Handbok för fritidshem Sollentuna Kommun

Transkript

1 Handbok för fritidshem Sollentuna Kommun Version: 5.0 Skapad: Uppdaterad: Anita Oliver Barn- och utbildningskontoret Sida 1 av 29

2 Sparad: I:\BUF\Barn och ungdomsnämnden\ist\handböcker & Dokument\Fritidshem Innehållsförteckning Hantering av fritidshemsansökningar... 3 Inledning... 4 Den publika sidan (e-tjänsten för vårdnadshavare)... 4 Inloggning till e-tjänsten... 4 Inloggningssida till den administrativa sidan:... 6 Verksamhetssystemet... 7 Navigering på den administrativa sidan... 7 Förskola/Fritidshem... 7 Vald Profil... 8 Kolumner... 9 Status förklaring... 9 Filter Status förklaring Köhantering Direktplacera Barn placerade i förskolan/familjedaghem och som ska börja förskoleklass nästa läsår: 13 Uppsägning av fritidshemsplacering i årkurs 3 och årskurs 5 (gäller skolor som endast har fritidshem upp till och med årskurs 5): Uppsägning av fritidshemsplacering i årkurs 6: Förskola/Fritidshem Placeringar Hantera aktuella placeringar Ändra avdelning eller taxekategori på placerade barn/elev: Hantera framtida ändringar Hantera historiska placeringar Förskola/Fritidshem Godkänna (uppsägning) Uppsägning av plats Övrig information om placeringar Regler för placeringar, ändring av placeringar samt avslut Personer med tillfälliga personnummer (TF-nummer) Sekretessmarkering Hantering av barn och elever med skyddade personuppgifter från Skatteverket Utskrifter Notifieringar som ska skickas via post när det inte finns någon angiven e-postadress Skicka e-post till vårdnadshavare Rapporter i barnomsorg Funktioner Sida 2 av 29

3 Hantering av fritidshemsansökningar När eleverna placeras på skolan så blir fritidsposterna placeringsbara på respektive fritidshem, det vill säga de hamnar under fliken Barnkö i skolansökningssystemet. För att hitta eleverna som har ansökt om fritidshemsplaceringar: loggat in i skolansökningssystemet Barnomsorg Köhantering Fritidshemsverksamhet Barnkö. Ta sedan fram profilen Sollentuna från hela skolvalet. där visas ansökningarna som kommer Viktig information att läsa! När barn- och utbildningskontoret centralt har i slutet april- och i början på maj månad avslutat alla förskolplaceringar för de barn som ska fylla 6 år, blivande förskoleklasselever, som ska börja på fritidshem elever som idag går i nuvarande fritidshem årskurs 3 som ska börja årkurs 4 till höstterminen elever som idag går i nuvarande fritidshem årskurs 4-6, beroende på vilken som är den högsta årskursen på skolans fritidshem så kan skoladministratören börja hantera fritidshemsansökningarna, förutsatt att samtliga vårdnadshavare har accepterat den nya skolplaceringen. När du skall direktplacera barnen/eleverna i fritidshemmet placerar du barnen/eleverna det datum vårdnadshavaren önskar. Barn som fyller 6 år och är inskrivna på förskolan: om inte vårdnadshavaren har sagt upp platsen till ett tidigare datum, kommer förskoleplatsen att avslutas centralt och den sista dagen i den gamla verksamheten blir då den 7 augusti, och den första dagen i den nya verksamheten blir den 8 augusti. Se mer om hanteringen av andra årskurser längre fram i handboken. Sida 3 av 29

4 Inledning Denna handbok omfattar de delar som enhetsadministratören inom fritidshem kommer att arbeta med: Barnkö Barn Uppsägning Det finns två internetsidor för barnomsorgsval i Sollentuna: Den publika sidan - e-tjänsten där vårdnadshavare (kommer att förkortas VH i lathunden) gör barnomsorgsvalet och följer sitt ärende/sina placeringar. När det är skolval är det samma inloggning på den publika sidan för vårdnadshavare Den administrativa sidan - verksamhetssystemet där enhetsadministratören hanterar sin kö och placerade barn/elever. Även skolansökningarna hanteras härifrån. Support Supportfrågor- gällande fritidshemsansökningar skickas till följande e-postadress kontaktcenter@sollentuna.se Den publika sidan (e-tjänsten för vårdnadshavare) Inloggning till e-tjänsten För att komma till den publika sidan e-tjästen går man till I e-tjänsten loggar VH in för att hantera sina ärenden och sina placeringar. Under rubriken Fritidshem finns samtliga enheter i kommunen. Sida 4 av 29

