PDF-utskrift av externa dokument

Transkript

1 PDF-utskrift av externa dokument Det finns möjlighet att sända vissa externa dokument, t.ex. faktura, kreditnota, kontoutdrag m.fl., direkt till kunden med som en bifogad pdf-fil istället för att skriva ut dokumentet på printer och sända det per post. Funktionen är en tilläggsmodul som köps via JMA Maskindata AB kontakta vår försäljningsavdelning för priser samt ytterligare information. Windows uppsättning Detta avsnitt behandlar bara kunder med egen server. Hosting-kunder kan gå vidare till avsnittet betr. DSM uppsättning. Du kan välja att få JMA MASKINDATA AB att göra Windowsuppsättningen eller kan du göra det själv på följande sätt: När PDF-printern är installerad av JMA MASKINDATA AB ska du göra följande: Gå in under Start Program edocprinter PDF Pro Klicka på PropAdm administratorverktyg. Leta rätt på printern med namnet edocprinter PDF Pro och välj denna. Klicka på knappen Visa egenskapssidor (flik). Följande bild kommer fram:

2 På fliken Länkar ska fälten Aktivera identifikation av bifogade PDF kommandon och Ta bort textrader som börjar med kommando markering(tagg) markeras: På fliken Spara ska du sätta fältet Modus till Spara filen med standardfolderns angivna namn. I fältet Standardmapp ska du ange den mapp, där PDF-filerna ska sparas. Fältet Filnamn namnges från uppsättningen av Mailbesked i DSM. I DSM finns möjlighet att ange filnamnet per dokumenttyp, men om inget

3 annat anges, används filnamnet Bilaga. I uppsättningen här ska fältet va <blankt>. I fältet När filen existerar ska du ange värdet Ersätt filen direkt, så skrivs filen över från gång till gång (dvs. bara en fil sparas, den sist gjorda)

4 DSM uppsättning I Microsoft Dynamics NAV ska det göras följande uppsättning innan externa dokument kan sänds via mail: DSM uppsättning I DSM uppsättningen på fliken Rapporter ska du fylla i fälten i avsnittet betr. PDF lösning : Fältet Originalbilaga Om du markerar fältet kommer originalutskrift av externa dokument bli sänt som PDF-filer på , om kunden är uppsatt för detta. Markeringen föreslås alltid på inställningsfliken vid utskrift av dokumentet, men kan ändras. Fältet Återutskrift Om du markerar fältet kommer återutskrift av externa dokument bli sända som PDF-filer på , om kunden är uppsatt för det. Markeringen föreslås alltid på inställningsfliken vid utskrift av dokumentet, men kan ändras. Fältet Slopa PDF Maskinhandel Om du markerar fältet kommer externa maskinhandelsdokument (maskinfaktura/kreditnota) INTE bli sända som PDF-fil via , även om kunden är uppsatt för att motta externa dokument på mail. Fältet kan inte ändras på rapportens inställningsflik, men kan slås till/från i DSM uppsättningen

5 Fältet Slopa PDF orderbekräftelse Fältet gäller Försäljning & marknadsföring och Maskinhandel. Om du markerar fältet kommer orderbekräftelse INTE bli sänt som PDF-fil via e- mail, även om kunden är uppsatt att få externa dokument på mail. Fältet kan inte ändras på rapportens inställningsflik, men kan slås till/från i DSM-uppsättningen. Denna uppsättning gäller också för utskrift av följesedel på PDF (Rapport ) Skrivarval Under Uppsättning Programuppsättning Allmänt Skrivarval ska de rapportnummer, som ska kunna sändas via mail/pdf va upprättade med både ett fysiskt printernamn och ett PDF printernamn: Var uppmärksam på att det fysiska printernamn SKA matas in även om det uteslutande önskas användas mail. PDF printernamnet är edocprinter PDF Pro. Tänk också på att om det används printeruppsättning per användar-id ska denna uppsättning göras per användar-id. SMTP Mail Uppsättning SMTP mailuppsättning görs av JMA s tekniska avdelning. SMTP Mail Uppsättning finner du under Uppsättning Programuppsättning Allmänt SMTP Mail Setup. Du kan ev. välja menypunkten för att se hur uppsättningen ser ut men du bör inte ändra i inställningarna. PDF Uppsättning PDF-uppsättning görs av JMA s tekniska avdelning om DSM-lösningen är hostad hos JMA MASKINDATA AB

