheck och avgift. 46

47 Prognoser Systemet kan hantera prognoser för varje verksamhet. Funktionen är inte aktiv i Sollentuna ännu. Prognos för lediga platser just nu i Sollentuna kommun För att vårdnadshavare i Sollentuna kommun på ett enkelt sätt ska kunna se vilka verksamheter som har lediga platser skulle barn- och utbildningskontoret vilja att du som är ansvarig för verksamheten skickar information till bun@sollentuna.se om du har lediga platser. Med det menas att du har en ledig plats just nu och kan ta emot ett nytt barn snarast. Detta gäller oavsett om du driver en kommunal eller fristående verksamhet. Följande gäller när du har lediga platser i din verksamhet. Skicka e-post till bun@sollentuna.se Ange namnet på din enhet samt antalet lediga platser du har just nu. OBS! När platsen/platserna inte är lediga längre måste du meddela förändringen via e-post snarast till bun@sollentuna.se Om du inte har några lediga platser behöver du inte skicka något meddelande via mejl. Barn- och utbildningskontoret lägger ut information om lediga platser på och välj Val av barnomsorg informationen uppdateras en gång i veckan. övrig information om placeringar Följande regler gäller för placeringar, ändring av placeringar och uppsägning Placering kan starta i innevarande månad. Vi rekommenderar er att placera snarast, senast månaden innan placeringen börjar. Då betalas barnomsorgscheck ut i rätt månad och avgiften till föräldern blir rätt. Ändring av omsorgstid i systemet kan göras innevarande månad. Det är enhetsadministratören som avgör om ändringar som VH har begärt ska godkännas. Två månaders uppsägningstid gäller från det att föräldern begärt uppsägning i systemet. OBS! VH har rätt till omedelbar uppsägning av barnets plats senast 13 kalenderdagar efter barnets första vistelsedag i verksamheten om det är barnets första placering. Från den dagen barnet folkbokförts i annan kommun upphör avgift till föräldrarna och ersättning till förskolan/familjedaghemmet från Sollentuna kommun. 47

48 OBS! Tänk på att det viktigt att fullfölja hela processen med att placera på avdelning. Det ska ske senast den sista månaden innan som barnet ska börja. Ex. om barnet ska börja den 20 augusti måste enhetsadministratören ha fullföljt placeringen senast den 31 juli. Om placeringen inte är fullföljd i rätt tid innebär det att ingen avgift går ut till vårdnadshavaren eller barnomsorgscheck utbetalas till verksamheten. Enhetsadministratören kan placera barnet i innevarande månad, då betalas barnomsorgschecken ut månaden efter och vårdnadshavaren får dubbel avgift på nästkommande faktura. Länk till kommunens sida om Regler och avgifter: 48

49 Hantering av barn med sekretessmarkering Personer med sekretessmarkering från Skatteverket är markerade i webbapplikationens administrativa del. Dessa personer kan aldrig få ett konto för att kunna logga in på den publika webben. Dessa personer har raderade namn och adressfält för att förbli anonyma. Barnkö: Köansökan ska/måste hanteras av enhetsadministratören utanför systemet. (köansökan ska inte göras av vårdnadshavare på webben/systemet) Vårdnadshavarna ansvarar för att uppge hur verksamheten når dem vid eventuellt. Platserbjudande Barn- och utbildningskontoret skickar information till vårdnadshavare om ansökningsförfarandet och förändringar gällande placeringen Placerade barn: När verksamheten har placerade barn med sekretessmarkering så hanterar enhetsadministratören dem utanför systemet Vårdnadshavarna ansvarar för att meddela verksamheten när det sker en förändring i placeringen Enhetsadministratören ansvarar för att snarast meddela Barn- och utbildningskontoret om förändringen. Kontakta Inger Lisard via telefon När enhetsadministratören erbjuder plats bör ni uppmana vårdnadshavaren att skicka in en inkomstblankett till kommunen. Placerade barn som har sekretessmarkering finns inte med i systemet under placeringar. Utbetalning av BO-check sker via underlaget och visas endast med belopp, inga personnummer eller namn visas. Om verksamheten behöver komma i kontakt med en familj med skyddad adress: Skriv förälderns personnummer på ett kuvert Kuvertet läggs i ett annat kuvert och skickas till Skatteverket Förmedlingsärenden, Stockholm. 49

