Inköpsorderhuvud Inköpsorderhuvudet är indelat i olika flikar: Allmänt Fakturering Leverans Utlandshandel E-handel. Se beskrivning Obligatoriska fält.

Transkript

1 Maskinhandelsinköpsorder Inköpsordern hittas under Maskinhandel Inköp Inköpsorder och är uppdelad i en huvud- och en skärmbild. Nederst på inköpsordern finns det 6 knappar som innehåller undermenyer. Undermenyerna som finns är: Order Rad Funktion Bokföring Skriv ut Hjälp De följande beskrivningarna tar upp de viktigaste fälten och undermenyerna på inköpsordern. De angivna menyhänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Inköpsorderhuvud Inköpsorderhuvudet är indelat i olika flikar: Allmänt Fakturering Leverans Utlandshandel E-handel Via funktionen obligatoriska fält, kan det ställas in vilka fält som ska fyllas i för att ordern ska kunna bokföras. Se beskrivning Obligatoriska fält. Det går att föreslå inköp utifrån användaren, som är inloggad på den arbetsplats där ordern skapas. Se beskrivning Standard säljarkod via användarinställningen

2 Allmänt Uppgifterna under fliken Allmänt är knutna till leverantören. Tabbordningen för orderhuvud är följande: Nummer, Inköpsleverantörsnummer, Inköparkod, Ansvarsenhet, Bokföringsdatum, Leverantörens fakturanr., Betalningsvillkorskod och sedan hoppar du vidare till raderna. Nummer Nytt ordernummer tas ut via inställd nummerserie genom att trycka F3 och Enter (om du har ställt in automatisk nummerserie). Vill du redigera i en tidigare order, hämtas ordern från översikten (F5) eller genom att söka (Ctrl+B) i fältet Nummer. Inköpsleverantörsnummer Här inmatas inköpsleverantörsnumret eller sökbeskrivningen från inköpsleverantören observera att om du matar in en del av inköpsleverantörsnumret eller söktext, kommer den första, som matchar det inskrivna, fram. Inköpsodertypkod Här skriver du in den inköpsordertypkod som du vill ha till ordern. Inköpsodertypkoden kan vara med och styra de olika rabatterna,

3 som kan uppnås hos inköpsleverantören. Det krävs att det är upprättat en rabattstruktur till inköpsleverantören/varunumret. Inköparkod Här anges inköparkoden. Via användarinställningar går det att göra så att inköparkoden fylls i automatiskt från användaren. (Se beskrivning Standardsäljarkod via användarinställningen. Bokföringsdatum Datum, som används till faktura-/bokföringsdatum. Vid skapandet av en order föreslås arbetsdatumet som bokföringsdatum. Det kan styras vid massfakturering. Leverantörens fakturanr. När inköpsbilagan ska bokföras ska leverantörens fakturanummer anges. Det används som externt bilagsnummer på redovisningsposter. Dokumentdatum Datum, som används till beräkning av förfallodatum på den bokförda bilagan följer bokföringsdatum med man styras manuellt. Betalningskod /Förfallodatum Betalningskoden används för att beräkna förfallodatum på ordern. Koden hämtas från inköpsleverantören när ordern skapas. Koden kan styras på ordern. Förfallodatumet kan också styras observera: ändrar du betalningskoden beräknas förfallodatumet igen

4 Fakturering Betalningsleverantör Här anges den leverantör som fakturan ska skickas från. Alla uppgifter om rabatt och priser är knutna till Betalningsleverantör. D.v.s. att alla leverantörsuppgifter om fakturering, rabatt, dimensioner och statistik kommer peka på den leverantör som fakturan kommer från och inte på leverantören av varorna. Kassarabattsdatum Hämtas från leverantören vid skapandet av orden, men kan styras på ordern. Betalningskod används bl.a. till betalningsmodulen Payment Management (tillköpsmodul). Moms rörelsebokföringsmall Här föreslås leverantörens moms rörelsebokföringsmall (om det ska beräknas moms vid bokföring av ordern). Koden kan styras, men var uppmärksam på att det gör momsavstämningen för bokföringen besvärligare. Inköpsorderrader