5 Här kan man som oinloggad se information som finns inlagd om din enhet informationen hämtas delvis från kommunens verksamhetssystem Extens med koppling till Skatteverket. Klicka på rubriken Fritidshem och sök fram er enhet. Under mer info finns knappen Visa mer efter varje enhet. Klicka på Visa mer. Informationen som visas här är den information som är registrerad om enheten under mappen Utbud, Administrera enheter och information som delvis hämtas från verksamhetssystemet Extens. Köansvarig eller verksamhetsansvarig har registrerats in och kommer att stå med på olika rapporter som skapas i systemet vid ex erbjudande om plats. Det går bara att ha en kö- alt verksamhetsansvarig som visas utåt men det går bra att ha flera som har konto och hanterar kö/placeringar. Övrig information om verksamheten hänvisar vi till skolans egen hemsida. Det är viktigt att skolans webbsida är uppdaterad med aktuella kontaktpersoner och telefonnummer m.m. Centralt hänvisar vi alltid VH till skolans webbsida. Slutar en köansvarig eller verksamhetsansvarig är det viktigt att kontot avslutas. Kontakta supporten via e-post kontaktcenter@sollentuna.se som informerar systemets förvaltningsledare på barn- och utbilningskontoret, som då avslutar kontot och skapa nytt konto för ny användare. Barnomsorgshandläggare på kontaktcenter anordnar utbildning i systemhanteringen. OBS! Har vi de rätta uppgifterna om placeringsansvarig etc? Skicka annars en e-post till kontaktcenter@sollentuna.se Sida 5 av 29

6 Den administrativa sidan Inloggningssida till den administrativa sidan: Skola & förskola - Förskola & pedagogisk omsorg eller Grundskola - För utförare - Inloggning och manualer Här finns det också olika manualer och andra dokument - Välj Inloggning E-tjänst för skola och förskola för administratörer - Logga in med AnvändarID och Lösenord Konto för inloggning för enhetsadministratören skapas av systems förvaltningsledare förvaltare på barn- och utbildningskontoret Du loggar in med kontot för att komma åt de sidor som bara du har behörighet till Som inloggad enhetsadministratören hanterar du bland annat din kö- och placerade barn/elever Sida 6 av 29

7 Verksamhetssystemet Navigering på den administrativa sidan När du loggat in med ditt konto i systemet kommer du att komma till din startsida. Längst upp på sidan anges Meny. Du har behörighet till de verksamheter som du ska jobba med. Har du flera verksamheter så växlar du mellan de olika rollerna i fältet Meny. Har du flera verksamheter så klickar du på pilen och leta reda på den enhet som du vill jobba med just då (samma inloggning gäller för de verksamheter du har behörighet till.) På bildens vänstra sida hittar du ett antal rubriker med underrubriker. Rubriker som är aktuella för enhetsadministratören är: Förskola/fritidshem Utskriftskö På följande sidor går vi igenom varje rubrik men här är en kortfattad beskrivning vad varje rubrik innehåller: Förskola/fritidshem Här hanterar du kö, placeringar och uppsägningar Utskriftskö Utskrifter till VH som inte angett e-postadress Förskola/Fritidshem Klickar man på Rubriken Förskola/Fritidshem finns fyra underrubriker: Godkänna (uppsägning) Köhantering Sida 7 av 29

8 Placeringar Rapporter Klicka på Köhantering Under alla underrubriker finns Arbetsflikar: Barnkö Erbjudande (används inte av fritidshem) Placera Obehandlade köposter ( Oinloggade ansökningar som inte är godkända av den centrala supporten ännu) Alla köposter I varje arbetsflik finns möjlighet att välja urvalsflikar. Här kan du göra egna urval och inställningar. Den urvalsflik som beskrivs nedan är Kolumner övriga urvalsflikar finns beskrivna i slutet av handboken Filter Kolumner Inställningar Exportera Vald Profil Gemensamma respektive personliga profiler I Sollentuna har barn- och utbildningskontoret sparat en gemensam Vald profil med ett antal kolumner som är bra att utgå från. Den gemensamma profilen heter Sollentuna standard. Den visas med systemet. och finns med under många arbetsflikar i Här visas det antal barn/elever per sida Sida 8 av 29

