OBS!: Det är inte möjligt att använda garanti-funktionen på rader med redovisningskonto. Dessa kommer alltid att ligga utanför garantihantering.

Transkript

1 Garanti och garantiuppföljning Genom att använda DSM s garantifunktion finns det möjlighet att skapa en faktura till kunden som visar vad reparationen har kostat och hur stor andel av reparationen som kunden ev. ska betala. Den interna delen av garantibeloppet kan bokföras antingen till kost- eller försäljningspris och det finns möjlighet att bokföra den interna omsättningen på separata konton OBS! vid bokföring av indirekta kostnader på konton (vid kostnader och avgifter) ska det skapas bokföringsmallar som innehåller styrning till de önskade kontona för den interna omsättningen. Varukostnad vid garanti omkonteras inte. Vid kostpris är det möjligt att lägga till en fast avansprocent till kostpriset. På var garantityp ska det anges hur stor en andel av reservdelar och resurser (det går att differentiera mellan artiklar och resurser) som ska dras från ordern som garanti. På ordern går det också att bestämma om en enskild rad ska tagas med i garantidelningen. Garantiuppföljning är ett verktyg för att hantera reklamationer. På var garantityp anges om typen ska visas i garantiuppföljningen. Garantiuppföljning kan användas för att ange om reklamationen är sänd till leverandören och när det förväntas svar från leverantören. Används garantiuppföljning går det att skriva ut listor för uppföljning. Med garantiuppföljning är det möjligt att knyta samman en reklamation med ersättningen från leverantör. Dessutom finns det rapporter som visar öppna reklamationsärenden samt avslutade ärenden med differens mellan sökt belopp och ersättning. Det måste upprättas garantityper och det ska göras bokföringsinställning för kontering av garantidelen. OBS!: Det är inte möjligt att använda garanti-funktionen på rader med redovisningskonto. Dessa kommer alltid att ligga utanför garantihantering. Används garanti är det inte möjligt att använda en intern kund på serviceordern det går att använda en annan faktureringskund. Det sker ingen garantifördelning på faktureringsavgift. Vid intern omsättning till kostpris används försäljningspris om kostpris är 0 på en rad vid inmatningstidpunkten

2 Uppsättning Service uppsättning DSM inställning (fliken Service) I DSM uppsättning under fliken Service ska det anges om den interna delen av omsättningen körs till kost- eller försäljningspris. Anges det en bock i fältet Använd Intern Kostberäkning, bokförs den interna andelen av garantidelningen till kostpris. Anges det ett belopp i fältet Intern Avans % tillägges avansen till den intern omsättning (bara vid ja till kostpris). Om kostpriset på en rad är 0 vid inmatningen så används försäljningspris utan tillägg för avans. Omkostnader och avgifter har inget kostpris och omsättning bokförs alltid till försäljningspris

3 Garantityp Service Inställningar Allmänt Garantityper: Fälten Kod och Beskrivning I Bilden matas en kod in som identifierar garantitypen samt en beskrivande text. Fältet Garantikonto Här anges det kostnadskonto som ska belastas med garantikostnaden. Direkt bokföring skall vara tillåtet på kontot som används. Fältet Skapa interna förtjänster Här anges om det ska skapas avans för garantitypen. Garantirabattkonto Här anges det konto som ska användas för bokföring av avansbeloppet kostnadskontot. Direkt bokföring ska vara tillåtet på det kontot som används. Fältet Visa i garantiuppföljning Om du önskar att garantier med den angivna garantitypkoden ska visas i Service Orderbearbetning Garantiuppföljning ska du markera fältet. Om fältet inte är markerat kommer den angivna garantitypen inte visas i garantiuppföljningen. Fälten Garantidatumformel (arbete/delar) Här kan du mata in en formel för beräkning av garantitiden på maskinen för arbete/ reservdelar. Formeln ska innehålla en tidsenhet. (D, VD, V, M, K, Å. Före tidsenheten kan det sättas in ett L för Löpande tidsenhet baserat på datum ). Formlerna används för att beräkna garantislutdatum från försäljning av maskinen. Fälten Garantiprocent (arbete/delar)