6 Kunder med egen server gör själv uppsättning om inget annat är avtalat med JMA MASKINDATA AB. Under Uppsättning Programuppsättning PDF Uppsättning ska fältet Använd SMTP vara markerat och det ska anges en avsändarmailadress. Den inmatade mailades kommer att stå som avsändare på de mails med t.ex. faktura, kontoutdrag m.m. som skickas från Microsoft Dynamics NAV. Mailadressen ska vara en giltig mailadress, och adressen ska kunna verifieras av SMTP-servern. Går inte det kommer det inte att sändas något. I fältet PDF Mall kan du ange en sökväg där en ev. formulärmall befinner sig detta används om du i DSM uppsättning har nej till Utskrift av brevhuvud/logo och önskar brevhuvud m.m. i PDF-filen i de avsända mailen. Har du valt brevhuvud/logo i DSM uppsättningen kommer detta bli använt i PDF-filen på samme sätt som vid utskrift på printer. Tänk på: om du anger en sökväg här ska du vara säker på att denna är tillgänglig för alla användare som ska använda PDF-utskrift dvs. det ska anges en gemensam mapp som är tillgängligt från alla bolag. Om du använder en mall kan du specificera ytterligare upplysningar om mallen:

7 Om du markerar fältet Mall med sida 1 och sida 2 verkar detta så att första sidan i mallen kommer att bli använd på första sidan och sida 2 i mallen kommer bli använd till alla övriga sidor i PDF-dokumentet. Om du markerar fältet Mall med extrasida kommer sista sidan i mallen (dvs. sida 2 eller 3) bli medtaget som slutsida i PDF-dokumentet. Detta kan användas till att få utskrivet t.ex. försäljningsvillkor som en extra sida på fakturan. Mall med extrasida kan användas oavsett om det används en mall med 1 eller 2 sidor. Exempel: Det ska skrivas ut en faktura på 5 sidor som PDF-dokument, och det är markering i både Mall med sida 1 och sida 2 och Mall med extrasida. Mallens första sida kommer bli använt till fakturans sida 1. Mallens andra sida kommer bli använt till fakturans sida 2, 3, 4 och 5. Mallens tredje sida kommer bli använt som sida 6 i faktura-dokumentet. I fältet Bifoga kan du ange en sökväg där en fil, som ska bifogas mailet som ett separat dokument befinner sig. Detta kan exempelvis används till att bifoga ett säljbrev el. likn. Upplysningarna betr. mall och bifoga är generella och används till alla de dokumenttyper som skrivs ut till PDF. Dock finns möjlighet att överstyra dessa inställningar per rapportnr. under Uppsättning Programuppsättning PDF Mailbeskedtexter. I fältet Bcc adress kan du ange en mailadress som det ska sändas en kopia till av alla mail som skickas via PDF-lösningen. Härmed blir det möjligt för att se/kontrollera de avsända mailen och ev. skriva ut en kopia. När PDF-dokumenten skapas blir dessa placerade i en PDF-logg innan den fysiska sändningen till mailmottagaren. Därför ska det upprättas mappar där PDF-dokumenten placeras i före och efter avsändelsen. Sökvägen till dessa mappar anges i fälten: PDF-sökväg som är sökvägen till de PDF-dokument som ännu inte är avsända. PDF-arkivsökväg som är sökvägen till de PDF-dokument som är avsända till mailmottagaren. OBS! PDF-arkivsökväg ska anges som en unc-adress

8 Sökvägen i fälten kan vara densamma. Användaruppsättning Under Uppsättning Programuppsättning Användare Användaruppsättning kan det för användare göras uppsättning så att de får besked vid log-on om det är fel i PDF-loggen. Mailbeskedtexter Under Uppsättning Programuppsättning PDF Mailbeskedtexter ska du upprätta en Beskedtext för var rapport som det ska skapas mail med PDF-fil bifogad: I bilden ska du först ange en valfri kod som identifierar den gällande beskedtext du kan t.ex. välja att ge texterna fortlöpande nummer. Därnäst ska du ange det rapportnummer du kommer använda detta ska vara samma rapportnummer som är uppsatt under Rapportval under de enskilda modulerna