9 Kolumner Om du vill skapa en personlig profil lägger du till tillgängliga kolumner eller tar bort valda kolumner från den gemensamma profilen. Se nedan under kolumner hur du gör. För att komma åt fältet Kolumner klicka på pilen under texten sorteringsordning. Där visas både valda och tillgängliga urval. Det finns också möjlighet att sortera urvalet i bokstavsordning stigande eller fallande. Status förklaring Lägg till/ta bort genom att markera eller ta bort i rullistan tills det stämmer med det du vill ska visas. Flytta upp och nedåt på kolumnnamnen och markera för det som är lämpligt. För att flytta gjorda urval till önskad presentation, ställ markören på urvalet och flytta till höger eller vänster beroende på önskad ordning. Tillämpa drag- och släpp metoden. Släpp när grön ring visas. För att spara de urval du gjort som en personlig profil klickar du på urvalsfliken profil. Sida 9 av 29

10 Filter Filter är ett urval, dvs. du kan bestämma vad som ska finnas med i din lista Klicka på urvalsfliken Filter. Status förklaring Välj i Fält rullistan önskat alternativ som du önskar göra urval på Klicka på Tillämpa om du vill se resultatet Klicka på Lägg till för att göra en utökning av ditt urval Köhantering Varje post i kön har sin plats i kön enligt Sollentuna kommuns regelverk oavsett om administratören tillfälligt väljer annan sorteringsordning, t ex i bokstavsordning. Klicka på Förskola/Fritidshem, Köhantering från den vänstra menypanelen. Under fliken Barnkö visas den aktuella kön för fritidshemmet. En lista med köansökningar visas då. Sollentunas fritidshems kö rangordnas efter: Ködatum Barnets födelsedatum Ansökningsdatum Sida 10 av 29

11 En ansökan till fritidshem görs direkt via skolansökan inför kommande läsår. Gör inte VH en önskan om fritidsplacering vid skolansökan kan de vid senare tillfälle välja fritidshem och de hamnar då i er kö. Utifrån kön direkt placerar du barnet/eleven Se mer om placeringsarbetet på nästa sida.. Sida 11 av 29

12 Direktplacera Viktig information att läsa! När det gäller placering på fritidshem så direktplacerar man barnet utan att först göra ett erbjudande och invänta vårdnadshavarnas godkännande, vi kallar detta för att direktplacera. Det skapas inget kontrakt som VH skriver på eller som du skickar. Markera ett eller flera barn som ska direkt placeras genom i plocklistan till vänster. Klicka på för att skapa erbjudanden till de markerade barnen. En placeringsbild visas med uppgifter som behöver anges för placering. Fyll i kvarstående kolumnen: Kvarstående Ska vara NEJ. Då tas barnet bort från kölistan. Kontrakterad tid Här skriver du 20. Ska vara samma som i kolumnen Snittid Avdelning Obligatoriskt OB-tid, SCB Här väljer du Endast vardagar kl Taxekategori Välj Fritidshem Sida 12 av 29

13 Snittid Här skriver du 20. Timantal har ingen betydelse på fritidshem för avgift och check, i Sollentuna har vi valt att skriva 20 för samtliga fritidsplaceringar Tänk på: Placeringsstart och Debiteringsstart ska alltid vara samma datum i båda fälten för att check och avgift ska bli korrekt. Barn placerade i förskolan/familjedaghem och som ska börja förskoleklass nästa läsår: Vårdnadshavare som har ansökt om fritidshem i samband med skolansökan har rätt till en fritidshemsplacering från och med den 8 augusti på den skola barnet har fått en skolplacering. Önskar VH senare datum för placering så är det datum som ni placerar eleven på, tex 24 augusti. Vårdnadshavare har rätt att avsluta förskole/familjedaghems placering tidigare än 7 augusti även om de vill ha fritidshemsplats till höstterminen. Uppehållet mellan placeringarna måste vara mer än 90 dagar. För att generera en avgiftsfri period måste platsen i förskolan/familjedaghemmet sägas upp senast den 8 mars. Denna information skickades till förskolor/familjedaghem och grundskolor under februari månad Uppsägning av fritidshemsplacering i årkurs 3 och årskurs 5 (gäller skolor som endast har fritidshem upp till och med årskurs 5): Alla elever som går i årkurs 3 och har en fritidshemsplacering har rätt till sin plats fram till den 31 juli. Gäller även de fritidshem som endast har fritids upp till och med årskurs 5, dessa elever blir också avslutade till 31 juli. Byte från fritidshem årskurs F-3 till fritidshem årskurs 4-6 gäller från och med 1 augusti. VH har alltså rätt till plats för sitt barn på fritidshemmet årskurs 4-6 från och med 1 augusti om VH så önskar. Önskas fritidshemsplacering senare t.ex. 17 augusti så är det datumet ni placerar eleven på. Uppsägning av fritidshemsplacering i årkurs 6: Alla elever som går det sista året på fritidshemmet i årskurs 6 kommer att få sin fritidshemsplacering avslutad med slutdatum läsårets sista dag (skolavslutningen). Sida 13 av 29

