Inbetalade kundfakturor

Transkript

1 Inbetalade kundfakturor När en kundfaktura stängs i e-bokföring läggs den i en lista över obetalda kundfakturor. Sidan Kundreskontra Fakturor - Obetalda visar alla obetalda kundfakturor. Fakturor som skapats och stängts i faktureringsdelen av e-bokföringen samt fakturor som sparats i Kundreskontra Fakturor Manuell inmatning av kundfakturor visas på denna lista tills de är tillfullo betalda. Information som visas för varje faktura är: Fakturanummer Kundnummer Kundnamn Fakturadatum Förfallodatum Kommentar Restbelopp Antal skickade krav Upplupen ränta Fälten förfallodag och kommentar kan ändras på denna sida. På manuellt inmatade fakturor som inte markerats för bokföring i fakturajournalen kan även beloppet ändras. De fakturorna kan också raderas. Klicka på en länk i kolumnerna förfallodag eller kommentar för att ställa markören på önskad rad. Ändra information efter behov och klicka på OK. Observera! För att ändrad information ska sparas måste du klicka på knappen Spara längs ned på sidan. e-bokföring Instruktion 1

2 Genom att klicka på fakturanumret kan du titta på fakturan eller skriva ut en kopia (gäller ej manuellt inmatade fakturor). Ett nytt fönster öppnas vari fakturan visas. Klicka på skrivarsymbolen längst upp till höger för att skriva ut. Bokföra inbetalade kundfakturor När en faktura blivit inbetald på bankkontot återfinns denna transaktion under Bankkontohändelser i Autokonteringen. Inbetalningen måste knytas till motsvarande fakturanummer för att fakturan ska försvinna från listan över obetalda kundfakturor. Det går att skicka påminnelser på fakturor som ligger kvar som obetalda efter förfallodatum. Genom att pricka av alla inbetalningar mot fakturor blir det enkelt att hålla ordning på sin kundreskontra. Pricka av en kundfaktura: När hela inbetalningen på bankkontot utgörs av en enda faktura prickas den av direkt i autokonteringen. Genom att i kolumnen Välj konto välja alternativet Välj faktura motsvarande inbetalning visas en ruta med de fakturor som har samma totalbelopp eller högre, för de fall då inbetalningen är en delbetalning. Klicka på fakturanumret för den faktura som motsvarar inbetalningen. e-bokföring Instruktion 2

3 Bokför du enligt faktureringsmetoden (bokför fakturor direkt) klickar du sedan OK längst till höger på raden. Bokför du enligt kontantmetoden föreslås det bokföringskonto du har ställt in på Försäljning (förslag) i kontokopplingarna. Ska intäkten bokföras mot detta konto trycker du OK längst till höger på raden och sparar konteringen. Vill du bokföra mot ett annat intäktskonto väljer du rätt konto i listan Välj konto innan du trycker OK på raden. På så sätt bokas intäkten i bokföringen och fakturan försvinner från listan över obetalda kundfakturor. Pricka av flera kundfakturor på samma inbetalning: Om en inbetalning under Bankkontohändelser avser flera fakturor, eller om du som använder kontantmetoden vill dela upp fakturan på flera olika intäktskonton, går det inte att använda Välj faktura motsvarande inbetalning. Välj istället Avancerad kontering i kolumnen Välj konto så du får fram formuläret för manuell kontering. Ställ markören på andra konteringsraden, gå längst ned i listan och välj #### # Kundfakturor. eller skriv tecknet # på andra raden och tryck på Enter eller Tab så visas listan över alla obetalda kundfakturor. e-bokföring Instruktion 3

4 Klicka på det fakturanummer som ska prickas av och bekräfta det inbetalda beloppet (fakturans totalbelopp föreslås, ändra till aktuellt belopp om kunden gjort en delbetalning) med knappen Välj. Om du har faktureringsmetoden aktureringsmetoden: Tryck enter för att få en ny konteringsrad och upprepa detta tills alla fakturor som inbetalningen avser är avprickade. Om du har kontantmetoden: När du valt fakturanummer föreslås det intäktskonto du angett för Försäljning (förslag) i Årsinställningar - Kontokopplingar och hela fakturans belopp står i kredit. Om hela fakturan ska bokföras på detta intäktskonto trycker du enter för att bekräfta inmatningen. Du får då en fråga om du vill autofördela moms. Svara OK på frågan så fördelar programmet momsen till en egen rad och ger dig en ny konteringsrad. Om du vill bokföra intäkten på ett annat konto än det föreslagna kan du byta konto. Det går även bra att ändra beloppet i kredit och ange ytterligare ett intäktskonto på nästa rad för att på så sätt dela upp fakturan på flera olika konton. Det är viktigt att alltid trycka enter direkt efter att summan matats in i kredit så att frågan om autofördelning av moms kommer. Har du ändrat kontot men inte summan behöver du dubbelklicka i kreditrutan innan du trycker enter för att få frågan om autofördelning. Upprepa proceduren tills du prickat av alla fakturorna. Oavsett bokföringsmetod avslutar du genom att klicka på OK när du fördelat hela inbetalningen. En dialogruta meddelar vilka fakturor som kommer att prickas av som betalda när verifikationen sparas. e-bokföring Instruktion 4