50 Personer med tillfälliga personnummer (TFnummer) Personer med tillfälligt personnummer (TF-nummer) kan vara asylsökande familjer, asylsökande ensamkommande barn eller familjer med EU status. Den rekommenderade standaren för manuell registrering av födelsedata som vi följer är att näst sista siffran ska vara ojämn för man och jämn för kvinna. Ex TF10 för man och TF20 för kvinna. När familjer med (TF-nummer) ska ansöka om barnomsorg eller grundskola så är det kontaktcenter (KC) som registrerar in personuppgifterna i verksamhetssystemet Extens. De kopplar sedan ihop familjemedlemmarna eller barnet med extra vårdnadshavare t.ex. när barnet har en god man istället för en vårdandshavare eller är placerad i ett familjehem. Sedan hjälper Centrum för integration (CIFS) till med att ta fram en placering till en förskola/familjedaghem eller en grundskola. När sedan personen i fråga får ett korrekt personnummer från Skatteverket använder vi centralt en funktion i Extens som matchar personnummer. Registrerade uppgifter från det tillfälliga personnumret följer då med till det korrekta personnumret. Kontroll ska göras om personen är asylsökande eller inte. Om personen är asylsökande ska LMA kort visas upp. Det kan också finnas familjer som kommer med EU status och då är de troligtvis inte asylsökande. För att verksamheten ska vara berättigade till barnomsorgscheck behöver KC kopia på LMA-kort och pass på barnen. Check utgår inte per automatiskt för barn med TFnr. KC önskar att få in följande information från verksamheten så att ersättningen blir rätt: Kopia på LMA-kort för asylsökande barn Pass för barn från EU-länder med uppehållstillstånd Pass för barn utanför EU Diplomatbarn som kommer utanför EU-länderna har inte rätt till barnomsorg i Sollentuna kommun. Kopia på LMA-kort och pass skickas till kontaktcenter@sollentuna.se 50

51 Utskrifter Här visas verksamhet och enhetsid för att kunna skilja enheter med samma verksamhet från varandra. Klicka på Utskriftskö, Utskriftskö enheter. Det finns två arbetsflikar: I arbetsfliken Dokument för utskrift skapas rapporter till VH som ej angivit någon e-post adress. Alla dokument är av typen PDF-dokument. I arbetsfliken Utskrivna dokument visas de rapporter som är klarmarkerade för utskrift, dvs de dokument som enhetsadministratören har skickat till vårdnadshavare utan e-post adress. All post som skickas till vårdnadshavare skickas till folkbokföringsadressen. Detta för att enhetsadministratören ska vara säker på att rätt person informationen. Status förklaring Ange aktuell information i något av fälten. Om bara enstaka rapporter ska skrivas ut markeras aktuell rapport. Klicka på Skriv ut markerade. För att kunna skriva ut PDF-dokumenten klicka på här. Markerade PDFdokumenten öppnas och kan nu skrivas ut eller sparas för senare utskrift. Stäng PDF-dokumentet och klicka på Klarmarkera utskrift. För att inte skriva ut brevet tryck enbart på Klarmarkera utskrift. Om det finns gamla dokument som redan är åtgärdade ska du Klarmarkera utskrift. Observera att listan alltid ska vara tom. När barn-och utbildningskontoret gör ändring i en placering ex ändring av datum, avslutar en placering osv, så skapas det inget brev eller e-post till vårdnadshavarna. 51

52 De utskrivna rapporterna kan återfinnas i fliken Utskrivna dokument. Det går att använda samma sökfunktioner och skriva ut rapporterna från denna sida efteråt. 52

53 Skicka e-post till vårdnadshavare Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen i arbetsfliken Barnkö eller klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar och arbetsfliken Hantera aktuella placeringar eller Hantera framtida placeringar. En funktion som kan vara bra att använda t.ex vid informationsmöte, öppet hus etc. Status förklaring Markera de barn vars vårdnadshavare som du ska skickas e-post till Välj knappen Skicka e-post. Markera Barnets vårdnadshavare E-postklienten som finns tillgänglig på enhetsadministratörens dator öppnas vilket innebär att e-post skickas från din egen brevlåda och eventuellt svar kommer att komma till din inkorg. Information skickas till de vårdnadshavare som har en e- postadress inlagd i systemet. Samtliga e-postadresser skickas som hemliga kopior och är dolda för övriga vårdnadshavare. Enhetsadministratören väljer att skriva den text som önskas och/eller bifogar dokument. Det öppnas en resultatlista. I listan kan du se vårdnadshavare som angivit e- postadress de visas med en grön bock. De vårdnadshavare som inte har någon e- postadress registrerad måste enhetsadministratören skicka informationen via brev till. 53

54 För att spara ner urvalet, välj exportera Excel (xls) Rapporter i barnomsorg Klicka på Förskola/Fritidshem, Rapporter från den vänstra menypanelen. Nedan listas alla de rapporter som finns i barnomsorg (förskola och familjedaghem). Dessa är markerade med en röd ruta framför. Status förklaring Klicka på rapporten som du vill skriva ut Ange urval (ex avdelning, datum) eller klicka OK. Beroende på rapport kan möjligheterna till urval variera. 54

55 Lycka till i ert arbete och skicka gärna era supportfrågor till vår gemensamma e-post adress kontaktcenter@sollentuna.se 55