14 att fylla i.. Inkomstgrundare Den ska inte ändras. Systemet känner av så att rätt inkomstgrundare sätts för att avgift ska bli rätt utifrån gällande regler om syskonrabatt Kontrakterad tid 20 Grund för placering Fyll i aktuell grund för placering Avdelning Välj mellan Fritidshem eller Fritidshem År 4-6 OB-tid, SCB Endast vardagar kl Taxekategori Fritidshem Snittid 20 Verksamhet Fritidshem 4-6, fritidshem Om du väljer att placera flera barn samtidigt och samma uppgifter gäller för hela den valda gruppen ange uppgiften i det översta fältet och klicka på Tillämpa För att spara direktplaceringen, klicka på Spara. Alla placerade barn visas nu under Förskola/Fritidshem/Placeringar. Läs mer om detta under avsnittet Placeringar. OBS! Om datumet inte är i direkt anslutning till tidigare placering så kommer ni få ett felmeddelande: När ni får felmeddelandet så går ni längst till höger och kryssar i Genomför, sen spara. Då går placeringen igenom. Om barnet har en aktuell placering (t ex i förskola eller på annat fritidshem i Sollentuna) när den ska placeras visas en fråga hur den aktuella placeringen ska hanteras. Tryck på avbryt. Sida 14 av 29

15 Viktig inforation att läsa! Ni ska inte placera något barn som har en pågående placering. VH måste först säga upp sitt barns placering i e-tjänsten innan ni placerar och den avlämnande enheten måste göra klart uppsägningen innan ni placerar. Det är viktigt att du som avlämnande enhet godkänner uppsägningar omgående för att den nya enheten ska kunna placera. Kolumner i barnkö Vald profil Sollentuna Status ansökan: Beskriver vilket skede ansökan befinner sig i. Barnets namn och personnummer Ansökningsdatum Önskat placeringsdatum (alternativ) Snittid Ska vara 20 Sökande och medsökandes namn Flera kolumner kan väljas att visas/döljas via fliken Kolumner. Ex adress (se avsnitt om kolumner) Sida 15 av 29

16 Förskola/Fritidshem Placeringar Under rubriken Placeringar finns ett antal arbetsflikar. Flikarna som Sollentuna kommun använder: Hantera aktuella placeringar (Ändra avdelning) Hantera framtida ändringar (Byta avdelning för barnet/eleven innan placeringen har påbörjats). Dessa flikar finns också, men är endast arbetsflikar för att titta i Hantera framtida placeringar (placeringar som har ett senare datum för placering än dagens datum). Här kan man titta på kommande placeringar. När dagens datum är passerat hamnar placeringen i Hantera aktuella placeringar. Hantera historiska placeringar Hantera alla placeringar (aktuella, framtida och historiska) Raderade placeringar (OBS! en placering ska aldrig raderas i systemet) Hantera aktuella placeringar I arbetsfliken hantera aktuella placeringar finns de barn/eleven som går på enheten idag. Det är enbart knapparna Ändra placeringshändelser och skicka e-post som används av enhetsadministratören. OBS! Knapparna Begär omplacering/omplacera markerade/ändra placering Ska ej användas av enhetsadministratören. Sida 16 av 29

