Guide till Elektroniska Fakturaunderlag ELIN 2.0. ver

Transkript

1 Guide till Elektroniska Fakturaunderlag ELIN 2.0 1

2 Guide till ELIN 2.0 Elektroniska fakturaunderlag är till för dig som skickar in- och utrikes brev och Posttidningar och betalar via faktura på ditt kundnummer hos Postnord. Genom detta verktyg kan du skapa ditt fakturaunderlag för alla Posttidningar och brevtjänster utom Oadresserad Direktreklam (ODR). Du registrerar det du ska skicka, när och var du ska lämna in dina försändelser samt övriga uppgifter som ska anges för ett komplett fakturaunderlag. Samtidigt skapas en transportsedel som du skriver ut och lämnar tillsammans med dina försändelser. Du kan också skapa mallar och söka sparade och skickade fakturaunderlag för att få bättre överblick på det du skickat. 2

3 Innehåll Kom igång Inloggning Börja använda elektroniska fakturaunderlag Fliken Fakturaunderlag Skapa nytt fakturaunderlag steg 1 Skapa nytt fakturaunderlag steg 2 Skicka fakturaunderlag till Postnord Mer om skicka fakturaunderlag Tillägg skrymmande på enstaka brev Skriva ut transportsedel Exportera fakturaunderlag Exportera artiklar och inlämningsställen Importera fakturaunderlag Mer om import av fakturaunderlag Status Korrigerade fakturaunderlag Sök/filtrera fakturaunderlag Mer om filter Fliken Mallar Skapa mallar Sök/filtrera mallar Fliken Företagsuppgifter Administrera Kunder Administrera Inlämningsställen Fliken Hjälp Postinlämningsmall och XSDschema Språk Inställningar 3

4 Kom igång Innan du kan använda Elektroniska fakturaunderlag så måste du dels vara avtalskund hos PostNord, dels ha ett företagskonto på postnord.se. Du ansöker om att bli avtalskund via länken Efter kreditprövning får du utskickat ett användarnamn, lösenord och verifieringskod i brev till sätesadressen. Verifieringskoden måste användas första gången du loggar in på Elektroniska fakturaunderlag. Du skapar ett företagskonto på postnord.se via länken 4

5 Inloggning Välj Inloggning under Företagsfliken på postnord.se och klicka sedan på länken Elektroniska fakturaunderlag. Ange användarnamn och lösenord till ditt postnord.se-konto. 5

6 Börja använda elektroniska fakturaunderlag Innan du kan använda verktyget första gången så måste du registrera minst en kontaktperson, ett kundnummer/kund och ett inlämningsställe. Detta gör du i fliken Företagsuppgifter. Mer om detta hittar du under rubriken Fliken Företagsuppgifter på sidorna i denna guide. 6

7 Fliken Fakturaunderlag På denna sida kan du: Se alla dina fakturaunderlag Söka/filtrera fakturaunderlag Skapa nya fakturaunderlag Ändra sparade eller importerade fakturaunderlag 1 Skicka iväg sparade eller importerade fakturaunderlag Skriva ut transportsedlar Importera och exportera fakturaunderlag Tips! Du kan välja sorteringsordning genom att klicka på rubrikerna. Klicka på raden för att öppna och stänga ett specifikt fakturaunderlag. Kalle_testare 1 Observera att det inte går att ändra skickade fakturaunderlag, däremot kan du använda dem igen som mall. Kontakta PostNord kundservice på tel om du behöver ändra eller makulera ett skickat fakturaunderlag. Detta måste göras senast inlämningsdagen. 7

8 Skapa nytt fakturaunderlag steg 1 Klicka på Skapa nytt och sedan väljer du Nytt fakturaunderlag (eller Använd mall om du vill skapa ett fakturaunderlag från en mall du tidigare skapat se avsnitt Skapa mallar ). Välj vilket kundnummer/kund som ska betala för inlämningen och vilken som lämnar in försändelserna (det är normalt samma om du inte lämnar in åt andra kunder). Välj inlämningsställe. Välj en kontaktperson. Välj inlämningsdatum. I fälten Fakturatext resp. Egna noteringar kan du fylla i särskilda uppgifter som ska framgå på fakturan resp. anteckningar för egen administration. Klicka på (+)-tecknet för att få fram textfälten. Tips! I listrutorna Betalande kundnummer resp. Inlämnande kundnummer kan du välja visningsordning antingen på kundnamn i bokstavsordning eller på kundnummerordning genom att sortera uppgifterna på önskat sätt i menyn Företagsuppgifter. 8

