Lathund Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

Transkript

1 Välj: AGRESSO Logistik Order/Fakturering Försäljningsorder Registrering/underhåll av försäljningsorder Välj ordernummerserie: Order/fakturering 9000* (Dubbelklicka). Inställning av fönsteralternativ (Behöver bara göras vid första registreringen) I registreringsbilden för försäljningsorder går det att ställa in i vilka fält markören ska stanna, det görs genom att bocka i önskade fält. Nedanstående exempel kan vara en lämplig mall att använda. I registreringsbilden välj Arkiv, och därefter Fönsteralternativ. Bocka i fälten och välj OK. Sida 1 av

2 Flik 1 Order Påbörja registreringen med att ange kundens namn eller kundnummer, använd rullisten för att välja. Om du inte vet kundens fullständiga namn eller kundnummer går det att söka på en del av namn eller nummer samt *. Tänk på att sökning på kundnamn alltid ska göras med VERSALER. Genom att tabba ur fältet visas en lista med kunder. Välj kund genom att dubbelklicka på aktuell rad. Tillfällig kund Om du ska fakturera en kund som inte finns upplagd i kundregistret och fakturering ska ske vid ett enstaka tillfälle med ett maxbelopp av kr kan du registrera en tillfällig kund. Tillfälliga svenska kunder får bara användas till ickestatliga kunder. Statliga kunder måste alltid läggas upp i kundregistret. Sida 2 av

3 För en tillfällig svensk kund söker du på kundnamn TILLF* eller kundnummer 80. När du tabbar ur fältet kommer nedan ruta upp där kundens adressuppgifter fylls i. Fyll i kundens namn. Fyll i kundens gatuadress. Genom att fylla i postnummer anges ort per automatik. Fyll i kundens org.nummer/personnummer. För en tillfällig utländsk kund söker du istället på kundnamn STRÖ*, genom att tabba ur fältet visas en lista med länder. Dubbelklicka på aktuellt land för att fylla i kundens adressuppgifter. Fyll i kundens namn. Fyll i kundens gatuadress. Fyll i ort och ev. län, samt postnummer. Land följer med till försäljningsordern per automatik. Viktigt vid fakturering till kund inom EU om moms inte ska påföras fakturan måste kundens VAT-nr anges. Sida 3 av

4 Vald kundidentitet följer med till orderregistreringen. Observera att ev. information om kunden visas i kursiv stil nederst i bild. När du registrerar en försäljningsorder fylls ditt namn i fälten för interna referenser i per automatik, du kan ändra dessa men tänk på att det endast är den person som står som Att.ansvarig som kan skapa en faktura av försäljningsordern. Säljare ska vara den person som kan svara på frågor om fakturan. Fyll i kundens referens i fältet för Beställare. Vid pappersfakturering är det endast detta värde som följer med till fakturan medan vid e-fakturering så följer både fältet Beställare samt Extern ref med. Extern order-id används endast när rutinen massfakturering används. Det är mycket viktigt att korrekt referens anges. Tänk på att endast ange referensvärdet och inga ledtexter, ange exempelvis inte Referens: utan endast Registrera ansvarsställe genom att antingen ange värdet på institutionen eller välja i rullisten. Sida 4 av

5 Period och datum behöver inte justeras. Det är först när en faktura skapas av försäljningsordern som den bokförs, eventuell justering av period sker därför vid faktureringen och fakturadatum sätts alltid till den dag fakturan skapas. Flik 2 Faktura Flik två fylls i per automatik. Flik 3 Leverans Det går att välja leveransadress om det finns en eller flera sådana registrerade på kunden. Leveransadressen skrivs ut längst upp till vänster på fakturan. Uppgifterna i fältet för Villkor behöver finnas upplagda på kunden, men observera att de inte har någon praktisk betydelse och de är inte synliga för kunden. Välj leveransadress i rullistan. Sida 5 av

6 Flik 4 Detaljer Första gången en försäljningsorder registreras behöver en särskild mall utformas och sparas. Mallen visar vilka kolumner som ska synas i fliken och i vilka av dessa kolumner som markören ska stanna. Välj Arkiv, och därefter Fönsteralternativ. Bocka i de kolumner som du vill ska visas (observera att det finns många att välja på). Vi rekommenderar att ni förutom de värden som redan är markerade, lägger till Momsbelopp, Belopp (F), Konto, Ansvar, Verks, Fritt (om ni använder det), MK samt MS. När alla markeringar är gjorda, bocka i rutan Använd som förslag och klicka på Spara. Döp mallen till valfritt namn, klicka på OK. Sida 6 av

7 Registreringsbilden i flik 4 kommer nu alltid att öppnas med de fält du valt i mallen. Om du vill ta bort eller lägga till något fält, ta fram mallen igen under Arkiv, och därefter Fönsteralternativ. Gör din ändring och kom ihåg att spara om du vill att den ska gälla även framöver. Registrering I flik 4 registreras det som sålts. Artikel måste alltid anges. Vid enstaka försäljning ange artikel ART, alla uppgifter skrivs då in manuellt. Använd tab för förflyttning mellan fälten, alla fält måste ha ett innehåll. Beskrivning: På varje rad kan 255 tecken anges. AGRESSO radbryter per automatik på fakturan efter 24 tecken. Vid kreditfaktura hänvisa här till ursprungsfakturan. Ange Enhet, Antal, Enhetspris (eller bara Net.val.bel), samt Konto och Verks för intäkten. Observera att konto 3444 som visas i artikeln är ett generellt dummy-konto som måste ändras till ett annat lämpligt konto som beskriver det som sålts. Momskod 4 anges per automatik. Ändra till den momskod som avser det ni ska fakturera. Vid fakturering utan moms ska alltid momskod SE användas. Momskod SE Undantag från skatteplikt Ingen moms 0% 4 Utgående moms 25% 5 Utgående moms 12% 6 Utgående moms 6% Sida 7 av