5 Tryck OK så du kommer tillbaka till Autokonteringen, klicka OK längst till höger på raden och spara konteringen längst ned på sidan. Manuell avprickning av fakturor Om du inte har prickat av en kundfaktura vid betalningstillfället, går det att göra i efterhand. Under Manuell kontering/kontering skapar du en verifikation där du prickar av fakturorna. Även när du har helkrediterat en faktura som ej skall gå ut till kund, behöver du manuellt pricka av både debetfakturan och kreditfakturan. Annars ligger de kvar i kundreskontran som obetalda. Börja med att kontrollera i Kundreskontralistan vilka fakturor som är betalda av kund men obetalda i e-bokföringen. Kundreskontralistan kan skrivas ut under Kundreskontra Kundrapporter Kundreskontralista. I fältet Per.datum anger du t.o.m. det datum som är bokfört. Kontrollera också så att inbetalningen från kunden är bokförd rätt. Vid kontantmetoden skall det vara bokfört med konton för försäljning och moms. Vid faktureringsmetoden skall det vara bokfört mot kundfordringskontot. Under Bokföring Rapporter - Ver.lista kan du ta fram verifikationen och kontrollera hur det bokförts. Rutinen ser olika ut beroende på om du har kontantmetoden eller faktureringsmetoden. Kontantmetoden: Gå in under Bokföring/Konteringar och Manuell kontering eller Kontering. Ange det bokföringsdatum som skall gälla i fältet Datum. Detta datum anges som betaldatum för fakturan i kundreskontran. Klicka sedan i den första tomma raden under Konto. Skriv # och tryck Enter. Alla stängda och obetalda fakturor visas i en lista. e-bokföring Instruktion 5

6 Klicka först på fakturanumret på den aktuella fakturan och sedan på knappen Välj till höger. Det försäljningskonto du har som standard läggs in under konto och fakturanumret läggs in i fältet Text på raden. Fakturabeloppet läggs in i kredit kolumnen. Klicka på nästa rad under Konto eller tryck Enter. Om du trycker Enter får du upp en fråga om du vill Autofördela moms. Klicka på Avbryt och svara sedan Ok på nästa fråga ang. Stäng av autofördelningen av moms för den här konteringen. På nästa rad för Konto anger du samma konto som ligger på den första raden. Ange sedan samma belopp i debet och tryck Enter. Hela verifikationen skall då se ut så här. Samma konto skall ligga på båda raderna och beloppet en gång i kredit och en gång i debet. (Kontot behöver ej vara 3010, det beror på vilket konto du har som standard.) Klicka på Spara och verifikationen sparas samtidigt som fakturan prickas av som betald. I nedre delen ser du också vilket verifikationsnummer avprickningen får. Klicka på länken Skriv ut verifikationer och skriv ut den som underlag. Faktureringsmetoden: Gå in under Bokföring/Konteringar och Manuell kontering eller Kontering. Ange det bokföringsdatum som skall gälla i fältet Datum. Detta datum anges som betaldatum för fakturan i kundreskontran. Klicka sedan i den första tomma raden under Konto. Där skriver du # och trycker Enter. Alla stängda och obetalda fakturor visas i en lista. e-bokföring Instruktion 6

7 Klicka på fakturanumret på den aktuella fakturan och klicka sedan på knappen Välj till höger. Fakturan läggs in på kontoraden och beloppet läggs in i kreditkolumnen. På nästa rad för Konto anger du kontot för kundfordringar, vanligtvis Ange sedan samma belopp i debet och tryck Enter. Hela verifikationen skall då se ut så här. Klicka på Spara och verifikationen sparas samtidigt som fakturan prickas av som betald. I nedre delen ser du också vilket verifikationsnummer avprickningen får. Klicka på länken Skriv ut verifikationer och skriv ut den som underlag. Kreditfakturor: När en kund får en kreditfaktura innan de har hunnit betala in några pengar kommer både debet- och kreditfakturan att ligga kvar i kundreskontran tills de är avprickade mot varandra i Bokföring Konteringar - Kontering. e-bokföring Instruktion 7

8 Detta fungerar på samma sätt för både kontant- och faktureringsmetoden. Genom att pricka fakturorna mot varandra påverkar de inte bokföringen men de försvinner från kundreskontran. Verifikationen ser ut så här om du har Faktureringsmetoden: Om du har kontantmetoden tänk på att inte autofördela momsen utan ha hela fakturabeloppet på samma konto på båda raderna. Så här: När du sparar konteringen försvinner båda fakturorna från listan Obetalda fakturor. e-bokföring Instruktion 8