9 När PDF-filen skapas kan du välja att ange ett filnamn till den gällande PDF-fil som motsvarar typen av dokument som skickas. Upplysningen upprättas per mailbeskedrad i fältet PDF Filnamn. En utskrift av t.ex. faktura nr. 422, kommer med denna uppsättning göra en pdf-fil med filnamnet Faktura_422.pdf som blir bifogad mailen. Om det inte anges ett specifikt PDF Filnamn blir pdf-filen automatisk upprättad med filnamnet Bilaga_xxx där xxx är identiskt med bilagenumret. För var rapport ska du därefter klicka på knappen Beskedtext Utvidgade texter. Då öppnas ett fönster för inmatning av Ämne- och beskedtext: Tänk på: Första textrad kommer det att stå i mailens Ämne-fält, och övriga textrader används som beskedtext (max. 16 rader). I beskedtexten kan du använda symbolen %1. T.ex. kan du skriva Faktura nummer %1. Detta gör att fakturanumret automatisk sätts in i mailtexten, t.ex. Faktura nummer Det kan va bra att ha mer än en rad upprättade som beskedtext då mail med bara en rad i några fall kommer bli betraktade som spam. I säljmodulen är samma rapport uppsatt under Rapportval:

10 Mailen, som sänds till kunden, ser ut såhär: Lägg märke till att Ämne-fältet i mailen är utfyllt med den första rad, som är upprättade under mailbeskedtexterna. Själva mailtexten utgörs av rad 2 och efterföljande rader. Används det olika språkkoder på kunder kan du upprätta texterna per språkkod. Eller kan du upprätta texterna med språkkod blank och markering i fältet Alla språkkoder så kommer texterna bli använda till alla kunder oavsett kundens språkkod. Du kan också ange en bestämd period där en text gäller genom att fylla i fälten Startdatum och Slutdatum. Tillbaka i översiktsbilden där de enskilda rapportnr. framgår har du möjlighet att ange per rapport att det ska användas en mall som avviker från mallen under Uppsättning Programuppsättning PDF Uppsättning. Du kan också ange att det ska användas en annan bifogad fil än den som är angiven i den generella uppsättningen. För närvarande. kan du upprätta mailbeskedtexter till följande rapportnummer:

11 Var uppmärksam på att rapporter, som skriver ut ett FI-Kort (girokort) i botten av sidan, inte följer giromallen till 100%. Kunder Under Försäljning & Marknadsföring Orderbehandling Kunder fliken Kommunikation ska du mata in kundens adress och du ska markera fältet Dokument per

12 Om det ska sändas olika typer av dokument till olika adresser ska detta mata in i PDF mailadresser under knappen Kund PDF Mailadresser. Här matas in en adress för vart rapport nummer. Skapa mail med bifogad PDF-fil Att skapa mail med bifogad PDF-fil förutsätter som tidigare nämnt - att de rapportnummer som det är gjort uppsättning till PDF är angivna under rapportval. PDF-utskrift sker både vid utskrift av bokförda fakturor och vid val av Bokför och skriv ut. Fakturautskrift via uppgiftsplanläggaren kan också ske som PDF-utskrift beroende på hur du sätter parametrarna

13 Vid beställning av utskrift t.ex. från bokförda fakturor har du möjlighet att välja om dokumentet ska skrivas ut som PDF-utskrift eller ej oavsett om kunden har markering för det. Detta görs genom att markera fälten Originalbilaga och Återutskrift som kommer sända de externa dokument på om fälten är markerade. Fältet Originalbilaga gäller bara den första utskrift av dokumentet och fältet Återutskrift gäller alla övriga utskrifter. I DSM Uppsättning finns möjlighet för att ange default värden till de bägge fälten. Nedanför visas inställningsfliken från utskrift av försäljningsfaktura men fältet finns också på övriga rapporter: I samband med fakturor och kreditnotor ska du komma ihåg att välja från raderade dokument (sätt filter på fältet Källspår). När du väljer knappen Skriv ut kommer det först fram printerval till den fysiska printern även om det uteslutande skapas mail. Du ska välja printer som vanligt. De kunder, som har markering på kundkortet kommer få upprättat en rad i PDF-logg med bifogad PDF-fil. Övriga kommer bli utskrivna på printer