9 Skapa nytt fakturaunderlag steg 2 I nästa steg lägger du in uppgifter om dina försändelser. Du specificerar dina försändelser genom att välja typ av försändelse, typ av tjänst och typ av artikel. Ange därefter antal och i förekommande fall styck- eller totalvikt (för sändningar). Upprepa ovanstående tills alla dina försändelser är registrerade. I de fall det finns tilläggsartiklar för vald tjänst, så kommer de upp i kolumnen Tilläggsartikel. Tilläggsartikeln gäller för samtliga försändelser i en sändning (i nedanstående exempel består sändningen av 750 st skrymmande försändelser med en styckvikt på 22 gram). 9

10 Skicka fakturaunderlag till Postnord När du fyllt i alla uppgifter och är klar med underlaget så skickar du iväg det genom att klicka på Skicka underlag till PostNord. Om du vill komplettera uppgifterna och skicka iväg underlaget vid ett senare tillfälle så väljer du Spara pågående, ej skickat. Observera att det är mycket viktigt att du skickar underlaget till Postnord innan dina försändelser lämnas in. 10

11 Mer om skicka fakturaunderlag Om du har förberett flera fakturaunderlag kan du skicka iväg dem samtidigt genom att i rutorna i den vänstra kolumnen markera önskade underlag och sedan klicka på skicka-symbolen. Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) Testkund_1 ( ) 11

12 Tillägg skrymmande på enstaka brev Om du ska lämna in enstaka brev i olika viktintervall, där flera försändelser i olika viktintervall är skrymmande, räcker det om du anger summan av antalet skrymmande försändelser i den nedersta raden. 12

13 Skriva ut transportsedel När du skickat iväg fakturaunderlaget skapas automatiskt en transportsedel som du kan visa och skriva ut. Transportsedeln ska lämnas in tillsammans med dina försändelser (du kan bara visa/skriva ut transportsedel efter att du skickat iväg fakturaunderlaget till Postnord). Ett skickat fakturaunderlag kan du spara som mall eller använda igen för att skapa ett nytt underlag baserat på samma uppgifter som det ursprungliga fakturaunderlaget. 13

14 Exportera fakturaunderlag Markera vilket eller vilka fakturaunderlag du vill exportera genom att bocka i rutan längst till vänster om raden. Klicka på exportera-symbolen och välj sedan vilket format filen ska exporteras till och därefter var på din dator filen ska läggas. Du kan exportera flera fakturaunderlag samtidigt genom att bocka i flera rader. När du exporterar flera underlag kommer dessa att samlas i en fil. Exportera 14

15 Exportera artiklar och inlämningsställen Med exportfunktionen kan du också du ladda ned listor dels med alla artiklar och tjänster som används i ELIN 2.0, dels med alla PostNords inlämningsställen. 15

16 Importera fakturaunderlag Klicka på importera-symbolen för att importera en fil som du sparat på din dator (för närvarande kan du bara importera filer i XML-format). Markera filen du vill importera. Har du flera filer sparade så kan du markera alla och importera dem samtidigt. Importera 16

17 Mer om import av fakturaunderlag Systemet varnar om en eller flera filer redan importerats de senaste 30 dagarna. Man kan då välja om man vill importera filen ytterligare en gång. Systemet validerar också att filerna är korrekta och varnar om någon fil är felaktig, t ex om inlämningsdatumet är passerat. Du kan då gå in i xml-filen och redigera inlämningsdatumet och därefter importera filen. 17

18 Status I fliken Fakturaunderlag kan du se vilken status dina registrerade fakturaunderlag har. Det finns sex olika statusvarianter: Pågående, ej skickat (påbörjade underlag som ännu ej är skickade till Postnord) Skickat Importerat Kontrollerat (kontroll utfört med OK av Postnord, klart för fakturering) Fakturerat (fakturerat i Postnords system) Fakturerat åter (faktura har gått till kund) 18

19 Korrigerade fakturaunderlag Av PostNord korrigerade fakturaunderlag kan du filtrera fram genom att bocka i Endast ändrade i filtret. Kalle testare 19

20 Sök/filtrera fakturaunderlag Med filterfunktionen kan du söka fram enstaka eller urval av fakturaunderlag. Du kan söka/filtrera på: Betalande kund Skapat datum (idag, innevarande vecka, innevarande månad, från till) Status Enbart mina Referensnummer Inlämnande kund Inlämnat datum, från till (idag, innevarande vecka, innevarande månad, från till) Endast ändrade (av PostNord ändrade fakturaunderlag) Skapade i Elin (är default markerat - avmarkera om du har fakturaunderlag som är skapade i annat system i Postnord än Elin) 20

21 Mer om filter Filtret i fliken Fakturaunderlag är som standard inställd så alla fakturaunderlag från de senaste 30 dagarna visas. Vill du göra olika urval på datum längre tillbaka i tiden, eller bara på vissa dagar inom de senaste 30 dagarna, så ändrar du datum i filterfunktionerna Skapat datum eller Inlämnat datum. Om inga datum är angivna i Skapat datum, men i Inlämnat datum, så visas alla fakturaunderlag på de datum du angett i Inlämnat datum. 21