17 Ändra avdelning eller taxekategori på placerade barn/elev: Klicka på Förskola/Fritidshem, Placeringar från den vänstra menypanelen och ta fram fliken Hantera aktuella placeringar. Under Ändra placeringshändelser kan administratören ändra avdelning och taxekategori för ett eller flera barn som har en placering på enheten Enhetsadministratören ändrar avdelning/taxekategori och anger ett nytt startdatum i fältet Ändringsstart. Det är viktigt för att check och avgift ska bli rätt Spara ändringar genom att klicka på Spara. Hantera framtida ändringar I arbetsfliken hanteras ändring av avdelning om placeringen inte har börjat Markera aktuellt barn. För att ändra använd knappen ändra placeringshändelser. Hantera historiska placeringar Här visas endast de placeringar som har ett stoppdatum på placeringen som är tidigare än dagens datum. Sida 17 av 29

18 Förskola/Fritidshem Godkänna (uppsägning) Under fliken Förskola/Fritidshem -Godkänna finns flera flikar. Den flik som enhetsadministratören för fritidshem ska använda är den första fliken. Övriga flikar används inte i Sollentuna (inom förskoleverksamhet används också den sista fliken Grund för placering ). Den flik du använder är: Uppsägning av plats Dessa anmälningar från vårdnadshavaren skapar ett ärende som administratören godkänner VH får meddelande om detta beslut genom att logga in på sin sida och via e-post om de angett e-postadress eller en utskrift via vanlig post. Uppsägning av plats Viktig information att läsa! Barn/elev med en placering inom barnomsorgen har en uppsägningstid på två månader som gäller från det datum då uppsägning gjorts i systemet av VH. Undantag är barn/elev som byter skola inom kommunen under läsåret. Vårdnadshavaren ska då kunna säga upp sitt barns fritidshemsplacering med omedelbar verkan. När VH gör en uppsägning av fritidshemsplacering i e-tjänsten hamnar uppsägningen i arbetsfliken uppsägning av plats för att godkännas av enhetsadministratören. Status förklaringar Post med status Aktiv är poster som kan godkännas eller avslås av enhetsadministratören. Post med status Godkänd är poster där du har godkänt ansökan om uppsägning av plats Sida 18 av 29

19 I fliken kan man välja på om man vill godkänna uppsägning för ett enstaka barn/elev eller flera barn/elever samtidigt. Det finns två alternativ att godkänna/avslå uppsägning för barn/elev Alternativ 1: Markera barnet/barnen och använd knapparna Godkänn eller Avslå Viktig information att läsa! Enhetsadministratören kan ändra datum för Placeringstopp (Ändringsstopp) respektive Debiteringsstopp så det stämmer överens med 2 månaders uppsägning. Placeringsstopp (Ändringsstopp) och Debiteringsstopp ska alltid vara samma datum för att check och avgift ska bli korrekt. Detta sker nu mera automatiskt i systemet. Välj sedan SPARA! Sida 19 av 29

20 Alternativ 2: Markera barnet/barnen och använd denna gång symbolerna nedan- Godkänn eller Avslå Enhetsadministratören kan ändra datum för Placeringstopp (Ändringsstopp) respektive Debiteringsstopp så det stämmer överens med 2 månaders uppsägning. Placeringsstopp och Debiteringsstopp ska alltid vara samma datum för att check och avgift ska bli korrekt. Detta sker nu mera automatiskt i systemet. Klicka därefter på Ändra status för att spara. Uppsägningen är nu godkänd. Noteringar för beslut är obligatoriskt fält. Noteringen visas på VH -sidan. Du bör vara restriktiv med att skriva i noteringsfältet Sida 20 av 29

21 Övrig information om placeringar Regler för placeringar, ändring av placeringar samt avslut Följande regler gäller för placeringar, ändring av placeringar och avslut: Placering kan starta i innevarande månad. Vi rekommenderar er att placera snarast eller senast månaden innan placeringen börjar. Barnomsorgscheck betalas då ut i rätt månad och även avgiften till vårdnadshavaren blir rätt. Två månaders uppsägningstid gäller från det datum vårdnadshavaren har begärt uppsägning i systemet. Undantag är för en elev som byter skola inom kommunen under läsåret. Eleven ska då kunna säga upp sin fritidshemsplats med omedelbar verkan. När familjen folkbokförs i en annan kommun upphör debitering av avgift från Sollentuna kommun och även ersättning till fritidshem/familjefritidshem. OBS! Tänk på att det viktigt att fullfölja hela processen med att placera på avdelning månaden innan placeringen ska börja. Exempel: placeringen börjar den 20 augusti. Senast den 31 juli måste man ha placerat klart på avdelning för att avgift ska gå ut till vårdnadshavare och check utbetalas till enheten i rätt månad. Om placeringen inte är fullföljd innebär det att ingen avgift eller check debiteras/utbetalas. Man kan placera i innevarande månad men då betalas checken ut månaden efter och avgiften för vårdnadshavaren blir 2 månader på samma faktura. Länk till kommunens sida om Regler och Rutiner: Sida 21 av 29