4 Här matas den önskade garantiprocenten in för arbete/ delar. Fälten Handlingsdatumformel (avvaktar/skickat/pågående) Här ska datumformler för handlingsdatum för de olika statusarna anges. Formlerna ska innehålla en tidsenhet (D, VD, V, M, K Å). Det går att sätta ett L före tidsenheten för Löpande tidsenhet baserat på datum. Datumformeln används för ange den tid som får förlöpa mellan stegen i reklamationsuppföljningen för de enskilda ärenden. Reklamationsärendets första status är avvaktar. I tidsformeln definieras hur lång tid som får gå innan ärendet anmäls till leverantören. Nästa status är Skickat. Här definieras hur lång tid det får ta innan leverantören bekräftar att de mottagit reklamationsansökan. Nästa status är pågående. Här sätts tiden vi accepterar innan ärendet ska vara avslutat. Handlingsdatumen framgår i menypunkten Service Orderbearbetning Garantiuppföljning. Som vi nämnt ovanför, uppdateras fälten garantislutdatum på maskinen vid leverans. Det förutsätter att det finns en garantitypkod på maskinkortet och ett den maskingrupp maskinen tillhör har en bock i fältet Upprätta maskin. När du upprättar en maskin kan du mata in garantitypen manuellt. Om det finns en garantityp på maskingruppen kommer denna garantityp automatisk bli påförd på maskiner som tillhör maskingruppen. Garantitypen hämtas automatisk både vid manuell upprättelse av maskiner och via hjälp av modellbas

5 Bokföringsuppsättning Den andel av omsättningen som utgör garantiandelen bokförs på omsättningskonto för garanti. Varukostnad omkonteras inte. På Garanti Radavanskonto kan avansen bokföras på en eget konto. Det ska anges ett kontonummer. Det måste göras uppsättning för alla kombinationer av bokföringsuppsättning som ska användas vid bokföring i service (reservdelar, resurser m.m.). För kostnader hämta garantikontona från produktbokföringsmallen på det konto som är angivet på kostnaden (det är därför viktigt att det anges den rätta produktbokföringsmallen i kontoplanen)

6 Serviceorder med garanti När det upprättas en serviceorder aktiveras garantin genom att fylla i fältet Garantitypkod och markera fältet Garanti. Reservdelsrader, resurser och kostnader matas in. Raderna markeras automatisk som garanti. Det är möjligt att avmarkera rader som inte omfattas av garantin och som ska betalas av kunden genom att markera fältet Exkludera garanti på raden. I detta exempel är det 100 % garanti på timmarna men kunden ska själv betala för reservdelarna. Klicka på fältet Exkludera garanti så kommer detta meddelande:

7 Svara Ja så flyttar sig bocken från Garanti till Exkludera garanti. På fakturan till kunden är beloppet för reservdelarna fakturerade till kunden och resten bokoförs som garanti. Omsättningen av resurser och varor bokförs från fakturakundens verksamhetsbokföringsmall och garantidelen bokförs på garantikonto från samma bokföringsuppsättning. (den andel av omsättningen som utgör garantin)

8 Garantiuppföljning Service Orderbearbetning Garantiuppföljning: Med hjälp av Garantiuppföljning går det enkelt att få en överblick över garantiärenden utfall och status. Så att varje ärende blir sänt till leverantör och att det följs upp att ärendena blir avslutade. Det är viktigt att ange externt reklamationsnr. för att kunna bokföra garantiersättningen så att den kopplas samman med ärendet Funktionen är uppbyggd så att du kan sätta filter efter vad som ska visas. Det går att sätta filter t.ex. så att ärenden som väntar på att skickas till leverantör visas. Då sätts filtret till att bara visa bokförda order samt att statusen är avvaktar. Tänk på att bara serviceorder med en garantityp som har markering i fältet Visa i garantiuppföljning visas. Status på garantiärenden Avvaktar: Ärendet är inte behandlat och insänd till leverantör. Skickat: Ärendet är skickat till leverantör. Pågående: Ärendet är pågående, dvs leverantören har återkopplat med t.ex. begäran om ytterligare information. Eller vi har fått ersättning men begär ytterligare ersättning från leverantören. Avslutat: Ärendet är avslutat