22 Fliken Mallar I fliken Mallar kan du: Skapa mallar där du kan fylla i uppgifter som du ofta använder och sedan utgå från mallarna för att skapa nya fakturaunderlag. Om det finns flera personer i din organisation med egen inloggning till Elektroniska fakturaunderlag, kan du välja om mallarna ska vara synliga också för dem eller bara för dig. Söka/filtrera mallar. Uppdatera eller radera mallar. 22

23 Skapa mallar Klicka på Skapa ny mall Fyll i de uppgifter du vill att mallen ska a (i en mall är det inte obligatoriskt att fylla i alla uppgifter, du kan spara en helt tom mall). Klicka sedan på Spara mall och ange ett namn för mallen samt om den ska vara synlig bara för dig eller hela din organisation. Du kan sortera mallarna genom att klicka på rubrikerna. 23

24 Sök/filtrera mallar Med filterfunktionen kan du söka fram enstaka eller urval av dina skapade mallar. Du kan söka/filtrera på: Betalande kund Skapat datum (idag, innevarande vecka, innevarande månad, från till). Enbart mina Mallnamn 24

25 Fliken Företagsuppgifter Här anger du kontaktpersoner (personer som PostNord kan kontakta rörande fakturaunderlag), kundnummer/kunder och inlämningsställen som sedan används vid registrering av fakturaunderlag. Observera att fältet E-post under Kontaktpersoner måste ha korrekt format, t ex mail@post.se. Om det finns flera personer i din organisation med egen inloggning till Elektroniska fakturaunderlag, kan du välja om uppgifterna ska vara synliga också för dem eller bara för dig. Du kan sortera genom att klicka på rubrikerna. 25

26 Administrera Kunder I funktionen Kundnummer/kunder i Företagsfliken registrerar du ditt kundnummer som används vid registrering av fakturaunderlag. För att lägga upp kundnummer, ange kundnumret och tillhörande organisationsnummer. Tryck på Sök. Då sker en kontroll att kundnumret finns och är kopplat till organisationsnumret. Om angivna uppgifter är korrekta hämtas företagsuppgifter för valt kundnummer. Du väljer om kundnumret ska vara inlämnande eller betalande (det är normalt både och om du inte lämnar in åt andra kunder) och om det ska vara tillgängligt för andra i din organisation (som eventuellt har egen inloggning) eller endast för dig (din enskilda inloggning). Klicka på Lägg till. Man kan spara samma kundnummer två gånger, dels som publik (alla i din organisation med eventuell egen inloggning) dels som privat (endast du själv). Detta kan t ex vara bra om bara du själv ska kunna ange ett visst kundnummer som både inlämnande och betalande, medan andra i din organisationen bara ska kunna ange kundnumret som inlämnande. Du kan sortera på kundnamn eller kundnummer genom att klicka på rubrikerna (samma visningsordning kommer att visas i motsvarande listrutor på Skapa fakturaunderlag). När du lägger till ett kundnummer så ska du ange ett 8-siffrigt kundnummer. Om du har ett gammalt 9-siffrigt kundnummer, kontakta Postnords kundservice så får du hjälp att konvertera kundnumret. 26

27 Administrera Inlämningsställen I funktionen Inlämningsställen i Företagsfliken registrerar du det eller de inlämningsställen du normalt använder. Du kan söka inlämningsställe genom antingen ange postnummer eller ort. Är du osäker på exakt postnummer räcker det med att ange de första två siffrorna i postnumret så får du upp en lista över alla inlämningsställen med postnummer som börjar med de angivna siffrorna. Väljer du ort så visas en lista med alla inlämningsställen på vald ort. Välj aktuellt inlämningsställe och klicka på Lägg till. 27

28 Fliken Hjälp I fliken Hjälp hittar du svar på vanliga frågor 1 1 För närvarande finns Hjälpfunktionen endast på svenska, engelsk version kommer senare. 28

29 Postinlämningsmall och XSD-schema I Hjälp -fliken under rubriken Hur exporterar eller importerar jag fakturaunderlag från tjänsten finns två länkar där du kan ladda ned dels en Postinlämningsmall, dels ett XSD-schema. 29

30 Språk Högst upp i högra hörnet kan byta språk mellan svenska och engelska 30

31 Inställningar Under Inställningar högst upp i högra hörnet kan du, om du har flera konton, ändra vilken profil som ska bli automatiskt vald vid inloggning. Här kan du också ställa in vilka kundnummer som default ska vara inlämnande samt betalande för aktiv profil. Dessa väljs då automatiskt vid skapande av nya fakturaunderlag. 31