22 Personer med tillfälliga personnummer (TF-nummer) Personer med tillfälligt personnummer (TF-nummer) kan vara asylsökande familjer, asylsökande ensamkommande barn eller familjer med EU status. Den rekommenderade standaren för manuell registrering av födelsedata som vi följer är att näst sista siffran ska vara ojämn för man och jämn för kvinna. Ex TF10 för man och TF20 för kvinna. När familjer med (TF-nummer) ska ansöka om förskola eller grundskola så är det kontaktcenter (KC) som registrerar in personuppgifterna i verksamhetssystemet Extens. De kopplar sedan ihop familjemedlemmarna eller barnet med extra vårdnadshavare t.ex. när barnet har en god man istället för en vårdandshavare eller är placerad i ett familjehem. Sedan hjälper Centrum för integration (CIFS) till med att ta fram en placering till en förskola eller en grundskola. När sedan personen i fråga får ett korrekt personnummer från Skatteverket använder vi centralt en funktion i Extens som matchar personnummer. Registrerade uppgifter från det tillfälliga personnumret följer då med till det korrekta personnumret. Kontroll ska göras om personen är asylsökande eller inte. Om personen är asylsökande ska LMA kort visas upp. Det kan också finnas familjer som kommer med EU status och då är de troligtvis inte asylsökande. För att verksamheten ska vara berättigade till barnomsorgscheck behöver KC kopia på LMA-kort och pass på barnen. Check utgår inte per automatiskt för barn med TFnr. KC önskar att få in följande information från verksamheten så att ersättningen blir rätt: Kopia på LMA-kort för asylsökande barn Pass för barn från EU-länder med uppehållstillstånd Pass för barn utanför EU Diplomatbarn som kommer utanför EU-länderna har inte rätt till barnomsorg i Sollentuna kommun. Kopia på LMA-kort och pass skickas till kontaktcenter@sollentuna.se Sida 22 av 29

23 Sekretessmarkering Hantering av barn och elever med skyddade personuppgifter från Skatteverket. Personer med skyddad identitet är markerade i webbapplikationens administrativa del. Dessa personer kan aldrig få ett konto för att kunna logga in på den publika webben. Dessa personer har raderade namn och adressfält för att förbli anonyma. Placerade barn som har skyddad adress finns inte med i systemet under placeringar. Barn med sekretess: När ni har placerade barn med sekretessmarkering så hanterar ni dem utanför systemet Det är vårdandshavens ansvar att meddela er när det sker en förändring i placeringen Det är enhetens ansvar att snarast meddela barn- och utbildningskontoret om förändringen. Skicka e-post till vår gemensamma e-post adress om att ni har ett sekretessärende och ert telefonnummer så ringer någon central handläggare upp er: grsupport@sollentuna.se Inkomstblanketten för vårdandshaven finns att hämta på kommunens hemsida. Barn/elever kommer inte att finnas med på skolans listor. Barn/elever som står i kö till fritidshem hanteras utanför systemet. Vårdandshaven ansvarar för att lämna kontaktuppgifter till skolan. Barn- och utbildningskontoret skickar information till familjer med sekretessmarkering om hur de ställer sig i kö och hanterar sin placering. Kontakten sker alltid via Skatteverket. Utbetalning av check sker via utbetalningsunderlag och visas endast med belopp, inga personnummer eller namn visas. Behöver ni komma i kontakt med en familj med skyddad adress skickar ni ett brev till Skatteverket som skickar vidare till familjen Ni anger vårdnadshavarens personnummer på ett kuvert som sedan läggs i ett annat kuvert. Skicka till: Skatteverket Förmedlingsuppdrag Box Göteborg Sida 23 av 29

