Leverantörsbetalningar

Transkript

1 Leverantörsbetalningar Innehåll 1. Skapa utbetalningsförslag Skapa fil för leverantörsbetalning (LB-giro) Boka leverantörsbetalning som betald (överför från Girojournal) Boka leverantörsbetalning som betald(via fil) Boka leverantörsbetalning som betald (manuellt) Kontrollera att fakturan är betald... 7 Viktigt för användaren att notera är att denna handhavandeinstruktion inte beskriver alla möjligheter som finns i systemet för det aktuella verksamhetsområdet. Detta är en så kallad lathund, som enkelt beskriver en uppsättning normalflöden och som presenterar ett minimikrav på information som måste fyllas på i register och på dokument för att de ska gå att hantera i systemet.

2 1. Skapa utbetalningsförslag Ekonomihantering Leverantörsreskontra Uppgifter Utbetalningsförslag Markera raden för önskad Girotyp i LB Girotyplistan och tryck på Redigera(1) under fliken Start för att öppna ett Utbetalningsförslag. Välj knappen Skapa utbetalningsförslag(1) under fliken Start Ni får då möjlighet att sätta filter på vilka betalningar som ska komma med i filen. 1. Leverantörsnr, används om ni endast vill skapa upp förslag för specifika leverantörer 2. Bokföringsdatum, används om ni endast vill skapa ett förslag för fakturor med ett specifikt bokföringsdatum eller intervall av bokföringsdatum 3. Förfallodatum, används om ni endast vill skapa ett förslag för fakturor med ett specifikt förfallodatum eller intervall av förfallodatum 4. Lägg till fler filter, kan användas för att sätta mer avancerade filter för att skapa upp ett förslag enligt önskemål Sätter ni inget filter kommer förslaget hämta in samtliga öppna leverantörsreskontraposter av vald Girotyp. Utbetalningsförslaget fylls upp med fakturor som ryms inom satt filter och som ska skickas för betalning. Kontrollera de rader som kommit in och plocka bort de fakturor som ej ska skickas för betalning genom att markera raden och trycka CTRL+Delete

3 Om fakturan förfaller på en dag som ej är en bankdag kommer datumet i kolumnen Förf.datum /bet.datum(1) bli rött och få en kursiv stil. För att varar säker på att betalningen dras från kontot i tid bör dessa datum korrigeras till ett datum som inträffar på en bankdag. Klicka på knappen Betalningsförslag(2) under fliken Start för att skriva ut underlag för betalningen. 2. Skapa fil för leverantörsbetalning (LB-giro) Ekonomihantering Leverantörsreskontra Uppgifter Utbetalningsförslag Välj skapa fil(1) för att skapa en fil som kan skickas iväg till banken. Ett meddelande kommer upp på skärmen som frågar om du vill skapa filen samt talar om vart filen kommer sparas. Svara Ja(1) för att skapa filen.

4 Ett nytt meddelande kommer upp på skärmen som en bekräftelse på att filen skapats, tryck på OK(1) för att stänga. En LB bunt har skapats upp där ni tydligt ser filens totalbelopp, samt när bunten skapats(1) För att se vilka fakturor som skickas iväg till betalning, markera aktuell rad och tryck på knappen Transaktioner(2) För att skapa fil på nytt, markera aktuell rad och tryck på knappen Skapa fil(3). Ni får då upp ett meddelande på skärmen som talar om att filen redan skapats upp, tryck på Ja(1) för att skapa filen på nytt. OBS!!! Filen har skapats, men ni måste själva logga in på bankens sida och ladda upp filen för betalning.