5 Fältet Radtyp Det kan väljas mellan följande radtyper om det skrivs in en Redov.konto-, Artikel-, Anl.tillgångs- Omkostnads- eller Textrad. Följande möjligheter stöds i DSM: Tom Om fältet Radtyp lämnas tomt, kan det matas in text i fältet Beskrivning (de övriga fälten kan inte användas). Redov.konto Raden innehåller ett redovisningskonto. Artikel Raden innehåller en maskin eller en reservdel. Om du matas in en rad med typen Artikel och det på raden matas in ett maskinnummer, kommer det komma fram en varning om samma maskin redan ligger på en annan inköpsorder. Fältet Anskaffningstyp Fältet ska fyllas i när det görs en rad som gör transaktioner på en maskin. Radtyp och Anskaffningstyp hänger samman. Fylls fältet Anskaffningstyp i med ett värde, så fylls automatiskt radtypen med motsvarande värde i. Det finns följande anskaffningstyper på försäljningsordern: Tomt Om fältet i Anskaffningstyp är tomt används Radtypen och det

6 kan skrivas en text (Radtypen är tom), artikelnummer (där det inte finns en tillhörande maskin) och redovisningskonto. Köp När hela maskinen köps in. Radtypen bli Artikel och när maskinnumret matas in kommer artikelnumret automatiskt att fyllas i i fältet Nr. Vid bokföring av raden görs det både varuposter och värdeposter. Tillköp Vid tillköp av en del eller omkostnad för en maskin. Radtypen blir Redov.konto och kontonumret för Tillköp fylls i i fältet Nr. Vid bokföring ökas lagervärdet och det görs värdeposter på maskinen. Externt arbete Vid tillköp av externt arbete till en maskin. Radtypen blir Redov.konto och kontonumret för Externt arbete blir ifyllt i fältet Nr. Vid bokföring ökas lagervärdet och det görs värdeposter på maskinen. Frakt När det köps inköpsfrakt till en maskin. Radtypen blir Redov.konto och kontonumret för Inköpsfrakt blir ifyllt i fältet Nr. Vid bokföring ökas lagervärdet och det görs värdeposter på maskinen. Fältet (Radskifte) Det härfältet har den funktion att det bytas till nästa rad när du trycker Enter eller Tab i fältet. Det kan inte inmatas något värde i fältet. Fältet Inköpspris Exkl. moms Det anges ett inköpspris. Det ska anges ett inköpspris när maskinen mottages. Vill man inte ha denna funktion ska de anges genom att markera fältet Tillåt kostpris noll vid maskinköp under Maskinhandel Uppsättning DSM inställning fliken Maskin

7 Knappen Order Statistik(F9) Här visas statiskt för den aktuella inköpsordern. Inköpsorderstatistiken har fem flikar: Allmänt, Fakturering, Leverans, Förskottsbetalning och Leverantör. Flikarna innehåller uppgifter om bl.a. mängd, belopp, moms och pris. Inköpsorderstatistiken ger en snabb överblick av den samlade inköpsordern, uppgifterna i inköpsorderraderna samt uppgifter i förbindelse med leverans och fakturering. Beloppen i statistikfönstret visas i samma valuta som är använt i inköpsdokumentet, om inte något annat är angivet. Fälten under

8 alla flikarna är desamma, men innehållet är olika under de enskilda flikarna: Fliken Allmänt innehåller upplysningar om hela inköpsordern. Det totala antalet artiklar/maskiner är specificerat i fältet Antal. Fliken Fakturering innehåller uppgifter om det antal som ska faktureras. Det antal som ska faktureras är angivet i fältet Antal. Fliken Fakturering används till att stämma av inköpsdokumentet med leverantörens faktura. Fliken Leverans innehåller uppgifter om det antal artiklar som ska levereras. Det antal som ska levereras är angivet i fältet Antal. Beloppet i fältet Totalt Inkl. moms avrundas på det sätt som är angivet i fältet Fakturaavrundningsprecision för den relevanta valutan i valutatabellen. Knappen Rad