24 Utskrifter Notifieringar som ska skickas via post när det inte finns någon angiven e- postadress All post som skickas till medborgare skickas till folkbokföringsadressen. Detta för att man ska vara säker på att rätt person får rätt information. Notifieringarna (brev) skapas och läggs i en utskriftskö. Från denna funktion kan man sedan välja att skriva ut en eller flera notifieringar. Alla dokument är av typen pdf-utskrifter. Under utskriftskö hittar enhetsadministratören endast utskriftskö som han eller hon har rättigheter att hantera. Klicka på Utskriftskö, Utskriftskö enheter. Det finns två Fliken Dokument för Utskrift visar de rapporter som inte är klarmarkerade för utskrift. Utskrivna dokument visar de rapporter som är klarmarkerade för utskrift. Vill man göra ett urval bland utskrifterna kan dokumentnamnet eller delar av det anges i fältet Titel eller Personnummer för sökande vårdnadshavare anges i fältet Sökandes personnummer eller sök via datum då rapporten skapades. Klicka på. Om alla eller enstaka notifieringar ska skrivas ut markera först vilka dokument som ska skrivas ut genom att sätta bock för och klicka sedan För att kunna skriva ut pdf-dokumenten klicka på här. Markerade pdf-dokumenten öppnas och kan nu skrivas ut eller sparas på hårddisken för senare utskrift. Sida 24 av 29

25 Stäng sedan pdf-dokumentet och klicka på dokumenten till fliken Utskrivna dokument. så flyttas de utskrivna De utskrivna dokumenten kan återfinnas i fliken Utskrivna dokument. Det går att använda samma sökfunktioner och skriva ut dokumenten från denna sida efteråt. Sida 25 av 29

26 Skicka e-post till vårdnadshavare En funktion som kan vara bra att använda ex vid informationsmöte, öppet hus etc. Urval för att skicka e-post Sök fram det urval av barn som det ska skickas e-post till. Funktionen finns antingen under Barnomsorg Köhantering eller under Barnomsorg Hantera placeringar. Markera de barn som ska hanteras. Välj knappen Skicka e-post. Välj barnets vårdnadshavare. Mailklienten som finns tillgänglig på administratörens dator öppnas vilket innebär att e-post skickas från er egen brevlåda och ev. svar kommer att komma till er egen inkorg. Där finns de utvalda personerna som har en mailadress i systemet inlagda i ett mail som hemliga kopior. Anledningen till att adresserna ligger som hemliga kopior är att då vet inte de olika mottagarna om varandra adresser förblir dolda. Administratören väljer att skriva den text som önskas och bifogar eventuella dokument. Det öppnas en resultatlista. Där visas de valda barnen samt resultatet på hur utskickat föll ut. De personer i urvalet som inte hade någon e-post adress registrerad måste då hanteras manuellt. Listan går att exportera till Excel för att kunna hanteras vidare. Sida 26 av 29

27 Rapporter i barnomsorg Klicka på Barnomsorg, Rapporter från den vänstra menypanelen. Nedan listas alla de rapporter som finns i barnomsorg (förskola och familjedaghem). Dessa är markerade med en röd punkt framför. Klicka på rapporten som ska skrivas ut och ange urval. Beroende på rapport kan möjligheterna till urval variera. Sida 27 av 29

28 Urvalsfliken Exportera Här kan du exportera det totala antalet poster som finns under respektive arbetsflik till Excel eller PDF genom att klicka på respektive ikon. Funktioner På varje sida i systemet finns 3 ikoner längst upp till höger. De 2 första ikonerna används inte. Den 3:e ikonen är Skrivaren. Klicka på skrivaren så skrivs det som syns på skärmen ut. Sidstorlek: Systemet är inställt att visa 15 poster. Har du flera poster i kön/placerade barn kan du antingen välja knappen nästa för att se flera poster eller välja sidstorlek 25 eller 50. Det är max 50 poster som visas. Har du flera än 50 måste du använda knappen Nästa. För att visa/dölja vänstermenyn används följande knapp på vänster menyn. Kan vara bra att använda för att se alla kolumner. Du kan ha flera fönster öppna samtidigt och växla mellan dessa fönster. Sida 28 av 29

29 Lycka till i ert arbete och skicka gärna era supportfrågor till kontaktcenter@sollentuna.se Sida 29 av 29