9 Alla: Väljer man detta filter visas alla ärenden (som uppfyller övriga kriterier) oavsett status. Alla öppna: Väljer man detta filter visas alla öppna ärenden, dvs. alla ärenden utom avslutade. Användning av skärmbilden Genom att ändra på filter på skärmbilden kan man skapa sig en överblick över ärendena. Filtrera t.ex. på en maskingrupp eller på en leverantör. Man kan också välja att titta på order som inte är avslutade eller på fakturerade order som inte är sökta hos leverantör. Väljer man alla ärenden med status Avvaktar får man en överblick över de reklamationer som ska sökas hos leverantör. Väljer man att se Skickade ärenden får man en överblick över sända reklamationer och kan följa upp om något ärende har fastnat hos leverantör. Det går att mata in ett svarsdatum dvs det datum som leverantören förväntas svara innan. När man söker en reklamation hos leverantören ska det reklamationsnummer som erhålls hos leverantören matas in i fältet för Externt reklamationsnummer. Detta nummer knyts ihop med ärendet när reklamationsersättningen bokförs. Det finns också möjlighet att ange att en reklamation har blivit avvisad, Godkänd eller Delvis godkänd. Detta gör man lämpligen när kreditnotan från leverantör bokförs

10 Fältet: Sista inköpskreditnota blir automatisk uppdaterat vid bokföring (Se beskrivning om detta i slutet av dokumentet). Tänk på: för att kunna följa upp med belopp är det viktigt att bokföra kreditnotan med knytning till reklamationsgottgörelse. Vid radering av serviceorder eller bokförda serviceorder kommer reklamationsärendet inte längre visas i garantiuppföljningsbilden. Vissa uppgifter hämtas från dessa register. Uppdelning av reklamationsärende Det går att dela upp ett reklamationsärende om samma serviceorder används för att söka flera olika reklamationer med olika externa reklamationsnummer. Använd knappen Rad Ny garantiuppföljningsrad. Det skapas en ny rad från den markerade raden som kan användas för att mata in det nya externa reklamationsnumret på och låta det ha sin egen uppföljning. All ekonomiuppföljning knyts dock till den första raden. Exempel: En serviceorder med garanti:

11 Om garantitypen är markerad att visas i garantiuppföljning kan man nu se ordern under garantiuppföljning: Vi ska skicka två separata reklamationsansökningar och använder knappen rad Ny garantiuppföljningsrad: Tänk på att alla belopp fortfarande är knutna till den ursprungliga raden

12 Rapporter Rapport kan skrivas ut för öppna ärenden (rapport ) samt en rapport över stängda ärenden (rapport ). Rapporterna skrivs ut under Service Utskrifter Rapporter. Båda rapporter kan skrivas ut som fil för behandling i t.ex. Excel. Bokföring av garantiersättning För att ersättningsbelopp ska kopplas samman med garantiärenden ska ersättning bokföras via en inköpskreditnota. I funktionen finns möjlighet att koppla samman ersättningen med garantiärendet och samtidigt uppdatera status på ärendet. I inköpskreditnotan bokförs en bokföringspost med ersättningsbeloppet. I exemplet nedanför är ersättningen kr exkl moms: Bokför beloppet med radtyp Redovisningskonto och i detta fall på kontonr ( för nya traktorer) med beloppet kr. Tryck på knappen F9 för att kontrollera att beloppet inkl moms stämmer överens med beloppet på kreditnotan tryck Esc för att återgå. Markera raden och tryck på knappen Rad Reklamationsgottgörelse. Då kommer följande ruta fram:

13 Du kan mata in det externa reklamationsnumret eller trycka på knappen F6 för att se de pågående ärendena för leverantören som har ett externt reklamationsnummer: Markera önskad linje og klicka OK för att återgå till bilden nedan: Fyll i övriga fält i bilden( Svarsdatum, Svar och Status)och klicka OK

14 Detta gör att uppgifterna sparas på ärendet. Tryck därefter Bokför Bokför och skriv ut, så är kreditnotan bokförd. Därefter ser ärendet ut så här i uppföljningen. Ersättningsbeloppet framgår nu på raden och status är ändrad till avslutad. Härmed är ärendet helt avslutat och differensen går att utläsa. Genom att filtrera på en leverantör går det att följa upp vilken den totala kostnaden för reklamationer är för en leverantör