9 Skapa maskin Skapa maskin tar fram en guide som är till för att skapa maskiner. Se beskrivning Maskinguiden. Artikelspårning: Artikelspårning (använt serienummer) ställs in automatiskt på orderraden, men ska raden tas bort, ska artikelspårningen tas bort först. Medan orderraden är markerad klickar du på knappen Rad och väljer Artikelspårningsrader. Här kan du se vilka uppgifter som automatiskt är gjorda vidrörande artikelspårning. Maskinnumret är automatiskt inskrivet som internt serienummer:

10 Det gällande serienumret kommer automatiskt bli överfört till maskinkortet i fältet Serienummer. Detta fält används till sammanlänkning mellan maskinen och de tillhörande artikelposter. Maskinens riktiga serienummer (om anmält i maskinguiden) överförs till fältet Externt serienummer på maskinen. Ska artikelspårningen tas bort, så ställ dig på raden och tryck på F4 eller Delete. Knappen Funktion

11 Kopiera dokument Med denna funktion kan du kopiera ett redan skapat inköpsdokument (offert, order, faktura, kreditnota, bokförd faktura eller bokförd kreditnota). Först ska du skapa ett nytt inköpsdokument (offert, order, faktura eller kreditnota), som har ett bilagenummer. Du kan på det viset används funktionen till att fylla i inköpsdokumentet

12 Ange vilket inköpsdokument, du vill kopiera uppgifterna från, i körseln. Du kan välja att kopiera hela dokumentet eller endast dokumentraderna. Om du endast kopierar dokumentraderna, läggs dessa rader automatiskt till de rader, som du eventuellt redan har gjort i inköpsdokumentet du håller på att skapa. Du kan ange hur körseln ska utföras genom att fylla i fälten under fliken Alternativ. Fyll i fälten såhär: Dokumenttyp: Klicka på Assistknappen och välj den dokumenttyp du vill kopiera från. Verifikationsnr.: Klicka på Assistknappen och välj det verifikationsnummer du vill kopiera från. Uppgifterna i fältet ovanför anger vilka verifikationsnummer du kan välja mellan. Inköpsleverantörsnummer: Fältet fylls i automatiskt med hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnummer och Dokumenttyp ovanför. Inköpsnamn: Fältet fylls i automatiskt med hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnummer och Dokumenttyp ovanför. Ta med huvud: Markera rutan om uppgifterna från det dokumenthuvud, du håller på att kopiera, ska kopieras automatiskt till det dokument du håller på att skapa. Dokumentraderna blir kopierade oavsett om rutan är markerad eller inte. Om du kopierar offert, och fältet Bokföringsdatum är tomt i det nya dokumentet, används arbetsdatumet som bokföringsdatum för det nya dokumentet. Beräkna om rader: Markera rutan om du vill att körseln ska beräkna oc sätta in rader i det inköpsdokumentet du håller på att skapa. Körseln sätter in rader från det dokument du kopierar från, till det nya dokumentet. Körseln bevarar artikelnummer och varuantal, men beräknar beloppen på raderna baserat på leverantörsuppgifterna i det nya dokumenthuvudet. På det sättet tar funktionen höjd för varupriser och rabatter som är speciellt knutna till leverantören på det nya huvudet. Klicka på OK för att starta körseln. Om du inte vill använda körseln ska du klicka på Avbryt för att stänga fönstret

13 Knappen Bokföring Bokför När order är färdigbehandlad ska den godkännas genom att välja Bokför eller Bokför och skriv ut. Bokför och skriv ut Som bilden ovan, men det görs också en utskrift av fakturan. Knappen Skriv ut Order Skriver ut en inköpsorder som kan skickas/faxas till leverantören