8 Extra beskrivningstext Extra beskrivningstext på försäljningsordern kan läggas till efter konteringen. Texten placeras under beskrivningen på artikelraden. Dubbelklicka på fältet Beskrivning. I zoombilden välj flik 4 Spec. Fyll i önskad text och välj sedan Behåll eller F11 för att delspara. Stäng ned zoombilden. Den text som lagts till hamnar på en egen rad på försäljningsordern. Sida 8 av

9 Konteringsfördelning Det går att fördela konteringen procentuellt på exempelvis verksamhet. Ställ markören på den kontering som ska fördelas. Klicka på Kontering i verktygsraden, välj Konteringsfördelning. Ställ dig med markören på konterringsraden och välj Ändra rad. Konteringsraden flyttas upp ett steg och kan då justeras. Ändra fördelning från 100% till 50% om halva konteringen ska bokas på exempelvis verksamhet 10. Välj Behåll eller F11 så flyttas raden ned igen. Sida 9 av

10 Skapa nästa konteringsrad och välj Behåll eller F11. När beloppen i kolumnen tillsammans motsvarar 100%, välj Spara (F12), du kommer då tillbaka till registreringsbilden. Observera att konteringsfördelningen inte syns på försäljningsordern utan först när bokföringen sker vid fakturering. Institutionsegen artikel Vid frekvent fakturering av specifika varor/tjänster kan en institutionsegen artikel läggas upp som innehåller alla konteringsuppgifter samt pris och beskrivning. Upplägget görs av ekonomienheten centralt. Fyll i blanketten Artikel ny Agresso Logistik och maila den till 4040@gu.se. Vid registrering med institutionsegen artikel fylls artikelnummer i vid registrering eller så söks den artikel som ska användas fram via fälthjälpen (när du står i fältet Artikel tryck på F9). Institutionsegna artiklar innehåller 8 siffror varav det egna ansvaret är de 4 första. Observera att ansvaret som registrerats på flik 1 följer med till flik 4 även om ett annat ansvar är registrerat på artikeln i artikelregistret. Det går dock att ändra ansvaret i flik 4 (utan att registrerat värde i flik 1 påverkas). Sida 10 av

11 Flik 5 Texter Flik 5 ger möjlighet att ange informationstext/er som visas som huvudtext eller bottentext på fakturan. Det går att spara en mall för text som är återkommande. Fyll i den text du vill spara, namnge mallen genom att fylla i namnet i den lilla rutan vid Huvudtext eller Bottentext. Välj Verktyg Redigera Spara textmallar. Flik 7 Noteringar Interna noteringar som rör försäljningsordern görs under flik 7 (noteringarna skrivs inte ut på fakturan). När försäljningsordern sparas fylls datum för uppdatering och användar-id i per automatik. Sida 11 av

12 Bifoga bilaga till e-faktura Det är möjligt att bifoga en eller flera bilagor till e-faktura. Det görs i samband med att försäljningsordern registreras. Du kan stå i vilken utav flikarna du önskar, välj Dokument. Markera mappen Bilaga till försäljningsorder, och välj Lägg till befintligt dokument. Välj Bläddra. Sida 12 av

13 Markera det dokument som du vill bifoga och välj Öppna. Spara (F12). När bilagan finns sparad i mappen Bilaga till försäljningsorder kan du stänga ned fliken Dokumentarkiv och återgå till att registrera/spara försäljningsordern. Efter fullgjord registrering Välj Spara (F12) för att spara ordern. Meddelande om ordernummer ges, klicka OK. Sida 13 av

14 Kopiering av tidigare order Det är möjligt att kopiera en tidigare sparad order. Kopieringen innebär att orderraderna under flik 4 Detaljer kopieras från den valda ordern men inga övriga värden. Efter att kund har valts i flik 1, välj verktyget Kopiera. Nedanstående ruta visas. Välj Försäljningsorder i rullisten för Dokumenttyper och ange eller välj ordernummer i rullisten för Dokumentnummer. Ange om samtliga rader ska kopieras eller endast vissa. Val kan också göras om konteringen ska behållas från angiven order eller ej. Tryck OK. Orderraderna kopieras från den valda ordern till den pågående orderregistreringen. Ändra/komplettera försäljningsorder Innan försäljningsordern faktureras går det att ändra eller komplettera den. Välj: AGRESSO Logistik Order/Fakturering Försäljningsorder Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj ordernummerserie: Order/fakturering 9000* (Dubbelklicka). Ange ditt ordernummer och tabba ur fältet. Gör ev. ändringar och välj Spara (F12). Sida 14 av

15 Fakturering i annan valuta än SEK Fakturering i utländsk valuta bör undvikas på grund av valutarisken men det kan göras i undantagsfall. All fakturering i ekonomisystemet sker i svensk valuta så vid registrering av försäljningsordern behöver det utländska beloppet omvandlas till SEK. När försäljningsordern registrerats och fakturan är skapad så skrivs en manuell faktura (fakturablankett Invoice finns i Blankettarkivet) där anges det erhållna fakturanumret samt beloppet i den utländska valutan. Ange fakturadatum samt fakturanummer. Fyll i kundens adress. Här fyller du i fakturatexten. Ange belopp i den utländska valutan. Sida 15 av