14 PDF-logg PDF-logg är upprättat för att åtskilja processen med skapande av PDFfilerna och själva mailavsändelsen av PDF-filerna. PDF-logg innehåller alla de gjorda PDF-filer och i denna PDF-logg har användaren möjlighet för att filtrera på bl.a. Sända och Inte sända PDFfiler. PDF-logg blir automatisk uppdaterad när mail sänds med PDF-filer. PDF-logg finns under Uppsättning IT-administration PDF PDF-logg och har följande utseende: Följande dokumenttyper kan det upprättas PDF-logg till: Försäljningssfaktura Försäljningskreditnota Servicefaktura Servicekreditnota Påminnelser Räntenota Kontoutdrag Försäljningsleveranser Försäljningsorderbekräftelse

15 Inköpsorder Vid upprättelse av PDF-logg påförs följande upplysningar: Löpnr. alla PDF-filerna blir upprättade med självständigt löpnr. i PDFloggen så att det efteråt kan göras behandling av var rad för sig. Dokumenttyp fält som också kan filtreras på i fönstrets topp. Berättar vilken typ av dokument det är. Bilagsnr. nummer på den bokförda bilagan som PDF-filen är gjord från. I toppen av fönstret går det att filtrera på detta fält. Kundnr. och Leverantörnr. är numret på den kund eller leverantör som är angivet på den bilaga som PDF-filen är gjord från. Filupprättelsestidspunkt är tidpunkten när filen i PDF-logg gjordes. Avsändelsetidpunkt är tidpunkten när filen skickades från PDF-loggen till kundens/leverantörens mailadress. Fältet fylls i först när avsändelsen har skett. PDF bilagssökväg/fil sökvägen till PDF-filens placering på nätverket. Sökvägen kommer vid filupprättelsestidpunkten vara sökvägen som finns upprättad i fältet PDF-sökväg på fönstret för PDF uppsättning. Efter avsändelsen av filerna kommer PDF bilagssökväg/fil vara sökvägen upprättad i fältet PDF-arkivsökväg i fönstret för PDF uppsättning. Fil skapad i NAV fylls i när PDF-filen är upprättad och placerad i PDFlogg. Det går att filtrera på detta fält i toppen av fönstret. SMTP avsänt fylls i när PDF-filen är avsänd. Det går att filtrera likadant på detta fält i toppen av fönstret. Sänt till är utfyllt med mailadressen på mottagaren av PDF-filen. Feltyp fylls i med orsaken till en eventuell saknande avsändelse av PDF-filen. Det kan anges Fil inte gjord eller SMTP avsändelsefel. Feltext är en ytterligare beskrivning av orsaken till den saknade avsändelsen. Texten skapas automatiskt. Stängd är ett fält som kan/ska användas av användaren när en felaktig PDF-logg rad är behandlad. Genom att markera raden som Stängd, visar man att PDF-logg raden är behandlad igen! Det är ett fält som styrs manuellt av användaren. Om det sätts bock i fältet kommer den användare som i användaruppsättningen är satt till att motta avisering om fel vid logon INTE få detta besked om den gällande PDF-loggraden

16 PDF-logg kan också öppnas från kund- och leverantörskortet där det är satt filter så visningen bara är för den aktuelle kund eller leverantör. Efter skapande av PDF-filerna i PDF-logg fönstret kan avsändelsen av PDF-filerna ske antingen manuellt eller via uppgiftsplaneringen. I bägge fall kommer följande att ske: 1 PDF-filer med Fil gjord i NAV = Ja och SMTP avsänd = Nej kommer bli flyttade från mappen angivet i PDF-sökväg till mappen angivet i PDF-arkivsökväg. 2 Alla PDF-filerna i mappen för PDF-arkivsökväg med SMTP avsänt = Nej kommer bli avsända per mail till mailadressen angivet i fältet Sänt till . Vid användning av funktionen i uppgiftsplaneringen kommer avsändelsen av PDF-filerna ske efter denna uppgifts inställningar. Avsändning av PDF-filer kan också ske manuellt, t.ex. efter felhantering. Genom val av denna avsändelseform ska menyknappen Sänd PDF i fönstret för PDF-logg användas. Den eller de markerade raderna i fönstret kommer försökas avsändas till mailmottagaren dock under förutsättning att fältet Fil gjord i NAV är markerad till Ja. Vid fel i avsändelsen kommer de felbehäftade PDF-filerna bli markerade med rött i PDF-logg. Exempel på uppsättning av rapport i uppgiftsplaneringen. Det sätts upp för de bolag som ska behandlas