5 3. Boka leverantörsbetalning som betald (överför från Girojournal) Ekonomihantering Leverantörsreskontra Uppgifter Utbetalningsjournal Välj Överföring från LB Bunt(1) Här finns möjlighet att sätta filter på vilka fakturor som ska bokas som betalda. Följande fält måste varar ifyllda för att kunna Överföra från LB Bunt: 1. Girotypkod, sätts till den Girotyp du vill återrapportera för 2. Förfallodatum, sätts till det senaste förfallodatum som finns med i underlaget från banken 3. Kontotyp, sätts till Redov.konto 4. Metod, Välj mellan Per förfallodatum där återrapportering sker per filens förfallodatum, och Alla per Bokföringsdatum där återrapportering sker per Bokföringsdatum nedan. 5. Kontonr, välj det konto pengarna dragit från, dvs som betalningen ska motbokas mot. 6. Bokföringsdatum, anges automatisk men kan ändras efter behov, används vid Metod: Per förfallodatum När alla fält är ifyllda trycker ni på OK(7) för att infoga raderna i journalen. Observera att bokföringsdatum sätts till samma som reskontrapostens förfallodatum, om detta inte stämmer med bankens underlag måste ni själva uppdatera bokföringsdatumet till korrekt datum för att få rätt i bokföringen. Kontrollera att journalen fyllt med korrekta reskontraposter innan ni trycker på knappen Bokför(1)

6 eller Bokför och Skriv ut(2) under fliken Start för att bokföra betalningen. 4. Boka leverantörsbetalning som betald(via fil) Får ni återrapportering från banken via fil kan ni läsa in dessa direkt i systemet. Ekonomihantering Leverantörsreskontra Uppgifter Utbetalningsjournal Tryck på Återrapportering med BG-fil eller Återrapportering med PG-fil(2) beroende på vilken typ av fil ni fått från banken. 1. Kontotyp, sätts till Redov.konto 2. Kontonr, välj det konto pengarna dragit från, dvs som betalningen ska motbokas mot. När alla fält är ifyllda trycker ni på OK(3) för att infoga filen i journalen. Kontrollera att journalen fyllt med korrekta reskontraposter innan ni trycker på knappen Bokför(1) eller Bokför och Skriv ut(2) under fliken Start för att bokföra betalningen. 5. Boka leverantörsbetalning som betald (manuellt) Vill ni går det även att boka betalningarna manuellt. Utgå från bankens underlag och knappa i raderna manuellt i journalen.

7 Följande fält måste vara ifyllda för att kunna bokföra journalen 1. Bokföringsdatum, ange det datum betalningen ska bokas på i Microsoft Dynamics NAV 2. Verifikationsnr, fylls i per automatik, kontrollera att översta raden har ett verifikationsnr när ni börjat knappa betalningar, radera raden om fältet är blank så ska en ny rad men verifikationsnr skapas upp 3. Kontotyp, välj Leverantör 4. Nr, fyll i Leverantörsnummer 5. Valutakod, fältet fylls i per automatik när Kopplas till ver.nr fylls i 6. Belopp, fältet fylls i per automatik när Kopplas till ver.nr fylls i. Observera att beloppet avser den valuta som angetts i kolumnen Valutakod 7. Kopplas till dokumenttyp, fältet fylls i per automatik när Kopplas till ver.nr fylls i 8. Kopplad till ver.nr, fyll i betalningsreferansen från bankens underlag Kontrollera att de belopp och valutor som validerats in stämmer och justera vid behov Avsluta journalen med en motkontorad där 3. Kontotyp, byts mot Redov.konto 4. Nr, byts mot Kontonr och fyll i nr för motkonto. 6. Belopp, fylls med summan som ska bokas in på motkontot. Om summan är i Valuta måste även fältet Valutakod fyllas i för att verifikatet ska balansera. Kontrollera att journalen fyllt med korrekta reskontraposter innan ni trycker på knappen Bokför(1) eller Bokför och Skriv ut(2) under fliken Start för att bokföra betalningen. 6. Kontrollera att fakturan är betald Inköp Orderbearbetning Listor Leverantörer Markera aktuell Leverantör i listan och tryck på knappen Transaktioner(1) under fliken Start. Här visas alla betalda och obetalda leverantörsfakturor för leverantören sorterade i datumordning.

8 Om fältet Återstående belopp(1) är satt till 0 är fakturan betald i systemet.